Система електронного документообігу Аскод. АТ “ІнфоПлюс”

1.

СИСТЕМА ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
АТ “ІнфоПлюс”

2.

Функціональна архітектура
Службове
діловодство
Адміністративні
послуги
Електронні копії
документів
Звернення
громадян
Господарські
договори
Сканування та
розпізнавання
Мій кабінет
Відрядження
Електронний
цифровий підпис
Контроль
виконання
Заявки на
закупівлю
Електронна пошта
Управління
нарадами
Взаємодія з
клієнтами
Звіти і довідки
Архівна справа
Електронні
реєстри
Інші модулі та
бізнес-процеси
АСКОД
Корпоративний
АСКОД
WEB,
АСКОД
Scan Client
Сервісні модулі та інструментальні засоби
• Адміністрування та безпека
• Персональні налаштування
• Інформаційна взаємодія
• Моніторинг та аудит
• Інформування та оповіщення
• Віддалене сканування
• Штрих-кодування
• Редактор документів
• Служба друку та звітів
• Конструктор екранних форм
• Конструктор шаблонів
• Конструктор маршрутів
Платформа АСКОД
АСКОД
Адміністрування,
Серверні додатки,
IIS,
СКБД Oracle

3.

Функціональні можливості
виконання уніфікованих технологічних процедур службового
діловодства;
автоматизація процесів надання адміністративних послуг;
автоматизація процесів ведення різноманітних реєстрів;
автоматизація процесів опрацювання звернень громадян та
юридичних осіб;
наскрізний контроль термінів виконання документів, оповіщення
виконавця і контролера про наближення термінів виконання, про
невиконані в строк документи;

4.

Функціональні можливості
автоматизація процесів обліку договорів і контролю їх виконання;
управління заявками на закупівлю та оплату ТМЦ;
автоматизація процесів документообігу, пов'язаних з відрядженнями;
автоматизоване погодження проектів документів;
створення та опис маршрутів проходження документів та схем інших
адміністративних та ділових процесів за допомогою конструктора
маршрутів (маршрутизатора);
автоматизація різноманітних процесів документообігу шляхом
створення нових таблиць, екранних форм, атрибутів, довідників
(засобами Framework);
інформування користувачів системи та інших осіб щодо стану
документів, доручень і завдань, та про інші події, які можуть
контролюватися системою.

5.

АСКОД Сьогодні
Зведена інформація
про поточний стан
справ користувача

6.

Реєстрація документів

7.

Встановлення зв'язків з документами
Встановлення зв'язків з довільними
документами
Визначення тематики зв'язку
Автоматичне визначення повторних
звернень
Графічне відображення зв'язків
Швидкий перехід на пов'язані
документи

8.

Управління нарадами
Формування, узгодження,
затвердження запланованої
наради
Розсилання запрошень на
нараду та відповідних
матеріалів
Порядок денний наради:
Узгодження та затвердження
порядку денного
Резолюція засідання по
кожному пункту порядку
денного

9.

Управління нарадами
Контроль виконання прийнятих рішень
Збір та зберігання деталізованої звітності підрозділів за різними напрямками
діяльності
Створення та координація роботи розподілених робочих груп
Публікація документів та стану їх виконання на WEB-сайті
Інтернет

10.

Адміністративні послуги
Вид послуг
Визначення виду послуг
Визначення переліку документів, що
необхідні для надання послуги
Можливість визначення шаблону
документу для документів (заяви,
договору…) та друку шаблону
Створення РК послуги
З переліку «Вид послуг»
В режимі «Послуги»
Відстеження повноти надання
документів, необхідних для
надання послуги
Хід виконання та контроль надання
послуг
Можливість використання
«Нагадувань» для відправки
повідомлень заявнику про
результат.

11.

Адмінпослуги: перелік (1)
дозвіл на виготовлення технічної документації із землеустрою щодо складання документів, що
посвідчують право власності
прийом заяви про оформлення та видачу державного акта на право власності на земельну
ділянку
дозвіл на розробку проекту землеустрою щодо відведення земельної ділянки у власність
(виділення земельної ділянки)
видача витягів рішень міської ради та її виконавчого комітету, копії заяв з архіву виконавчого
комітету міської ради
прийом заяви про оформлення та видачу державного акта на право власності на земельну
ділянку (після затвердження рішення виконкому про оформлення та видачу державного акта на
право власності на земельну ділянку
прийом заяви про оформлення та видачу земельного акта (після отримання дозволу на
виготовлення тех. документації із землеустрою)
постановка громадян міста на квартирний облік
оформлення та видача ордерів громадянам на житлову площу
видача довідки про перебування на квартирному обліку
оформлення та видача охоронного свідоцтва (броні) на квартиру
оформлення та видача ордерів і договорів найму на кімнати (ліжко-місця) у гуртожитку
укладення договору найму житлового приміщення
укладання договорів оренди нежитлових приміщень комунальної власності територіальної
громади міста

12.

Мій кабінет
Робота з документами користувача
Обробка доручень, завдань, резолюцій (контроль та виконання)
Відстеження змін документів
Обробка різноманітних заявок
Створення нових видів документів
Створення власних та публічних
папок документів

13.

Хід виконання
Визначення та виконання резолюцій, завдань, доручень
Підтримка ієрархічності резолюцій, завдань, доручень, запитів, записів про
виконання
Контроль проходження
паперових документів
Оповіщення щодо
виконання

14.

Проекти та шаблони документів
Колективна робота з проектами документів
Підтримка версійності проектів,
актуальності версій
Створення документів на основі шаблонів
Ведення бази даних шаблонів документів

15.

Погодження документів
Автоматизація процедури погодження проектів
документів, візування договорів

16.

Оповіщення та нагадування
Оповіщення користувачів про різноманітні події у системі
засобами системи та електронної пошти
Налаштування оповіщень
адміністратором та користувачами

17.

Автоматизація бізнес-процесів
(конструктор маршрутів)
Налаштування та керування бізнес-процесами
Автоматичний вибір маршруту й автоматичний рухпередача документа
Коригування маршруту користувачем в реальному
часі
Побудова надлишкових схем маршрутів за
допомогою графічного редактора маршрутів
Опис процесу руху документів за маршрутом за
допомогою будь-якого набору умов відповідно
будь-яким атрибутам документа, умовних
переходів, циклів, паралельної і послідовної
маршрутизації
Можливість організації будь-якого маршруту як
частини іншого, більш високого ієрархічного рівня
Можливість візуального контролю стану бізнеспроцесів.

18.

Єдиний дозвільний центр
(автоматизація процесів надання послуг)
Система управління електронною чергою
Заявник має постійну можливість
відстежувати стан проходження процедур,
свою чергу, появу нових документів,
рішень, висновків, які за його Заявою
генеруються дозвільними органами через:
Інформаційні табло в залі
очікування ЄДЦ
Інформаційні кіоски в
залі очікування ЄДЦ
Інтернет
Оператора ЄДЦ
Заявник
Інтернет
Електронне
Сховище
Документів
Дозвільні
органи

19.

Конструктор модулів
Розробка власних модулів системи
Редагування існуючих та розробка нових форм
Створення нових довідників
Налаштування логіки взаємодії полів форми
Створення та редагування об'єктів бази даних

20.

Моніторинг дій користувачів
Журнал дій користувачів
Історія опрацювання документа
Активність користувачів
Історія змін налаштувань системи
Історія змін довідників

21.

Архів
Автоматизація роботи архівного підрозділу
Реєстрація документів і справ
Оформлення справ, облік виданих справ
Автоматизація щорічної експертизи
цінності архівних документів
Процеси переміщення та знищення
архівних документів
Конверсія архівних документів у
електронний вигляд
Потокове сканування та розпізнавання
Автоматизація введення реквізитів
відсканованих документів з
використанням ABBYY FormReader
Доступ до документів архіву
Пошук архівних документів
Пошук документів та справ за
довільними реквізитами та їх
комбінаціями
Повнотекстовий пошук за змістом
Визначення фізичного місцезнаходження оригінала документа

22.

Електронний цифровий підпис
ЕЦП дозволяє вирішувати більшість питань і проблем, пов’язаних з
обігом інформації і документів:
Повноцінна заміна традиційної печатки та підпису, організація контрольованого та юридично
достовірного електронного документообігу.
Застосування ЕЦП дозволяє удосконалювати й спрощувати процедуру підготовки, доставки,
обліку та зберігання документів, гарантувати достовірність інформації.
Практичні результати впровадження ЕЦП:
Прискорення руху документів;
Скорочення витрат часу на узгодження і візування
документів;
Можливість віддаленого візування документів;
Скорочення витрат (30-40%), пов’язаних з
укладанням договорів, оформленням платіжних
документів, наданням звітності до контролюючих
органів, отриманням довідок від різних державних
установ;
Простота створення контрольованої корпоративної
системи електронного обміну документами;
Забезпечення цілісності документів та їх
автентичності;
Забезпечення конфіденційності електронного
документообігу.

23.

Технічні вимоги
Сервер баз даних
ORACLE 10g,11g
ОС: Windows 2000, XP, 2003 server,
2008 server; UNIX; Linux
–
–
–
процесор Pentium D 3Ghz та вище, Intel
XEON+; AMD AthlonX2 3000+, AMD
Opteron+
не менше 200 Gb на жорсткому диску
не менше 4 Gb оперативної пам’яті
Сервер WEB та додатків
ОС: Windows 2003 server або вище.
–
–
–
процесор: Pentium IV 3Ghz та вище;
AMD Athlon64 3000+
не менше 80 Gb на жорсткому диску
не менше 2 Gb оперативної пам’яті
Клієнт
Win32
ОС: Windows 2000/XP/Vista/7
–
–
процесор не нижче Pentium III
700Mhz; AMD Duron 800Mhz
не менше 512 Mb оперативної
пам’яті
WEB
ОС: довільна, що підтримує один з
нижченаведених браузерів;
браузер:
Mozilla Firefox 3.5+
Google Chrome 6+
Apple Safari 5+
MS Internet Explorer 8+
Канал: не менше 50 КБіт/с

24.

Схема розгортання
Централізований документообіг
E-Mail
Регіональні офіси
Локальні сховища
документів
ORACLE
Головний офіс
ASP.NET
IIS
(WEBServer)
e
IP
e
e
e
e
e
АСКОД Корпоративний
Мобільні користувачі

25.

Приклади впровадження
Адміністрація Президента України
Академія Медичних Наук України
МНС України
Комунальне підприємство «Служба
замовника», м. Бровари
Головні управління МНС України
Міністерство промислової політики України
ТОВ «Луганське енергетичне об’єднання»
Херсонська обласна рада
Ленінська районна у м.Полтава рада
Федерація профспілок України
Вишгородський районний відділ земельних
ресурсів
АТ «Райффайзен Банк Аваль»
ПАТ «Державний експортно-імпортний банк
України»
ФК «Простофінанс»
ПАТ «ПроФінБанк»
ПАТ «Банк Кіпру»
Київська обласна рада
Київська обласна державна адміністрація
Районні державні адміністрації та міські ради
Київської області
Тернопільска обласна державна адміністрація
Державна гідрометеорологічна служба
Державний комітет України у справах
національностей та релігій
Комунальне підприємство теплових мереж
«Бориспільтепломережа»
Університет цивільного захисту України (м.
Харків)
Львівський державний університет безпеки
життєдіяльності
Академія пожежної безпеки імені Героїв
Чорнобиля, (м. Черкаси)
Державний департамент пожежної безпеки
Український центр оцінювання якості освіти
Київський, Дніпропетровський, Львівській,
Івано-Франківській, Сімферопольський
регіональні центри оцінювання якості освіти
та інші

26.

Дякуємо за увагу!
2011