Контрольная работа 2 по тайм менеджмент

1.

Контрольное задание 2
Задание 1: Анализ рабочего дня менеджера
1.1 Анализ мыслей и Плана: ошибки и нарушенные принципы
Размышления и план менеджера выявляют несколько недостатков в
управлении временем:
●​ Отсутствие расстановки приоритетов: в плане перечислено
множество «важных» («Important») задач без разделения на
действительно срочные и просто важные. Все кажется одинаково
срочным, что приводит к ощущению перегруженности. Нет четкого
ранжирования по важности.
●​ Неверная оценка времени: в плане не выделены конкретные
временные интервалы для каждой задачи. Из-за этого сложно оценить,
насколько реальна рабочая нагрузка, и это приводит к двойному
планированию (например, 1-часовой интервал для звонка клиенту и
редактирования статьи).
●​ Отсутствие плана действий в чрезвычайных ситуациях: план
слишком жёсткий и не учитывает непредвиденные события (например,
звонок секретаря о срочной встрече). Это создаёт ощущение кризиса.
●​ Прокрастинация и избегание:статья без редактирования, которая
лежит без дела целый месяц, говорит о недостатке дисциплины и
прокрастинации.
●​ Отсутствие делегирования:менеджер выполняет слишком много задач,
которые можно было бы делегировать другим членам команды
(например, подготовка слайдов и текста для выставки).
●​ Отсутствие сосредоточенности:план разрознен и не имеет четкой
стратегической направленности. Руководитель реагирует на текущие
потребности, а не активно добивается ключевых целей.
●​ Плохая организация: беспорядок на рабочем столе отражает общую
неорганизованность, из-за которой вы тратите время на поиск
документов.
Нарушены Принципы планирования:
●​ Принцип Парето (правило 80/20):не сосредотачивайтесь на 20%
действий, которые принесут 80% результатов.
●​ Матрица Эйзенхауэра (срочная/важная): не разделяет задачи по
срочности и важности.
●​ SMART-цели: многие задачи не являются конкретными, измеримыми,
достижимыми, актуальными или ограниченными по времени.
●​ Закон Паркинсона: задачи будут усложняться, чтобы занять всё
доступное для их выполнения время.

2.

1.2 Оценка выполнения алгоритма в Текущем плане
Нынешний план едва ли касается структурированного подхода.
Нет чётко определённой структуры планирования, просто перечисление задач,
которые приходят на ум.
1.3 Пересмотренный ежедневный план для Менеджера
Вот предлагаемый пересмотренный план, в котором основное внимание
уделяется расстановке приоритетов и делегированию полномочий:
Время
Активность
Приоритет
Примечания
9:00-9:30
Обратитесь к
Разгневанному
Клиенту
Высокий
Позвоните
клиенту,
внимательно
выслушайте,
предложите
решение.
Важно
сохранить этого
клиента
9:30-10:30
Срочная
встреча с
боссом
Высокий
Присутствовать
на собрании
10:30-11:00
Пересмотрите
Ежедневный
план +
Делегируйте
выставочные
материалы
Высокий
Перепоручите
подготовку
слайдов и
текста для
выставки
одному из
членов
команды. Это
сэкономит
ваше время и
расширит
возможности
команды.

3.

11:00-12:00
Сосредоточьтес
ь на ключевых
задачах из
презентации
Высокий
Сосредоточьтес
ь на стратегии и
бизнес-аспекта
х.
12:00-13:00
Позвоните
поставщику.
Получите
машину.
Высокий
Закажите такси
или
автомобиль.
Убедитесь, что
вы можете
использовать
автомобиль для
переговоров!
13:00-14:00
Переговоры с
Поставщиком
Высокий
Требует
присутствия
14:00-15:00
Редактировани
е текста из
презентации
Высокий
15:00-17:00
Подготовка к
презентации
Высокий
Проясните и
упорядочьте
важные слайды.
Потренируйтесь
в проведении
презентации.
18:00-далее
Презентация
Высокий
Настоящее!
Причины внесения изменений:
●​ Приоритетные важные задачи: в первую очередь решает проблемы
клиентов и готовит презентацию.
●​ Делегирование: высвобождает время менеджера для выполнения
задач более высокого уровня.
●​ Выделенное время: выделяет определенное время для каждого вида
деятельности.

4.

●​ Понимает, что нужно выделить время для недовольного клиента:
гораздо важнее не потерять ценного клиента, чем выполнять другие
рутинные задачи.
Задача 2: Планирование долгосрочных целей
Ключевая сфера жизни: Карьерный рост
Ключева
я сфера
жизни
Цель
Важност
ь
Временн
ые
рамки
(Год)
Действи
я
(Тактиче
ские
цели)
Временн
ые
рамки
(Год)
Карьерн
ый Рост
Станьте
старшим
менедже
ром в
ведущей
компании
в своем
регионе
Высокий
5 лет
1.
Заверши
те
програм
му
развития
лидерски
х
качеств.
1 год
2.
Общайте
сь с
лидерами
отрасли.
Продолж
ающийся
3.
Беритесь
за
сложные
проекты.
Продолж
ающийся
4. Ищите
наставни
чества у
опытных
Продолж
ающийся

5.

менедже
ров.
5.
Получите
степень
магистра
в
хорошей
бизнес-ш
коле.
3 года
Задача 3: Выявление лиц, растрачивающих время впустую
Расточители времени и способы их устранения
Расточитель времени
Возможные причины
Меры по устранению
Ненужные Встречи
Плохо
сформулированные
повестки дня,
недостаточная
подготовка
Отклоняйте
приглашения, если это
не обязательно,
запрашивайте
повестку дня заранее,
эффективно
готовьтесь
Проверка социальных
сетей /Новости
Скука,
прокрастинация
Устанавливайте
определенное время
для проверки,
используйте
блокировщики
веб-сайтов
Работа с Грязным
столом
Неорганизованность,
прокрастинация
Выделите время на
рассекречивание,
внедрите систему
подачи документов

6.

Мгновенный ответ на
Каждое электронное
письмо
Страх что-то упустить,
отсутствие
расстановки
приоритетов
Устанавливайте
определенное время
для проверки
электронной почты,
используйте фильтры
и правила
Перфекционизм
Страх неудачи,
отсутствие доверия к
другим
Делегируйте задачи,
сосредоточьтесь на
“достаточно хорошем”,
а не на идеальном