Организация исполнения конфиденциальных документов и оформления дел

1.

Практическое занятие 1
(с элементами группового занятия):
Тема:
Организация
исполнения
конфиденциальных документов и оформления
дел
Вопрос 1: Организация исполнения
конфиденциальных документов.
Вопрос 2: Организация
оформления дел.

2.

Используемая литература
Приказ министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
№536 от 8.11.2005 г. «Об утверждении Типовой инструкции по
делопроизводству».
1.
Приказ ФНС России от 16.12.2009 № ШТ-7- 4/689 «Об утверждении
Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной
налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в
межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы».
2.
Указ президента РФ «Об утверждении Положения об архивном
фонде РФ № 68 от 26.01.2007 г.».
3.
Правила
делопроизводства
в
Федеральных
органах
исполнительной
власти
(Утвержденные
Постановлением
Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. №477).
4.
Методические рекомендации по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
(Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76).
5.
ГОСТ 6.38-1990. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов.
6.

3.

Вопрос №1.

4.

В состав резолюции входят следующие элементы:
инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей);
содержание поручения (предписываемое действие);
срок исполнения (при необходимости);
подпись;
дата;
отметка о контроле исполнения (при необходимости).

5.

6.

Отметка об исполнении содержит следующие данные:
• ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об
исполнении данного документа, или при отсутствии такого документа
краткую справку об исполнении;
• пометку «В дело»;
• номер дела, в которое должен быть подшит документ;
• подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения,
в котором исполнен документ;
• дату.
Например:
Исполнен 05.06.2006 № 25-КТ.
В дело № 50.
Подпись
05.06.2006.

7.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
•с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
•с пометкой «Срочно» — в 3-дневный срок;
•по запросам граждан — в течение 15 дней;
остальные — в срок не более месяца.

8.

Вопрос №2.
Номенклатура конфиденциальных дел — это оформленный в установленном
порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
делопроизводстве, с указанием их условных номеров (индексов), сроков хранения и
подразделений, которым предоставлено право пользования конкретными делами.

9.

При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:
• группировку документов в дело, как правило, по одному вопросу (за
исключением распорядительных документов и протоколов);
• группировку распорядительных документов по видам документов
(приказы, распоряжения, постановления, решения);
• раздельную группировку документов постоянного и временного
сроков хранения;
• группировку документов с учетом распределения обязанностей между
исполнителями;
• группировку приложений к документам вместе с документами, к
которым они относятся (исключение допускается для больших по объему
приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);
• группировку документов по планированию текущего года, отдельно
от документов по планированию следующего года.

10.

При заведении дела на обложке
указываются:
- гриф конфиденциальности дела;
- название организации;
- название структурного
подразделения;
- индекс (номер) дела;
- заголовок дела;
- дата заведения (год);
- срок хранения;
- номер статей по перечню
документов с указанием сроков
хранения.
Для служебного пользования
ЗАО «АНКЕР»
___________________________________________________
___________________Секретариат____________________
___________________________________________________
ДЕЛО № 1-7
________Документы (контракты, акты. переписка)
о поставке фарфоровых изделий за .
___________________________________________________
(заголовок дела)
1997 г.
на ___________ лист.
Хранить 3 г.
ст. 1018 ТП

11.

12.

13.

14.

Оформление конфиденциального дела включает в себя:
заполнение реквизитов дела на обложке;
проставление на внутренней стороне обложки фамилий и инициалов лиц,
допущенных к делу;
заведение карточки учета выдачи дела;
заполнение описи документов дела;
нумерацию листов;
составление заверительной надписи;
прошивку и опечатывание дела.

15.

16.

Порядок оформления конфиденциальных документов
1 — Государственный герб Российской Федерации;
2 — герб субъекта Российской Федерации;
3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 — код организации;
5 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;
6 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки
на учет (ИНН/КПП);
7 — код формы документа;
8 — наименование организации;
9 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.