Похожие презентации:
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Термины и определения, сформировавшиеся в ИТ предметной области
1. Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения«
Термины и определения, сформировавшиеся
в ИТ предметной области.
2.
Электронный архив документов — это системахранения документов в электронном виде,
обеспечивающая надежность хранения документов,
конфиденциальность и разграничение прав доступа,
отслеживание истории использования документа,
удобство и скорость поиска. (С сайта одной из СЭД)
Хранилище электронных документов – это
программно-аппаратный комплекс,
обеспечивающий структурированное хранение
документов в электронном виде. (Методические
рекомендации по организации работы и технологическому
оснащению хранилищ электронных документов. ВНИИДАД, 2012 )
3.
Единица учета электронных документов –электронный документ, зарегистрированный в
информационной системе организации и
включенный в состав электронного дела
Единица хранения электронных документов –
контейнер электронного документа
Контейнер электронного документа – упаковка,
включающая электронный документ в формате
архивного хранения и его метаданные;
4.
миграция (электронных документов) –перемещение документов из одной системы или
одного носителя в другую систему или на другой
носитель с сохранением аутентичности,
целостности, достоверности документов и
пригодности их для использования;
конвертация, конвертирование (электронных
документов) – преобразование электронного
документа из одного формата в другой;
5.
Система электронного документооборота информационная система, обеспечивающая сбордокументов (включение документов в систему), их
об-работку, управление документами и доступ к
ним;
Информационная система архива организации
- информационная система, обеспечивающая
хранение архивных электронных документов и
управление ими;
6.
ИС типа «Архив организации», предназначенныедля автоматизации работы архива организации.
ИС типа «Электронный архив документов»,
предназначенные для работы с электронными
копиями документов на бумажных носителях и их
регистрационно-учетными данными, внесенными в
систему, а также электронными файлами.
7. Источники информации в Интернет
8. Портал Архивы России http://www.rusarchives.ru/
9.
10.
11.
12. Форум портала
13. Раздел автоматизированные архивные технологии
14.
15.
16.
- Отчет о научно – исследовательской «Функциональныетребования к информационным системам архивов
электронных документов организаций»
- Сравнительный анализ программных продуктов,
предназначенных для информатизации внутриархивной
деятельности государственных и муниципальных архивов
- Сравнительный анализ форматов файлов электронных
документов постоянного (долговременного) хранения
- Рекомендации по комплектованию, учету и организации
хранения электронных архивных документов в архивах
организаций
- Отчет о НИР «Архивоведческие и документоведческие
функциональные требования к информационным системам,
обеспечивающим электронный документооборот в процессе
внутренней деятельности федеральных органов
исполнительной власти»
17. Сайт “Электронных офисных систем” http://www.eos.ru
18.
19. СЭД “Дело”
20.
21.
22. Архивное дело
23.
24.
25.
26.
27.
28. Сайт “Directum”
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35. Сайт конференции “Docflow” http://www.docflow.ru
36. Форум сайта
37. ЭОС в социальных сетях
38. Сообщество по системам электронного документооборота http://ecm-community.livejournal.com
Сообщество по системам электронногодокументооборота http://ecmcommunity.livejournal.com
39. Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики http://gasur.ru/komitet/
40. Интернет приемная
41. Законодательные и иные нормативные правовые акты, методические документы в сфере информации, документации и архивном деле
42.
43.
44.
45. Жизненный цикл электронного документа
Документы, находящиеся в оперативномиспользовании в организации: электронные
копии документов, электронные документы
-
Модули систем электронного документооборота
Хранение в архиве организации
- ИС типа «Электронный архив документов»,
- ИС типа «Архив организации»,
Хранение в государственном архиве - обеспечение
долговременного и постоянного хранения
- ИС типа “Архивный фонд”
46.
47. ИТ управления ЭД, которые находятся в оперативном обращении
48.
49.
50.
51.
52.
53. Создание электронных документов
54.
55. Организация поиска ЭД
56. Создание и работа с версиями документов
57. Обеспечение конфиденциальности ЭД
58. Формирование электронной подписи
59. Организация коллективной работы с ЭД
60. Протоколирование действий пользователей
61. Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации
62.
63. Регистрация документов
64. Создание отчетов
65. Потоковый ввод бумажных документов
66. ИТ на этапе хранения документов (бумажных и электронных) в архиве организации
67. Некоторые аспекты организации хранения электронных документов в составе архивного фонда организации
68.
--
Электронные документы постоянного и
временных (свыше 10 лет) сроков хранения
включаются в состав архивного фонда
организации
Электронные документы передаются в
составе контейнера ЭД (zip-папку), который
включает в себя:
электронный документ в формате архивного
хранения
метаданные документа, включая электронные
подписи
69.
Способы передачи электронных документовв архив организации:
- Из информационных систем организации
для хранения на серверах (основной и
рабочий) архива организации
- На физически обособленных материальных
носителях однократной записи в двух
экземплярах (основной и рабочий) для их
хранения в соответствии с учетными
документами архива
70.
Форматы архивного хранения электронныхдокументов
o
o
o
o
Текстовый формат - PDF/A (*.pdf)
Графические форматы: …
Аудио, видео форматы: …
Форматы баз данных: …
71.
Особенности формата PDF/A- Вся информация, необходимая для того, чтобы
каждый раз отображать документ в неизменном виде,
внедрена в файл. Сюда входит (не ограничиваясь
только этим) всё содержимое документа (текст,
растровые изображения и векторная графика),
шрифты и информация о цвете. Документы формата
PDF/A не могут использовать информацию из
внешних источников (как то шрифтовые программы
или гиперссылки)
72.
- запрещён аудио и видео контент;- запрещено внедрение кода на javascript и команд на
запуск исполняемых файлов;
- цветовые пространства определяются независимым
от устройства способом;
- шифрование не разрешено;
- предписывается использование основанных на
стандартах метаданных.
73.
Обособленные материальные носителицифровой информации:
Жесткие диски (интерфейсы FibreChannel (FC),
SerialAttachedSCSI (SAS), SerialATA (SATA) и NLSAS) – организация “оперативного” хранилища
архивных данных
Ленточные носители
Накопители на оптических дисках – организация
долговременного хранения архивных данных
74.
DVD- формат цифрового оптическогодиска:
ёмкость от 4,7 до 17,1 Гб;
срок хранения: 2 - 30 лет
Blu-ray Disc (BD) – формат оптического
носителя, используемый для записи с
повышенной плотностью и хранения
цифровых данных
ёмкость: 128 ГБ;
75. Архивные оптические накопители ЭЛАР® НСМ DVD
76.
77. Архивные оптические накопители ЭЛАР® НСМ серии С BD
78.
79.
UDO, UDO2. Новый стандарт оптическогодиска – UltraDensityOptical
Емкость от 30 до 60 Гб
Срок хранения – 100 лет
M-DISC
Срок хранения – 1000 лет
80. ИС типа «Архив организации», предназначенные для автоматизации работы архива организации
Объекты хранения – бумажные документыОсновные функции систем связаны с автоматизацией форм
и методов работы архивов организаций по хранению
традиционных «бумажных» документов:
комплектования архива документами, состав которых предусмотрен
положением об архиве;
учет архивных документов на уровне фонд – опись – единица
хранения;
контроль состояния сохранности;
создания и ведения в автоматизированном режиме научносправочного аппарата; осуществления поисковых механизмов;
использования (функционал «читального зала») и контроля
использования хранящихся в архиве документов;
…
81. ИС типа «Электронный архив документов», предназначенные для работы с электронными копиями документов на бумажных носителях и их
регистрационно-учетными данными, внесеннымив систему, а также электронными файлами.
семейство программных продуктов «LanDocs»
(«LanDocs:СЭД/ЕСМ» (система электронного
документооборота и система управления контентом) и
«LanDocs:Архив» (единый архив документации))
(разработчик Ланит);
семейство программных продуктов «Дело», «Архивное дело»
…
82. Преимущества использования электронного архива
Централизованное и надежное хранение документоворганизации
Увеличение скорости поиска необходимой информации
(документа)
Освобождение площадей, занятых под хранение бумажных
документов
Защита от потери документов
Организация различных уровней доступа сотрудников к
документам организации
Безопасный удаленный доступ к документам организации
Возможность многопользовательского доступа
83. Электронный архив:
программно-аппаратный комплекс решающийзадачи:
-
-
учета документов, их хранения;
управления доступом;
создания электронных документов всех
информационных потоков предприятия;
управление использованием информации
84. Виды электронных архивов
Система автоматизации архивного делопроизводстванеобходима для архивного подразделения предприятия.
Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел,
вести учет, контролировать даты обязательного хранения
и т. д.
Электронный архив финансовой (платежной)
документации обеспечивает централизованный учет и
хранение электронных образов первичных финансовоэкономических документов, договоров и прочих
документов, имеющих отношение к финансовоэкономической деятельности предприятия.
Электронный архив проектной документации позволяет
проектным организациям хранить весь спектр документов,
как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое
другое.
85.
Электронный архив нормативных документовпредставляет собой организованный каталог всех стандартов
предприятия, закупленных и (или) разработанных им.
Создание такого архива тесно связано с проблемой
авторского права компаний-разработчиков стандартов и
зачастую бывает одним из условий прохождения
сертификации.
Электронный архив технической документации
предназначен для организаций, чья деятельность связана с
поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей
технической документации (руководства пользователя,
технические характеристики и проч.).
86.
Электронный архив юридическойдокументации, содержащий договоры и
сопутствующую документацию;
Электронный архив кадровой документации,
используемый для хранения личных дел, трудовых
договоров, приказов и распоряжений, инструкций и
регламентов внутри компании;
Электронный архив конструкторской
документации позволяет организовать доступ к
копиям чертежей, независимо от их давности.
87. Подсистемы электронного архива
Подсистема ввода документов-
Подсистема хранения
-
Подсистема ввода сканированных документов
Подсистема ввода документов, создаваемых сразу в электронном
виде
Подсистема оперативного хранения документов
Подсистема долгосрочного архивного хранения документов
Подсистема тиражирования
Подсистема приложений
-
-
ПО управления аппаратными средствами
ПО обработки сканированных приложений
Средства разработки электронных документов
Средства защиты информации
Средства администрирования системы
88. Подсистемы электронного архива
89.
90. Аппаратные средства сканирования: основные характеристики
Ежедневная нагрузка: от 100 листов и болееСкорость сканирования: от 10 до 160 страниц в
минуту (от 20 до 320 изображений при двух
стороннем сканировании)
Максимальный формат оригинала: A8 – A4
Максимально возможное разрешение: до 600 точек
на дюйм
Наличие дуплекса (двухстороннее сканирование)
Возможность сканирования в цвете
Емкость автоподатчика: от 50 до 500 листов
Цена: от нескольких десятков до нескольких сотен
тысяч рублей
91. Аппаратные средства сканирования
Книжные (планетарные)92. Аппаратные средства сканирования
Документные сканеры: сканирование до 90страниц в минуту
93. Аппаратные средства сканирования
Документные сканеры: сканирование свыше90 страниц в минуту
94. Аппаратные средства сканирования
Книжные сканеры – роботы, для массовогооцифровывания оцифрованных документов
95. Аппаратные средства хранения документов
Файловые сервераорганизации для
организации небольших по
объему электронных
архивов
Универсальные архивные
оптические (DVD)
накопители: возможность
организации электронных
архивов объемом десятки
ТераБайт
96. Функции электронных архивов
Ввод данныхВеб представление
Организация личного рабочего пространства
Печать документов
Поиск документов
Сканирование и распознавание документов
Разграничение прав доступа
Экспорт данных
Импорт данных
Ведение аудита
Организация резервного копирования
Формирование электронной подписи и шифрование
документов
97. Обеспечение сохранности документов
Обеспечение физической сохранности документов-
-
-
Хранение в двух или более экземплярах , размещенных
на отдельных электронных носителях (рабочий и
резервный)
Выбор типа носителя и его долговечность зависит от:
вида хранимых электронных документов;
предполагаемого срока хранения документа; характера
производств самих носителей и предполагаемых
режимов хранения
Обеспечение оптимальных условий для хранения
носителей информации: защита от магнитных и
электромагнитных воздействий, защита от механических
повреждений и деформаций, воздействий экстремальных
температур, прямых солнечных лучей
98. Обеспечение сохранности документов
Обеспечение условий для считыванияинформации в долговременной перспективе
-
-
Миграция
Предварительная миграция в “открытые”
форматы (txt, rtf, PDF, tiff, jpg)
Использование эмуляторов программной среды
Инкапсуляция – включение электронных
документов в состав файлов межплатформенных
форматов (XML)
99. Обеспечение аутентичности
Аутентичность – свойство быть подлиннымУгрозы электронным документам
-
Нарушение целостности ЭД
Нарушение “неотказуемости” ЭД
Конфликтные ситуации между участниками
электронного обмена
- Отказ от факта приема (получения) или передачи
ЭД
- Отказ от авторства ЭД
100.
ЭП – средство защиты информации,обеспечивающее возможность контроля
целостности и подтверждения подлинности ЭД.
При этом ЭП должна обеспечивать выполнение
следующих функций:
-
Подтверждать, что подписывающее лицо не случайно
подписало ЭД
Подтверждать, что только подписывающее лицо
подписало документ и только оно
Зависеть от содержания подписываемого документа и
времени его подписание
Подписывающее лицо в дальнейшем не должно иметь
возможность отказаться от факта передачи документа
101. Закон “Об электронной подписи”
Электронная подпись – информация вэлектронной форме, которая присоединена к
другой информации в электронной форме
(подписываемой информации) или иным
образом связана с такой информацией и
которая используется для определения лица,
подписывающего информацию