Документы. Понятие официального документа

1. Документы

Владимир Лушников

2. Содержание

Понятие официального документа.
Из чего состоит делопроизводство?
Настройки делопроизводства.
Нумераторы документов.
Входящая и исходящая корреспонденция.
Учет обращений граждан.
Договорные документы.
Заявки на оплату.
Служебные записки.
Виды документов.
Карточка документа.
Шаблоны документов.
Дополнительные реквизиты и сведения документов.
Отчеты по документам.

3. Создание демо-базы

4. Понятие официального документа

5. Документ с точки зрения ГОСТ Р 7.0.8-2013

• Согласно ГОСТ 7.0.8-2013
«Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения»:
• «документ – зафиксированная
на носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать»;
• «официальный документ –
документ, созданный
организацией, должностным
лицом или гражданином,
оформленный в установленном
порядке».

6. Документ с точки зрения MoReq2

• Document – это записанная информация или
объект, которые могут быть обработаны как
отдельная единица. Переводится как «документ»,
«неофициальный документ», «информационный
документ».
• Record – информация, составленная, полученная и
сохраняемая организацией или лицом, как
свидетельство в соответствии с требованиями
закона или бизнеса. Дословный перевод «запись»
не используется в российской
делопроизводственной практике. Переводится как
«официальный документ». Основное свойство
официального документа – его неизменность.
Официальный документ проходит процедуру
классификации, регистрации и защиты от внесения
изменений.

7. Сравнение понятий Документа

Document
(информационный
документ)
Record
(официальный документ)
Можно модифицировать Защищены от изменения
Authoritative Record
(правовой официальный
документ)
Есть доказательство того, что
документ является целостным,
не содержащим исправлений
Возможно
существование
нескольких версий
Допускает
существование
Финальная
документов в одной версии –
подлинной
финальной
Возможно
владельцами
Запрещено удаление, кроме После
утверждения
некоторых
строго невозможно удалить правовой
контролируемых ситуаций
официальный документ
удаление
версия
является
Основное
назначение
–
Используется в первую Основное
назначение
–
доказательство
того,
что
очередь для поддержки надежное
хранение
хранимые
официальные
повседневной работы с документов, значимых для
документы являются именно
документами
бизнеса
подлинными документами

8. Структура хранения Документов в 1С:Документооборот 8

Информация
Хранилище
файлов
Документы
Проекты
Documents
(информационные документы)
Зарегистрированные
Records
(официальные документы)
Файлы и проекты можно модифицировать.
Зарегистрированные документы защищены от изменения.
Проекты после регистрации становятся официальными документами.

9. Делопроизводство и документооборот

10. Из чего состоит делопроизводство?

• В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013
• Делопроизводство - деятельность,
обеспечивающая документирование,
документооборот, оперативное хранение и
использование документов.
• ДОУ – деятельность, целенаправленно
обеспечивающая функции управления
документами.
• Часть делопроизводства, непосредственно
связанная с созданием документов, называется
документированием. Вопросы движения и учета
документов охватываются понятием
документооборота.
• Деятельность по организации хранения
документов называется архивным делом.

11. Документооборот

• В ГОСТ Р 7.0.8-2013 термин
«документооборот» определяется как
«движение документов в организации с
момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправления».
• Электронный документооборот документооборот с использованием
автоматизированной информационной
системы (системы электронного
документооборота).
• В документообороте различают потоки
входящих (поступающих), исходящих
(отправляемых) и внутренних документов.

12. Прием и первичная обработка входящих документов

• В соответствии с ГОСТ Р
51141-98 «входящий
документ; поступивший
документ: Документ,
поступивший в
учреждение».
Экспедиция
Получение
Делопроизводитель
Документ
Регистрация
Руководитель
Зарегистрированный
документ
Рассмотрение
Резолюция
Исполнитель
Исполнение
Исполненный
документ
Делопроизводитель
В дело

13. Прием и обработка исходящих документов

• В соответствии с ГОСТ Р
51141-98 «исходящий
документ;
отправляемый
документ: Официальный
документ, отправляемый
из учреждения»
Исполнитель
Подготовка
Согласующие
Проект
Согласование
Руководитель
Согласованый
документ
Утверждение
Утвержденный
документ
Делопроизводитель
Регистрация,
в дело
Зарегистрированный
документ
Экспедиция
Отправка

14. Обработка внутренних документов

• В соответствии с ГОСТ Р
51141-98 «внутренний
документ: Официальный
документ, не выходящий
за пределы подготовившей
его организации».
Исполнитель
Подготовка
Согласующие
Проект
Согласование
Руководитель
Согласованый
документ
Утверждение
Утвержденный
документ
Делопроизводитель
Регистрация
Исполнитель
Зарегистрированный
документ
Исполнение
Делопроизводитель
Исполненный
документ
В дело

15. Классификация документов

Документы можно разделить на:
• входящие и исходящие,
• организационно-правовые,
• распорядительные,
• информационно-справочные,
• договорные,
• проектные / строительные / производственные,
• финансово-бухгалтерские документы,
• документация по трудовым отношениям,
• личные документы.

16. Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы являются правовой основой
деятельности организации и содержат положения, основанные на
нормах административного права и обязательные для исполнения.
Можно привести следующие примеры организационно-правовых
документов:
• Устав,
• Положение об организации,
• Положение о структурном подразделении,
• Штатное расписание,
• Правила внутреннего трудового распорядка,
• Должностная инструкция и проч.

17. Распорядительные документы

Распорядительные документы – это документы, в которых
фиксируются решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Обычно эти документы
действуют сверху-вниз. Примеры распорядительных документов:
• Приказ,
• Распоряжение,
• Указание,
• Решение,
• Постановление.

18. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать
определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать
тот или иной способ управленческого воздействия. Обычно эти документы действуют
снизу-вверх или по-горизонтали. Примеры информационно-справочных документов:
• Служебная записка,
• Докладная записка,
• Объяснительная записка,
• Предложение,
• Заявление,
• Протокол,
• Акт,
• Справка,
• Заключение и прочие.

19. Договорные документы

Договоры – соглашения между двумя или более лицами
(физическими или юридическими) в соответствии со статьей 420
ГК РФ. Примеры договорных документов:
• Договор строительства,
• Договор аренды,
• Договор субподряда,
• Договор поставки,
• Договор оказания услуг,
• Лицензионный договор,
• Дополнительное соглашение и прочие.

20. Финансово-бухгалтерские документы

Финансово-бухгалтерские документы – документы, необходимые
для ведения бухгалтерского учета и составления налоговой,
бухгалтерской и статистической отчетностей. Примеры
финансово-бухгалтерских документов:
• главная книга,
• годовые отчеты,
• бухгалтерские балансы,
• акты ревизий, инвентаризаций,
• первичные бухгалтерские документы,
• кассовые книги и прочие.

21. Документация по трудовым отношениям

Документация по трудовым отношениям связана с отношениями
между работодателем и работниками. Примеры документов по
трудовым отношениям:
• приказы по личному составу,
• трудовые контракты,
• личные дела,
• личные карточки формы Т-2,
• лицевые счета по заработной плате,
• трудовые книжки,
• графики отпусков и прочие.

22. Личные документы

Личные документы относятся к физическим лицам.
Например:
• резюме;
• автобиографии;
• расписки;
• личные доверенности и прочие.

23. Виды документов

24. Что зависит от вида?

• Организация определяет перечень и классификацию документов в
зависимости от специфики своей деятельности. От того, насколько
корректно будут определены виды документов, зависит успешность
внедрения сэд 1с документооборот.
• Приведем факторы, которые влияют на разделение или укрупнение
по виду документа.
– В зависимости от вида документа маршрут движения документа может
отличаться.
– К виду документа привязывается шаблон автозаполняемого файла.
– По виду документа можно задать настройки (флаги), которые будут
влиять на функционал карточки документа.
– К виду документа можно задать набор дополнительных реквизитов и
сведений.
– И к виду документа привязывается нумератор.
• Как видим, если приведенные выше характеристики отличаются, то
целесообразно разделять виды документов на более мелкие. А если
отличий нет, то объективных причин, чтобы дробить виды внутренних
документов нет.

25. Определение видов документов

• Источники:
– Структура папок на общем сетевом ресурсе
– Номенклатура дел
– Инструкция по делопроизводству
– Опросник по подразделениям
– Протоколы интервью с Заказчиком

26. Структура папок на общем сетевом ресурсе

\ODO\авто\гостиницы
\ODO\авто\ком. удост
\ODO\авто\командировки_регистрация
\ODO\авто\приказ команд
\ODO\авто\разъездной
\ODO\авто\служебное задание
\ODO\представ. Расходы
\ODO\представ. расходы\акт на списание
\ODO\представ. расходы\программа встречи
\ODO\разное
\ODO\разное\от Юли
26

27. Опросник по подразделениям

Вид
документа
КС-2
Официаль Комментар Подразделен
ный
ий к
ие откуда
документ
документу поступает
(ОФД) или
информаци
онный
документ
(ИНФД)?
ОФД
Подразделе
ние куда
передается
Нормат
срок
исполн.,
дни
Бухгалтерия
КС-3
ОФД
Бухгалтерия
Устав
проекта
ОФД
Тех.директор 5
Договора
ОФД
Юридически 5
й отдел
Счета на
оплату
ОФД
1
ИНФД
Объемные
ведомости
27
ПДО
Исполнит Период Форма
ели
ичност
ь
Програм
ма ЭВМ
Фигина
ежемес Таблица
Сизов
ячно
Скан
Щинова
копия
Фигина
ежемес Таблица
Сизов
ячно
Скан
Щинова
копия
Захаров
По
документ
Николайчу мере
к
необход
имости
Обмайкин По
Документ
а
мере
скан.копи
необход я
имости
Захаров,
По
скан.копи
Николайчу мере
я
к
необход
имости
Фигина,
ежемес скан
Сизов,
ячно
Щинова
MS Excel
Word
MS Excel
Word
Word
Word
Adobe
Adobe

28. Сравнение видов документов по подразделениям

• Сметно-договорной
отдел
подразделение
• Бухгалтерия
• Объемные ведомости
подразделение
Входящие
документы
Исходящие
документы
• КС-2
• КС-3
• Договора
• Счета на оплату
Входящие
документы
• КС-2
• КС-3
• Договора
• Счета на оплату
• Договора
Исходящие
документы

29. Виды документов

• Из номенклатуры дел,
списка папок на
сетевом диске и
анализа опросников по
подразделениям нужно
составить список всех
документов, которые
используются в
организации.
• Список должен быть
максимально полным.

30. Документы Режимы просмотра Область быстрого просмотра Реестры документов Папки документов Сохранение рекомендованных настроек

Мои документы

31. Карточка документа

32. Карточка документа

• Обзор
• Реквизиты
• Печать карточки документа
• Проверка орфографии
• Реквизит Создан за закладке
Дополнительно
• Сохранение рекомендованных
настроек

33. Входящая корреспонденция

34. Входящая корреспонденция

• Настройки по виду
– Является входящей корреспонденцией
– Вести учет по контрагентам
– Вести учет по организациям
– Использовать срок исполнения
• Карточка входящего документа
• Переадресация во входящих документах
• Учет обращений граждан

35. Исходящая корреспонденция

36. Исходящая корреспонденция

• Настройки по виду
– Является исходящей корреспонденцией
– Вести учет по контрагентам
– Вести учет по организациям
– Учитывать входящий номер и дату получателя
• Карточка исходящего документа
• Списки рассылок по контрагентам
• Шаблон документа
• Создание на основании
• Печать конвертов

37. Нумерация документов

38. Нумерация документов

• Нумератор привязывается к одному или нескольким видам
документов.
• Если в формате номера разделитель помещен внутри
квадратных скобок, то он будет добавлен к номеру только,
если будет добавлено служебное поле. Например,
[Номер][\ИндексПроекта].
• Индексы нумерации доступны в разделе НСИ.
• Нумератор можно привязать к виду документа, организации,
подразделению, контрагенту, проекту и вопросу
деятельности.
• При регистрации если найдено несколько подходящих
настроек, то применяется та, которая подходит по
наибольшему числу измерений.
• Независимая нумерация по организации, виду документа,
связанному документу, подразделению, проекту, вопросу
деятельности.
• Временные и пропущенные номера.

39. Договорные документы

40. Договорные документы

• Настройки по виду
– Является договором
– Вести учет сторон
– Вести учет по организациям
– Учитывать недействующие документы
– Учитывать срок действия
– Учитывать сумму документа
– Вести учет товаров и услуг
– Запретить создание документа не по шаблону
• Карточка договора
• Шаблон документа

41. Заявки на оплату

42. Заявки на оплату

• Настройки по виду
– Является заявкой на оплату
– Вести учет сторон
– Использовать срок исполнения
– Вести учет по организациям
– Учитывать сумму документа
– Вести учет по статьям ДДС
– Запретить создание документа не по шаблону
• Карточка документа

43. Служебные записки

44. Служебные записки

• Настройки по виду
– Вести учет по адресатам
– Вести учет по тематикам
• Карточка документа
• Резолюции по документу

45. Комплекты документов

46. Настройки по бумажным документам

47. Вид документа

• Настройки по виду
– Вести учет по номенклатуре дел
– Место хранения
– Ответственный за хранение
– Форма документа
– Контролировать наличие оригинала
– Обязателен файл скан-копии оригинала

48. Настройки по проектным документам

49. Вид документа

• Настройки по виду
– Контролировать уникальность документа в рамках проекта
– Обязательно указание проекта

50. Другие настройки по документам

51. Вид документа

• Настройки по виду
– Включить в реестры
– Использовать важность
– Необходима печать штрихкода при создании
– Обязательно указание ответственного

52. Дополнительные реквизиты и сведения

53. Дополнительные реквизиты и сведения

Наборы дополнительных реквизитов и сведений объектов
делятся на две категории:
• Дополнительные реквизиты – хранятся в самом объекте (в
специальной табличной части). Дополнительные реквизиты
реализуют свойства, которые являются неотъемлемой
частью объекта. Доступны для редактирования
пользователям с правами на сам объект.
• Дополнительные сведения – предназначены для хранения
сведений об объекте, которые не являются его
неотъемлемой частью. Дополнительные сведения, как
правило, доступны для просмотра и/или редактирования
пользователям, которые не имеют доступа к самому
объекту. Дополнительные сведения редактируются в
отдельной карточке, которую можно открыть из карточки
объекта.

54. Другие полезные сведения про доп. свойства

Дополнительные сведения в 1С:Документооборот использовать
не всегда удобно, так как для того, чтобы их открыть нужно
нажать отдельную кнопку и по изображению этой кнопки не
видно, что у карточки объекта есть дополнительные сведения.
Для удаления доп. свойства надо пометить на удаление элемент,
тогда в новых карточках это доп. свойство не будет показываться
на форме.
Надо учитывать, что с данными, сохраненными в доп. свойствах,
очень сложно что-то сделать без программирования. Доп.
реквизиты хранятся в табличной части объекта, а доп. сведения в
отдельном регистре сведений.
Важно понимать, что права доступа не распространяются на доп.
сведения, соответственно дополнительные значения сведений
будут найдены полнотекстовым поиском все зависимости от
настройки прав на объект. Следовательно, в них не следует
вносить ничего секретного.

55. Дополнительные реквизиты

• Дополнительные свойства могут быть
общими для нескольких наборов, а
также могут быть общими значения для
разных дополнительных свойств.
• Расположение на форме доп.реквизита.
• Использование дополнительные
реквизитов в отчетах, автозаполнении,
шаблоне заголовка.

56. Наследуемые доп. свойства

• Дополнительные свойства могут быть
наследуемыми. Например, можно установить
дополнительное свойство сразу всем
документам. Для этого надо добавить
дополнительный реквизит или сведение для
предопределенного элемента «Доп. свойства
справочника «Документы предприятия»
(общие)». В этом случае дополнительное
свойство будет наследоваться на все карточки
документов. Аналогичные общие доп. свойства
есть и в других справочниках.

57. Роли файлов

58. Связи между документами

59. Категоризация данных

60. Регистрационный штамп

61. Настройки по документам

62. Настройки по документам

63. Персональные настройки по документам

64. Отчеты по документам