Ведение юридически значимой контрактной корреспонденции

1.

ВЕДЕНИЕ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМОЙ
КОНТРАКТНОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Докладчик: Кремлёва Анна
Руководитель направления, Управление контрактами, ООО «ЗСНХ»
27.03.2018г.
ООО «СИБУР»

2. Содержание

Раздел 1 Юридически значимые документы
Раздел 2 Способ обмена корреспонденцией
Раздел 3 Юридически значимый электронный документ
Раздел 4 Официальная и неофициальная корреспонденция
Раздел 5 Процедура обмена корреспонденцией
Раздел 6 Преимущества электронного документооборота
Раздел 7 Митигация рисков непринятия документов к
рассмотрению в случае судебной перспективы
2

3. Юридически значимые документы

"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от
29.12.2017) Статья 165.1. Юридически значимые сообщения (введена Федеральным законом от
07.05.2013 N 100-ФЗ)
«Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые
сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для
другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего
сообщения ему или его представителю».
Юридически значимые документы :
внешние — необходимые для обеспечения деятельности организации, для отчетности перед
государственными органами, исполнения положений законодательства и пр.;
внутренние — локальные акты, обязательные для исполнения внутри предприятия;
подлинники — документы с оригинальными подписями и печатями организации; и копии /
документы с нотариальным заверением, печатью организации;
по направлениям деятельности (различные виды договоров): гражданско-правовые
договоры, протоколы разногласий, решения, протоколы совещаний, трудовые договоры;
письма: гарантийные письма, претензионные письма, пр.;
документы на бумаге и электронные документы.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным
порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения, с. 2).
3

4. Согласованный сторонами способ обмена корреспонденцией

Статья «ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ» в договоре
п.1 Переписка должна вестись на русском языке. Устная коммуникация должна осуществляться
на русском языке. Обмен корреспонденцией в рамках Договора ведется в электронном виде
согласно Приложению №ххх к настоящему Договору («Процедура обмена корреспонденцией»).
Корреспонденция проекта определяется как обмен всей письменной информацией между
Сторонами и включает в себя протоколы совещаний, электронную почту, письма, а также
передачу или запись коммерческой, процедурной, технической, стратегической, договорной и
т.п. информации.
4

5. Юридически значимый электронный документ

Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации» от 27.07.2006 даёт понятие электронного документа:
«электронный документ - документированная информация, представленная в электронной
форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных
вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным
сетям или обработки в информационных системах».
Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 даёт понятие
электронной подписи:
«электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой
информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с
такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего
информацию».
Гражданский кодекс РФ регулирует использование электронных документов и электронной
подписи при совершении сделок и заключении договоров (ст. 160, 434 ГК РФ).
Налоговый кодекс РФ определяет возможность использования юридически значимых
электронных счетов-фактур (ст. 169, счёт-фактура).
Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.11.1996 регулирует
использование электронных юридически значимых первичных учетных документов (ст. 9).
Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения
счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением
электронной цифровой подписи» определяет порядок обмена электронными юридически
значимыми счетами-фактурами
5

6. Официальная и неофициальная корреспонденция

Информация, направленная с официального почтового ящика, является официальной
корреспонденцией. Вся официальная корреспонденция, отправляемая Заказчиком
Генподрядчику, должна отправляться с одного из официальных почтовых ящиков Заказчика по
данному проекту в зависимости от объекта строительства:
[email protected] - в части строительства трансформаторных подстанций 3740, 4740
установок ПЭ;
[email protected] – в части строительства объектов «Зона отгрузки в железнодорожный
транспорт», «Логистическая платформа» титул 4360;
[email protected] - в части строительства объектов ОЗХ титулы 1945 и 1960.
Вся официальная корреспонденция, отправляемая Генподрядчиком Заказчику, должна
отправляться с одного официального почтового ящика Генподрядчика по данному проекту:
[email protected]
Неофициальная корреспонденция используется для ежедневного рутинного информационного
обмена между Сторонами, а также для предварительных рабочих переговоров.
Неофициальной корреспонденцией считается любая переписка, ведущаяся с иных ящиков
помимо официальных ящиков Сторон. Неофициальные письма электронной почты не
нумеруются, и они не должны использоваться в качестве официальных доказательств или
подтверждения любого достигнутого соглашения. Также такая корреспонденция не может
рассматриваться как любой вид инструкций, согласований, утверждений Заказчиком и т.д.
Неофициальная электронная почта не налагает никаких обязательств на любую из Сторон.
Запрещено отправлять сообщения с личных почтовых адресов Сторон на официальные
ящики Сторон.
6
Название презентации, мероприятие, дата

7. Процедура обмена корреспонденцией

В процедуре следует указать все объекты по договору:
«Процедура обмена корреспонденцией по проектам «Строительство трансформаторных
подстанций 3740, 4740», «Строительство объектов «Зона отгрузки в железнодорожный
транспорт», «Логистическая платформа» титул 4360», «Строительство объектов ОЗХ титулы
1945, 1960», а также:
Код отправителя
Генподрядчик использует код:
ECE-SS
Код вида работ/темы
CSL
общестроительные работы (геодезический контроль)
MCL
механомонтажные работы (монтаж металлоконструкций, трубопроводов)
ELT
электромонтажные работы (КИП, вспомогательные системы)
CCT
контроль затрат СМР и КС
PRC
предпусконаладка
CTR
контрактные вопросы
FIN
финансовые вопросы
ADM
административные вопросы
PRO
поставки и складирование
HSE
ОТ, ПБ и ООС
DCI
документооборот
(IFR/IFC)
SEC
вопросы по безопасности и пропускному режиму
GEN
общие вопросы
7

8. Процедура обмена корреспонденцией

Код вида корреспонденции
Виды корреспонденции:
LET
письмо с рукописной подписью на бланке
EMA
пронумерованное сообщение электронной почты
Виды документов:
MOM
протокол совещания
RFI
запрос на инспекцию
TQS
любой запрос с площадки (разъяснение, изменение, оптимизация и пр.)
PLS
предписание
NCR
отчет о несоответствии
ACT
акт приема-передачи РД
SIN
задание на стройплощадке
В ходе реализации проекта, при необходимости, коды могут быть добавлены
8

9. Процедура обмена корреспонденцией

Примеры официальной корреспонденцией
Пронумерованные сообщения электронной почты
Письма
Договоры, Дополнительные соглашения
Протоколы совещаний / Решения
Прием-передача рабочей документации
Претензионные письма
Протоколы разногласий
прочее
Бланки:
Бланк пронумерованного сообщения электронной почты Заказчика
Бланк исходящего письма Генподрядчика / Заказчика
Бланк предписания Заказчика
Бланк протокола совместного совещания
Бланк отчета о несоответствии Заказчика
Бланк запроса на инспекцию Генподрядчика
Бланк запроса с площадки Генподрядчика
Бланк акта приема-передачи Заказчиком рабочей документации в производство работ
9
Название презентации, мероприятие, дата

10. Пример официальной корреспонденции

10

11. Бланк официального письма

11
Название презентации, мероприятие, дата

12. Преимущества электронного документооборота

быстрый обмен документами позволяет ускорить бизнес-процессы компании;
сокращение издержек на подготовку и передачу документов и времени при применении
бланков;
вероятность потери электронных документов существенно ниже, чем бумажных документов, а
своевременное резервное копирование гарантирует сохранность документов;
быстрый обмен документами и гарантии их доставки позволяют вовремя подавать
предоставлять / обмениваться информацией/документами/отчетностью с контрагентами;
общий доступ к базе данных и совместная обработка документов
форма электронных документов облегчает процедуру обработки документов и позволяет ее
автоматизировать, увеличить скорость обработки документов в целом;
применение электронного документооборота предполагает обмен электронными документами
между контрагентами, например, накладными, актами, счетами-фактурами и первичными
бухгалтерскими документами, причем с обеспечением их юридической силы
быстрый доступ к определенной категории документов, применение фильтра/системы поиска
обеспечение юридической силы документов
юридически корректное оформление документов увеличивает шансы в спорах с контрагентом
12

13. Митигация рисков непринятия документов к рассмотрению в случае судебной перспективы

13
Обмен корреспонденцией только через официальные email, согласованные сторонами
Присвоение соответствующей кодировки всей входящей и исходящей корреспонденции с
последующим архивированием
Оформление документов (протоколов совещаний, писем, пр.) на официальном бланке
Проставление на документах регистрационных штампов
Присвоение штрих-кодов договорам и дополнительным соглашениям
Подписание документов у уполномоченного лица
Обеспечение получения документа (Претензию можно вручить лично (нарочным). При этом
обязательно нужно оставить себе экземпляр документа, с отметкой контрагента о получении (с указанием
даты, печати, подписи и ее расшифровки, а также должности получившего ее работника). Отправлять по
почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении. Письмо нужно отправить как на
юридический, так и на фактический адрес. На руках должны остаться почтовая квитанция, опись и
вернувшееся уведомление; отправить по электронной почте либо по факсу. Для подтверждения
необходимо распечатать электронное письмо или факсимильный отчет об отправке).
Направлять оригиналы документов на юридический адрес. Постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.2013
№ 61 «О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с достоверностью адреса
юридического лица» в п. 1, равно как и ч. 3 ст. 54 ГК РФ, устанавливают, что юридическое лицо несет: риск
последствий неполучения юридически значимых сообщений, поступивших по его адресу, указанному в
Едином государственном реестре юридических лиц (далее - ЕГРЮЛ);
Применение электронной цифровой подписи
Протоколирование всех действий по передаче документов

14.

СПАСИБО!
14