Делопроизводство. История развития системы государственного делопроизводства

1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

2. ПЛАН ЛЕКЦИИ №1

Введение
1. История развития системы
государственного делопроизводства
2. Нормативная база по документационному
обеспечению управления
3. Классификация документов
4. Требования к бланкам документов

3.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО –
это деятельность,
обеспечивающая
документирование,
документооборот,
оперативное хранение и
использование документов

4. Делопроизводство

Общее
организационно
распорядительная
документация
Во всех организациях
и учреждениях, на
всех предприятиях.
Специальное
отражает специфику
отрасли
пример: судебное
делопроизводство,
делопроизводство на
транспорте…

5. 1. История развития системы государственного делопроизводства

1.1. Делопроизводство в древнерусском
государстве
Период: Х век
Должности: хранители княжеской печати,
судейские секретари, писцы и дьяки при
князьях и крупных феодалах.
Виды документов: жалованные и вкладные
грамоты, завещания, купчие грамоты,
закладные кабалы, житийные записи.

6. 1.2. Приказное делопроизводство

Период: XV – XVII века
Органы государственной власти
ЦАРЬ
Боярская
дума
ПРИКАЗЫ
(стрелецкий, поместный, военный
сибирский, печатный, дворцовый…)

7. Должности

Структура приказа
Старые
СУДЬИ
ДЬЯКИ
ПОДЬЯЧИЕ
Средней
руки
Молодшие
(младшие)
Виды документов: царь создавал приказы,
акты, жалованные грамоты. Боярская дума
издавала приговоры. Приказ приказу писал
памяти, из приказа в избы грамоты, а из
приказных изб в вышестоящие инстанции
отписки.

8. 1.3. Коллежское делопроизводство

Период: XVIII век
Органы государственной власти:
Сенат
Синод
Коллегии
Должности: вице-президент, советники,
ассесоры, служители канцелярий. В состав
канцелярий входили: регистраторы,
архивариусы, копиисты, писцы, фискалы.
Виды документов: векселя, облигации, реляции,
рапорты, протоколы, корреспонденция,
инструкции и др.

9. 1.4. Министерское делопроизводство

Период: с начала XIX века
Структура министерства имела
следующий вид
Канцелярия
министерства
МИНИСТР
(товарищ министра)
Совет
министра
ДЕПАРТАМЕНТЫ
Канцелярия
департамента
ОТДЕЛЕНИЕ
Столы
ОТДЕЛЕНИЕ
Столы
ОТДЕЛЕНИЕ
Столы

10. 2. Нормативная база по документационному обеспечению управления

2.1. Государственная система
документационного обеспечения управления
а). Правила делопроизводства в
Федеральных органах исполнительной
власти (утв. Постановлением
правительства РФ от15.06.2009 №477)
б). Инструкция по делопроизводству
конкретной организации

11. 2.2. Государственные стандарты на документацию

Стандартизация – это процесс установления и
применения стандартов, под которыми
понимается «образец», эталон, модель,
принимаемые
за
исходные
для
сопоставления с ними других подобных
объектов
Стандарт - устанавливает комплекс норм,
правил
и
требований
к
объекту
стандартизации
и
утверждается
компетентным органом

12. Важнейшие стандарты и перечни: (сайт Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии gost.ru)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
ГОСТ Р 7.0.8 - 2013 на термины и определения в
области делопроизводства и архивного дела;
ГОСТ Р 1.5-2001 п. 4.5. на требования к таблицам;
ИСО 216 1975/76 на форматы бумаги;
ГОСТ 17914-72 на оформление обложки дела;
Национальный стандарт РФ 7.0.97-2016
требования к оформлению документов;
Перечень типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения (утв. Приказом
Министерства культуры России от 25.08.2010
№558)

13. 2.3. Общероссийские классификаторы

1. Классификатор предприятий и
организаций (ОКПО)
2. Классификатор стандартов (ОКС)
3. Классификатор управленческой
документации (ОКУД)

14. 2.4 Должностные инструкции

Должностная инструкция –
главный организационноправовой документ,
регламентирующий
деятельность работника
(службы делопроизводства)

15. 3. Классификация документов

Структура акционерного общества «Прогресс»
Совет учредителей (директоров)
Секретарь
Отдел
снабжения
Генеральный директор
Производственный отдел
Отдел
маркетинга
Бухгалтерия
Документопотоки:
1. Внутренний 2. Входящий 3. Исходящий

16. 3.1. Документ, как носитель информации. Классификация документов

Документ – это зафиксированная на носителе
информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать
Носитель (документированной) информации –
материальный объект с информацией,
предназначенной для закрепления, хранения
(и воспроизведения) речевой, звуковой или
изобразительной информации

17.

Организационно-распорядительные
документы
Организационные
-Устав
-Положение
-Учредительный
договор
-Должностная
инструкция
-Штатная
численность
-Штатное
расписание
-Правила внутреннего
распорядка
Распорядительные
-Приказ
-Распоряжение
-Указание
-Решение
-Постановление
-Инструкция
-Указ
Справочноинформационные
-Письмо
-Протокол
-Акт
-Договор
-Телефонограмма
-Справка
-Записка …
Документы личного
характера
-Личная карточка
-Автобиография
-Резюме
-Характеристика

18. 4. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

Бланк – лист бумаги или электронный шаблон с
реквизитами,
идентифицирующими
автора
офицального документа
20 мм
Поля документа
должны быть не
менее:
* Левое поле для
документов
длительных (свыше
10 лет) сроков
хранения должно
быть не менее 30мм
10 мм
20 мм
* 30 мм
20 мм

19.

Нумерация
листов
начинается со 2 листа
документа,
посередине верхнего
поля, на расстоянии
не менее 10 мм от
верхнего края листа :
2

20.

Структура
расположения
реквизитов
документа:
Заголовочная
часть
Основная
часть
Оформительская
часть

21.

Классификация бланков
документов
Классификация по
автору документа
Классификация по
виду документа
Бланк организации
Бланк
структурного
подразделения
Бланк
должностного
лица
Общий бланк
Бланк ОРД
Бланк письма
Классификация по
расположению
Бланк
конкретного вида
документа
заголовочных
реквизитов
Угловой
бланк
Продольный
бланк

22.

Способы расположения
реквизитов
Флаговый
УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
Центрованный
УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
_____И.В. Петров
_____И.В. Петров
24 сентября 2009г.
24 сентября 2009г.

23.

Пример общего бланка
организации:
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ г.НОВОДВИНСКА
Управление по вопросам гуманитарной сферы
(УВГС)
Пример углового бланка
письма организации:
АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
г.НОВОДВИНСКА
Управление по вопросам
Гуманитарной сферы
(УВГС)
Фронтовых бригад ул.,
д.6б, г.Новодвинск Арх.обл.
164900 тел. 4-26-29
___________№_______________
На №__________от___________

24.

Пример продольного
бланка письма
организации:
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ г.НОВОДВИНСКА
Управление по вопросам гуманитарной сферы
(УВГС)
Фронтовых бригад ул., д.6б, г.Новодвинск Арх.обл.
164900 тел. 4-26-29
________№________
На №___от_________
Пример продольного бланка
письма структурного
подразделения:
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ г.НОВОДВИНСКА
Управление по вопросам гуманитарной сферы
Отдел документационного обеспечения управления
Фронтовых бригад ул., д.6б, г.Новодвинск
Арх.обл., 164900 тел. 4-26-29
________№________
На №___от_________

25.

Требования к оформлению текстов
документов
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Формат бумаги для документов: А4 и А5, для резолюций – А5
и А6
Допускается оформление документов на лицевой и оборотной
сторонах листа
Шрифты: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12,13; Verdana
№12,13; Calibri № 14 и приближенные к ним
Текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервал
Абзацный отступ текста документа – 1,25 см
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным
отступом или центрируются по ширине текста
Многострочные реквизиты
печатаются через один
межстрочный интервал, составные части реквизитов
отделяются дополнительным интервалом
Текст документа выравнивается по ширине листа (по
границам левого и правого полей документа)