Информационно-справочная документация. Служебное письмо

1. Информационно -справочная документация

2.

Управленческие документы представлены несколькими
системами документации, основными из которых являются:
организационно-правовая документация;
организационно-распорядительная документация;
информационно-справочная документация;
плановая документация;
отчетная документация;
документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная документация;
документация по информационному обеспечению деятельности
организации и другие системы документации

3. Справочно-информационные документы

содержат информацию о фактическом состоянии
дел для принятия организационно-правовых и
распорядительных документов.
Сообщают сведения, побуждающие принимать
определенные решения, т.е. инициируют
управленческие решения, позволяют выбрать тот
или иной способ управленческого воздействия. Они
не содержат поручений, не обязывают выполнять
поручения.

4. Справочно-информационные документы

Документы этой системы играют служебную
роль по отношению к организационным и
распорядительным документам
Особенностью этих документов является то,
что они идут снизу вверх по системе
управления: от работника к руководителю
подразделения, от руководителя
подразделения к руководителю организации,
от подведомственной организации в
вышестоящую.

5. Справочно-информационные документы

Виды:
Служебное письмо;
Докладная записка;
Служебная записка;
Объяснительная записка;
Предложение;
Представление;
Заявление;
Протокол;
Акт;
Справка;
Заключение;
Отзыв…

6. Служебное письмо

обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в
одну группу в связи со способом
передачи текста (пересылаются почтой,
телеграфом, факсом или другим
способом).
Для писем установлен специальный
бланк — бланк письма.

7.

8.

9. Служебное письмо

Обязательные реквизиты:
Наименование организации - автора документа;
Справочные данные об организации;
Код организации;
ОГРН;
ИНН/КПП;
Дата, номер;
Адресат;
Ссылка на регистрационный индекс и дату;
Заголовок к тексту;
Текст;
Подпись;
Отметка об исполнителе;
Отметка о наличии приложений (сопроводительное письмо);
Печать (гарантийное письмо).

10. Служебное письмо

по функциональному признаку
письма,
требующие письма-ответа
письмо-просьба;
письмо-обращение;
письмо-предложение;
письмо-запрос
письма,
не требующие письма-ответа
письмо-предупреждение;
письмо-напоминание;
письмо-подтверждение;
письмо-приглашение;
письмо-отказ;
письмо-извещение;
сопроводительное письмо;
гарантийное письмо;
информационное письмо;
циркулярное

11. Служебное письмо

Текст служебного письма состоит из двух логически
связанных частей.
В первой части (вступление) формулируется тема
письма, указываются причины, послужившие
основанием для составления письма, факты, события,
ссылки на другие документы.
Во второй части письма (заключении) высказывается
основная цель письма, делаются выводы, излагаются
предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.
Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении,
оговоренным заранее, могут состоять из одной
заключительной части.

12. Служебное письмо

В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа (просим
сообщить; направляем на рассмотрение);
от третьего лица единственного числа
(ВНИИДАД считает возможным; министерство
не возражает);
от первого лица единственного числа (считаю
необходимым, прошу направить). Эта форма
изложения особенно рекомендуется в том случае,
если письмо оформлено на бланке должностного
лица.

13. Служебное письмо

Служебное письмо должно быть посвящено одному
вопросу, так как при работе с документом, содержащим
несколько вопросов, возникают сложности.
Служебное письмо должно быть кратким. Размер
письма не должен превышать одной машинописной
страницы, при необходимости разрешено увеличение
объема служебного письма до пяти машинописных
страниц.
Служебное письмо подписывает руководитель
организации, его заместитель или руководитель того
структурного подразделения, которому предоставлено
право подписи в пределах его компетенции.

14. Служебное письмо

входящие
(поступающие в
учреждение)
исходящие
(отправляемые из
учреждения)
инициативные
ответные

15. Служебное письмо

по характеру информации :
Сопроводительное письмо;
Письмо-просьба;
Письмо-запрос;
Письмо-ответ;
Письмо-сообщение;
Письмо-подтверждение;
Гарантийное письмо;
Письмо-извещение;
Письмо-приглашение;
Письмо-предложение;
Письмо-напоминание;
Письмо-требование;
Письмо-благодарность;
Письмо-поздравление…

16. Сопроводительное письмо

документ, который информирует адресата о направлении ему
прилагаемых к письму документов или материальных
ценностей.
Текст сопроводительного письма начинается словами:
"Представляем Вам…" (в вышестоящую организацию),
"Направляем Вам…" (в подведомственную организацию),
"Высылаем Вам…" (в стороннюю организацию).
Одновременно с этим может содержаться дополнительная
информация, отражающая характер управленческой ситуации,
в которой осуществляется деловое общение: "В соответствии
с предварительной договоренностью высылаем Вам…", "В
соответствии с дополнительным протоколом высылаем
Вам…", "В подтверждение нашей договоренности высылает
Вам…".

17.

18. Письмо-просьба

Цель – получение информации, услуг, товаров, необходимых
организации-автору.
Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и
изложение самой просьбы.
Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности
просьбы, его типового характера, а также в случае если
осуществление действий, составляющих просьбу, является
обязанностью организации, подразделения, должностного лица.
Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас
провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас
сообщить..." и т.д.
Просьба может формулироваться и без глагола "просить",
например: "Надеемся на положительное решение вопроса...",
"Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше
обращение" и т.п.

19.

20. Письмо-запрос

Направляется с целью получения каких-либо официальных
сведений или документов
Текст содержит обоснование необходимости
предоставления сведений или материалов и собственно
изложение запроса. В обосновании могут содержаться
ссылки на законодательные и иные нормативные акты,
организационно-правовые документы, так как
организация не имеет права запрашивать сведения, не
обусловленные ее функциональной деятельностью.
Подписываются руководителем организации или
официально уполномоченным на это должностным
лицом.
Письмо-запрос требует письма-ответа.

21.

22. Письмо-ответ

Служебное письмо, составляемое как ответ на письмопросьбу или письмо-запрос. Ответ может быть
положительным или отрицательным (письмо-отказ).
Должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в
тексте письма-ответа следует использовать те же языковые
обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном
письме.
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя
просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмоотказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи
с…". В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить
адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда
может дать положительный ответ на данную просьбу или
запрос, если автор письма такой информацией располагает.

23.

24. Письмо-сообщение

Автор информирует адресата о каких-либо событиях,
фактах, представляющих взаимный интерес
Письмо-сообщение может быть инициативным или
являться ответом на письмо-просьба или письмо-запрос.
Как правило, письма-сообщения – письма небольшого
объема, нередко состоящее из одного-двух
предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования
или непосредственно с изложения сообщаемой
информации: "сообщаем вам, что…", "доводим до
вашего сведения, что…", "считаем необходимым
поставить вас в известность о…".

25.

26. Письмо-подтверждение

Адресат подтверждает получение сведений, документов
или других материалов, подтверждает ранее
достигнутые договоренности, намерения и т.п.
Если подтверждается предварительная договоренность, в
тексте письма следует коротко изложить ее суть, если
подтверждается получение документов, необходимо
назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой этой
разновидности писем является: "Подтверждаем
(получение документов, предварительную
договоренность, согласие на ...)".
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой,
пожеланием, предложением.

27.

28. Гарантийное письмо

Содержат обязательство или подтверждение
Гарантийные письма адресуются организациям.
Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг,
аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте
гарантийного письма содержатся просьба в адрес
корреспондента и юридически значимая формула: "Оплату
(предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза
является юридически значимым компонентом текста. Если в
письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои
банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами:
руководителем организации и главным бухгалтером.
Гарантийные письма удостоверяются печатью организации.

29.

30. Письмо-извещение

Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах,
выставках, конференциях и т.п.).
Рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий
с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых
мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации могут только
сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но
могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях
участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную
информацию.
Может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету
участника, программу мероприятия и др. информационные материалы.
Как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «адресат»
оформляется обобщенно или не оформляется вообще.
Подписывают письма-извещения руководитель организации или
заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение
мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими
руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими
организациями.

31.

32. Оферта (письмо-предложение)

заявление одного лица (оферента) о желании заключить сделку с
другом лицом (акцептантом), с указанием ее конкретных
условий
В оферте указываются: наименование предлагаемого товара или
услуги, его количество и качество, цена, срок поставки, условия
платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости
от характера товара.
Если акцептант согласен со всеми условиями предложения, он
подтверждает его принятие оференту и сделка заканчивается
выдачей заказа и заключением контракта.
Если акцептант не согласен с каким-либо условием
предложения, он сообщает об этом оференту у и между ними
устанавливается переписка, проходят переговоры, пока не будет
достигнута договоренность.
Предложение, сделанное неопределенному кругу людей,
называется публичной офертой.

33.

34.

35. Письмо-напоминание

Используемое в тех случаях, когда организация-партнер не
выполняет взятые на себя обязательства или принятые
договоренности.
Текст, как правило, состоит из двух частей: ссылки на
официальный документ, в котором зафиксированы обязательства
сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация
обязана предпринять определенные действия, и просьбы
выполнить те или иные действия.
Ключевой фразой является: "Напоминанием Вам…", "Вторично
напоминаем Вам…", "Обращаем Ваше внимание на то, что…",
"Ставим Вас в известность, что…".
Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на
санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация –
автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя
обязательства.

36.

37. Письмо-требование

Цель – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства
в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых
договоренностей.
Обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со
ссылкой на конкретные документы, излагается существо
сложившейся ситуации, формулируются требования о
необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес
корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: "Требуем
выполнить взятые на себя обязательства…", "Срочно требуем
выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…", "Требуем
незамедлительно выполнить… и т.д.". Угрозы в адрес
корреспондента могут формулироваться следующим образом: "В
противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...", "В
противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...",
"В противном случае мы не несем ответственности за
последствия..." и т.п.

38. Письмо-благодарность

служебное письмо, направляемое организации,
должностному лицу или гражданину с выражением
благодарности за совершенные действия
составляется в более свободной форме, чем другие
разновидности писем. Ключевыми фразами письма
могут быть следующие выражения: "Благодарим за
оказанную помощь в ...", "Выражаем Вам свою
благодарность за ...", "Позвольте Вас поблагодарить
за…", "Позвольте выразить Вам искреннюю
благодарность за…" и т.п.
Письмо-благодарность оформляется на бланке письма.

39.

40. Письмо-поздравление

Служебное письмо, составляемое в торжественных случаях,
связанных со значительными событиями в положении
должностного лица, организации, учреждения, предприятия.
Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной
форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два
предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем
случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы
жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление,
наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к
организации или ее структурному подразделению, в нем
излагаются наиболее важные и значимые достижения
организации или подразделения.
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках,
но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы,
украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую
плотность и т.д.