Система управления базами данных Access

1. ACCESS

Система Управления Базой Данных
СУБД Microsoft ACCESS

2. Основные вопросы лекции:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Базы данных. Основные понятия, классификация
СУБД Microsoft ACCESS. Общая характеристика
возможностей. Основные объекты ACCESS
Таблицы в ACCESS. Основные приемы работы с
таблицами
Запросы в ACCESS. Виды запросов. Основные способы
создания запросов
Формы в ACCESS. Способы создания и приемы работы
Отчеты в ACCESS. Способы создания и приемы работы
Макросы и модули в ACCESS. Основное назначение.
Виды макросов

3. Базы данных Основные понятия, классификация

Базой данных называют совокупность сведений о какихлибо объектах, процессах, событиях или явлениях,
организованную таким образом, чтобы можно было
легко представить любую часть этой совокупности.
Задачи хранения, получения, анализа, визуализации
данных принято называть управлением данными, а
программы для решения подобных задач –
системами управления базами данных (СУБД).
Появление технологий баз, банков данных и
разработка СУБД связано с необходимостью
упорядочивания
данных
в
информационных
системах и приложениях с целью реализации
алгоритмов управления.

4. Модели организации данных

… группировка одних
записей под другими,
на более низком
уровне иерархии …
Иерархическая
… реляционные БД
представляют собой
несколько
взаимосвязанных таблиц …
Сетевая
Реляционная
… каждая запись
хранится в одном
экземпляре и
связывается с набором
других записей …
Объектная
… построена на основе
прямых адресных
отсылок …

5. Реляционная база данных

Одним из самых естественных способов представления данных является
двухмерная таблица. Связь между двумя таблицами можно установить,
записывая в один из столбцов третьей, связующей таблицы, номера записей
в первой таблице, а в другой столбец – соответствующие им номера записей
во второй таблице. Каждая таблица связи обладает следующими свойствами:
все элементы столбца имеют одинаковый тип данных;
столбцам присвоены уникальные имена;
в таблице нет двух одинаковых строк;
порядок расположения строк и столбцов в таблице не имеет значения.
Таблица такого рода называется отношением. База данных, построенная с помощью отношений, называется реляционной базой данных.
Сетевые и иерархические модели
используют связь по структуре, а
реляционная – по значению

6. Основные понятия БД

В настоящее время, как правило, используются реляционные базы данных,
представляющие собой несколько взаимосвязанных таблиц. В понятие базы
данных обязательным элементом входит описание правил этой взаимосвязи.
поля записей
записи
атрибуты объектов записей
Все записи имеют одинаковые поля, содержащие разные
значения атрибутов. Каждое поле записи имеет строго
определенный тип данных— текст, число, дата и т. п.

7. Типы данных

Формат
Текстовый
Поле MEMO
Числовой
Дата/время
Денежный
Счетчик
Логический
Поле объекта
OLE
Гиперссылка
Мастер
подстановок
Тип данных
(Значение по умолчанию) Текст или числа, не требующие проведения расчетов
Размер
Число знаков, не
превышающее 255
Очень длинный текст
До 65 535 знаков
Числовые данные, используемые для проведения расчетов
1, 2, 4 или 8 байт
Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999
8 байт
Денежные значения, используемые в математических расчетах, точностью до 15 8 байт
знаков в целой и до 4 знаков в дробной части
Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа
4 байта
Значения «Да» и «Нет», а также поля, содержащие только одно из двух 1бит
возможных значений (Да/Нет, True/False или Вкл/Выкл)
Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft До 1 Гбайт
Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), (ограничивается
связанный или внедренный в таблицу MS Access
объемом диска)
Текст или комбинация текста и чисел, хранимые как текст и используемые в Длина каждой из трех
качестве адреса гиперссылки
частей гиперссылки не
более 2048 знаков
При выборе этого параметра запускается мастер подстановок, создающий Поле Тот же размер, что и у
подстановок. После завершения работы мастера устанавливается тип данных, первичного ключа поля,
основанный на значениях, выбранных в мастере
используемого в
подстановке, обычно 4
байта

8. Создание базы данных

9. Создание связей

Определение ключевых полей таблиц
Добавление связываемых таблиц в схему данных
Установление связей между первичным ключом
одной таблицы и внешним ключом другой

10. Типы связей

один-к-одному
при отношении "один-к-одному" запись в
таблице А может иметь не более одной
связанной записи в таблице В и наоборот
один-ко-многим
в такой связи каждой записи в таблице А
могут соответствовать несколько записей
в таблице В, а запись в таблице В не
может иметь более одной
соответствующей ей записи в таблице А
многие-к-одному
в связи «многие-к-одному" несколько
записей таблицы А связаны с одной
записью таблицы В
многие-ко-многим
при отношении "многие-ко-многим"
одной записи в таблице А могут
соответствовать несколько записей в
таблице В, а одной записи в таблице В
несколько записей в таблице А

11. Запросы

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих
заданным критериям
Запрос на выборку — самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или
нескольких таблиц и результаты отображает в объекте в режиме таблицы. Базовые таблицы при
этом не изменяются.
Запрос с параметрами — это запрос, при каждом запуске которого свойства запросов изменяются
пользователем. Эти запросы удобно использовать как базовый источник данных для форм и
отчетов.
Перекрестный запрос — отображает результаты статистических расчетов, выполненных по
данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в компактном
формате перекрестной таблицы, подобной формату данных в электронных таблицах.
Запрос на изменения — эго запрос, который позволяет, выполнив одну операцию, внести
изменения во многие записи. Существует четыре типа запросов на изменение: на создание
таблицы, на удаление записей, на добавление и на обновление записей.
SQL — это запрос, создаваемый с помощью инструкции SQL. Примерами запросов SQL являются
запрос на объединение, запрос к серверу, управляющий запрос и подчиненный запрос.

12. Пример создания запроса

Создадим простой запрос. Пусть нам нужно в нашей базе найти всех преподавателей,
которые родились ранее 1973 года (<1973) и имеют оклад менее чем 4000 руб.

13. Формы

Форма Microsoft ACCESS представляет собой электронный бланк с полями для
ввода данных и позволяет создавать пользовательский интерфейс для
таблиц базы данных.

14. Отчеты

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет.
Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить
результаты работы запросов в наглядной форме. В отличие от форм отчеты
не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати,
т.е. создают не экранные, а печатные документы. Возможен просмотр макета
отчета в режиме Конструктора.

15. Макросы

Макросы создаются для серий повторяющихся макрокоманд, с целью
повышения эффективности работы с базой данных. Их можно разбить на
четыре основные группы:
Макросы форм;
Макросы отчетов;
Макросы импорта/экспорта;
Макросы горячих клавиш.
Чаще пользуются макросы форм и отчетов. Макросы можно использовать для
выполнения следующих задач.
Связывание и совместный запуск запросов и отчетов;
Одновременное открытие нескольких форм и отчетов;
Контроль ввода данных при заполнении форм;
Перемещение данных между таблицами,
Выполнение действий при нажатии кнопки макрокоманды.