Личная эффективность руководителя проектов

1. Личная эффективность руководителя проектов

Московский авиационный институт
(Национальный исследовательский университет)
Личная эффективность
руководителя проектов
Курс «Управление проектами»

2. Типичные проблемы для РП

Задач всегда больше, чем можно сделать
Не все задачи можно сделать с равным качеством
Постоянное общение «скрывает» задачи
Ограничения время / деньги сильнее, чем для линейных
менеджеров
Результат:
Снижение эффективности работы
Переработка
Стресс

3. Выход – организация:

• Времени
• Пространства
• Мыслей
• Психики

4. ВРЕМЯ: Отдых

• Задача – переключение
• Регулярный (5-10 мин в час) отдых
• Сон
• Хобби / спорт
• Полная концентрация в рабочий интервал

5. ВРЕМЯ: Мотивация

Для непрятных задач:
• Якоря (музыка, предварительная черновая работа)
• «Метод швейцарского сыра»
• Дела-«Лягушки» - по 1-2 в день
• Дела- «Слоны» - разделить на «бифштексы»
• Фиксация количестванных показателей
• «Календарик-пинарик»

6. ВРЕМЯ: Цели

• Я – компания:
Долгосрочные цели (личное стратегическое
планирование)
Маркетинг
Личная бухгалтерия
• Собственные цели / Навязанные цели
• Ключевые области жизни
• S.M.A.R.T

7. ВРЕМЯ: Рабочий день

• План на день:
Планирование с вечера
Планирование с утра
• Список дел с приоритетами
• «Стратигическая картонка»
• Типы задач:
«Жесткие»
«Мягкие»
«Бюджетируемые»

8. ВРЕМЯ: Планирование

Планирование – «аккуратность» по отношению к
времени
Кайрос – контекстное планирование
Место
Человек
Обстоятельство
Доска (матрица) контекстного планирования
Планирование: День – Неделя/Месяц – Год
Бюджетирование времени

9. ВРЕМЯ: Приоритеты

Расчистка
Отказ: расчистка от навязанных дел
Право на отказ
«Здоровый пофигизм»
Делегирование задач
Многокритериальная оценка:
Определить критерии
Задать их сравнительную важность
Оценить варианты
Выбрать оптимальный
Приоритет долгосрочных целей (срочные / важные)

10. ВРЕМЯ: Информация (1)

Чтение
Ключевая информация
Применение
Расстановка приоритетов
Смена тематики
Телевизор – только в записи
Работа с электронной почтой
2-4 раза в день
«Пустой» (3..7 писем) ящик
Структура папок
«Выращивание структуры из хаоса»

11. ВРЕМЯ: Информация (2)

Творческая картотека
Записывать мысли
Сортировать мысли
Анализировать мысли
Структура внимания
Центр
Ближнее внимание
Дальнее внимание
Стол
Контекстная группа
Контрольная группа
Карты мыслей (MindMap)

12. ВРЕМЯ: Поглотители

Хронометраж
Категории:
Долгосрочные / делегируемые / поглотители
Дело / Сервис / Пустота
Время в транспорте / командировках
Сохранение информации
Совещания
Формат
Участники
Круг вопросов
Длительность
Предварительные материалы

13. ВРЕМЯ: Фенечки

• USB-флешка
• Диктофон
• Папки – по функциям
• Ежедневная / еженедельная работа
• MP-3 плеер
• Microsoft
• Outlook (категории)
• OneNote
• MindJet MindManager / FreeMind

14. ВРЕМЯ: Облако

• Смартфон
• Планшет
• Компьютер / ноутбук
• Облака:
• Toodledo.com
• OutOfMilk.com
• Evrnote.com
• Google Drive / Mail.Ru Cloud / Yandex.Disk …

15. ПРОСТРАНСТВО: Анализ

• Что работает?
• Что не работает?
• Что для меня является самым важным?
• Зачем мне быть организованным?
• Что мне мешает?

16. ПРОСТРАНСТВО: Место

Дом
◦ Комната
◦ Рабочее место
◦ Кухня
◦ Шкафы
Работа
◦ Стол
◦ Шкафы
◦ Компьютер
Машина
Дача

17. ПРОСТРАНСТВО: План

• Зоны
• Виды деятельности
• Время
• Результат
• Применимость:
• Нужно (30->80)
• Может пригодиться (50->20)
• Выбросить (20->0)

18. ПРОСТРАНСТВО: Действуем

Sort – Сортируем
Purge – Чистим
Assign a home – Находим свое место
Containerize – Раскладываем по местам
Equalize – Поддерживаем порядок
В основе - метод «маленьких шагов»

19. Getting Things Done (GTD)

«Доведение дел до завершения»
Управление рабочим процессом
• Сбор
• Обработка
• Организация
• Обзор
• Действия

20. Модель обзора работы GTD

• Текущие дела
• Текущие проекты
• Круг обязанностей
• Ближайшие годы (1—2 года)
• Пятилетняя перспектива (3—5 лет)
• Жизнь

21. Обработка корзины GTD

• Начинаем с верхнего элемента корзины
• Делаем один элемент за раз (не возвращаем обратно)
• Если элемент требует действия:
• Делаем это (если на это требуется меньше двух-пяти
минут), ИЛИ
• Делегируем это кому-нибудь, ИЛИ
• Откладываем это.
• Если элемент не требует действия:
• Оставляем это в справочной информации, ИЛИ
• Выбрасываем это, ИЛИ
• В список «когда-нибудь может быть»

22. Алгоритм GTD

23. Организация папок GTD

• Большой лист
• В центре – основной объект / задача
• Ветви с подписями – основные разделы диаграммы
• Дальнейшее дробление
• Стараться следовать правилу 3..7
• Разнообразить вид: форма, цвет, объём, шрифт, стрелки,
значки

24. МЫСЛИ: Карты памяти

• Большой лист
• В центре – основной объект / задача
• Ветви с подписями – основные разделы диаграммы
• Дальнейшее дробление
• Стараться следовать правилу 3..7
• Разнообразить вид: форма, цвет, объём, шрифт, стрелки,
значки

25. Карты памяти: области применения

обучение
конспектирование лекций
конспектирование книг
подготовка материала по определенной теме
решение творческих задач
мозговой штурм
презентации
планирование и разработка проектов разной сложности
составление списков дел
общение
проведение тренингов
развитие интеллектуальных способностей
решение личных проблем

26. Психология

• Управление эмоциями
• Управление общением
• Управление жизнью
• Саморазвитие

27. Что почитать

• Глеб Архангельский. Организация времени: от личной
эффективности к развитию фирмы
• Глеб Архангельский. Тайм-драйв
• Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок (Getting Things
Done)
• Стивен Кови. 7 навыков высокоэффективных людей
• Николай Козлов. Философские сказки для
обдумывающих житье