Офисные технологии

1.

Санкт-Петербургский государственный университет
телекоммуникаций им. проф. М. А. Бонч-Бруевича»
Кафедра Безопасности информационных систем
ИНФОРМАЦИОННЫЕ
ТЕХНОЛОГИИ
Технологии обработки текстовой
информации
Лекция 3
Офисные технологии
Кривцов Александр Николаевич
[email protected]

2. Лекция 3. Офисные технологии

1. Информационная технология
автоматизации офиса. Основные
компоненты
2. Технологии обработки текстовой
информации.
3. Технологии обработки табличной
информации.
2

3. Офисные технологии

Информационная (офисная)
технология автоматизированного
предприятия -
организация и поддержка
коммуникационных процессов как
внутри организации, так и с внешней
средой на базе компьютерных сетей и
других современных средств передачи
и обработки информации
3

4. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Эволюция офисного программного
обеспечения
70-е годы: текстовые редакторы на ПК;
1979: (Micropro International) – первый
текстовый процессор Wordstar;
1983: (Microsoft) - первый текстовый
редактор (Multi-Tool Word ) DOS-версия,
1984 - версия для Apple Macintosh;
1989 – версия для Microsoft Windows
4

5. Эволюция офисного программного обеспечения

1978(!) – первая электронная
таблица Visicalc (основные принципы):
Программа организует данные в виде таблицы, каждая клеточка (ячейка)
которой предназначена для хранения различных значений. При
этом ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике:
она имеет обозначение и может принимать разные значения. В ячейках
можно хранить не только данные, но и формулы, по которым вычисляются
значения в этих ячейках. Самый простой пример - подведение итоговых
значений, сложение значений по столбцам и строчкам таблицы.
Электронная таблица может применяться не только для расчетов, но и как
инструмент для пользователей, имеющих дело с любой
структурированной информацией.
1985 (Microsoft ): Excel-версии для ПК и
Macintosh.
5

6. Эволюция офисного программного обеспечения

1984: разработана (ун-т Беркли, Калифорния)
программа создания слайдов PowerPoint
1987: Черно-белая версия PowerPoint 1
для Apple Macintosh => Microsoft;
1988: Windows-версия программы РР
1988: Первый пакет Microsoft Office для
компьютеров Macintosh
1992(!): . Первая версия MS Office 3 для
Windows 3.х (Word 2.0, Excel 4.0, РР 3.0,
Mail)
6

7. Эволюция офисного ПО

Идея пакета MS Office - объединение универсальных
офисных инструментов, не привязанных к
конкретному виду делопроизводства
Организация делопроизводства в том или ином офисе связана с автоматизацией конкретных
функций: бухгалтерский учет, материально-технический учет, планирование основной
деятельности, управление кадрами и т.д. Для каждого из перечисленных профилей
создаются свои наборы программ, так называемые автоматизированные рабочие места
(АРМ).
При этом один и тот же сотрудник может исполнять одновременно несколько ролей.
Существует большое количество программ, каждая из которых соответствует одному из
перечисленных автоматизированных рабочих мест и каждая привязана к специфике
конкретного АРМ, что соответственно ограничивает ее область распространения, делает
зависимой от национального делопроизводства, изменений законодательства, специфики
предприятия и т.п.
Особенность интегрированных офисных пакетов - в них нет
отдельных программ для конкретных сотрудников
предприятия (бухгалтера, юриста, сотрудника отдела кадров и т.п.), но
максимально автоматизированы те задачи, которые могут
быть востребованы каждым из этих пользователей.
7

8. Эволюция компьютеризации и делового ПО

8

9.

Впервые представляла иконки в стиле
17. Office
Windows XP. Последняя версия ,
11.
2003
поддерживаемая Windows 2000. Поддержка
2003 (11.0)
прекращена 8.04.2014.
Впервые представлен ленточный интерфейс
Для Office 2007 и дальнейших версий MS
30. Office
Office — продолжительность базовой
01.
2007
поддержки 5 лет после выпуска продукта,
2007 (12.0)
расширенная поддержка - 5 лет после
окончания срока базовой поддержки.
• Версия Microsoft Office для Windows XP /
Vista / Windows 7 / Windows 8.
12. Office
• Последняя версия, поддерживаемая
05.
2010
Windows XP/Vista.
2010 (14.0)
• Базовая поддержка продукта
прекращена 15.07.2015
9

10.

Версия Microsoft Office, поддерживаемая
29. Office Windows 7 / Windows 8 / Windows RT (лента).
01. 2013 Разработка данной версии была завершена 12
2013 (15.0) октября 2012 года. Продажи начались в первом
квартале 2013 года.
Версия Microsoft Office, поддерживаемая
Windows 7 / Windows 8.1 / Windows 10, macOS.
Релиз продукта состоялся 23 сентября 2015
года. В составе пакета
Office
22.
приложения: Word, Excel, PowerPoint,
09. 2016
2015 (16.0) OneNote, Outlook, Skype for
Business, Access и Publisher.
Отдельно от пакета
распространяются Visio и Project.
10

11. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Преимущества автоматизации офиса:
• поддерживает внутреннюю связь персонала;
• дает возможность группового решения
задач;
• повышает производительность труда;
• предоставляет новые средства
коммуникации с внешним окружением.
Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате
их более совершенной коммуникации способно обеспечить
экономический рост фирмы.
11

12. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Внешняя
среда,
другие ИС
БАЗА ДАННЫХ
КОМПЬЮТЕРНЫЕ
ОФИСНЫЕ ИТ
Текстовый процессор
НЕКОМПЬЮТЕРНЫЕ
ОФИСНЫЕ ИТ
Конференции
Аудио
Видео
Факс
Электронная почта
Аудиопочта
Табличный процессор
Электронный календарь
Ксерокс
Компьютерные конференции
Другие средства оргтехники
Телеконференции
Хранение изображений
УПРАВЛЕНЧЕСКОЕ
РЕШЕНИЕ
Видиотекст
Управленческие программы
12

13. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Текстовый процессор. Это вид ППО,
предназначенный для создания и обработки
текстовых документов.
Он позволяет сложную обработку текста
(использовать
различные элементы оформления, осуществлять автоматическую
генерацию номеров страниц, построение оглавления большого документа,
проверку правописания, перемещать предложения и абзацы, изменять
формат, манипулировать элементами текста и режимами, и т.д.
Текстовый процессор - эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение
подготовленных с помощью текстового процессора
писем и докладов дает возможность менеджеру
постоянно оценивать ситуацию на фирме.
13

14. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Электронная почта. Электронная почта,
основываясь на сетевом использовании
компьютеров, дает возможность пользователю
получать, хранить и отправлять сообщения своим
партнерам по сети.
Имеет место только однонаправленная связь.
Для доступа сообщений всем пользователям, его следует
поместить на компьютерную доску объявлений.
Для внедрения на фирме электронной почты есть две возможности.
Первая - купить собственное техническое и программное
обеспечение и создать собственную сеть компьютеров, реализующую
функцию электронной почты. Вторая - купить услуги использования
электронной почты, которая предоставляется специализированными
организациями связи за периодически вносимую плату.
14

15. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений
голосом. Прием-передача через телефон.
Система включает в себя специальное устройство
для преобразования аудиосигналов в цифровой
код и обратно, а также компьютер для хранения
аудиосообщений в цифровой форме. Реализуется в
сети.
Может успешно использоваться для группового
решения проблем.
Главным преимуществом является то, что она проще
письменной - при ее использовании не нужно
вводить данные с клавиатуры.
15

16. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Табличный процессор. Вид ППО позволяющий выполнять
технологические операции над данными,
представленными в табличной форме:
ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
обработка данных (сортировка, автоматическое
формирование итогов, копирование и перенос данных,
различные группы вычислений, агрегирование и т.д.);
вывод информации в печатном виде, в виде
импортируемых файлов в другие системы, непосредственно
в базу данных;
качественное оформление табличных форм представления
данных, оформление данных в виде диаграмм и графиков;
проведение инженерных, финансовых, статистических
расчетов, математическое моделирование и др.
16

17. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Электронный календарь. Предоставляет возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и
манипулирования рабочим расписанием управленцев и других
работников организации.
Техническое и ПО электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты и
часто является составной частью ПО электронной почты.
Система имеет дополнительные возможности управления
коллективным календарем.
Использование электронного календаря оказывается
особенно эффективным для менеджеров высших
уровней управления, рабочие дни которых расписаны
надолго вперед.
17

18. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Компьютерные конференции и
телеконференции.
Компьютерные конференции используют
компьютерные сети для обмена информацией между
участниками группы, решающей определенную проблему. Круг лиц, имеющих доступ к этой технологии,
ограничен. Количество участников компьютерной
конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и
видеоконференций. (пример: заочные дистанционные научные
конференции)
Телеконференция включает в себя три типа
конференций: аудио + видео + компьютерную.
18

19. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Видеотекст. Он основан на использовании
компьютера для получения отображения текстовых и
графических данных на экране монитора.
Три возможности получения информации в форме видеотекста:
создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы,
специально предназначенные для продажи, могут храниться на
серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;
заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.
Пример: во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме
видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
19

20. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Хранение изображений. В любой фирме
необходимо длительное время хранить большое количество
документов. Хранение в форме файлов – уже серьезная
проблема. Поэтому возникла идея хранить не сам
документ, а его образ (изображение), причем хранить в
цифровой форме - перспективная офисная технология,
основанная на использовании специального устройства оптического распознавателя образов, позволяющего
преобразовывать изображение документа или фильма в
цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти
компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение
может быть в любой момент выведено в его реальном виде на
экран или принтер. Для хранения изображений используются
оптические диски, обладающие огромными емкостями.
20

21. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Некомпьютерные технологии.
Аудио-конференции. Используют аудио-связь для
поддержания коммуникаций между территориально
удаленными работниками или подразделениями фирмы.
(телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность
участия в разговоре более чем двум участникам)
Не требует наличия компьютера, а лишь предполагает
использование двухсторонней аудио-связи между ее участниками.
Облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.
Эффективность аудио-конференций повышается при выполнении следующих условий:
предварительное обеспечение возможности участия в ней всех заинтересованных лиц;
определение количества участников конференции;
заблаговременное сообщение программы;
организация записи конференции и ее хранение;
21
отправка распечатка записи конференции всем ее участникам.

22. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Некомпьютерные технологии.
Видеоконференции. Они предназначены для тех
же целей, что и аудио-конференций, но с
применением видеоаппаратуры.
Их проведение также не требует компьютера.
В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние,
могут видеть на телевизионном экране себя и других
участников. Одновременно с телевизионным
изображением передается звуковое сопровождение.
(телекамера+телевизор+микрофон)
22

23. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Некомпьютерные технологии.
Факсимильная связь. Эта связь основана на
использовании факс-аппарата, способного
читать документ на одном конце коммуникационного
канала и воспроизводить его изображение на
другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие
решений за счет быстрой и легкой рассылки
документов участникам группы, решающей
определенную проблему, независимо от их
географического положения.
23

24. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Основные компоненты

Интеграция приложений.
1) Продукты семейства Microsoft Office содержат
однотипные панели инструментов, а также целый набор
инструментов, общих для всех приложений
2) Пользователь, подключенный к Сети, имеет возможность
непосредственно из MS Office обратиться к
дополнительным сервисам
24

25. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Интеграция приложений

3) Фрагмент, созданный в приложении-источнике, можно
поместить в документ приложения-приемника как объект, в
котором вместе со вставляемыми данными хранится
информация о приложении, создавшем этот объект.
25

26. 1. Информационная технология автоматизации офиса. Интеграция приложений

4) Хотя приложения Microsoft Office имеют очень широкий
набор функций, очевидно, что никакой программный
продукт не может удовлетворить все
специфические запросы разных категорий
пользователей.
Поэтому в приложения пакета Microsoft Office встроен
универсальный инструмент для создания
собственных приложений VBA (аббревиатура от Visual
Basic for Applications, что означает "Visual Basic для
приложений").
VBA - это язык программирования, встроенный в
целый ряд программ, в том числе в приложения Microsoft
Office.
26

27. 2. Технологии обработки текстовой информации

Три вида программ для обработки документов
1. Редакторы, предназначенные для
подготовки документов, содержащих
только текст (например, Блокнот). Размер созданного в
таком редакторе документа в байтах равен числу символов (букв) в
документе. Такие текстовые редакторы могут использоваться для
редактирования текстов программ и для подготовки HTMLдокументов.
2.
Редакторы, с помощью которых можно
редактировать и форматировать
(оформлять) текст (например, WordPad). Документы,
подготовленные в таких редакторах, содержат не только символы
текст, но и информацию об их формате, то есть форме представления
(размере, выделении курсивом и подчеркиванием и т.д.)
27

28. 2. Технологии обработки текстовой информации

Три вида программ для обработки документов
3. Редакторы, позволяющие готовить
комплексные документы, то есть такие, которые
содержат не только текст, но и другие объекты –
картинки, диаграммы, звук и т.д. Такие редакторы часто
называют текстовыми процессорами (Word Procession).
функции редактирования, допускающие возможность любого
изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в
рамках одного документа и между различными документами, контекстного
поиска и др.
функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов
документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования
наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков,
графиков и диаграмм
28

29. 2. Технологии обработки текстовой информации

Примеры процессоров
Word Perfect.
один из самых популярных текстовых редакторов
основные характерные черты :
содержит все традиционные действия по
редактированию текста
постоянно поддерживает формат текста
обладает широким набором встроенных символов
имеет возможность автоматически строить содержание,
списки рисунков и литературы, различные указатели,
проставлять колонтитулы и т.д.
строит математические формулы, вставляет в текст
рисунки, графики, таблицы и т.д.
29

30. 2. Технологии обработки текстовой информации

Примеры процессоров
Notepad++ это редактор текстовых файлов с
поддержкой синтаксиса большого количества языков
программирования. Программа располагает широким набором опций и
отличается минимальным потреблением ресурсов процессора.
Среди «продвинутых» опций Notepad++ — опция
подсветки текста и возможность сворачивания блоков,
согласно синтаксису языка программирования.
Пользователь может самостоятельно определить синтаксис
языка программирования. Есть возможность настроить режим
подсветки. Доступно выделение цветом директив и
операторов языка программирования.
30

31. 2. Технологии обработки текстовой информации

Возможности Notepad++:
Авто-завершение набираемого слова.
Поддержка регулярных выражений Поиска/Замены.
Полная поддержка перетягивания фрагментов текста.
Динамическое изменение окон просмотра.
Автоматическое определение состояния файла
Увеличение и уменьшение (масштабирование).
Поддержка большого количества языков.
Заметки о документе.
Выделение скобок при редактировании текста.
Запись макроса и его выполнение.
31

32. 2. Технологии обработки текстовой информации

Примеры процессоров
MS Word — мощный интеллектуальный текстовый
процессор, удобный в использовании инструмент создания
профессионально оформленных документов.
…..
Шрифты двадцати одного языка мира.
Автоматическая коррекция текста по границам.
Автоматический перенос слов. Проверка правописания.
Сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени.
Наличие мастеров текстов и шаблонов.
Поиск, замена, удаление заданного слова или фрагмента текста, замена по
шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по
подстрочным символам.
Наличие закладок в тексте
Автоматическое включение в текст даты, времени создания, обратного адреса
и имени написавшего текст. Включение в текст базы данных или объектов
графики, музыкальных модулей в формате *.wav. Паролирование текста.
Многооконное редактирование
32

33. 2. Технологии обработки текстовой информации

Специальные издательские системы
Для подготовки рекламных буклетов, оформления журналов и
книг
Aldus Page Maker - для подготовки небольших материалов с
иллюстрациями, графиками, диаграммами, различными шрифтами в
тексте, например газет, небольших журналов
Ventura Publisher (Corel Ventura) для подготовки
больших документов, например книг
Основная операция – верстка
Основные функции : использование различных видов шрифтов,
которые отображаются на экране так же, как при печати; размещение
фрагментов в документе, изменения и корректировка рисунков и
диаграмм; растягивание букв в тексте (разрядка), сближение их друг
с другом; подготовка таблиц; выравнивание нижнего края текста
на странице на заданную границу; набор формул и т.д.
33

34. 3. Технология обработки табличной информации

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям,
носят учетно-аналитический характер и требуют табличной
компоновки данных с подведением итогов по различным группам
и разделам данных, например при составлении баланса, справок,
финансовых отчетов и т.п.
Для хранения и обработки информации, представленной в
табличной форме используют электронные таблицы
(SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel,
OpenOffice.org Calc)
Программные средства для проектирования называют
также
табличными процессорами.
Они позволяют автоматизировать обработку табличных данных. С их
помощью можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и
инженерные расчеты, строить разного рода диаграммы, проводить
сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение
различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
34

35. 3. Технология обработки табличной информации

Функции табличных процессоров :
создание, редактирование, оформление и печать ЭТ;
создание многотабличных документов;
построение диаграмм и решение экономических задач
графическими методами;
работу с электронными таблицами как с базами данных;
создание итоговых и сводных таблиц;
использование информации из внешних баз данных;
решение экономических задач типа «что - если»;
решение оптимизационных задач;
статистическую обработку данных;
разработку макрокоманд с использованием VBA
настройку среды под потребности пользователя и т.д.
35

36. 3. Технология обработки табличной информации

Базовые элементы:
заголовок таблицы; заголовки столбцов (шапки
таблицы); информационная часть (исходные и
выходные данные, расположенные в ячейках).
Этапы процесса проектирования ЭТ :
формирование заголовка ЭТ;
ввод названий граф документа;
ввод исходных данных;
ввод расчетных формул;
форматирование ЭТ;
подготовка к печати и печать.
36

37. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.
2.
3.
4.
Дать определение офисной ИТ
Какие преимущества предоставляет автоматизация офиса?
Перечислить основные компоненты офисных технологий
Дать краткую характеристику компьютерным средствам и технологиям
автоматизации офиса.
5. Какие технологии относятся к некомпьютерным средствам
автоматизации офиса? Их назначение.
6. Чем различаются программы обработки текстовых данных? Поясните их
назначение
7. Приведите примеры текстовых процессоров и их основные особенности
8. Охарактеризуйте издательские системы. В чем их принципиальное
отличие от текстовых процессоров?
9. Что означают термины «электронная таблица» и «табличный
процессор»? В чем их различие?
10. Перечислите основные функции табличных процессоров
11. Назовите базовые элементы и этапы проектирования электронных
37
таблиц.