Microsoft Office Excel 2007-2010. Первичная обработка данных – Excel

1. Microsoft Office Excel 2007-2010

Попытка формализации личного опыта

2. Первичная обработка данных – Excel

Основные решаемые задачи:
• Хранение данных;
• Поиск и устранение ошибок;
• Сортировка, группировка;
• Расчеты;
• Визуализация.

3. Не жалейте время на изучение учебников

4. Не жалейте время на изучение учебников

5. Всегда есть «Справка: Excel»!

6. Электронная таблица, рабочий лист, рабочая книга

• Перед существенным изменением данных необходимо всегда делать
их копии в новых файлах или на новых листах!
• Необходимо комментировать эти изменения, делая соответствующие
записи или на отдельном листе или в комментариях!
• Не надо начинать имена листов с цифр, не надо делать эти имена
громоздкими и не надо делать в них пробелов, заменяя их «_»;
• Надо всегда нумеровать строки, например, используя
автозаполнение, для возможности восстановления первоначального
порядка записей.
• Давать понятное наименование столбцам – желательно в одну строку.
• Использовать команду «Вид→Окно→Закрепить область» для
предотвращения прокрутки заголовков таблиц.
• Использовать разумное форматирование и представление числовых и
текстовых форматов для удобства чтения и проверки данных.

7. ВНИМАНИЕ: ФОРМАТ!

Для корректного взаимодействия со
STATISTICA 6.0 желательно сохранять
рабочие книги Excel в формате Excel-2003:
«*.xls».

8. Первые 10 способов очистки данных

• «Слова с ошибками, пробелы в конце строки, ненужные префиксы,
ошибочные случаи и непечатаемые знаки производят плохое
впечатление» и снижают эффективность работы.
• Основы очистки данных
• Проверка орфографии
• Удаление повторяющихся строк
• Поиск и замена текста
• Изменение регистра знаков текста
• Удаление знаков пробелов и непечатаемых знаков из текста
• Исправление чисел и знаков чисел
• Исправление даты и времени
• Объединение и разделение столбцов
• Трансформация и перестройка столбцов и строк
• Сверка данных таблицы путем объединения или сопоставления

9. Первые 10 способов очистки данных

10. Другие пути проверки данных

Использование команд «Главная→Редактирование→Сортировка и
Фильтр». Условия фильтров и для числовых и для текстовых данных
НАСТРАИВАЮТСЯ!
Использование команд «Данные→Работа с данными→Проверка
данных».
Использование команд «Главная→Редактирование→Формулы →
Проверка свойств и значений».
Нахождение и форматирование искомых значений в ячейках и пустых
ячеек. Использование глобальных поиска и замен.
Использование примечаний.
Использование специальных параметров вставки (формулы, форматы,
значения, транспонирование, операции с числами).
Нахождение чисел, записанных как текст, путем манипуляции с
форматом представления числовых данных.
Поиск максимальных и минимальных значений в блоках.

11. Ссылки на ячейки

• Относительные (обычные: А1 или В4).
• Абсолютные ($A$2 – абсолютная ссылка на ячейку; $A1 - координата
столбца абсолютная, строки – относительная; A$1 - координата
столбца относительная, а строки – абсолютная).
• Вместо ссылок на конкретные ячейки возможна ссылка на «Имена».
Имена могут быть у констант, отдельных ячеек и блоков ячеек.

12. Формулы, функции

• Формулы могут состоять не только из арифметических
операторов и адресов ячеек. Часто в вычислениях приходится
использовать формулы, содержащие функции.
• Электронные таблицы имеют несколько сотен встроенных
функций, которые подразделяются на категории:
Математические, Статистические, Финансовые, Дата и
время и др.
• Функции можно редактировать прямо в ячейке или в строке
формул или копировать их части, предварительно написав эти
части в отдельных ячейках.

13.

Строка
формул
Вкладка
«ФОРМУЛЫ»
Кнопка
«функции»
Стандартные
функции
Вкладка
«Мастер
функций»
Ячейка с
формулой

14. Синтаксис функций

• Написание функции начинается с «=» или с «+», но последнее не
всегда;
• При написании функций как в ячейке, так и в строке функций
появляются подсказки;
• Аргументом большинства простых функций являются ссылки на
отдельные ячейки или блоки ячеек, для указания которых кроме
мыши можно использовать «Ctrl», «Shift» и др. клавиши.
• Аргументы многих функций могут быть сложными и содержать другие
функции – т.н. «вложенные» формулы.

15. Математические и статистические функции (1)

16. Математические и статистические функции (2)

17. Логические функции (1)

18. Логические функции (2)

19. Новые f: логические и математические

20. Сводные таблицы – эффективный инструмент подведения промежуточных итогов анализа данных