Tema_6_Upravlenie_proektami

1.

Автономная некоммерческая организация высшего образования
«Университет мировых цивилизаций имени В.В. Жириновского»
Тема 6 «Инициация проекта. Управление интеграцией
проекта»
Дисциплина: Управление проектами
Проводит: д.э.н., проф. Лебедев Константин Анатольевич

2.

Литература
1.Зуб А. Т. Управление проектами: учебник и практикум для вузов Москва:
Издательство Юрайт, 2023. — 422 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5534 00725-1. — Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт
[сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/511087
2.Балашов А. И. и др.Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 422 с. — (Высшее
образование). — ISBN 978-5-534 00725-1. — Текст: электронный //
Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL:
https://urait.ru/bcode/511087 А. Ткаченко; под общей редакцией Е. Роговой
Управление проектами: учебник и практикум для вузов Москва: Издательство
Юрайт, 2023. — 383 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534 00436-6. —
Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL:
https://urait.ru/bcode/510590
3.Поляков и др. Управление инновационными проектами: учебник и
практикум для вузов 2-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт,
2023. — 384 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-15534-1. — Текст:
электронный Образовательная // платформа Юрайт [сайт]. — URL:
https://urait.ru/bcode/511434

3.

Что такое инициация проекта?
Инициация проекта — это стартовая фаза жизненного цикла
проекта, в ходе которой:
Определяется потребность в проекте
Устанавливаются его цели и ожидаемые результаты
Оценивается целесообразность и осуществимость
Назначается руководитель проекта
Выделяются начальные ресурсы
Здесь закладывается фундамент будущего успеха всего проекта!

4.

Значение фазы инициации
35%
80%
2.5x
Проектов терпят неудачу
Успешных проектов
Выше вероятность успеха
Из-за недостаточно проработанной
Имели хорошо структурированный
Для проектов с тщательной
фазы инициации и нечетко
и задокументированный процесс
проработкой этапа инициации
определенных целей
инициации
Статистика убедительно доказывает, что тщательная проработка фазы инициации является ключевым
фактором успеха проектов. Несмотря на это, многие организации пренебрегают данным этапом, стремясь
быстрее перейти к выполнению работ.

5.

Основные документы для инициации проекта
1
2
Бизнес-кейс
Технико-экономическое обоснование
Документ, обосновывающий экономическую
Анализ осуществимости проекта с технической и
целесообразность проекта, содержащий
экономической точек зрения
финансовый анализ, оценку рисков и выгод
3
4
Устав проекта
Реестр заинтересованных сторон
Официальный документ, формально
Список всех лиц и организаций, на которых может
авторизующий проект и наделяющий
повлиять проект или которые могут повлиять на
руководителя проекта полномочиями
него

6.

Бизнес-кейс проекта
Ключевые компоненты:
Зачем он нужен:
Краткое описание проблемы или возможности
Обоснование инвестиций в проект
Варианты решения (включая "ничего не делать")
Помощь в принятии решений о запуске
Финансовый анализ (NPV, ROI, IRR)
Средство коммуникации с руководством
Анализ рисков и возможностей
Базовый документ для оценки успешности проекта
Рекомендуемый подход
Важно: Бизнес-кейс — это живой документ, который должен регулярно пересматриваться и
обновляться на протяжении всего жизненного цикла проекта.

7.

Технико-экономическое
обоснование (ТЭО)
ТЭО — это комплексный анализ проекта, проводимый перед
принятием решения о его запуске, который включает:
Технический
анализ
Экономичес
кий анализ
Оценка
технической
Оценка затрат
и выгод
осуществимост
и
Требуемые
технологии
Технические
риски
Влияние на
структуру
Влияние на
организацию
Оценка
ресурсов
Срок
окупаемости
Организаци
онный
анализ
Правовые
аспекты

8.

Что такое управление интеграцией проекта?
Управление интеграцией проекта — это область знаний
управления проектами, которая включает процессы и действия,
необходимые для:
Идентификации, определения и координации различных
процессов и активностей внутри группы процессов
управления проектом
Объединения и согласования всех элементов проекта в
единое целое
Обеспечения выполнения проекта в соответствии с
потребностями и ожиданиями заинтересованных сторон
По сути, это "клей", который связывает все остальные области
управления проектом в единое целое.

9.

Процессы управления интеграцией проекта
Разработка плана
управления проектом
Разработка устава проекта
Формальная авторизация проекта
Документирование необходимых
действий для подготовки, интеграции
и координации всех дополнительных
планов
Завершение проекта или
фазы
Руководство и управление
исполнением проекта
Финализация всех действий по
Выполнение работы, определенной
проекту
Управление изменениями
Анализ и утверждение запросов на
изменения
в плане управления
Мониторинг и контроль работ
проекта
Отслеживание, анализ и
регулирование прогресса

10.

Роль руководителя проекта в управлении
интеграцией
Координация
Балансирование
Целостное видение
Обеспечение слаженной работы
Поиск компромиссов между
Понимание проекта как единой
всех элементов проекта и
конкурирующими целями и
системы и способность видеть
взаимодействия между различными
альтернативами для достижения
взаимосвязи между различными его
заинтересованными сторонами
оптимального результата
аспектами
Руководитель проекта должен обладать стратегическим мышлением и способностью держать в фокусе как детали, так и
общую картину проекта.

11.

Устав проекта: определение и назначение
Что такое устав проекта?
Зачем нужен устав проекта?
Устав проекта — это официальный документ,
Формальная авторизация проекта
Определение высокоуровневых требований
Назначение руководителя проекта
Согласование ожиданий заинтересованных сторон
Обеспечение поддержки со стороны руководства
который формально авторизует проект, назначает
руководителя проекта и наделяет его полномочиями
для использования ресурсов организации при
выполнении проектных работ.
Это "свидетельство о рождении" проекта и контракт
между спонсором и руководителем проекта.

12.

Содержание устава проекта
1
Обоснование проекта
Бизнес-потребности, цели и выгоды, которые обосновывают инвестиции в проект
2
Цели и результаты
Конкретные, измеримые цели и ожидаемые результаты проекта
3
Требования высокого уровня
Основные условия и ограничения для удовлетворения потребностей заинтересованных сторон
4
Описание проекта
Краткое изложение работ, которые необходимо выполнить
5
Риски высокого уровня
Основные риски, которые могут оказать влияние на успех проекта
6
Сроки и бюджет
Предварительные оценки сроков и стоимости проекта
7
Критерии успеха
Показатели, по которым будет оцениваться успешность проекта
8
Заинтересованные стороны
Ключевые участники проекта и их роли

13.

Процесс разработки устава проекта
Анализ документации
Сбор требований
Изучение бизнес-кейса, контрактов, факторов среды
Проведение интервью и совещаний с ключевыми
предприятия и активов процессов организации
заинтересованными сторонами для выявления
потребностей
Составление устава
Утверждение
Документирование целей, ограничений, требований и
Получение подписей от спонсора и других ключевых
других элементов устава
заинтересованных сторон
Хороший устав проекта требует активного вовлечения ключевых заинтересованных сторон и балансирования различных,
порой противоречивых интересов.

14.

Практический пример:
структура устава проекта
Ниже представлена типичная структура устава проекта, которую вы
можете использовать как основу для создания собственных документов:
1. Название проекта и
идентификационный номер
2. Спонсор проекта и
руководитель проекта
3. Обоснование проекта
(бизнес-кейс)
4. Цели проекта (SMART-формат)
5. Описание содержания проекта
1. Основные результаты
(продукты) проекта
2. Ключевые
заинтересованные стороны
3. Основные ограничения и
допущения
4. Предварительный бюджет и
сроки
Что входит в проект
5. Критерии успеха проекта
Что не входит в проект
6. Основные риски высокого
уровня
7. Подписи ключевых
заинтересованных сторон

15.

План управления проектом: определение и
назначение
Что такое план управления проектом?
План управления проектом — это комплексный, формальный,
утвержденный документ, который определяет, как проект будет
выполняться, как он будет контролироваться и как он будет закрыт.
Он интегрирует и консолидирует все вспомогательные планы и
базовые планы из процессов планирования.
Зачем нужен план управления проектом?
Определение подхода к выполнению работ
Установление базовых планов для измерения прогресса
Обеспечение эффективной коммуникации
Предотвращение недоразумений и конфликтов

16.

Компоненты плана управления проектом
Базовые планы
Вспомогательные планы
Дополнительные планы
Базовый план по
содержанию
Базовый план по стоимости
Базовый план расписания
План управления
содержанием
План управления
человеческими ресурсами
требованиями
План управления
расписанием
План управления
стоимостью
План управления качеством
План управления
План управления
коммуникациями
План управления рисками
План управления закупками
План управления
заинтересованными
сторонами
Важно: План управления проектом — это не просто диаграмма Ганта или расписание! Это комплексный
документ, охватывающий все аспекты управления проектом.

17.

Процесс разработки плана управления проектом
Определение подхода к планированию
Выбор методологии, инструментов и степени детализации планирования
Проведение совещаний по планированию
Организация встреч с ключевыми заинтересованными сторонами и командой
Сбор информации
Получение входных данных от заинтересованных сторон и экспертов
Разработка вспомогательных планов
Создание отдельных планов по каждой области знаний
Интеграция всех компонентов
Объединение вспомогательных планов в единый документ
Утверждение плана
Получение одобрения от спонсора и ключевых заинтересованных сторон

18.

Итеративный характер планирования проекта
План управления проектом — это не статичный документ, а
динамический инструмент, который:
Постоянно развивается на протяжении жизненного цикла
проекта
Становится более детализированным по мере прогресса
Регулярно обновляется на основе фактического исполнения
Адаптируется к изменениям в проекте и внешней среде
Планирование в управлении проектами — это итеративный
процесс, который происходит на протяжении всего проекта, а не
только в начале.
Этот подход особенно важен в гибких (Agile) методологиях, но
применим и в традиционных (водопадных) подходах.

19.

Руководство и управление исполнением проекта
Руководство и управление исполнением проекта — это процесс выполнения работ, определенных в плане управления
проектом, для достижения целей проекта.
Ключевые действия:
Результаты процесса:
Выполнение запланированных работ
Результаты поставки (deliverables)
Создание результатов проекта
Данные об исполнении работ
Управление ресурсами
Запросы на изменения
Координация работы членов команды
Обновления плана управления проектом
Обучение и наставничество
Обновления документов проекта

20.

Стили руководства проектом
Директивный стиль
Демократический стиль
Невмешивающийся стиль
Руководитель принимает
Руководитель вовлекает
Руководитель делегирует
решения единолично и чётко
команду в процесс принятия
принятие решений и
контролирует исполнение.
решений. Повышает
обеспечивает автономию
Эффективен в кризисных
вовлеченность и использует
команды. Эффективен с
ситуациях и при работе с
коллективный интеллект
высокомотивированными
неопытной командой.
команды.
профессионалами.
Эффективный руководитель проекта адаптирует свой стиль руководства в зависимости от ситуации, типа
проекта и состава команды.

21.

Ключевые навыки руководителя проекта
Strategic & Business
Business acumen, stakeholders, problem-solving
Leadership Skills
Communication, motivation, decision-making
Core PM Skills
Technical, leadership and strategic blend
Для успешного руководства и управления исполнением проекта необходим сбалансированный набор навыков. Чем сложнее проект, тем
большее значение приобретают лидерские и стратегические компетенции.

22.

Мониторинг и контроль работ проекта
Мониторинг и контроль работ проекта — это процесс
отслеживания, анализа и регулирования прогресса и
эффективности проекта для достижения целей, определенных в
плане управления проектом.
Основные задачи:
Сравнение фактического исполнения с планом
Оценка эффективности работ
Анализ отклонений от базового плана
Прогнозирование будущих показателей
Мониторинг рисков
Подготовка отчетов о статусе проекта
Инициирование корректирующих действий

23.

Методы мониторинга и контроля
Регулярные статус-совещания
Отчеты о статусе проекта
Периодические встречи команды для обсуждения
Регулярные отчеты о выполнении работ,
прогресса, проблем и планов
достижениях и проблемах
Метод освоенного объема (EVM)
Анализ отклонений
Интеграция содержания, расписания и стоимости
Сравнение фактических показателей с базовыми и
для измерения эффективности проекта
выявление причин отклонений
Эффективный мониторинг и контроль должны быть проактивными, а не реактивными. Цель — выявить
потенциальные проблемы до того, как они станут критическими.

24.

Метод освоенного объема
(EVM)
Ключевые
показатели:
Индексы
эффективности:
PV (Planned Value) —
плановый объём
EV (Earned Value) —
выполнения расписания
освоенный объём
AC (Actual Cost) —
фактическая стоимость
SPI = EV/PV — индекс
CPI = EV/AC — индекс
выполнения стоимости
SPI > 1: опережение графика
CPI > 1: экономия бюджета
EVM позволяет объективно измерять прогресс проекта и
прогнозировать его будущие показатели на основе текущей
эффективности.

25.

Управление изменениями в проекте
Управление изменениями — это процесс
рассмотрения всех запросов на изменение, их
утверждения и управления изменениями в
результатах поставки, активах процессов
организации, документах проекта и плане
управления проектом.
Изменения в проектах неизбежны, но они должны
быть контролируемыми и обоснованными.
Неконтролируемые изменения могут привести к "расползанию содержания" (scope creep), срыву сроков
и перерасходу бюджета!

26.

Процесс управления изменениями
Подача запроса на изменение
Анализ влияния
Формализация предлагаемого изменения через
Оценка воздействия на содержание, сроки,
стандартную форму
стоимость, качество и риски
Рассмотрение и утверждение
Внедрение и документирование
Принятие решения о принятии, отклонении или
Обновление планов, информирование
отсрочке изменения
заинтересованных сторон и реализация изменения
Для крупных проектов создается Совет по контролю изменений (CCB) — группа заинтересованных сторон,
ответственная за рассмотрение и утверждение или отклонение запросов на изменение.

27.

Типы запросов на изменение
Корректирующие
действия
Предупреждающие
действия
Исправление дефектов
Изменения, направленные на
Изменения, направленные на
Изменения, направленные на
приведение будущей
снижение вероятности или
эффективности проекта в
воздействия потенциальных
соответствие с планом
негативных последствий
управления проектом
модификацию
несоответствующего продукта или
компонента
Пример: Пересмотр дизайна из-
Пример: Заблаговременное
Пример: Добавление ресурсов
приобретение материалов при
для компенсации отставания от
риске их дефицита
за выявленного технического
ограничения
графика
Также существуют запросы на изменение содержания, которые меняют согласованное содержание проекта
(добавление или исключение требований).

28.

Система управления изменениями
Система управления изменениями — это набор процедур, которые определяют, как результаты и документы проекта
контролируются, изменяются и утверждаются.
Компоненты системы:
Принципы эффективной системы:
Совет по контролю изменений (CCB)
Баланс между контролем и гибкостью
Процедуры подачи и рассмотрения
Ясность и прозрачность процессов
Уровни авторизации
Оперативность рассмотрения
Шаблоны документов
Вовлечение ключевых заинтересованных сторон
Система отслеживания
Интеграция с другими процессами

29.

Завершение проекта или фазы
Завершение проекта или фазы — это процесс финализации всех
действий во всех группах процессов управления проектом для
формального закрытия проекта или фазы.
Цели процесса:
Формальное подтверждение завершения всех работ
Документирование причин преждевременного закрытия (если
применимо)
Проведение постпроектного анализа
Архивирование документации
Высвобождение ресурсов для других проектов
Формальная передача результатов заказчику/пользователю

30.

Процесс завершения проекта
Проверка выполнения требований
Подтверждение, что все требования проекта и критерии приемки удовлетворены
Проверка завершения всех работ
Подтверждение, что все запланированные работы выполнены и все результаты поставлены
Подписание формальных документов о приемке
Получение формального подтверждения о приемке результатов от клиента или спонсора
Подготовка итогового отчета
Документирование финальных результатов, достижений и извлеченных уроков
Архивирование документации
Сбор и сохранение всех документов проекта для будущего использования
Высвобождение ресурсов
Официальное освобождение членов команды и других ресурсов от работы по проекту

31.

Извлеченные уроки
Извлеченные уроки — это знания, полученные в ходе проекта,
которые показывают, как реагировали на события проекта или
как их следует учитывать в будущих проектах.
Что
документировать:
Как собирать:
Успешные практики
Возникшие проблемы и их
решения
Упущенные возможности
Эффективность процессов
Точность оценок
Неожиданные риски
Регулярные
ретроспективы во время
проекта
Финальная встреча по
извлеченным урокам
Индивидуальные интервью
Анкетирование участников
Анализ документации
проекта

32.

Формальное закрытие контрактов
Закрытие контрактов — это процесс завершения всех контрактов, связанных с проектом, и проверки того, что все
обязательства выполнены.
Проверка поставок
Финансовое закрытие
Подтверждение того, что все продукты, услуги или
Проверка всех финансовых транзакций, окончательный
результаты, предусмотренные контрактом, приняты и
расчет, закрытие счетов
соответствуют требованиям
Документирование
Оценка сотрудничества
Формализация результатов закрытия, подписание актов
Анализ эффективности работы с поставщиками,
выполненных работ, архивирование документов
документирование для будущего сотрудничества

33.

Преждевременное закрытие проекта
Иногда проекты закрываются до их завершения. Основные
причины:
Цели проекта больше не актуальны
Ресурсы перенаправлены на более приоритетные проекты
Неприемлемый уровень риска
Недостижимые технические требования
Превышение бюджета без обоснования дополнительных
инвестиций
Критические изменения внешней среды
Даже при преждевременном закрытии необходимо следовать
формальным процедурам завершения проекта, включая
документирование причин, извлеченных уроков и
высвобождение ресурсов.

34.

Факторы успешного управления интеграцией
Стратегическое мышление
Эффективная коммуникация
Понимание взаимосвязей между различными аспектами проекта и их
Обеспечение своевременного и точного обмена информацией между
влияния на общий успех
всеми участниками проекта
Управление компромиссами
Адаптивность
Умение находить оптимальный баланс между конкурирующими
Гибкость в реагировании на изменения при сохранении фокуса на
ограничениями проекта
целях проекта
Основанные на данных решения
Лидерство
Использование объективных показателей и фактов для принятия
Вдохновение и мотивация команды на достижение общих целей
управленческих решений
проекта

35.

Интеграция и методологии
управления проектами
Традиционный
(Водопадный) подход
Последовательные фазы
проекта
Итеративная разработка
Адаптивное планирование
Встроенный механизм
изменений
Детальное планирование в
начале
Гибкий (Agile) подход
документация
Формальные процессы
управления изменениями
Четкая документация
Контроль отклонений от
базового плана
Минимально необходимая
Фокус на ценности для
заказчика

36.

Инструменты для управления интеграцией
проекта
Программное
обеспечение для
управления
проектами
MS Project, Jira, Asana,
Trello, Monday.com для
планирования,
отслеживания и контроля
всех аспектов проекта
Инструменты
совместной работы
Информационные
панели (дашборды)
Системы
управления
изменениями
Google Docs, Microsoft
PowerBI, Tableau,
Специализированные
Office 365, Confluence для
встроенные дашборды в
модули в PM-системах
создания и
ПО для управления
или отдельные решения
редактирования
проектами для
для отслеживания и
документов проекта в
визуализации статуса и
управления запросами на
реальном времени
прогресса
изменение

37.

Типичные проблемы в управлении интеграцией
Недостаточное вовлечение заинтересованных сторон
Приводит к непониманию требований и неудовлетворенности результатами
Несогласованные процессы
Вызывает дублирование усилий, пробелы и неэффективность
"Расползание" содержания (Scope creep)
Неконтролируемые изменения, ведущие к срыву сроков и перерасходу
бюджета
Информационные разрывы
Отсутствие единого источника достоверной информации о проекте

38.

Решения для типичных проблем
Вовлечение заинтересованных сторон
Согласованные процессы
Регулярные встречи и обновления
Стандартизированные методологии
Четкие роли и ответственности
Интеграция инструментов
Прозрачное принятие решений
Обучение команды
Контроль содержания
Единая информационная среда
Строгий процесс управления изменениями
Централизованное хранилище документов
Документирование изменений
Регулярная синхронизация информации
Анализ влияния
Автоматизация отчетности

39.

Эффективные практики
управления интеграцией
Инвестируйте время в начальные фазы проекта
Тщательная проработка устава и плана управления проекта создает
прочный фундамент для всего проекта.
Адаптируйте уровень формализации к проекту
Баланс между строгостью процессов и гибкостью подхода в зависимости
от масштаба и сложности проекта.
Поддерживайте единую версию правды
Обеспечение единого источника актуальной информации о статусе
проекта для всех заинтересованных сторон.
Регулярно пересматривайте обоснование проекта
Периодическая проверка актуальности и релевантности целей и
ожидаемых выгод проекта.

40.

Ключевые выводы
Интеграция как основа
успеха
Баланс гибкости и
контроля
Целостный взгляд
Управление интеграцией
Эффективное управление
видеть проект как единую
проекта обеспечивает
интеграцией требует баланса
систему взаимосвязанных
целостность и согласованность
между структурированными
элементов и понимать, как
всех элементов проекта,
процессами и способностью
изменения в одной области
являясь фундаментом для
адаптироваться к изменениям.
влияют на все остальные.
Руководитель проекта должен
достижения его целей.
Инициация проекта и управление его интеграцией закладывают основу для всего жизненного цикла проекта.
Тщательное внимание к этим процессам значительно повышает вероятность успешного достижения целей
проекта.