Подготовка номенклатурных дел к передаче в нотариальный архив

1. Комиссия по делопроизводству и архивам нотариусов МоНП Подготовка номенклатурных дел к передаче в нотариальный архив

КО М И С С И Я П О Д ЕЛ О П Р О И З В ОД С Т ВУ И
АРХИВАМ НОТАРИУСОВ МОНП
П ОД ГО ТО В К А
Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Х Д Е Л К
П Е Р Е Д АЧ Е В Н О Т А Р И А Л Ь Н Ы Й
А РХ И В
Радаева Ирина Валерьевна
Нотариус Пушкинского нотариального
округа Московской области

2.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным
Советом Российской Федерации 11.02.1993 № 4462-1) (далее – Основы);
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации»;
Федеральный закон от 14.07.2022 № 339-ФЗ «О внесении изменений в
отдельные
законодательные акты Российской Федерации» (далее – ФЗ339);
Приказ Минюста России от 14.12.2022 № 393 «Об утверждении Типовой
номенклатуры дел нотариуса» (далее – Типовая номенклатура);
Приказ Минюста России от 14.12.2022 № 394 «Об утверждении Правил
нотариального делопроизводства» (далее – Правила);
Приказ Минюста России от 14.12.2022 № 395 «Об утверждении Правил
организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных
документов» (далее – Правила хранения нотариальных документов);

3.

Приказ Минюста России от 14.12.2022 № 397 «Об утверждении Порядка хранения
нотариальных документов в электронной форме, электронных образов нотариальных
документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной
системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов,
использования усиленной квалифицированной электронной подписи при их хранении и
доступа к таким документам» (далее - Порядок хранения нотариальных документов в
электронной форме);
Приказ Минюста России от 30.09.2020 № 225 «Об утверждении Порядка ведения
реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том
числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок»;
Приказ Минюста России от 19.12.2013 N 229 «Об утверждении Примерной
номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося
частной практикой» (далее – Примерная номенклатура);
Локальные нормативные акты нотариальной палаты субъекта Российской
Федерации в сфере переформирования номенклатурных дел и подготовки их к передаче в
нотариальный архив.

4. Виды документов

ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ
Документы,
образующиеся в
процессе
деятельности
нотариуса
Нотариальные
документы
Иные документы

5.

НОТАРИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
созданные на бумажном носителе или в электронной
форме документы, удостоверенные, засвидетельствованные,
совершенные, выданные нотариусом или иным лицом,
уполномоченным на совершение нотариальных действий в
соответствии с настоящими Основами, и подлежащие
хранению в силу их юридической значимости для
граждан, общества и государства.
Статья 39.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате

6. Хранение нотариальных документов ст. 18.1 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Хранение нотариальных документов
ст. 18.1 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Нотариальные документы хранятся:
постоянно:
а) нотариальными палатами субъектов Российской Федерации в нотариальных архивах;
б) государственными и муниципальными архивами, ранее принявшими на хранение нотариальные
документы от упраздненных государственных нотариальных контор;
в) местными администрациями поселений, муниципальных районов, муниципальных округов,
городских округов;
г) Министерством иностранных дел Российской Федерации;
временно:
а) нотариусами - до истечения срока хранения либо до передачи в нотариальный архив;
б) нотариальными палатами субъекта Российской Федерации в нотариальных архивах до истечения срока хранения;
в) консульскими учреждениями Российской Федерации - до истечения срока хранения либо до
передачи в Министерство иностранных дел Российской Федерации;
г) Министерством иностранных дел Российской Федерации - до истечения срока хранения;
д) главами местных администраций поселений и (или) уполномоченными должностными лицами
местных администраций поселений….- до истечения срока хранения.

7. МЕСТО ХРАНЕНИЯ НОТАРИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

М Е С Т О Х РА Н Е Н И Я Н О Т А Р И А Л Ь Н Ы Х
ДОКУМЕНТОВ
в электронной
форме, электронные
образы, созданные
на бумажном
носителе
нотариальный
архив
ЕИС
0
на бумажном
носителе,
переданных на
хранение в Палату

8. Нотариальный архив

Н О ТА Р И А Л Ь Н Ы Й А РХ И В
Нотариальный архив осуществляет хранение, комплектование, учет и
использование нотариальных документов.
В нотариальный архив принимаются:
• нотариальные документы на бумажном носителе нотариусов,
занимающихся частной практикой, созданные в результате их
деятельности,
• нотариальные документы государственных нотариальных контор в
случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса
государственной нотариальной конторы, находящиеся на временном
хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой (архивный
фонд нотариальных документов),
• а также по решению нотариальной палаты иные номенклатурные дела,
в том числе реестры регистрации нотариальных действий, книги и журналы
(архивный фонд иных номенклатурных дел).
п.2 Правил хранения нотариальных документов

9. Нотариальный архив

Н О ТА Р И А Л Ь Н Ы Й А РХ И В
Нотариальный архив принимает нотариальные документы в составе
номенклатурных дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности
нотариуса, занимающегося частной практикой, или нотариуса
государственной нотариальной конторы.
п.3 Правил хранения нотариальных документов

10. Федеральный закон от 14.07.2022 N 339-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"

Федеральный закон от 14.07.2022 N 339-ФЗ "О внесении изменений в
отдельные законодательные акты Российской Федерации"
Статья 5
• Нотариальные архивные документы, которые образовались в процессе деятельности
государственных нотариальных контор, находились на временном хранении у
занимающихся частной практикой нотариусов и срок хранения которых не истек до
дня вступления в силу настоящего Федерального закона, подлежат передаче на хранение
в нотариальный архив нотариальной палаты соответствующего субъекта Российской
Федерации не позднее чем через четыре года со дня официального опубликования
настоящего Федерального закона. (не позднее 13 июля 2026 года)
Нотариальные документы, сформированные в дела, производство по которым
окончено на день вступления в силу настоящего Федерального закона, подлежат
передаче в нотариальный архив соответствующей нотариальной палаты на основании
решения нотариальной палаты соответствующего субъекта Российской Федерации по
утвержденному ею графику передачи этих документов не позднее чем через десять лет со
дня официального опубликования настоящего Федерального закона (не позднее 13 июля 2032
года).

11.

№ п/п
1.
2.
Номенклатурные дела
Срок передачи
Дела нотариусов государственных нотариальных контор, по 13.07.2026
находящиеся на временном хранении у нотариусов,
включительно
занимающихся частной практикой
Дела нотариусов, прекративших полномочия, находящиеся на по 13.07.2032
временном хранения у нотариусов, занимающихся частной
включительно
практикой, производство по которым окончено до 11.01.2023
(дела до 2022 года включительно)
3.
Дела нотариусов, прекративших полномочия, находящиеся на В
соответствии
временном хранения у нотариусов, занимающихся частной графиком приема
практикой, производство по которым окончено после 11.01.2023
4.
Дела
нотариусов,
занимающихся
частной
практикой, по 13.07.2032
производство по которым окончено до 11.01.2023 (дела до 2022
Включительно
года включительно)
Дела
нотариусов,
занимающихся
частной
практикой, В соответствии с
производство по которым окончено после 11.01.2023.
графиком приема
5.
с

12.

ОБЯЗАННОСТИ НОТАРИУСА
• Нотариус обязан обеспечивать сохранность нотариальных документов на
бумажном носителе в соответствии со сроками их хранения, установленными
Типовой номенклатурой дел нотариуса, либо до передачи их в нотариальный
архив нотариальной палаты, членом которой он является.
• Передача нотариальных документов на бумажном носителе в нотариальный
архив осуществляется нотариусом по истечении десяти лет начиная с 1
января года, следующего за годом, в котором производство по ним было
окончено, в порядке, установленном правилами нотариального
делопроизводства.
• До передачи нотариальных документов в нотариальный архив нотариус обязан
сделать копии всех имеющихся в деле нотариальных документов на
бумажном носителе в виде их электронных образов и передать их на
хранение в единую информационную систему нотариата.

13.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения по
месту формирования хранятся не более 10 лет с года окончания
производства по делу(п. 88 Правил).
По общему правилу по истечении 10 лет хранения по месту формирования
такие дела подлежат переформированию в соответствии с пунктом 73
Правил для целей передачи в соответствующий нотариальный архив по
акту приема-передачи.
Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за
годом окончания производства по делу.

14. НЕ ПОДЛЕЖАТ ПЕРЕФОРМИРОВАНИЮ НОТАРИУСОМ

номенклатурные дела временного до 10 лет (включительно) срока
хранения, так как подлежат уничтожению по месту формирования
номенклатурные дела ликвидированных государственных
нотариальных контор, так как передаются в нотариальный архив,
где впоследствии будут переформированы сотрудниками
нотариального архива
номенклатурные дела нотариусов, прекративших полномочия,
временно хранящиеся у нотариуса, так как передаются в
нотариальный архив, где впоследствии будут переформированы
сотрудниками нотариального архива

15. МЕТОДИКА ПЕРЕФОРМИРОВАНИЯ

М Е ТОД И К А П Е Р Е Ф О РМ И Р О ВА Н И Я
Необходимо учитывать, что находящиеся на хранении у нотариусов документы
формировались в периоды действия различных нормативных актов по делопроизводству,
в одном деле могут находиться документы разных календарных лет, что влечет за собой
необходимость перемещения таких документов в дела, производство по которым начато в
более поздние годы, рекомендуется начинать процедуру переформирования дел с
самого раннего (первого) года деятельности нотариуса.
По учетным документам (номенклатурам, описям дел, актам об уничтожении)
за соответствующий год (при их наличии) необходимо отобрать все дела за такой
календарный год с целью соотношения отобранных дел с индексами по Типовой
номенклатуре дел нотариуса.
Поэтому номенклатурные дела, в которых имеются документы, квалифицированные
как подлежащие помещению в дело с одним индексом из Типовой номенклатуры,
подлежат переформированию одновременно.

16.

Например, у нотариуса за 2007 год имеются следующие дела:
02-14 «Договоры отчуждения земельных участков, земельных участков с жилыми
домами и строениями, документы к ним»;
02-15 «Договоры отчуждения квартиры, документы к ним»;
02-16 «Договоры отчуждения гаражей, документы к ним»;
02-17 «Прочие договоры», в котором содержатся брачный договор, договор куплипродажи комнаты, договор ренты, договор ипотеки и т.п.
Нотариальные документы (договоры) из дел с индексами 02-14, 02-15, 02-16, а также
договор купли-продажи комнаты из дела с индексом 02-17 подлежат переформированию
в одно дело с индексом по Типовой номенклатуре 01-01 «Договоры и соглашения
об отчуждении недвижимости, соглашения об их расторжении или изменении, документы
к ним».

17. Процедура переформирования дела

П Р О Ц Е Д У РА П Е Р Е Ф О Р М И Р О В А Н И Я Д Е Л А
• Единица хранения (дело, том, часть тома) расшивается.
• Производится полистный просмотр документов с целью разделения документов на две
части:
1) нотариальные документы (удостоверенные, засвидетельствованные, совершенные, выданные
нотариусом в результате его деятельности), с приложениями, являющимися неотъемлемой
частью нотариального документа, подлежащие дальнейшему хранению.
2) документы с истекшим сроком хранения (документы, приложенные к нотариальным
документам: выписки, справки, согласия, доверенности, документы-основания, свидетельства
и тому подобные документы, на основании которых было совершено нотариальное действие),
подлежащие изъятию и уничтожению.

18. Процедура переформирования дела

П Р О Ц Е Д У РА П Е Р Е Ф О Р М И Р О В А Н И Я Д Е Л А
Все выделенные из номенклатурного дела
документы с истекшим сроком хранения (приложения
к нотариальным документам) не сканируются,
уничтожаются без составления каких-либо актов
или справок (информировать палату не требуется).

19. Процедура переформирования дела

П Р О Ц Е Д У РА П Е Р Е Ф О Р М И Р О В А Н И Я Д Е Л А
В том числе подлежат уничтожению:
а) заявления, подлинность подписи на которых засвидетельствована нотариусом
(например, заявления сторон об отсутствии супругов);
б) подлинные экземпляры договоров купли-продажи, договоров дарения, свидетельств
о праве на наследство; согласия супругов, отказы от преимущественного права покупки, на
основании которых совершались нотариальные действия, или их копии;
в) передаточные акты;
г) уставные документы юридических лиц;
д) выписки из государственных реестров, кадастровые планы;
е) документы по депонированию денежных средств при расчетах по сделке.
Такие документы изымаются и подлежат уничтожению.

20. Процедура переформирования дела

П Р О Ц Е Д У РА П Е Р Е Ф О Р М И Р О В А Н И Я Д Е Л А
Документы уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям
о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста
уничтоженных документов. Также уничтожаются ранее составленные листы-заверители
и внутренние описи из переформированных дел.
Не подлежат уничтожению документы, подшитые к нотариальному документу
(договору), если в тексте документа (договора) имеется указание на то, что указанные
документы (приложения) являются неотъемлемой частью договора, либо эти
документы являются частью договора в силу условий, нормативно установленных
публичным собственником для сделок со своим имуществом (см., например, абз. 2 пп. 2
п. 5 ст. 13 Закона Московской области от 07.06.1996 № 23/96-ОЗ "О регулировании
земельных отношений в Московской области).

21. Процедура переформирования дела

П Р О Ц Е Д У РА П Е Р Е Ф О Р М И Р О В А Н И Я Д Е Л А
Каждый нотариальный документ, подлежащий передаче в
нотариальный архив, содержащийся в номенклатурном деле на
бумажном носителе, подлежит сканированию в отдельный файл в
виде его электронного образа.
п.73 Правил нотариального делопроизводства

22. Процедура переформирования дела

П Р О Ц Е Д У РА П Е Р Е Ф О Р М И Р О В А Н И Я Д Е Л А
Электронный образ нотариального документа должен соответствовать техническим
требованиям, утвержденным решением Правления ФНП от 28.11.2022 № 21/22 и приказом
Минюста России от 14.12.2022 № 397:
1) электронный образ нотариального документа должен обеспечивать визуальную
идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1;
2) электронный образ нотариального документа формируется в виде одного файла
в формате PDF/A;
3) если нотариальный документ состоит из двух и более страниц, электронный образ
такого нотариального документа формируется в виде одного многостраничного электронного
файла в неизменном виде, включая сшивку документа.
4) сканирование нотариального документа, созданного на бумажном носителе,
производится с разрешением 300 dpi (точек на дюйм) в оттенках серого, глубина цвета 8 бит на
пиксель.

23. Что делать?

Ч Т О Д Е Л АТ Ь ?
Необходимо ли производить сканирование, если в номенклатурном
деле хранятся копии нотариальных документов и протокол выемки.
Хранящаяся в деле копия изъятого органами следствия
нотариально удостоверенного договора сканируется и передается
в нотариальный архив с целью последующего замещения такой
копии нотариального документа его подлинником.
Копия постановления органов следствия, копия протокола
выемки нотариальными документами не являются, равно как и
не являются неотъемлемой частью нотариального документа,
следовательно, сканированию и передаче в нотариальный архив
не подлежат.
*Согласно статье 82 Уголовного кодекса Российской Федерации вещественные
доказательства должны храниться при уголовном деле до вступления приговора в
законную силу либо до истечения срока обжалования постановления или определения о
прекращении уголовного дела и передаваться вместе с уголовным делом.
Следовательно, изъятые в результате выемки нотариально удостоверенные
договоры должны быть возвращены органами следствия по минованию надобности
лицу, обязанному осуществлять их хранение, то есть в нотариальный архив.

24. Процедура переформирования дела

П Р О Ц Е Д У РА П Е Р Е Ф О Р М И Р О В А Н И Я Д Е Л А
До передачи электронного образа нотариального документа на
хранение в ЕИС нотариус заполняет сведения о передаваемом
нотариальном
документе
в
соответствующей
записи
ЕИС
(индивидуальная карточка ЕИС), включающей электронный образ
нотариального
документа,
подписанный
усиленной
квалифицированной электронной подписью нотариуса. В настоящее
время соответствующий функционал в ЕИС уже реализован.

25. Процедура переформирования дела

П Р О Ц Е Д У РА П Е Р Е Ф О Р М И Р О В А Н И Я Д Е Л А
Все нотариальные документы на бумажном носителе, отобранные к помещению в одно
дело, формируются в номенклатурные дела соответствующего индекса Типовой номенклатуры.
Переформированное номенклатурное дело должно быть оформлено в соответствии
с пунктом 64 Правил, в частности иметь твердую обложку, нумерацию страниц, внутреннюю
опись, лист-заверитель.
Документы систематизируются в хронологическом порядке, заново нумеруются, прежняя
нумерация зачеркивается.
В графе «Примечания» описи дел на бумажном носителе за соответствующий год
указывается информация о переформировании такого дела (тома дела). Например:
«Переформировано в дело 01-01».
Внесение сведений о переформировании дел в номенклатуры дел не предусмотрено.

26. Обложка дела

ОБЛОЖКА ДЕЛА
Оформление дела состоит из оформления обложки дела (дела, содержащие нотариальные
документы, постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, помещаются в твердую
обложку).
Согласно пункту 2.1. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного срока хранения. Технические
условия» обложки должны изготовлять цельнокартонными. Пунктом 2.2. указанного ГОСТа
установлено, что на корешке обложки должны быть нанесена биговка (прямолинейная бороздка,
необходимая для последующего сложения картона по линии).
Для изготовления обложек должны применять картон толщиной 0,3 – 0,5 мм.
Нотариус вправе самостоятельно определять марку, модель, цвет, изготовителя и иные
характеристики картонных обложек.
Изготовление обложки из обычной бумаги (не картона) или из пластика не допускается
независимо от количества листов документов, помещаемых в такое дело.
Кроме того, указанная обложка не может состоять из двух не связанных между собой
листов картона, оставление торца (корешка, переплета) открытым не допускается.

27. Процедура переформирования дела

П Р О Ц Е Д У РА П Е Р Е Ф О Р М И Р О В А Н И Я Д Е Л А
Переформированные дела передаются в нотариальный архив
бумажных носителях по акту приема-передачи номенклатурных дел.
на
Акт приема-передачи формируется в электронной форме в ЕИС.
Номенклатурные дела нотариуса, сформированные до утверждения
Правил для архивного хранения и подлежащие передаче в нотариальный
архив, переформируются в порядке, предусмотренном пунктом 73 Правил с
присвоением переформированному делу индекса в соответствии с Типовой
номенклатурой дел. В акт приема-передачи, формируемый в электронной
форме в ЕИС, нотариус вносит индекс переформированного дела с указанием
номера тома (если дело содержит несколько томов), количества листов в деле,
дат первого и последнего нотариального документа в деле (томе)

28. Процедура переформирования дела

П Р О Ц Е Д У РА П Е Р Е Ф О Р М И Р О В А Н И Я Д Е Л А
Переформирование номенклатурного дела не производится, если
документов, подлежащих уничтожению, к которым относятся приложенные
к удостоверенным сделкам и выданным свидетельствам документы, в
составе такого дела не имеется.
Обложка такого дела заменяется или в неё вносятся необходимые
уточнения: индекс, заголовок и срок хранения дела указываются в
соответствии с номенклатурой дел нотариуса, сформированной в ЕИС на
основании Типовой номенклатуры.

29. Особенности переформирования отдельных видов дел

ОСОБЕННОСТИ
П Е Р Е Ф О Р М И Р О ВА Н И Я
О ТД Е Л Ь Н Ы Х В И Д О В Д Е Л

30. переформирования дел, содержащих документы за другие календарные годы

ПЕРЕФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ ДОКУМЕНТЫ
ЗА ДРУГИЕ КАЛЕНДАРНЫЕ ГОДЫ
Если в ходе переформирования в деле обнаружены нотариальные документы за другие
календарные годы, эти документы вместе с приложенными к ним документами
помещаются в дело того года, в котором они были удостоверены, путем добавления
документов в порядке, установленном пунктом 80 Правил.
Так, в случае приобщения к основному договору, удостоверенному нотариусом,
соглашения об изменении или расторжении этого договора, удостоверенного тем же
нотариусом, но в более поздний календарный год, такое соглашение вместе с приложенным
к нему документами помещаются в дело за соответствующий год.
Например, если к договору купли-продажи доли в уставном капитале общества,
удостоверенному в 2010 году, приобщено соглашение о его расторжении, удостоверенное
в 2011 году, то данное соглашение вместе с приложенными к нему документами
помещается в дело за 2011 год.

31. переформирования дел, содержащих документы за другие календарные годы

ПЕРЕФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ ДОКУМЕНТЫ
ЗА ДРУГИЕ КАЛЕНДАРНЫЕ ГОДЫ
Если в ходе переформирования в деле обнаруживается приобщенное к завещанию
распоряжение об отмене завещания, удостоверенное тем же нотариусом, но в другом
календарном году, такое распоряжение об отмене завещания помещается в дело того года, в
котором было удостоверено распоряжение.
Пунктом 54 Правил установлено следующее правило: не помещать в дела документы,
подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Если в ранее сформированных делах к завещанию, удостоверенному нотариусом,
приобщены распоряжение об отмене завещания, удостоверенное другим нотариусом или
копия такого распоряжения, второй подлинный экземпляр отменяемого завещания, изъятый
у завещателя, поступившее нотариусу от другого нотариуса уведомление или справка об
отмене завещания, то такие документы подлежат уничтожению.
Например, при формировании дела 01-09 Типовой номенклатуры за 2007 год в хронологическом порядке
группируются завещания и распоряжения об их отмене, удостоверенные нотариусом в 2007 году, а приобщенные
к ранее сформированному делу документы, не удостоверенные или не оформленные нотариусом, подлежат
уничтожению, в том числе и подлинный экземпляр отмененного завещания, изъятый у гражданина.

32. переформирования дел, содержащих документы за другие календарные годы

ПЕРЕФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ ДОКУМЕНТЫ
ЗА ДРУГИЕ КАЛЕНДАРНЫЕ ГОДЫ
• Часть 3 статьи 543 Гражданского Кодекса РСФСР предусматривала, что
завещатель также может отменить завещание путем подачи заявления в
нотариальную контору.
• Статьей 58 Основ законодательства о нотариате (редакция действовала с
11.02.1993 года по 08.12.2003 года) устанавливала, что нотариус в случае
получения уведомления об отмене завещания, а равно получения нового
завещания, отменяющего или изменяющего составленное ранее
завещание, делает об этом отметку на экземпляре завещания, хранящемся
у нотариуса, и в реестре регистрации нотариальных действий.
Уведомление об отмене завещания должно быть нотариально
удостоверено.

33. Что делать, если завещание отменили заявлением?

Ч Т О Д Е Л АТ Ь , Е СЛ И З А В Е Щ А Н И Е О Т М Е Н И Л И
ЗАЯВЛЕНИЕМ?
Заявление об отмене завещания «с реестровым номером»,
поданное в нотариальную контору в период с 1996 года до 2000
года, то есть до введения в действие части 3 Гражданского кодекса
Российской Федерации, является нотариальным документом,
отменяющим завещание, несмотря на возможное нарушение
формы удостоверительной надписи (если засвидетельствована
подлинность подписи, вместо удостоверенного документа).
Заявления об отмене завещания «с реестровым номером»,
являются
нотариальными
документами,
сканируются
и
передаются в нотариальный архив.
Заявления об отмене завещания «без реестрового номера» как с
входящим номером, так и без входящего номера, но с отметкой
«поступило», нотариальными документами не являются,
сканированию и передаче в нотариальный архив они не подлежат.

34. переформирование дел, СОДЕРЖАЩИХ ДОГОВОРЫ РАЗЛИЧНОГО ВИДА

ПЕРЕФ ОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ
Д О Г О В О Р Ы РА З Л И Ч Н О Г О В И Д А
При переформировании дел, содержащих договоры различных видов,
например, договоры ренты, договоры залога, договоры отчуждения
недвижимого имущества, нотариальные документы помещаются в
разные номенклатурные дела с присвоением соответствующих
индексов дела согласно Типовой номенклатуре.
Дело «Прочие договоры» или «Иные сделки» в разное время
учитывалось в номенклатуре дел с разными сроками хранения (5, 10, 25,
75 лет). Также в разные годы в такие дела формировались различные
документы,
которые
подлежат
приобщению
к
иным
делам
(переформированию в дела, предусмотренные Типовой номенклатурой).

35. переформирование дел, СОДЕРЖАЩИХ ДОГОВОРЫ РАЗЛИЧНОГО ВИДА

ПЕРЕФ ОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ
Д О Г О В О Р Ы РА З Л И Ч Н О Г О В И Д А
В частности, в таких делах встречаются:
1) брачные договоры, подлежащие переформированию в дело 01-07;
2) соглашения о разделе наследства, подлежащие переформированию в дело 01-06;
3) договоры отчуждения гаражей, нежилых помещений, комнат, подлежащие
переформированию в дело 01-01.
В ходе полистного просмотра из дела отбираются документы, подлежащие
помещению в другие номенклатурные дела (постоянного или временного (свыше 10
лет) срока хранения).
В Правилах прямо не указано, что возможно уничтожить тома дела, но так как том дела
является самостоятельной единицей хранения, допустимо его уничтожение, если срок
хранения всех документов в нем истек.

36. переформирование дел, СОДЕРЖАЩИХ ДОГОВОРЫ РАЗЛИЧНОГО ВИДА

ПЕРЕФ ОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ
Д О Г О В О Р Ы РА З Л И Ч Н О Г О В И Д А
Например, в 2011 году сформировано дело «Прочие договоры, соглашения»,
содержащее брачные договоры, соглашения об изменении брачных договоров, договоры
дарения денег, договоры займа на один год, предварительные договоры купли-продажи
недвижимости.
Брачные договоры, соглашения об изменении брачного договора подлежат помещению
в дело 01-07, формируемое в соответствии с пунктом 73 Правил.
Договоры дарения денег, договоры займа, предварительные договоры купли-продажи
недвижимости остаются в деле (томе) с прежним индексом и заголовком дела, но с
указанием срока хранения 10 лет, в дальнейшем такие единицы хранения уничтожаются
в соответствии с разделом XI «Уничтожение номенклатурных дел» Правил, если срок
хранения всех документов в деле истек, либо подлежат хранению до истечения срока.
Информация об изменениях состава дела вносится в лист-заверитель и обложку
без переиндексации.

37. переформирование дел, СОДЕРЖАЩИХ ДОГОВОРЫ РАЗЛИЧНОГО ВИДА

ПЕРЕФ ОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ
Д О Г О В О Р Ы РА З Л И Ч Н О Г О В И Д А
В дело с индексом 01-08 «Прочие договоры, соглашения, в том числе
соглашения об их расторжении или изменении, документы к ним» помещаются
сделки, не вошедшие в состав других дел, в том числе медиативные соглашения,
нотариально удостоверенные договоры условного депонирования (эскроу) ,
соглашения об их изменении или расторжении.
В дело с индексом 01-10 «Прочие односторонние сделки, документы к ним»
помещаются сделки, не вошедшие в состав других дел, в том числе заявления
участников общества с ограниченной ответственностью о выходе из общества,
согласия супругов, доверенности, обязательства и пр. (в случае составления
второго экземпляра сделки в делах нотариуса)

38. переформирования дел, заголовки которых отсутствуют в Типовой номенклатуре

ПЕРЕФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ, ЗАГОЛОВКИ КОТОРЫХ
О Т СУ Т С Т ВУ ЮТ В Т И П О В О Й Н О М Е Н К Л АТ У Р Е
При формировании номенклатурных дел, заголовки которых отсутствуют в
Типовой номенклатуре, документы помещаются в номенклатурные дела,
близкие им по правовой природе.
Например, при переформировании номенклатурного дела "Свидетельства о
праве собственности на долю в общем имуществе супругов", выданные по
совместному заявлению супругов в рамках требований статьи 74 Основ,
документы помещается в дело с индексом 01-07 "Брачные договоры, соглашения о
разделе общего имущества супругов, соглашения об их расторжении или
изменении, документы к ним", поскольку указанные документы непосредственно
относятся к имущественным отношениям супругов. В разделе "Примечания" описи
дел необходимо отразить, что в данное номенклатурное дело помещены указанные
документы.

39. переформированиЕ дел, содержащих Смешанные договоры

ПЕРЕФ ОРМИРОВАНИ Е ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ
СМЕШАННЫЕ ДОГОВОРЫ
• Удостоверенные смешанные договоры, содержащие элементы различных договоров,
предусмотренных законодательством, одним из которых является отчуждение
недвижимого имущества, помещаются в дело с индексом 01-01 «Договоры и
соглашения об отчуждении недвижимости, соглашения об их расторжении или
изменении, документы к ним».
• Удостоверенные смешанные договоры, содержащие элементы брачного договора,
помещаются в то номенклатурное дело, которое соответствует предмету основного
договора, например:
договор купли-продажи квартиры, приобретаемой в долевую собственность
супругов, содержащий условия брачного договора, помещается в дело 01-01 «Договоры и
соглашения об отчуждении недвижимости, соглашения об их расторжении или изменении,
документы к ним».

40. переформированиЕ дел, содержащих Смешанные договоры

П Е Р Е Ф О РМ И Р О ВА Н И Е Д ЕЛ , С ОД Е РЖ А Щ И Х
СМЕШАННЫЕ ДОГОВОРЫ
соглашение об определении долей в праве собственности на жилое помещение,
приобретенное за счёт средств материнского (семейного) капитала, содержащее
условия брачного договора, помещается в дело с индексом 01-06 «Договоры
и соглашения о разделе имущества, в том числе наследственного имущества,
определении долей в праве собственности, соглашения об их расторжении или
изменении, документы к ним»;
договор пожизненного содержания с иждивением, содержащий условия
брачного договора о приобретении жилого помещения в долевую
собственность супругов – плательщиков ренты, помещается в дело с индексом
01-03 «Договоры ренты, соглашения об их изменении, выкупе ренты или
расторжении, документы к ним».

41. Передача иных номенклатурных дел, не содержащих нотариальные документы

П Е Р Е Д АЧ А И Н Ы Х Н О М Е Н К Л А Т У Р Н Ы Х Д Е Л , Н Е
СОДЕРЖАЩИХ НОТАРИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
При передаче в нотариальный архив реестров,
книг, журналов им присваивается индекс дела,
предусмотренный приложением № 4 к Правилам.
Указанные дела включаются в акт приемапередачи и передаются в нотариальный архив
в неизменном виде.
В случае отсутствия соответствующего индекса в
номенклатуре дел нотариуса, сформированной в
ЕИС, на обложке дела и в акте приема-передачи
указывается индекс из Примерной номенклатуры,
содержащийся на обложке дела.

42. Передача иных номенклатурных дел, не содержащих нотариальные документы

П Е Р Е Д АЧ А И Н Ы Х Н О М Е Н К Л А Т У Р Н Ы Х Д Е Л , Н Е
СОДЕРЖАЩИХ НОТАРИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Документы, связанные с финансовой ответственностью
нотариуса
или
исполнением
обязанностей,
установленных законодательством, не относящихся к
законодательству о нотариате, в том числе обязанностей
налогоплательщика и (или) работодателя или иных
обязанностей, формируются в отдельные дела и хранятся
в соответствии со сроками, установленными приказом
Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня
типовых
управленческих
архивных
документов,
образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков их хранения» и номенклатурой дел
нотариуса, сформированной в ЕИС, в соответствии с
приложением №4 к Правилам.

43. Передача иных номенклатурных дел, не содержащих нотариальные документы

П Е Р Е Д АЧ А И Н Ы Х Н О М Е Н К Л А Т У Р Н Ы Х Д Е Л , Н Е
СОДЕРЖАЩИХ НОТАРИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Не подлежат передаче документы, связанные с
финансовой ответственностью нотариуса или
исполнением
обязанностей,
установленных
законодательством,
не
относящимся
к
законодательству о нотариате, в том числе
обязанностей
налогоплательщика
и
(или)
работодателя
или
иных
обязанностей.
п.99 Правил

44. Подготовка наследственных дел к передаче в нотариальный архиВ

П ОД ГО ТО В К А
Н АСЛ Е Д С Т В Е Н Н Ы Х Д ЕЛ К
П Е Р Е Д АЧ Е В Н О Т А Р И А Л Ь Н Ы Й
А РХ И В

45. Место хранения наследственных дел

М Е С Т О Х РА Н Е Н И Я
НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ
Наследственные
дела
по
месту
формирования хранятся не более 10 лет
с года окончания производства по делу
(при возобновлении — после окончания
производства после возобновления).
Течение срока хранения дел начинается с
1 января года, следующего за годом
окончания
производства
(при
возобновлении
—
после
окончания
производства
после
последнего
возобновления).
п. 87, 88 Правил

46. СРОК ПЕРЕДАЧИ НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ В НОТАРИАЛЬНЫЙ АРХИВ

С Р О К П Е Р Е Д АЧ И
НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ В
НОТАРИАЛЬНЫЙ АРХИВ
Нотариус передает в Архив оконченные
производством
наследственные
дела,
сформированные
в
результате
его
деятельности по истечении 10 лет после
окончания
производства
по
делу
в
переформированном
виде,
если
Правилами не предусмотрено иное.
Наследственные дела передаются в Архив
по графику, утверждаемому президентом
палаты.

47. ПОДГОТОВКА НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В НОТАРИАЛЬНЫЙ АРХИВ

П ОД ГО ТО В К А Н АСЛ Е Д С Т В Е Н Н Ы Х Д ЕЛ
К П Е Р Е Д АЧ Е В Н О Т А Р И А Л Ь Н Ы Й А Р Х И В
• Подлежат переформированию наследственные дела в случае
окончания производства по наследственному делу в соответствии
с пунктом 118, подпунктами 2 и 7 пункта 119 Правил (п.126)
• Без переформирования в архив передаются наследственные
дела, производство по которым окончено в соответствии
с подпунктами 1, 3 - 6 пункта 119 Правил. Такие
наследственные дела передаются в Архив в подготовленном для
хранения виде, с учетом положений пункта 120 Правил. (п.127)

48. Не подлежат переформированию наследственные дела, (оконченные производством без выдачи свидетельств о праве на наследств)

Н Е П ОД Л Е Ж АТ П Е Р Е Ф О Р М И Р О ВА Н И Ю
НАСЛЕДСТВЕННЫЕ ДЕЛА,
( О К О Н Ч Е Н Н Ы Е П Р О И З В О Д С Т В О М Б Е З В Ы Д АЧ И
С В И Д Е Т Е Л Ь С Т В О П РА В Е Н А Н А С Л Е Д С Т В )
• – нотариусу поступило решение суда, вступившее в законную силу, разрешившее по существу
вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу (подпункт 1 пункта 119 Правил);
• – призванные к наследованию наследники не обратились к нотариусу с заявлением о выдаче
свидетельства о праве на наследство либо не получили свидетельство о праве на наследство в
течение трех лет со дня открытия производства по наследственному делу (подпункт 3 пункта 119
Правил);
• – наследственное имущество отсутствует (подпункт 4 пункта 119 Правил);
• – умер(ли) единственный наследник (все наследники), принявший(ие) наследство, но не
получивший(ие) свидетельство о праве на наследство (подпункт 5 пункта 119 Правил);
• – нотариусом вынесено постановление об отказе в выдаче свидетельства о праве на наследство, и
наследники не устранили препятствия к выдаче свидетельства о праве на наследство, послужившие
основанием к отказу в выдаче свидетельства о праве на наследство, отказ не обжалован в судебном
порядке, решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие
(подпункт 6 пункта 119 Правил).

49. Передача в архив

П Е Р Е Д АЧ А В А Р Х И В
По истечении 10 лет после окончания
производства по наследственному делу в
соответствии с подпунктами 1, 3 - 6 пункта 119
Правил
такое
наследственное
дело,
оформленное в соответствии с пунктом 120
Правил, передается в нотариальный архив по
акту приема-передачи без переформирования.
Наследственному делу присваивается новый
индекс 01-13 в соответствии с Типовой
номенклатурой.

50. подлежат переформированию наследственные дела

П ОД Л Е Ж АТ П Е Р Е Ф О Р М И Р О ВА Н И Ю
НАСЛЕДСТВЕННЫЕ ДЕЛА
• После выдачи всех свидетельств о праве на наследство всем наследникам на все
наследственное имущество, сведения о котором имеются в наследственном деле, и в установленных
законом случаях - свидетельства о праве собственности пережившему супругу. (п. 118 Правил)
• По имеющимся у нотариуса сведениям все наследственное имущество по наследственному делу,
которое начато на основании заявления лица о вынесении нотариусом постановления о
предоставлении банком денежных средств, находящихся во вкладе или на счете наследодателя,
необходимых для его похорон, состоит из вклада (счета) в банке. Если в указанном случае размер
денежных средств на вкладе (счете) меньше или равен размеру средств, которые могут быть выданы
на похороны наследодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации, и в
течение срока, установленного для принятия наследства, не поданы новые документы по
указанному наследственному делу, по истечении года со дня открытия наследственное дело
считается оконченным. (пп.2 п. 119 Правил)
• призванные к наследованию наследники получили свидетельства о праве на наследство на часть
наследственного имущества и не получили свидетельство о праве на наследство на другую часть
наследства, сведения о котором имеются в наследственном деле, в течение трех лет со дня открытия
производства по наследственному делу, а в случае поступления заявления наследника об отсутствии
намерения получать свидетельства - с даты получения такого заявления. (пп.7 п.119 Правил)

51. Что делать?

Ч Т О Д Е Л АТ Ь ?
В случае если в оконченном производством наследственном деле
призванные к наследованию наследники получили свидетельства
о праве на наследство на часть наследственного имущества и не
получили свидетельство о праве на наследство на другую часть
наследства, по следующим причинам:
– нотариусу поступило решение суда, вступившее в законную
силу, разрешившее по существу судьбу имущества, на которое
свидетельство о праве на наследство не выдавалось (например,
на автомобиль выдано свидетельство о праве на наследство, а на
квартиру признано право собственности в судебном порядке);
– нотариусу поступила информация об отсутствии на имя
наследодателя имущества (например, поступил ответ на запрос
об отсутствии в банке счетов на имя наследодателя);

52. Что делать?

Ч Т О Д Е Л АТ Ь ?
– умер один из принявших наследство, но не
получивший свидетельство о праве на наследство
наследник;
– нотариусом вынесено постановление об отказе в
выдаче свидетельства о праве на наследство на часть
наследственного имущества, и наследники не устранили
препятствия к выдаче свидетельства о праве на
наследство, послужившие основанием к отказу в выдаче
свидетельства о праве на наследство, отказ не обжалован
в судебном порядке, решение суда не обязывает
нотариуса совершить указанное нотариальное действие,

53. Что делать?

Ч Т О Д Е Л АТ Ь ?
исходя из обстоятельств конкретного
наследственного
дела,
нотариусом
может быть принято решение о
переформировании
такого
наследственного дела, как в случае
окончания
производства
по
наследственному делу в соответствии
с подпунктом 7 пункта 119 Правил.

54. Процедура переформирования наследственных дел

П Р О Ц Е Д У РА П Е Р Е Ф О Р М И Р О В А Н И Я Н А С Л Е Д С Т В Е Н Н Ы Х Д Е Л
• Наследственное дело расшивается,
• Производится полистный просмотр документов для отбора
документов для хранения и уничтожения,
• Каждый нотариальный документ подлежит сканированию
в отдельный файл в виде электронного образа,
• Документы с истёкшим сроком хранения из наследственного
дела изымаются и уничтожаются,
• Переформированное наследственное
соответствии с пунктом 64 Правил
дело
оформляется
в

55. В наследственном деле остаются:

В НАСЛЕДСТВЕННОМ ДЕЛЕ ОСТАЮТСЯ:
• заявления, поступившие в наследственное дело;
• нотариальные документы (свидетельства о праве на наследство,
свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов,
выданные пережившему супругу, свидетельства об удостоверении полномочий
исполнителя завещания);
• постановление нотариуса о возмещении расходов, вызванных болезнью и
похоронами наследодателя;
• постановления об отказе в совершении нотариального действия;
• документы, подтверждающие принадлежность наследодателю и стоимость
наследственного имущества, на которое свидетельство о праве на наследство
не выдавалось.
п. 126 Правил

56. в наследственном деле остаются:

В НАСЛЕДСТВЕННОМ ДЕЛЕ О СТАЮТСЯ :
В случае окончания производства по наследственному делу в
соответствии с подпунктом 7 пункта 119 Правил в наследственном деле
остаются (при наличии):
– документы, подтверждающие отсутствие имущества у
наследодателя;
– решение суда;
– документы, подтверждающие основания наследования и
факт принятия наследства умершим наследником.

57. Соглашения о разделе?

С О ГЛ А Ш Е Н И Я О Р А З Д Е Л Е ?
В случае, если в наследственное дело
помещались
соглашения
о
разделе
наследственного
имущества,
такие
соглашения
из
наследственного
дела
изымаются и помещаются для дальнейшего
хранения в дело с индексом 01-06 «Договоры
и соглашения о разделе имущества, в том
числе
наследственного
имущества,
определении долей в праве собственности,
соглашения
об
их
расторжении
или
изменении,
документы
к
ним»,
сформированное в соответствии с Типовой
номенклатурой дел нотариуса, за год, в котором
нотариусом удостоверено такое соглашение.

58. завещания?

ЗАВЕЩАНИЯ?
При наличии в наследственном деле завещания
на все имущество и выдаче свидетельства о праве
на наследство по указанному завещанию на часть
имущества, оно оставляется в деле,
завещание, которым завещана часть имущества и
на которую выданы свидетельства о праве на
наследство, подлежит изъятию и уничтожению.
В случае наличия в наследственном деле
завещаний,
приравненных
к
нотариально
удостоверенным,
такие
завещания
не
уничтожаются поскольку хранятся в одном
экземпляре в наследственном деле.

59. Процедура сканировАния

П Р О Ц Е Д У РА С К А Н И Р О В А Н И Я
• Нотариус обязан сделать копии всех имеющихся в деле нотариальных
документов на бумажном носителе в виде их электронных образов и
передать их на хранение в единую информационную систему
нотариата.
• Каждый нотариальный документ (свидетельства о праве на наследство,
свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов,
выданные пережившему супругу, свидетельства об удостоверении
полномочий исполнителя завещания) подлежит сканированию в
отдельный файл в виде электронного образа. Иные документы,
оставленные в наследственном деле после его переформирования, не
сканируются.
ст. 16 Основ законодательства о нотариате
п. 126 Правил

60. Процедура сканировАния

П Р О Ц Е Д У РА С К А Н И Р О В А Н И Я
• Электронный образ нотариального документа должен :
- обеспечивать визуальную идентичность электронного образа его
бумажному оригиналу в масштабе 1:1;
- формироваться в виде одного многостраничного файла в формате
PDF/A с разрешением 300 dpi (точек на дюйм) в оттенках серого, глубина
цвета 8 бит на пиксель.
• Электронный образ может быть изготовлен с использованием любых
технических средств, в том числе АРМ «Экспресс» — подсистема
«Создание электронного документа». В случае выбора варианта формата
«PDF, приказ Минюста России от 14.12.2022 № 397» электронный образ
создается с учетом указанных выше требований.
Пункты 11 — 13 Порядка хранения нотариальных документов в электронной форме, электронных
образов нотариальных документов, созданных на бумажном носителе, содержащихся в единой информационной
системе нотариата, включая технические требования к форматам таких документов, использования усиленной
квалифицированной электронной подписи при их хранении и доступа к таким документам, утвержденного
приказом Минюста России от 14.12.2022 № 397.

61. сканировАние

С К А Н И Р О ВА Н И Е
• Нотариальный документ, созданный в электронной форме считается переданным на
хранение в ЕИС после подписания усиленной квалифицированной электронной
подписью нотариуса, лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса
и внесения сведений в реестр ЕИС.
• Копии нотариальных документов на бумажном носителе, содержащихся в
наследственном деле, в виде их электронных образов хранятся в составе записи о
наследственном деле ЕИС.
• Запись о наследственном деле ЕИС должна содержать:
1) уникальный регистрационный номер наследственного дела, присвоенный в
соответствии с Порядком ведения реестров ЕИС;
2) электронные образы нотариальных документов, подписанные квалифицированной
электронной подписью.

62. уничтожение

УНИЧТОЖЕНИЕ
Остальные документы подлежат изъятию
из дела и уничтожению. Изъятые документы
не
подлежат
сканированию
и уничтожаются без информирования
палаты и без составления каких-либо актов
или справок.
Документы
уничтожаются
любым
доступным
способом,
отвечающим
требованиям
о
неразглашении
содержащейся
в
них
информации
и невозможности восстановления текста
уничтоженных документов.

63. Оформление в соответствии с п.64 Правил

О Ф О Р М Л Е Н И Е В С О О Т В Е Т С Т В И И С П . 6 4 П РА В И Л
• Заново производится нумерация листов,
Составляется внутренняя опись, либо вносятся
изменения в старую,
• Дело помещается в твердую обложку,
• Вносятся необходимые уточнения в реквизиты
обложки наследственного дела, указываются
сведения об уникальном регистрационном
номере,
• Все документы, отобранные как подлежащие
дальнейшему хранению, и внутренняя опись,
помещенные в обложку, прошиваются

64. Оформление в соответствии с п.64 Правил

О Ф О Р М Л Е Н И Е В С О О Т В Е Т С Т В И И С П . 6 4 П РА В И Л
ПИСЬМО ФНП №7538/03-16-3
от 10.10.2023
По мнению Федеральной нотариальной
палаты, внутренняя опись документов
наследственного дела при его оформлении
для передачи в нотариальный архив не
подлежит уничтожению, а информация об
уничтожении
ранее
находившихся
в
наследственном деле документов отражается
в графе «Примечание» внутренней описи.

65.

Переформированному
наследственному
делу присваивается индекс 01-13
согласно Типовой номенклатуре.
Сведения
о
переформировании
соответствующего наследственного дела и
дата передачи его в нотариальный
архив
указываются
в
разделе
«Примечания» описи наследственных
дел нотариуса за соответствующий
календарный год.

66. Передача в архив

П Е Р Е Д АЧ А В А Р Х И В
Наследственные дела передаются в Архив по акту
приема-передачи
дел
в
электронной
форме,
формируемому на основании описи наследственных дел
за соответствующий календарный год, которая ведется в
ЕИС, в соответствии с пунктом 128 Правил.
Наследственные дела, не вошедшие в электронную
опись наследственных дел (наследственные дела,
производство по которым начато нотариусом ранее 2023
года), передаются в Архив по акту приема-передачи
дел, составляемому на бумажном носителе в двух
экземплярах (рекомендуемый образец приводится в
приложении № 11 к Правилам).

67. Передача в архив

П Е Р Е Д АЧ А В А Р Х И В
Наследственные
дела,
не
имеющие
уникального
номера
в
реестре
наследственных дел ЕИС, до передачи в
нотариальный архив должны быть
зарегистрированы
в
реестре
наследственных дел ЕИС.
п.129 Правил

68. Копия наследственного дела

КОПИЯ НАСЛЕДС ТВЕННОГО ДЕЛА
Копия наследственного дела, хранящаяся в соответствии с пунктом
132 Правил в делах нотариуса, передавшего наследственное дело по
принадлежности,
не
содержит
оригиналов
нотариальных
документов и передаче в Архив не подлежит.
Такая копия наследственного дела с сопроводительным письмом и
уведомлением оператора почтовой связи (а в случае доставки
наследственного дела курьером — отметкой получателя о вручении
заказной бандероли или заказного письма), подлежит выделению к
уничтожению в порядке, определенном главой XI Правил (включается
в акт о выделении дел (документов) к уничтожению).

69. Копия наследственного дела

КОПИЯ НАСЛЕДС ТВЕННОГО ДЕЛА
Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по
принадлежности другим нотариусом, помещает в заведенное у него
наследственное дело все полученные по принадлежности документы,
включая сопроводительное письмо и обложку, в которой дело
поступило. В реестре наследственных дел ЕИС записи о поступившем
по принадлежности наследственном деле и открытом к имуществу того
же наследодателя наследственном деле подлежат объединению.
Если ранее нотариусом, получившим наследственное дело по
принадлежности, свое наследственное дело к имуществу того же
наследодателя не открывалось, регистрировать новое наследственное
дело в реестре наследственных дел ЕИС не требуется. При передаче
наследственного дела в Архив дела переформировываются, оставшиеся
документы формируются в одно наследственное дело, оформляются для
постоянного хранения.

70. единое номенклатурное дело

Е Д И Н О Е Н О М Е Н К Л АТ У Р Н О Е Д Е Л О
Если у нотариуса находится единое номенклатурное дело,
сформированное в соответствии Инструкцией по делопроизводству в
государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденной приказ
Минюста РСФСР от 19.08.1976 № 32, содержащее свидетельства о
праве на наследство и правоустанавливающие документы по
нескольким наследственным делам, такое единое номенклатурное
дело подлежит переформированию, в результате которого документы
по каждому наследственному делу помещаются в отдельную обложку и
каждое наследственное дело подлежит переформированию в
соответствии с пунктом 126 Правил и полному оформлению в
соответствии с пунктом 64 Правил.

71. Особенности подготовки к сдаче в нотариальный архив номенклатурных дел из архивов ГНК и архивов нотариусов, сложивших

О С О Б Е Н Н О С Т И П О Д Г О Т О В К И К С Д АЧ Е В
Н О ТАРИ АЛЬН ЫЙ АРХИ В
Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Х Д Е Л И З А РХ И В О В
ГН К И АРХИ ВО В Н О ТАРИ УСО В,
СЛОЖИВШИХ ПОЛНОМОЧИЯ,
НАХОДЯЩИХСЯ НА ВРЕМЕННОМ
Х РА Н Е Н И И У Н О Т А Р И У С О В .
осбенности

72. Федеральный закон от 14.07.2022 N 339-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации"

Федеральный закон от 14.07.2022 N 339-ФЗ "О внесении изменений в
отдельные законодательные акты Российской Федерации"
Статья 5
• Нотариальные архивные документы, которые образовались в процессе деятельности
государственных нотариальных контор, находились на временном хранении у
занимающихся частной практикой нотариусов и срок хранения которых не истек до
дня вступления в силу настоящего Федерального закона, подлежат передаче на хранение
в нотариальный архив нотариальной палаты соответствующего субъекта Российской
Федерации не позднее чем через четыре года со дня официального опубликования
настоящего Федерального закона. (не позднее 13 июля 2026 года)
Нотариальные документы, сформированные в дела, производство по которым
окончено на день вступления в силу настоящего Федерального закона, подлежат
передаче в нотариальный архив соответствующей нотариальной палаты на основании
решения нотариальной палаты соответствующего субъекта Российской Федерации по
утвержденному ею графику передачи этих документов не позднее чем через десять лет со
дня официального опубликования настоящего Федерального закона (не позднее 13 июля 2032
года).

73.

№ п/п
Номенклатурные дела
Срок передачи
1.
Дела нотариусов государственных нотариальных контор, по 13.07.2026
находящиеся на временном хранении у нотариусов,
включительно
занимающихся частной практикой
2.
Дела нотариусов, прекративших полномочия, находящиеся на по 13.07.2032
временном хранения у нотариусов, занимающихся частной
включительно
практикой, производство по которым окончено до 11.01.2023
(дела до 2022 года включительно)
3
Дела нотариусов, прекративших полномочия, находящиеся на В соответствии с графиком
временном хранения у нотариусов, занимающихся частной приема
практикой, производство по которым окончено после
11.01.2023

74. НЕ ПОДЛЕЖАТ ПЕРЕФОРМИРОВАНИЮ НОТАРИУСОМ

номенклатурные дела ликвидированных государственных
нотариальных контор, так как передаются в
нотариальный архив, где впоследствии будут
переформированы сотрудниками нотариального архива
номенклатурные дела нотариусов, прекративших
полномочия, временно хранящиеся у нотариуса, так как
передаются в нотариальный архив, где впоследствии
будут переформированы сотрудниками нотариального
архива

75. Передача номенклатурных дел гнк и нотариусов прекративших полномочия

П Е Р Е Д АЧ А Н О М Е Н К Л А Т У Р Н Ы Х Д Е Л Г Н К И
Н О Т А Р И У С О В П Р Е К РАТ И В Ш И Х П О Л Н О М О Ч И Я
Номенклатурные дела государственных нотариальных
контор и нотариусов, прекративших полномочия, временно
хранящиеся у нотариуса, передаются в нотариальный архив
по
акту
приема-передачи
без
дополнительного
оформления в соответствии с пунктами 64 и 73 Правил.
(п. 90 Правил)
Оконченные производством и находящиеся у нотариуса на
временном хранении номенклатурные дела государственной
нотариальной конторы и нотариуса, занимавшегося частной
практикой и прекратившего полномочия, подлежат
передаче в нотариальный архив нотариальной палаты в
том
виде,
в
котором
их
принял
нотариус,
осуществлявший временное хранение. (п. 96 Правил)

76. Передача номенклатурных дел гнк и нотариусов прекративших полномочия

П Е Р Е Д АЧ А Н О М Е Н К Л А Т У Р Н Ы Х Д Е Л Г Н К И
Н О Т А Р И У С О В П Р Е К РАТ И В Ш И Х П О Л Н О М О Ч И Я
Номенклатурные дела нотариусов, сложивших полномочия,
и государственных нотариальных контор, находившиеся на
временном хранении у нотариуса, занимающегося частной
практикой, принимаются нотариальным архивом в том
виде, в котором их принял нотариус, осуществлявший
временное хранение.
В этом случае работники нотариального архива
самостоятельно производят сканирование нотариальных
документов, переформирование номенклатурных дел в
порядке, предусмотренном главой IX Правил с учетом
особенностей, предусмотренных главой XII этих же Правил,
и
регистрацию
наследственных
дел
в
реестре
наследственных дел ЕИС в соответствии с Порядком
хранения нотариальных документов в электронной форме
п. 5 Правил хранения нотариальных документов

77. Передача Наследственных дел гнк и нотариусов прекративших полномочия

П Е Р Е Д АЧ А
НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ ГНК И НОТАРИУСОВ
П Р Е К РАТ И В Ш И Х П О Л Н О М О Ч И Я
Оконченные производством наследственные дела ГНК и нотариусов, сложивших
полномочия, временно хранящиеся у нотариуса, передаются в Нотариальный архив
по акту приема-передачи дел на бумажном носителе, составляемому в двух
экземплярах (рекомендуемый образец приводится в приложении № 11 к Правилам).
Акт подписывается нотариусом и работником Архива.
В отношении передаваемых дел каждого нотариуса и ГНК составляется отдельный
акт приема-передачи. Наследственные дела вносятся в акт приема-передачи дел в
раздел «Наследственные дела». Разделы акта приема-передачи дел рекомендуется
дополнительно разделить на годовые подразделы. Наследственные дела вносятся в
годовой подраздел, соответствующий году открытия производства по
наследственному делу.

78. Передача наследственных дел гнк и нотариусов прекративших полномочия

П Е Р Е Д АЧ А
НАСЛЕДСТВЕННЫХ ДЕЛ ГНК И НОТАРИУСОВ
П Р Е К РАТ И В Ш И Х П О Л Н О М О Ч И Я
Приложение №11 к Правилам
№
п/п
Инде
кс
дела
1
2
Номер
Количе
наследств
ство
Дата
Заголовок дела
енного
листов
дела
дела или
в деле
тома
(томе)
3
4
5
6
НАСЛЕДСТВЕННЫЕ ДЕЛА
1995
Срок
хранени
я
Примечание
7
8

79. Передача номенклатурных дел гнк и нотариусов прекративших полномочия

П Е Р Е Д АЧ А Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Х Д Е Л Г Н К И Н О Т А Р И У С О В
П Р Е К РАТ И В Ш И Х П О Л Н О М О Ч И Я
Если в ГНК или у нотариуса наследственные дела хранились по году окончания
производства, перед составлением акта приема-передачи дел наследственные дела
необходимо разложить по годам открытия и вносить в годовой подраздел акта,
соответствующий дате открытия производства по наследственному делу.
В связи с тем, что наследственные дела других нотариусов и ГНК
переформированию не подлежат, индекс наследственных дел в акте приема-передачи
дел необходимо указывать по номенклатурам дел других нотариусов и ГНК за
соответствующий год.
Также в акте приема-передачи дел необходимо указывать дату дела, которая состоит
из даты начала и окончания производства по наследственному делу.
Проставление уникальных номеров дел на обложках всех наследственных дел из
архивных фондов других нотариусов и ГНК, находящихся на хранении у нотариуса,
не требуется.

80. Передача номенклатурных дел гнк и нотариусов прекративших полномочия

П Е Р Е Д АЧ А Н О М Е Н К Л А Т У Р Н Ы Х Д Е Л Г Н К И
Н О Т А Р И У С О В П Р Е К РАТ И В Ш И Х П О Л Н О М О Ч И Я
Нотариус до сдачи в Архив наследственных дел других нотариусов и
ГНК, производство по которым окончено:
1) оформляет их в порядке, определенном пунктами 118 и 119 Правил,
2) подготавливает для временного хранения в соответствии с пунктом
120 Правил;
3) указывает на обложках дату закрытия и количество листов;
4) вносит в реестре наследственных дел ЕИС статус «Производство
окончено», дату и причину окончания производства.

81. Передача номенклатурных дел гнк и нотариусов прекративших полномочия

П Е Р Е Д АЧ А Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Х Д Е Л Г Н К И Н О Т А Р И У С О В
П Р Е К РАТ И В Ш И Х П О Л Н О М О Ч И Я
• Согласно Перечню документов Минюста СССР, органов, учреждений юстиции и
судов, с указанием сроков их хранения, утвержденному Минюстом СССР
31.01.1980 и Главархивом СССР 25.04.1980 (Документ утратил силу на территории
Российской Федерации в связи с изданием Приказа Минюста РФ от 19.02.2002 N
52)
• и Инструкции по делопроизводству в государственных нотариальных конторах
РСФСР, утвержденной приказом Минюста РСФСР от 19.08.1976 № 32,
нотариальные документы (свидетельства, договоры) и другие документы, на
основании которых они совершены, до сдачи в государственные архивы
хранились в ГНК в течение 10 лет.
• По истечении 10 лет свидетельства о праве на наследство и
правоустанавливающие документы к ним формировались в одно дело
«Свидетельства о праве на наследство и правоустанавливающие документы к
ним» (далее — объединенное дело свидетельств).
• Если нотариусу в составе архивов других нотариусов и ГНК были переданы такие
объединенные дела свидетельств, такие дела передаются в Архив в неизменном
виде в качестве самостоятельных единиц хранения.

82. Передача наследственных дел гнк и нотариусов прекративших полномочия

П Е Р Е Д АЧ А Н А С Л Е Д С Т В Е Н Н Ы Х Д Е Л Г Н К И Н О Т А Р И У С О В
П Р Е К РАТ И В Ш И Х П О Л Н О М О Ч И Я
• Дела «Свидетельства о праве на наследство и правоустанавливающие документы
к ним» вносятся в акт приема-передачи дел в соответствующий годовой подраздел
раздела «Наследственные дела» с указанием индекса наследственных дел по
номенклатурам дел других нотариусов и ГНК за соответствующий год.
• Поскольку документы в таких делах систематизированы не в хронологическом
порядке, а соответственно наследственным делам, документы из которых
сформированы в объединенное дело свидетельств, в графе акта приема-передачи
«Дата дела» рекомендуется указывать год начала производства по
наследственным делам, документы из которых сформированы в единое дело.
• В графе акта приема-передачи «Номер наследственного дела или тома» следует
перечислить номера наследственных дел, документы из которых помещены в
объединенное дело свидетельств.

83. Передача наследственных дел гнк и нотариусов прекративших полномочия

П Е Р Е Д АЧ А Н А С Л Е Д С Т В Е Н Н Ы Х Д Е Л Г Н К И Н О Т А Р И У С О В
П Р Е К РАТ И В Ш И Х П О Л Н О М О Ч И Я
№п/
п
Индекс
дела
Заголовок дела
1
2
3
Номер
наследственн
ого дела или
тома
Дата
дела
Количест
во листов
в деле
(томе)
6
5
4
НАСЛЕДСТВЕННЫЕ ДЕЛА
Срок
хранения
Примечание
7
8
1995 год
135
3.21
Свидетельства
о праве
на наследство
и правоустанавлива
ющие документы
к ним
15/1995
16/1995
18/1995
20/1995
21/1995
1995
год
248
Единое
постоянно номенклатурное
дело

84. Передача наследственных дел гнк и нотариусов прекративших полномочия

П Е Р Е Д АЧ А Н А С Л Е Д С Т В Е Н Н Ы Х Д Е Л Г Н К И Н О Т А Р И У С О В
П Р Е К РАТ И В Ш И Х П О Л Н О М О Ч И Я
• Если нотариусом, у которого находится на хранении архив других нотариусов и
ГНК, было возобновлено наследственное дело из соответствующего архивного
фонда, то в соответствии с пунктом 126 Правил передача оконченного
производством наследственного дела в Архив осуществляется по истечение
10 лет, начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по
возобновленному наследственному делу было окончено.
Если нотариус, у которого находится на хранении архив других нотариусов и
ГНК, возобновлял производство по наследственному делу посредством
регистрации нового наследственного дела в реестре наследственных дел ЕИС к
имуществу того же наследодателя, при передаче в Архив, ранее заведенное
наследственное дело и новое наследственное дело подлежат объединению в
одно наследственное дело.

85. Выделение к уничтожению номенклатурных дел из архивов ГНК и архивов нотариусов, сложивших полномочия, находящихся на временном

ВЫДЕЛЕНИЕ К УНИЧТОЖЕНИЮ
Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Х Д Е Л И З А РХ И В О В
ГН К И АРХИ ВО В Н О ТАРИ УСО В,
СЛОЖИВШИХ ПОЛНОМОЧИЯ,
НАХОДЯЩИХСЯ НА ВРЕМЕННОМ
Х РА Н Е Н И И У Н О Т А Р И У С О В

86. Что принимает Нотариальный архив?

Ч ТО П Р И Н И М А Е Т Н О ТА Р И А Л Ь Н Ы Й
А РХ И В ?
Нотариальный архив принимает нотариальные документы в составе
номенклатурных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока
хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося
частной практикой, или нотариуса государственной нотариальной конторы. (п. 3
Правил хранения нотариальных документов)
Номенклатурные дела государственных нотариальных контор и
нотариусов, сложивших полномочия, временно хранящиеся у нотариуса,
состоящие из документов со сроком хранения 10 лет и менее, сроки
хранения которых истекли, передаче в нотариальный архив не подлежат.

87. Номенклатурные дела гнк

Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Е Д Е Л А Г Н К
Номенклатурные дела ГНК, находящиеся на временном хранении
у нотариуса, занимающегося частной практикой
Передаются в нотариальный архив
Дела постоянного
срока хранения
Дела временного
(свыше 10 лет) срока
хранения
Срок хранения
которых НЕ истек до
11.01.2023
Без
переформирования по
пункту 73 Правил
Без
переформирования по
пункту 73 Правил
Иные
номенклатурные дела,
в том числе реестры
регистрации
нотариальных
действий, книги и
журналы (по
решению
нотариальной
палаты)
Не передаются в
нотариальный архив
Выделяются к
уничтожению
Дела временного
(свыше 10 лет) срока
хранения Срок хранения всех,
включенных в него
документов истек до
11.01.2023
Дела временного (ДО
10 лет) срока
хранения, срок
хранения которых
истёк

88. Номенклатурные дела нотариусов, сложивших полномочия

Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Е Д Е Л А Н О ТА Р И У С О В ,
СЛОЖИВШИХ ПОЛНОМОЧИЯ
Номенклатурные дела нотариусов, сложивших полномочия, находящиеся на временном
хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой
Передаются в нотариальный архив
Дела постоянного
срока хранения
Без переформирования по
пункту 73 Правил
Не передаются в нотариальный архив
Выделяются к уничтожению
Дела временного
Иные
Дела временного (ДО
(свыше 10 лет) срока
номенклатурные
10 лет) срока
хранения
дела, в том числе
хранения,
реестры
срок хранения
Срок хранения всех,
Срок хранения
регистрации
которых истёк
включенных в него
которых НЕ истек к 1
нотариальных
документов, истек к 1
января года, в
действий, книги и января года в котором
дела нотариуса
котором дело
журналы (по
передаются в
передается в
решению
нотариальный архив
нотариальный архив
нотариальной
палаты)
Дела временного
(свыше 10 лет) срока
хранения
Без переформирования по
пункту 73 Правил
Дела, состоящие из документов, связанных с финансовой
ответственностью
нотариуса
или
исполнением
обязанностей, установленных законодательством, не
относящимся к законодательству о нотариате, в том
числе обязанностей налогоплательщика и (или)
работодателя или иных обязанностей (пункт 99 ПНД)

89. Передача иных номенклатурных дел, не содержащих нотариальные документы

П Е Р Е Д АЧ А И Н Ы Х Н О М Е Н К Л А Т У Р Н Ы Х Д Е Л , Н Е
СОДЕРЖАЩИХ НОТАРИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Документы нотариуса, сложившего полномочия,
связанные с финансовой ответственностью нотариуса
или исполнением обязанностей, установленных
законодательством,
не
относящимся
к
законодательству о нотариате, в том числе
обязанностей налогоплательщика и (или) работодателя
или иных обязанностей, могут передаваться в
государственный архив субъекта
Российской
Федерации, муниципальный архив по согласованию
с уполномоченным органом исполнительной власти
субъекта Российской Федерации в сфере архивного
дела или в нотариальную палату (по решению
Правления).

90. Передача иных номенклатурных дел, не содержащих нотариальные документы

П Е Р Е Д АЧ А И Н Ы Х Н О М Е Н К Л А Т У Р Н Ы Х Д Е Л , Н Е
СОДЕРЖАЩИХ НОТАРИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
В случае передачи указанных дел на хранение в
нотариальную палату составляется акт приемапередачи дел на бумажном носителе, который
подписывается
нотариусом
и
работником
нотариальной палаты.
Местом хранения указанных дел по решению
нотариальной палаты может быть определен
нотариальный архив.

91. Выделению к уничтожению номенклатурных дел гнк и архивов нотариусов, сложивших полномочия

ВЫДЕЛЕНИЮ К УНИЧТОЖЕНИЮ
Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Х Д Е Л Г Н К И А РХ И В О В
НОТАРИУСОВ, СЛОЖИВШИХ ПОЛНОМОЧИЯ
В целях своевременной готовности к сдаче в
нотариальный архив номенклатурных дел ГНК, а
также дел нотариусов сложивших полномочия,
находящихся на временном хранении у нотариуса,
занимающегося частной практикой, и во исполнение
пунктов 71, 89, 101, пп 4 пункта 188 Правил
нотариального
делопроизводства,
необходимо
произвести отбор дел, срок которых истек, для
выделения к уничтожению

92. Выделению к уничтожению номенклатурных дел гнк и архивов нотариусов, сложивших полномочия

ВЫДЕЛЕНИЮ К УНИЧТОЖЕНИЮ
Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Х Д Е Л Г Н К И А РХ И В О В
НОТАРИУСОВ, СЛОЖИВШИХ ПОЛНОМОЧИЯ
• На документы, входящие в архивы,
принятые на временное хранение,
распространяется правило об отборе
документов, сроки хранения которых
истекли, для выделения к уничтожению дел
ежегодно. (пункт 71 Правил)

93. Выделение к уничтожению номенклатурных дел гнк и архивов нотариусов, сложивших полномочия

ВЫДЕЛЕНИЕ К УНИЧТОЖЕНИЮ
Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Х Д Е Л Г Н К И А РХ И В О В
НОТАРИУСОВ, СЛОЖИВШИХ ПОЛНОМОЧИЯ
Проводится экспертиза всех принятых на
временное
хранение
номенклатурных
дел
государственных нотариальных контор и/или
нотариусов,
сложивших
полномочия,
для
квалификации
каждого
дела
либо
как
подлежащего передаче в нотариальных архив
(такое дело подлежит внесению в Акт приемапередачи
дел),
либо
как
подлежащего
уничтожению (такое дело подлежит выделению к
уничтожению).

94. Выделение к уничтожению номенклатурных дел гнк и архивов нотариусов, сложивших полномочия

В Ы Д Е Л Е Н И Е К У Н И Ч Т ОЖ Е Н И Ю Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Х Д Е Л
ГНК И АРХИВОВ НОТАРИУСОВ, СЛОЖИВШИХ
ПОЛНОМОЧИЯ
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока
хранения и для выделения к уничтожению дел за предыдущие годы,
сроки хранения которых истекли, проводится ежегодно путем
полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для
хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.(п. 71
Правил)
По истечении срока хранения дела со сроком хранения 10 лет и
менее уничтожаются. (п. 89 Правил)
Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для
уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не
допускается. При наличии в деле нотариального документа, срок
хранения которого не истек, номенклатурное дело подлежит
хранению в течение указанного в номенклатуре дел срока,
начинающего течь с 1 января года, следующего за годом окончания
срока хранения такого нотариального документа. (п.101 Правил)
Предметом плановой проверки является соблюдение сроков хранения
документов временного хранения (пп.4 п.188 Правил)

95. Выделение к уничтожению номенклатурных дел гнк и архивов нотариусов, сложивших полномочия

ВЫДЕЛЕНИЕ К УНИЧТОЖЕНИЮ
Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Х Д Е Л Г Н К И А РХ И В О В
НОТАРИУСОВ, СЛОЖИВШИХ ПОЛНОМОЧИЯ
Дела, состоящие из документов со сроком хранения 10 лет и
менее, из архивов, находящихся на временном хранении у
нотариуса, передаче в нотариальный архив не подлежат
и выделяются к уничтожению в порядке, установленном
Правилами.
В случае обнаружения в деле с установленным сроком
хранения 10 лет и менее, нотариальных документов
постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков
хранения, такое дело включается в акт приема-передачи
дел и передается в нотариальный архив. В графу
«Примечание» акта приема-передачи в таком случае
вносятся сведения о наличии в деле документов
длительного или постоянного сроков хранения.

96. Определение Сроков

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ
• Типовой номенклатурой дел определены сроки хранения дел, содержащих
нотариальные документы.
• Пунктом 72 Правил установлен порядок исчисления сроков хранения
номенклатурных дел, производство по которым окончено до принятия Типовой
номенклатуры дел.
Установление сроков хранения документов, производство по которым окончено до
принятия Типовой номенклатуры дел, производится:
- в соответствии со сроками хранения, указанными в номенклатуре дел (Типовая
номенклатура + приложение № 4 к Правилам);
- в соответствии со сроками хранения, указанными в номенклатуре дел в случаях,
если сроки, установленные Примерной номенклатурой дел, превышают сроки, указанные в
номенклатуре дел, или если сроки хранения не были установлены Примерной номенклатурой
дел;
- по истечении 5 лет после года формирования номенклатурных дел, для которых
срок хранения не был предусмотрен Примерной номенклатурой дел, Типовой номенклатурой
дел и номенклатурой дел.

97. Определение сроков

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ
Основным
нормативным
документом,
определяющим сроки хранения всех категорий
документов,
образующихся
в
процессе
деятельности государственных нотариальных
контор в период с 1980 по 2002 годы являлся
Перечень документов Минюста СССР,
органов, учреждений юстиции и судов, с
указанием
сроков
их
хранения,
утвержденному Минюстом СССР 31.01.1980 и
Главархивом СССР 25.04.1980. (далее –
Перечень)
(Документ утратил силу на территории Российской Федерации
в связи с изданием Приказа Минюста РФ от 19.02.2002 N 52)

98. Определение Сроков (постоянный срок хранения по перечню)

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ
( П О С Т О Я Н Н Ы Й С Р О К Х РА Н Е Н И Я П О П Е Р Е Ч Н Ю )
Перечнем к номенклатурным делам постоянного срока хранения были отнесены
следующие номенклатурные дела ГНК:
- планы работы и справки об их выполнении;
- статистические отчеты;
- справки и акты о результатах проверки работы ГНК;
- описи документов, сданных в архив;
- номенклатура дел нотариальной конторы.
В соответствии с п. 72 Правил для вышеперечисленных номенклатурных дел
сроки хранения номенклатурой не предусмотрены.
Такие дела по истечении 5 лет после года формирования включаются в акт о
выделении дел к уничтожению.
- Реестры регистрации нотариальных действий
Документы, срок хранения которых действующей номенклатурой не
установлен, выделению к уничтожению не подлежат до установления срока.

99. Определение Сроков (75 лет по Перечню)

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ
(75 ЛЕТ ПО ПЕРЕЧНЮ)
Тем же Перечнем были установлены 75-летние сроки хранения для
следующих номенклатурных дел ГНК:
- завещания, в том числе завещания приравниваемые к нотариально
удостоверенным, и алфавитные книги к ним;
- документы, принятые на хранение, свидетельства и описи с распиской
государственного нотариуса;
- свидетельства о признании лиц безвестно отсутствующих - умершими.
- Договоры об отчуждении, залоге и
разделе жилых домов, о
предоставлении в бессрочное пользование гражданам земельных участков
под индивидуальное и коллективное жилищное строительство .

100. Определение сроков 75 лет по Перечню

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ
75 ЛЕТ ПО ПЕРЕЧНЮ
В 2025 году истекает срок хранения
удостоверенных до 1949 года включительно.
завещаний,
После проведения экспертизы ценности документов такое
номенклатурное дело включается в акт о выделении
документов к уничтожению.
В соответствии с п. 72 ПНД для дела «Договоры об
отчуждении, залоге и
разделе жилых домов, о
предоставлении в бессрочное пользование гражданам
земельных участков под индивидуальное и коллективное
жилищное строительство» срок хранения постоянно,
передается в нотариальный архив.

101. Определение сроков 75 лет по Перечню

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ
75 ЛЕТ ПО ПЕРЕЧНЮ
В соответствии с п. 72 ПНД:
-
для документов, принятых на хранение, свидетельств и
описей номенклатурой установлен срок хранения — 3
года (после окончания срока, на который приняты
документы на хранение);
-
для
свидетельств
о
признании
лиц
безвестно
отсутствующих - умершими, а также для алфавитных
книг учета завещаний, удостоверенных до 1949 года,
сроки хранения номенклатурой не предусмотрены.
Такие дела по истечении 5 лет после года
формирования включаются в акт о выделении дел к
уничтожению.

102. Определение сроков 25 лет по перечню

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ
25 ЛЕТ ПО ПЕРЕЧНЮ
Перечнем установлен 25-летний срок хранения для
договоров купли-продажи, дарения, хранения имущества,
займа денег и другие
При отборе к уничтожению номенклатурных дел
«Договоры купли-продажи, дарения, хранения имущества,
займа денег и другие» нотариус производит полистный
просмотр дел и в случае установления в деле документов
постоянного и долговременного (75 лет) сроков хранения
такое дело включается в акт приема-передачи дел и
передается
в
нотариальный
архив
палаты
без
дополнительного оформления (пункт 90 Правил). В графу
«Примечания» акта приема - передачи в таком случае
вносятся сведения о наличии в деле документов
длительного или постоянного срока хранения.

103. Определение сроков 15 лет по перечню

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ
15 ЛЕТ ПО ПЕРЕЧНЮ
Перечнем установлен 15-летний срок хранения
для
документов
обобщений
нотариальной
практики.
В соответствии с п. 72 Правил для указанного
номенклатурного
дела
срок
хранения
номенклатурой не предусмотрен.
Такие дела по истечении 5 лет после года
формирования включаются в акт о выделении
дел к уничтожению.

104. Определение Сроков (10 лет и менее по перечню)

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ
(10 ЛЕТ И МЕНЕЕ ПО ПЕРЕЧНЮ)
В соответствии с Перечнем срок хранения 10 лет и менее были установлены для следующих
номенклатурных дел ГНК:
• - доверенности;
• - переписка по наложению и снятию арестов и запрещений на жилые дома;
• - копии исполнительных надписей;
• - документы, составленные в связи с обеспечением доказательств;
• - акты о морских протестах;
• - свидетельства об удостоверении фактов;
• - копии заявлений, поступивших в ГНК для передачи их организациям и лицам, свидетельства о
передаче заявления;
• квитанционные книги, книги учета депозитных операций, книги лицевых счетов депонентов;
• - передаточные акты, заявления и другие документы, предназначенные для действия за границей;
• постановления об отказе;
• постановления о назначении экспертизы;
• -разъяснения и указания нижестоящим нотариальным органам по вопросу их работы;
• переписка с судебными и другими органами по нотариальным вопросам.

105. Определение сроков 10 лет и менее по перечню

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ
10 ЛЕТ И МЕНЕЕ ПО ПЕРЕЧНЮ
Если вышеперечисленные номенклатурные дела ГНК не были
уничтожены до принятия Типовой номенклатуры, то в
соответствии с п. 72 Правил, установление сроков хранения
производится в соответствии со сроками хранения, указанными
в номенклатуре дел (Типовая номенклатура плюс Приложение №
4 к Правилам нотариального делопроизводства).
Номенклатурные дела ГНК состоящие из документов со сроками
хранения 10 лет и менее, сроки хранения которых истекли,
передаче в нотариальный архив не подлежат и после проведения
экспертизы ценности документов включаются в акт о выделении
документов к уничтожению.
Исключения
составляют
номенклатурные
дела
«Постановления об отказе в совершении нотариальных
действий», так как действующей номенклатурой сроки хранения
для номенклатурных дел с индексом 02-07 не установлены.
Документы,
срок
хранения
которых
действующей
номенклатурой не установлен, выделению к уничтожению не
подлежат до установления срока.

106. Особенности выделения к уничтожению отдельных дел

ОСОБЕННОСТИ ВЫДЕЛЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ОТДЕЛЬНЫХ ДЕЛ
Дело 01-10 «Прочие односторонние сделки, документы к ним»
Типовой номенклатурой дел установлен срок хранения дела – 5 лет с года окончания
срока действия сделки либо с года нотариального удостоверения сделки, если срок
действия сделки не установлен.
Для отбора к уничтожению дел «Согласия, связанные с отчуждением недвижимости» и
«Прочие согласия» нотариусу необходимо учитывать следующее:
- истекло 5 лет с года окончания срока его действия, указанного в согласии (например,
в согласии на выезд несовершеннолетнего за границу РФ указан срок - до 15 мая 2019 года.
Срок хранения дела (его тома), в котором храниться данное согласие истек в 2024 году и
дело (его том) подлежит отбору для уничтожения в 2025 году);
- срок действия сделки не установлен, тогда дело подлежит хранению в течение 5 лет с
момента нотариального удостоверения хранящейся в нем сделки (например, срок
хранения удостоверенных в 2019 году и ранее согласий супругов на отчуждение совместно
нажитого недвижимого имущества, согласий на приватизацию жилого помещения и иных
согласий, в которых не указан срок их действия, истек в 2024 году и дело подлежит
отбору для уничтожения в 2025 году).

107. Особенности выделения к уничтожению отдельных дел

ОСОБЕННОСТИ ВЫДЕЛЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ОТДЕЛЬНЫХ ДЕЛ
«Доверенности»
Для отбора к уничтожению дела «Доверенности», сформированному в 2016 году и ранее и
состоящему из нескольких томов необходимо учитывать следующее:
• С 01 сентября 2013 года предельный срок действия доверенности определяется
доверителем.
• Если в результате полистного осмотра нотариусом установлено, что в томе 1 указанного
дела за 2016 год все сроки действия доверенностей установлены не более 3 лет, то срок
хранения дела истек в 2024 году (3 года срока действия документа + 5 лет срок хранения
дела) и дело подлежит отбору для уничтожения в 2025 году.
• Хотя в Правилах прямо не указано, что возможно уничтожить том (до определенного
момента – или часть) дела, но так как том дела является самостоятельной единицей
хранения, допустимо его уничтожение, если срок хранения документов в нем истек. В
номенклатуре дел в отношении дела, из которого уничтожен том, в графе «Примечание»
делается отметка об уничтожении конкретного тома – «Уничтожена часть документов
– т. 1, т.4, т. 8 17.07.2025 г. по акту № ______».

108. Особенности выделения к уничтожению отдельных дел

ОСОБЕННОСТИ ВЫДЕЛЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ОТДЕЛЬНЫХ ДЕЛ
«Прочие договоры», «Иные сделки»
Необходимо учитывать, что ранее в номенклатурные дела «Прочие договоры», «Иные
сделки» формировались документы с различными сроками хранения.
При наличии в деле нотариального документа, со сроком хранения постоянно
номенклатурное дело подлежит передаче в нотариальный архив.
Например, в 2011 году нотариусом, сложившим полномочия, сформировано дело «Прочие
договоры, соглашения», содержащее брачные договоры, соглашения об изменении брачных
договоров, договоры купли-продажи комнат, договоры дарения денег, договоры займа на
один год, предварительные договоры купли-продажи недвижимости. Такое дело
включается в акт приема-передачи дел и передается в нотариальный архив. В графу
«Примечание» акта приема-передачи в таком случае вносятся сведения о наличии в деле
документов длительного или постоянного сроков хранения.
Если дело «Прочие договоры» за 2009 год состоит из Договоров дарения денег, договоров
займа на 1 год, предварительных договоров купли-продажи недвижимости и Соглашения об
уплате алиментов со сроком действия до 15 сентября 2014 года, то срок хранения дела
исчисляется следующим образом: 2014 + 10 лет срок хранения дела. Следовательно, срок
окончания хранения дела – 2024 год и подлежит оно выделению к уничтожению в 2025
году.

109. Особенности выделения к уничтожению отдельных дел

ОСОБЕННОСТИ ВЫДЕЛЕНИЯ К УНИЧТОЖЕНИЮ
ОТДЕЛЬНЫХ ДЕЛ
Номенклатурные дела «Журнал регистрации входящей корреспонденции», «Журнал
регистрации исходящей корреспонденции», «Переписка, осуществляемая в электронной
форме по вопросам совершения нотариальных действий, связанных с отчуждением
недвижимого имущества и ведения наследственных дел» и «Переписка, осуществляемая в
электронной форме, по иным вопросам основной деятельности нотариуса» не содержат
нотариальных документов, ввиду чего относятся к категории иных документов,
образующихся в деятельности нотариуса.
В соответствии с пунктом «г» статьи 182 Перечня типовых управленческих архивных
документов срок хранения документов (журналов, реестров, баз данных) регистрации и
контроля поступающих и отправляемых документов составляет 5 лет. Статья 181 Перечня
также устанавливает срок хранения 5 лет для переписки по вопросам делопроизводства
и архивного дела.
В соответствии с пунктом 4.2. Инструкции по применению перечня типовых
управленческих архивных документов, сроки хранения документов не зависят от вида
носителя и ограничения доступа к ним.
Включение указанных номенклатурных дел нотариуса, сложившего полномочия в акт о
выделении к уничтожению документов в 2025 году возможно, если установленный для них
пятилетний срок хранения истек к 1 января 2025 года.

110. АКТ о Выделении к уничтожению

АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
Дела с истекшим сроком хранения, после проведения
экспертизы ценности документов, включаются в акт о
выделении к уничтожению документов.
В таких случаях в тексте акта о выделении документов к
уничтожению указывается наименование архива (ФИО
нотариуса, сложившего полномочия, либо наименование
ГНК), из которого осуществляется отбор документов для
выделения к уничтожению дел.

111.

УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности)
____________________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
«_____»_________________20____г.
Иванов Иван Иванович
Нотариус
Московская областная
Нотариальная Палата
Неизвестный нотариальный округ
Московской области
АКТ
о выделении к уничтожению документов
В связи с истечением срока хранения отобраны для уничтожения как не имеющие научноисторической ценности и утратившие практическое значение следующие дела (документы) из
архива Неизвестной государственной нотариальной конторы Московской области,
находящегося на временном хранении на основании приказа Управления юстиции
Администрации Московской области от 12.01.1994 № 000:
№
п/п
Заголовок дела
Дата дела
1
2
3
Индекс
дела
Номер
дела
(тома)
4
5
1987 год
1.
2.
1990 год
3.
4.
Срок
хранения
дела
(тома)
6
Примечание
7

112. АКТ о Выделении к уничтожению

АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
Акт о выделении к уничтожению документов составляется в двух
экземплярах. В целях соблюдения принципа единообразия при формировании
учетных документов архивов, акт составляется по форме Приложения № 6 к
Правилам.
Акт о выделении к уничтожению документов подписывается нотариусом,
занимающимся частной практикой. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Акт, содержащий более одного листа, должен быть прошит, пронумерован и
скреплен гербовой печатью нотариуса.

113. АКТ Выделении к уничтожению

АКТ ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
• Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев по
окончании календарного года представляется для согласования
Экспертной комиссии палаты. (до 31.03. 2025 года включительно)
• На основании экспертизы ценности документов комиссия определяет
необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о
выделении к уничтожению документов. В случае принятия комиссией
решения об исключении из представленного акта дел его текст
изменяется подготовившим данный акт нотариусом.
• Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный комиссией,
представляется на утверждение в нотариальную палату.

114. АКТ Выделении к уничтожению

АКТ ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
• Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены
нотариусом в течение 30 календарных дней со дня утверждения акта.
• Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим
требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и
невозможности восстановления текста уничтоженных документов –
путем сжигания/или измельчения на нечитаемые фрагменты путем
шредирования и т.п.
• Дела электронных документов уничтожаются посредством физического
уничтожения носителей информации; либо посредством очистки /
перезаписи носителей информации.

115. АКТ Выделении к уничтожению

АКТ ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
• На каждом экземпляре акта о выделении к уничтожению документов
ниже подписей членов комиссии делается отметка о дате и способе
уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся
частной практикой, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации,
например:
«Документы в количестве 108 (ста восьми) дел уничтожены 20.07.2025 путем
(сжигания/или измельчения на нечитаемые фрагменты путем шредирования и т.п.) Дела
электронных документов уничтожены без возможности восстановления посредством
(физического уничтожения носителей информации; либо посредством очистки/
перезаписи носителей информации и т.п.)»
Нотариус
20 июля 2025 года»
(гербовая печать нотариуса)
подпись
И.И. Иванов

116. АКТ Выделении к уничтожению

АКТ ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ
• Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении
дел хранится в делах нотариуса в деле 02-11 «Акты о выделении дел (документов) к
уничтожению и документы к ним» согласно Приложению № 4 к Правилам, другой передается нотариусом в нотариальную палату.
• После фактического уничтожения дел, в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел
проставляется отметка об уничтожении документов дела, например: «Уничтожено
20.07.2025 по акту № ______» («акт №__» - указывается регистрационный номер акта
нотариальной палаты).
• Если уничтожаемое дело ранее имело постоянный или временные (свыше 10 лет) сроки
хранения, аналогичная отметка о его уничтожении проставляется в графе
«Примечание» описи дел постоянного хранения или описи дел временного (свыше 10
лет) хранения.
• Если нотариусом ведется архивная книга, в ней также необходимо проставить
соответствующие отметки.

117. ФИЛЬМ,ФИЛЬМ,ФИЛЬМ

Ф И Л ЬМ , Ф И Л ЬМ , Ф И Л ЬМ

118. А ТЫ ГОТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ В НОТАРИАЛЬНЫЙ АРХИВ?

А ТЫ ГОТОВ К
П Е Р Е Д АЧ Е
Н О М Е Н К Л АТ У Р Н Ы Х
ДЕЛ В
Н О ТА Р И А Л Ь Н Ы Й
А РХ И В ?

119. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

С П АС И Б О З А В Н И М А Н И Е !