Оптимизация сбора и обработки информации по успеваемости обучающихся

1. Оптимизация сбора и обработки информации по успеваемости обучающихся

Муниципальное бюджетное учреждение дополнительного
образования Детская художественная школа № 6»
г. Междуреченск
ОПТИМИЗАЦИЯ СБОРА И
ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ ПО
УСПЕВАЕМОСТИ
ОБУЧАЮЩИХСЯ

2.

Оптимизация сбора и обработки информации по
успеваемости обучающихся
Заказчик
Петрук Наталья Михайловна
директор МБУДО «ДХШ № 6»
Руководитель
проекта
Коба Валентина Юрьевна
заместитель директора МБУДО «ДХШ № 6»
Команда
проекта
Стародубцева Елена валентиновна
преподаватель МБУДО «ДХШ № 6»
Беляева Евгения Васильевна
преподаватель МБУДО «ДХШ № 6»
Лесных Ольга Владимировна
преподаватель МБУДО «ДХШ № 6»

3. Процесс, границы процесса

Оптимизация сбора и обработки информации
по успеваемости обучающихся
Процесс, границы процесса
сбор и обработка информации по успеваемости
обучающихся;
момент начала сбора информации;
момент сдачи отчетной учебной документации
преподавателей в учебную часть;
мониторинг успеваемости обучающихся.

4. Сроки реализации проекта

Оптимизация сбора и обработки информации по
успеваемости обучающихся
Сроки реализации проекта
Наименование этапа
Дата
начала
Дата
окончания
Старт проекта
13.07.2022г.
один день
Картирование текущего состояния
14.07.2022г.
15.08.2022г.
Анализ проблем и потерь
18.08.2022г.
05.09.2022г.
Составление карты целевого
состояния
08.09.2022г.
19.09.2022г.
Разработка плана мероприятий
22.09.2022г.
14.10.2022г.
Внедрение улучшений
17.10.2022г.
14.11.2022г.
Мониторинг результатов улучшений
27.12.2022г.
30.12.2022г.
Закрытие лин-проекта
26.12.2022г.
один день
Мониторинг стабильности
полученных результатов
26.12.2022г.
30.12.2022г.

5. Обоснование

Оптимизация сбора и обработки информации по
успеваемости обучающихся
Обоснование
1.
2.
3.
Трудоемкость и длительность процесса сбора
данных по успеваемости (выставление оценок
из журнала в ведомость).
Длительность и трудоемкость процесса
обработки данных и подготовки отчетного
документа.
Необходимость исключения задержки при
подготовке отчетного документа.

6. Карта текущего состояния

Оптимизация сбора и обработки информации по
успеваемости обучающихся
Карта текущего состояния
1.Заполнение
журнала
учителямипредметниками
2.Заполнение
сводной
ведомости
классным
руководителем
3.Сбор сводных
ведомостей по
классам
заместителем
директора
4.Подсчет итогов
успеваемости по
каждому классу
заместителем
директора (вручную)
5.Подсчет итогов
успеваемости по
параллелям
заместителем
директора
(вручную)
6.Подсчет итогов
успеваемости по
школе
заместителем
директора
min 2400
(вручную) max 5800

7. Потери и издержки текущего состояния процесса

Оптимизация сбора и обработки информации по
успеваемости обучающихся
Потери и издержки текущего
состояния процесса
1.
2.
3.
4.
Потеря времени преподавателей во время сбора
информации (выставление оценок в журнале
преподавателями предметниками).
Несвоевременность сдачи отчётной документации –
необходимость дополнительных занятий
преподавателей с неаттестованными обучающимися
Неэффективность ведения статистики учета
успеваемости обучающихся (действие ведется
вручную).
Необходимость получения информации вовремя.

8. Процесс сбора информации по успеваемости обучающихся

проблема
причина
основная
причина
мероприятие по
решению
1.Потеря времени
преподавателей во
время сбора
информации
Процесс сбора
информации
зависит от
нескольких
преподавателей
Не своевременное
выставление
оценок, в связи с
пропусками
обучающихся
Классным
руководителям, для
своевременного сбора
информации,
усилить контроль над
аттестацией
обучающихся, не
аттестованных по
причине пропусков
2.Несвоевременность
сдачи отчётной
документации –
необходимость
дополнительных
занятий
преподавателей с
неаттестованными
обучающимися
Каждый
преподаватель
отвечает за
определённый
объем информации
в учебном
документе
Каждый
преподаватель
отвечает за
определённый
объём
информации в
учебном
документе
Своевременное
выставление оценок за
четверти
преподавателями
предметниками

9. Процесс сбора информации по успеваемости обучающихся

проблема
причина
Основная
причина
Мероприятие по
решению
3.Неэффективнос
ть ведения
статистики учёта
успеваемости
обучающихся
Предоставление
информации на
бумажном
носителе
Нет электронной
формы сводного
статистического
отчёта
успеваемости
Создать единую
электронную
форму
мониторинга
успеваемости
Длительность
процесса
подсчета итогов
успеваемости
Принять решение
об оптимизации
процесса
4.Необходимость
получения
информации
вовремя

10. Карта целевого состояния на 03.11.22г.

Оптимизация сбора и обработки информации по
успеваемости обучающихся
Карта целевого состояния на 03.11.22г.
1.Заполнение
журнала
учителямипредметниками в
утвержденные
регламентом сроки
2.Заполнение
сводной ведомости
классным
руководителем в
утвержденные
регламентом сроки
4.Мониторинг
успеваемости заполнение
электронной формы
заместителем
директора
3.Сбор сводных
ведомостей по
классам
заместителем
директора
5.Подсчет итогов
успеваемости по
школе в
электронном
формате
min 40
max 90

11. Карта целевого состояния на 27.12.22г.

Оптимизация сбора и обработки информации по
успеваемости обучающихся
Карта целевого состояния на 27.12.22г.
1.Заполнение
журнала
учителямипредметниками в
утвержденные
регламентом
сроки)
2.Заполнение
сводной
ведомости
классным
руководителем в
установленные
регламентом
сроки)
3.Мониторинг
успеваемости заполнение
электронной
формы
классными
руководителями
min 30
max 60

12.

План мероприятий по устранению причин
выявленных проблем
Проблема
Мероприятие
Предполагаемый
эффект
1.Потеря времени
Классным руководителям,
преподавателями во время для своевременного сбора
сбора информации
информации,
усилить контроль над
аттестацией обучающихся,
не аттестованных по
причине пропусков
Своевременный сбор
информации
2.Несвоевременность
сдачи отчётной
документации из-за
занятости преподавателей
Своевременное
выставление оценок за
четверти преподавателями
предметниками
Своевременная сдача
отчётной документации
3.Неэффективность
ведения статистики учёта
успеваемости обучающихся
Создать единую
электронную форму
мониторинга успеваемости
Экономия рабочего времени
4.Необходимость
получения информации во
время
Принять решение об
оптимизации процесса
Предоставление отчетной
документации во время
Перевод документооборота
в электронный формат

13.

План-график реализации мероприятия
мероприятие июль
август
сентябрь
октябрь
начало
22.09
конец
четверти
ноябрь
декабрь

14.

План-график реализации мероприятия
мероприятие
Cоздать
единую
электронную
форму
мониторинга
успеваемости
Принять
решение об
оптимизации
процесса
июль
август
сентябрь
начало 1.09
конец 30.09
начало 1.09
конец 30.09
октябрь
ноябрь
декабрь

15.

Мониторинг успеваемости
МОНИТОРИНГ успеваемости обучающихся 20222023 у.г.
1 четверть
Бюджет (Муниципальное задание)
отлично хорошо
Живопись-8 1 кл
Живопись-8 1 кл
Живопись-8 2 кл
ИЗРАЙЛЬТЕНКО Р.Р.
ЛЕВАДНЯЯ В.А.
18
24
22
Живопись-8 3 кл
ИЗРАЙЛЬТЕНКО Р.Р.
Живопись-8 34кл
СТАРОДУБЦЕВА Е.В.
ЛЕСНЫХ О.В.
Живопись-8
2 четверть
Всего:
3 четверть
неудовл
неудовл
етв.
неуспев отлично хорошо етв. неуспев
15
1
21
0
0
1
0
0
0
9
6
1
0
4
14
4
1
77
37
26
1
Живопись-5 1 кл
ПОНАМАРЧУК В.Л.
2
19
4
0
Живопись-5 1 кл
ПЕТРУК Н.М.
6
20
0
1
Живопись-5 2 кл
ТРИГУБ Т.В.
5
17
0
0
Живопись-5 2 кл
ЧЕРДАНЦЕВА М.А.
4
8
3
1
Живопись-5 2 кл
ТОКМАГАШЕВА И.В.
10
9
0
1
Живопись-5 3 кл
ЛЕВАДНЯЯ В.А.
5
22
0
0
Живопись-5 3 кл
КОБА В.Ю.
4
24
0
0
Живопись-5 3 кл
ТРИГУБ Т.В.
2
6
0
0
Живопись-5 4 кл
ГОЛОХВАСТОВА Т.Г.
8
7
2
0
0
0
0
0
отлично
хорошо
неудовлетв.
неуспев
0
0
0
0

16.

17. Цели и эффекты

Сокращение временных затрат на заполнение
отчетной документации.
Создание электронной базы данных по статистике
успеваемости обучающихся.
Повышение эффективности и результативности
внутренненого документооборота.
Рациональное использование рабочего времени

18.

Спасибо за внимание!