Похожие презентации:
Документационное обеспечение управленческой деятельности
1. Документационное обеспечение управленческой деятельности
2. Основные требования к информации:
достаточность
оперативность
надежность
своевременность
и достоверность
3. Документ
• документ: Зафиксированная на носителеинформация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать.
• электронный документ: Документ,
информация которого представлена в
электронной форме.
• письменный документ: Документ,
информация которого зафиксирована
знаками письменности.
4. Функции документа
• Главная функция документа –хранение и передача
(распространение) информации во
времени и пространстве.
• Общие функции документа
• Специальные функции документа
5. Виды документов по способу фиксации информации
текстовой документ
изобразительный документ
фотодокумент
аудиовизуальный документ
видеодокумент
кинодокумент
фонодокумент
графический документ
6. "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
"ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации.Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
(утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
Термины и определения:
оформление документа
служебный документ
официальный документ
документ подлинный
копия документа
юридическая сила документа
7.
• Делопроизводство -деятельность,обеспечивающая:
• документирование - запись информации на
носителе по установленным правилам,
• документооборот - движение документов в
организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или
отправки),
• оперативное хранение - хранение
документов в структурном подразделении до
их передачи в архив организации или
уничтожения),
• использование документов.
8. Экскурс в историю: Приказное делопроизводство
• В конце XV в.появляются первые
приказы и
приказные избы.
9. Приказное делопроизводство
• Соборное уложение1649 г., содержавшее
основные законы
России XVII в., имело
общую длину столбца
309 м.
• Подпись на документах
растягивали во всю
ширину.
10. Приказное делопроизводство
• В период приказногоделопроизводства царь
издавал указы,
жалованные грамоты,
акты.
• Боярская дума
издавала приговоры.
• Была распространена
форма: «Царь указал и
бояре приговорили».
11. Развитие делопроизводства при Петре I
• С 1704 года важнейшиегосударственные функции
выполняет кабинет и личная
канцелярия царя.
• В кабинет поступали
рапорты от дипломатических
представителей. Особую
группу дел кабинета
представляли челобитные.
• После смерти Петра I
кабинет был упразднен.
12. Развитие делопроизводства при Петре I
• «Генеральный регламент»,принятый в 1720 году,
установил очередность
рассмотрения дел, функции
чиновников, в том числе
секретарей.
• Генеральный регламент
ввёл систему
делопроизводства,
получившую название
"коллежской" по названию
учреждений нового типа —
коллегий.
13. Развитие делопроизводства в эпоху Екатерины II
• С 1763 года происходитвозрождение кабинета
его императорского
величества.
• Введена должность
статс-секретарей,
основная обязанность
которых заключалась в
«приеме прошений на
высочайшее имя».
14. Исполнительное делопроизводство
• В 1802 г. был издан указ о замене петровскихколлегий министерствами.
• В 1812 г. было учреждено восемь
министерств.
• Порядок прохождения документов по
инстанциям был строго регламентирован
законом.
• Дела делились на три категории:
неотложные, «не терпящие времени», и
обычные.
15. Делопроизводство в XIX веке
В 1868 году в Харькове были созданы специальныекурсы подготовки секретарей.
Появляется техника, упрощающая работу:
множительные аппараты, пишущие машинки,
стенография.
Выходили специальные журналы 1884 год — «Вестник
контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и
другие.
16. Письмовники
• Цвет бумаги мог бытьсиним, оранжевым,
палевым и пр.
• Самым подходящим
считали «молочный»
цвет.
• Письма отправляли в
конвертах, а конверты
запечатывали
облатками или
сургучом.
17. Октябрьский переворот 1917 года
• СекретарямиВ.И.Ленина были
образованные дамы
из «высшего
общества»:
Е.Д.Стасова,
Л.А.Фотиева,
выпускницы СанктПетербургских
высших женских
курсов.
18. Делопроизводство в советские годы
• В 1932 году секретари были поделены на двенеравноценные по престижу и окладам
группы. Одни назывались референтами и
помощниками, а другие – секретаримашинистки.
19.
• Документационное обеспечениеуправления, ДОУ: деятельность,
целенаправленно обеспечивающая
реализацию единой политики и
стандартов по отношению к
документальному фонду организации.
• документальный фонд: Совокупность
документов, образующихся в
деятельности организации.
20. Формы организации делопроизводства:
• централизованная• децентрализованная
• смешанная
21. Элементы ДОУ
1. Документирование.2. Документооборот. Его этапы:
• первичная обработка
• предварительное рассмотрение;
• регистрация;
• рассмотрение руководством;
• передача на исполнение.
3. Организация хранения документов архивное дело.
22. Классификация документов
• По видам: организационнораспорядительные, справочноинформационные, по личному составу• По форме: индивидуальные, типовые,
трафаретные
• По срокам хранения: постоянно, свыше 10
лет, до 10 лет
• По происхождению: официальные, личные
• По гласности: секретные (ДСП, сов.
секретно, конфиденциально), несекретные
• По срочности: срочные, несрочные
23. Системы управленческих документов
организационно-правовая документация;
плановая документация;
распорядительная документация;
справочная и справочно-аналитическая
документация;
отчетная документация;
документация по личному составу или по
кадрам;
финансовая документация;
документация по информационному
обеспечению деятельности и др.
24. Нормативно-методическая база ДОУ включает:
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации идокументации;
2. Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации,
федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб,
агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения
управления на федеральном уровне;
3. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов
Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих
вопросы ДОУ;
4. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические
документы по ДОУ различных организаций;
5. Государственные стандарты на документацию;
6. Унифицированные системы документации;
7. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной
информации;
8. Нормативные документы по организации и охране управленческого труда
служащих службы ДОУ;
9. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
25. Нормативная база ДОУ:
• "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 13.07.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу
с 01.10.2015)
• Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "О
техническом регулировании»
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 31.12.2014)
"Об информации, информационных технологиях и о защите
информации"(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015)
• Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014)"О
персональных данных" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015)
• Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 08.03.2015) "О
государственной тайне"
• Федеральном законе от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014)
«О бухгалтерском учете»
• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 04.10.2014)
"Об архивном деле в Российской Федерации"
26. Классификация унифицированных форм документов
государственные (общероссийские);
отраслевые (ведомственные);
субъектов Российской Федерации;
формы документов объединений,
предприятий, организаций.
27. Службы ДОУ
управление делами;
общий отдел;
отдел ДОУ;
канцелярия;
секретариат;
секретарь и т.д.
28.
Основными правилами организациидокументооборота являются:
– оперативное прохождение документа с
наименьшими затратами времени;
– максимальное сокращение инстанций
прохождения документа (каждое перемещение
документа должно быть оправданным,
необходимо исключить или ограничить
возвратные перемещения документов);
– порядок прохождения и процесс обработки
основных видов документов должны быть
единообразными.
29.
Основные характеристики потоков:объем потока, который определяется
количеством документов, проходящих через
канцелярию (секретаря-референта) за год,
полугодие или квартал;
структура потока, определяемая
разновидностью документов, авторством и
другими классификационными признаками;
режим потока, который определяется
периодичностью движения документов через
канцелярию (секретаря-референта).
30.
Три основные формыорганизации
работы с документами:
• централизованная
• децентрализованная
• смешанная
31. Производственный цикл документооборота
32.
Документооборот образуюттри потока документов:
• входящих (поступающих из других
организаций)
• исходящих (отправляемых в другие
организации)
• внутренних (созданных и действующих
в пределах организации)
33.
Не подлежат регистрации службой ДОУ:письма, присланные в копии для сведения;
рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
первичные документы бухгалтерского учета;
учебные планы, программы, копии;
месячные, квартальные и др. отчеты;
формы статистической отчетности;
сообщения о совещаниях и заседаниях;
поздравительные письма и пригласительные билеты,
телеграммы;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
телеграммы и письма о разрешения командировок;
научные отчеты по темам;
прейскуранты;
нормы расхода материалов;
документы, оформленные ненадлежащим образом.
34.
Норма времени = Мon (1+ К/100),• где, Мon - норматив времени на
выполнение данной работы,
установленный по сборнику
нормативов;
• К - сумма времени на подготовительно
заключительную работу, отдых и
личные надобности в процентах от
оперативного времени (8%).
35.
Норматив численности – определяет количество сотрудниковтребующихся для выполнения документов организации и
закрепляется за данным подразделением при существующих
организационно технических условий.
Ч = Нвр.*О*К/М-(М*А)
• где, Ч - норматив численности (необходимое количество
сотрудников);
• Нвр. - средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64
часа;
• О - количество документооборота (корреспонденция 1 год);
• К - коэффициент измерения трудоёмкости работ;
• М - годовой номинальный фонд рабочего времени;
• А - коэффициент неявок на работу = 0,3.
36.
Объем документооборотарассчитывается по формуле:
Уд = вх. + исх. + вн.
где, Уд – объем документооборота;
вх. – входящая документация;
исх.- исходящая документация;
вн. – внутренняя документация.
37.
Задачи системы документооборота:Поддержка качественного накопления.
Обеспечение эффективного управления.
Прозрачность деятельности организации.
Контроль деятельности предприятия.
Кадровая гибкость.
Возможность хранения информации обо всем
производственном процессе.
Формализации деятельности работников.
Управление и доступ к информации.
Оптимизация процессов.
Исключение обычных бумажных документов из
внутреннего оборота.
Автоматизация механизма их выполнения и контроля.