Организация и систематизация документооборота на предприятии

1. Организация и систематизация документооборота на предприятии выполнил студент гр.1241 «з» Давлетова М.Б.

2. Понятие документооборот

Документооборот — движение
документов в организации с момента
их создания или получения до
завершения исполнения или
отправки.

3.

Термин «документооборот» появился в
литературе в 1920-е годы. В работах таких
крупных специалистов в области
управленческого труда и делопроизводства, как
З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский,
П.М. Керженцев, сформулированы основные
положения его организации, которая и в то
время связывалась с рациональным
построением структуры государственного
аппарата, с четким распределением функций
между различными службами и исполнителями.

4. Организация документооборота на предприятии

Организация документооборота — это
правила, в соответствии с которыми
происходит движение документов в
учреждении. Организация
документооборота предусматривает
рациональное движение документов,
включающее как операции с документами,
так и все их перемещения.

5. Документы, поступающие в организацию, проходят:

первичную обработку;
предварительное рассмотрение;
регистрацию;
рассмотрение руководством;
передачу на исполнение.

6. Виды документооборота

Выделяют три основных типа
документов, составляющих
централизованный
документооборот: входящие,
исходящие, внутренние

7.

Входящий документ – это документ,
поступивший в учреждение. Большинство
входящих документов должны порождать
соответствующие исходящие, в установленные
сроки. Сроки могут быть установлены
нормативными актами, предписывающими то
или иное время ответа на соответствующий
входящий документ или могут быть указанные
непосредственно во входящем документе.
Письма граждан, служебная корреспонденция,
директивные документы вышестоящих
организаций.

8.

Исходящий документ - официальный документ,
отправляемый из учреждения. Большинство
исходящих документов являются ответом
организации на входящие документы. Некоторая
часть исходящих документов готовится на основе
внутренних документов организации. Небольшое
число исходящих документов может требовать
поступления входящих документов (например,
запросы в другие организации).
Инициативные письма, ответы.

9.

Внутренний документ - официальный документ, не
выходящий за пределы подготовившей его
организации. Данные документы используются для
организации работы учреждения (организации), так
как они обеспечивают целенаправленное решение
управленческих задач в пределах одной организации.
К внутренним документам относятся
организационно-правовые, организационнораспорядительные документы.
Отчетные, информационно-справочные,
Распорядительные документы.

10.

Сроки исполнения документа –срок,
установленный нормативно-правовым
актом, организационно-распорядительным
документом с пометкой «срочно»,
«незамедлительно» - 3 дня
с пометкой «оперативно» - 10 дней
если срок исполнения не указан – 30 дней

11.

По направлению движения:
горизонтальные - связывают
структурные подразделения одного
уровня управления
вертикальные - (восходящие и
нисходящие); связывают структурные
подразделения различных уровней

12. Систематизация документооборота

Систематизировать — значит распределить
элементы объекта
(документной информации) по признакам
родства, сходства, т. е. классифицировать и
типизировать их. На практике
простейшей классификацией документов
является группировка их в определенные
предметные комплексы, так называемые
«дела».

13.

Текущее хранение документов
Текущее хранение дел подразумевает хранение
деловых бумаг, решения по которым еще не
были приняты или находятся на стадии
выполнения.
текущее хранение документов означает их
хранение в подлинниках, где указан перечень
наименований дел, заводимых в организации и
указанием сроков их хранения, оформленных в
установленном порядке.

14.

Срок хранения документов могут быть:
временным (до 10 лет);
временным (свыше 10 лет);
постоянным.
Завершенные дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения в течение двух лет
остаются в структурных подразделениях для
справочной работы. Затем они сдаются в архив
организации.

15. 1.  https://www.sekretariat.ru/article/210573-qqq-16-m7-tekushchee-hranenie-dokumentov 3.

1. https://www.sekretariat.ru/article/210573-qqq-16-m7-tekushchee-hraneniedokumentov
3. https://biznes-prost.ru/dokumentooborot.html
2.https://yandex.ru/images/search?text=%D1%82%D0%B5%D0%BA%D1%83%D1
%89%D0%B8%D0%B9%20%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%
B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%
D1%82%20%D1%8D%D1%82%D0%BE&stype=image&lr=236&noreask=1&paren
t-reqid=1507911608781987-563131676051961749242334-vla1-3495&source=wiz

16. Спасибо за внимание!