Управление библиотечным фондом

1.

Управление библиотечным фондом.
Управление фондом – регулирование
комплектовании и организации БФ в целях
организации его состава, величины и
использования в соответствии с задачами
библиотеки, потребностями и запросами
пользователей (Библиотечное дело:
Терминологический словарь.-М.,1997)

2.

Объект
УБФ
–
поток
документов,
циркулирующий в процессах создания,
развития и использования фонда.
Субъект УБФ – лицо, призванное управлять
либо людьми, занятыми ФБФ либо
непосредственно самим формированием
фонда.

3.

Выделяются две подсистемы
УБФ
социальное управление как
способ воздействия на
сотрудников библиотеки
(субъект – субъектные
отношения).
Социальное управление
ФБФ (руководство ФБФ) –
воздействие на
организационные,
экономические, моральнопсихологические
отношения между людьми,
формирующими БФ
управление
технологическими
процессами ФБФ (субъектобъектные отношения).

4.

Выделяются
высший уровень (руководители библиотечного дела страны,
региона, ЦБС, библиотеки) – определяется политика
комплектования;
средний (заведующие отделами и секторами комплектования) –
поддерживают БФ в состоянии динамического равновесия, его
организационную устойчивость к возмущающему воздействию
внешней и внутренней среды;
низший уровень – конечный объект руководства и конечный
субъект управления ФБФ (прием документов, обработка,
расстановка и др.).

5.

Связи в системе УБФ:
БФ как объект управления:
•получает информацию от внешней среды – о цели ФБФ, задачах
библиотеки, характере и тенденции развития информационных
потребностей пользователей; о профиле фондов библиотек,
входящих в систему координации;
•получает управляющие воздействия от субъекта управления;
•фонд передает библиотечному персоналу информацию о своем
состоянии;
•на выходе – связь со средой (в виде результатов использования).

6.

Информационное обеспечение УФБФ
Фонд предназначен для
пользователей, поэтому
необходимо иметь
представление об их
составе и информационных
потребностях.
Знание количества
пользователей позволяет
определить необходимый
объем БФ.
Социальнодемографические
характеристики
пользователей (пол,
возраст, профессия,
уровень образования,
специальность, род
занятий и др.) являются
основным
определяющим профиль
БФ фактором.
Анализ социальнодемографического состава
пользователей указывает
на целевое и читательское
назначение необходимых
документов, типы, виды,
языки и другие признаки,
которыми определяются
запросы.
Таким образом,
специалист по
ФБФ должен
располагать
собирательным
портретом
пользователя
данной
библиотеки.

7.

Изучение пользователей и их потребностей осуществляется в
интересах
комплектования,
размещения,
организации
каталогов, обслуживания.
Информационные потребности пользователей выражаются в
их запросах на документы, с которыми они обращаются к
библиотекарю.
Запрос – требование пользователя о выдаче ему
конкретного документа.
По
результату
исполнения
запрос
может
быть
удовлетворенный
и
неудовлетворенный.
Удовлетворенный
запрос
фиксируется
в
величине
документовыдачи, судя по ней о качестве сформированного
фонда. Неудовлетворенный запрос – это отказ, т.е. невыдача
затребованных документов (по любым причинам).

8.

Функции УБФ.
•Прогнозирование.
Предметом прогнозирования является НБФ в целом, а также, на
низовом уровне, профиль фонда конкретной библиотеки, объем
исключения документов из фонда, финансовые затраты, тенденции
обновления средств обработки и хранения БФ, площади фондохранения
и др.
•Прогнозирование
1.дальнесрочное (более 50 лет);
2.долгосрочное (15-20 лет);
3.среднесрочное (10-15 лет);
4.краткосрочное (5-10 лет)
Для предопределения данных на 5-летний срок необходимо изучить динамику развития
фонда за предыдущие 15 лет.

9.

•Планирование
Планы имеют директивный характер и обязательны для исполнения.
Напр., модель фонда имеет силу плана.
Составляются перспективные и текущие планы работы библиотеки,
отдела, сектора, отдельного сотрудника.
Норма – показатель расхода трудовых, материальных, финансовых
или временных ресурсов на планируемый параметр. Используются
Типовые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках (1997
г.).

10.

•Организация – совокупность процессов и операций, ведущих к
превращению набора документов в упорядоченное целое.
В результате организации обеспечивается готовность фонда к
использованию как его важнейший признак. Фонд постоянно приводится в
соответствие с меняющимися к нему требованиями.
•Регулирование – измерение выходных параметров функционирования
БФ, сравнение результатов с эталоном (моделью фонда) и
последующее управляющее воздействие с целью корректировки.
Эту функцию выполняют процессы первичного и вторичного отбора,
перемещение и перестановка БФ, перевод документов на другой
уровень хранения. Эти процессы сопровождаются рекомплектованием,
переучетом фонда, реорганизацией, уточнением модели фонда.

11.

Регулирование состоит
документов БФ:
в
определении
дальнейшей
участи
1.технологически статичные меры – статус-кво – все остается без
изменений;
2.технологически поступательные меры – уточнение модели
фонда, внесение корректив в первичный отбор, уменьшение
экземплярности, сокращение или прекращение комплектования по
неактуальным темам;
3.технологически
возвратно-поступательные
меры
–
износившиеся и другие документы направляют в ремонт, переплет,
реставрацию, затем возвращают на место;
4.технологически возвратные меры – реформирование БФ.
Непрофильные, излишне дублетные и другие документы переводят на
пассивный уровень хранения, в ОРФ, депозитарий. Исключаются
ветхие и устаревшие документы.

12.

•Учет – отражение количественных и качественных результатов труда на
всех производственных участках ФБФ.
•Контроль – сопоставление полученных результатов с намеченными
целями. Примеры: статистика документовыдачи и отказов, контроль за
работой сотрудников, правильностью пользования библиотечными
документами.
•Анализ информации, поступающей от всех структурных звеньев
системы УБФ. Анализ объекта УБФ – изучение задач библиотеки, состава
и интересов ее пользователей, состояния и использования БФ. Анализ
действий субъектов УБФ позволяет выявить слабые места в УБФ.

13.

Ежедневного наблюдения за фондом
недостаточно для управления его
формированием. Нужен целый
комплекс специальных методов
изучения фонда: статистические,
библиографические, социологические
методы, математическое
моделирование, графические методы,
корреляционный и факторный анализы
и т.д