Cамоменеджмент. Тайм-менеджмент

1. Cамоменеджмент.Тайм-менеджмент.

2. Понятие самоменеджмента

Самоменеджмент – это умение управлять собой,
умение руководить процессом управления во
времени, пространстве, общении, деловом мире.
Самоменеджмент – самоорганизация,
использование специальных методов работы в
повседневной практике с целью оптимизации и
рационализации использования времени.
Самоменеджмент руководителя – это
саморазвитие менеджера как личности и
организация его личной деятельности.

3. Основные цели самоменеджмента:

максимальное использование
времени и своих возможностей;
сознательное управление течением
жизни;
преодоление внешних обстоятельств
как на работе, так и в личной жизни.

4. Функции самоменеджмента:

• постановка целей;
• планирование;
• определение приоритетов по предстоящим
делам;
• составление распорядка дня и организация
трудового процесса;
• самоконтроль и корректировка целей.

5. I. Первая функция самоменеджмента - постановка целей.

1. Определение желаемых
целей и дифференциация
их по следующим
временным критериям:
• долгосрочных жизненных целей (личных и
профессиональных);
• среднесрочных целей (на ближайшие 5 лет);
• краткосрочных целей (на ближайшие 12 месяцев).
2. Определение личных
ресурсов
• определить свои достоинства;
• определить свои недостатки;
• указать внешние благоприятные, способствующие
карьере факторы;
• указать внешние неблагоприятные факторы и угрозы
3. Проведение анализа
"цель - средства"
• наличные и реально достижимые ресурсы
(личные, финансовые, временные) сравниваются
с необходимыми для достижения этих целей
4. Формулирование
конкретных целей
каждая цель имеет смысл только тогда, когда установлены
сроки ее воплощения и определены желаемые результаты.
Необходимо, исходя из долгосрочных глобальных целей,
установить также краткосрочные цели.

6. II. вторая функция самоменеджмента - планирование личного времени.

Тайм-менеджмент
–
организация
эффективного
использования
рабочего
времени, а также гармоничного его сочетания
с личным.

7.

Тайм-менеджмент выступает как отдельное самостоятельное
направление, связанное с действием или процессом тренировки
сознательного контроля над количеством времени, потраченного
на конкретные виды деятельности, при котором специально
увеличиваются эффективность и продуктивность.
Управление временем включает следующие навыки в
деятельности:
планирование,
распределение,
постановку целей,
делегирование,
анализ временных затрат,
мониторинг,
организация,
составление списков
расстановка приоритетов.

8. В управлении временем можно выделить следующие процессы:

анализ,
моделирование стратегий с учётом проведённого анализа,
целеполагание (постановка цели или определение ключевого
направления развития),
определение и формулирование цели (целей),
планирование и расстановка приоритетов.
Разработка плана
достижения поставленных целей и выделение приоритетных
(первостепенных) задач для выполнения
реализация — конкретные, шаги и действия в соответствии с
намеченным планом и порядком достижения цели.
контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов
по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые
практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять
проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать
результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись
по параметрам различного характера показателей расходов времени
на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе
любых проектов или программ.

9.

Эффективное управление
временем зависит от
Правильного
планирования
своего времени
Оперативной организации
трудового процесса
Успешной
коммуникативной
деятельности

10.

Дефицит рабочего времени – нехватка временного ресурса,
вызванная неправильной организацией работником своей
деятельности, либо неграмотной организацией деятельности
руководством, что приводит к спешке, затягиванию
выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в
производстве, браку и т.д. что в конечном итоге существенно
влияет на эффективность и результаты работы всего
предприятия.
Одним из методов совершенствования управления на
предприятии является анализ затрат рабочего времени
руководителя предприятия и руководителей функциональных
подразделений.

11.

В тайм-менеджменте существуют так называемые помехи (или
«пожиратели времени»), вызывающих непродуктивные потери
времени в различных ситуациях жизнедеятельности.
Некоторые характерные причины дефицита времени (список,
предложенный Л. Зайвертом):
1) нечеткая постановка целей;
2) отсутствие приоритетов;
3) попытка слишком много сделать за один раз;
4) неполное представление о текущих задачах и путях их решения;
5) плохое планирование трудового дня;
6) личная неорганизованность, «бумажные завалы»;
7) чрезмерное чтение;
8) скверная система документооборота;
9) недостаток мотивации, лень;
10) поиск плохо хранящейся нужной информации (адресов, телефонов и т.
п.);
11) недостатки кооперации или разделения труда;
12) случайные телефонные звонки;

12. Вопросы для анализа помех

Какие
помехи были «дорогостоящими»?
Какие звонки были бесполезными?
Какие посещения не нужны?
Какие телефонные разговоры могли быть
короче?
Какие посещения должны быть короче?
Эффективнее?
Кто больше отвлекал Вас от дел?

13. Планирование времени

Планирование означает подготовку к реализации целей и
упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при
затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно
ежедневно сэкономить до 2 часов.
При планировании обеспечивается рациональное использование
времени:
либо имеющееся время
употребить для плодотворной
деятельности
(максимальный критерий).
либо достичь поставленных целей
с меньшим расходом времени
(минимальный критерий).
Планирование означает подготовку к реализации целей и
структурирование (упорядочение) времени.

14. При планировании следует учитывать основные правила:

1. При составлении плана на день оставить 40% времени свободным,
т.е. 60% времени отвести на плановые работы, 20 – на
непредвиденные, 20% - на спонтанно возникающие(активный
самоменеджмент);
2. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом
следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено;
3. Для составления хорошего плана с четким указанием
использованного времени необходимо распределить свои задачи на
долго-, средне- и краткосрочные;
4. Основные принципы составления плана: регулярность, системность,
последовательность;
5. Для обеспечения реальности планирования следует планировать
такой объем задач, с которым менеджер может реально справиться.
6. Переносить несделанное в план следующего периода.
7. Оставлять определенное количество времени к качестве резерва.
8. При планировании мыслить альтернативно.

15. III-IV. важность или значимость предстоящих дел.

Принципу Парето:
Применительно к принципу Парето говорят о
"соотношении
80/20".
Перенесение
этой
закономерности на работу руководителя означает, что в
процессе работы за 20% расходуемого времени
(затраты) достигается 80% результатов (выпуск).
Остальные 80% затраченного времени приносят лишь
20% общего итога.
На практике в связи с данной закономерностью обычно
используется и проводится ABC-анализ, представляющий
собой метод, с помощью которого определяют степень
распределения
конкретной
характеристики
между
отдельными элементами какого-либо множества.

16. ABC-анализ в основывается на следующей закономерности:

• важнейшие дела (категория А) составляют около
15% количества всех дел, значимость этих дел (в
смысле вклада в достижение цели) составляет
примерно
65%;
• на важные дела (категория В) приходится около
20% общего числа и также 20% значимости дел;
• менее важные и несущественные дела
(категория С) составляют около 65% общего числа
дел, но имеют незначительную долю - порядка 15% в
общей значимости всех дел менеджера.

17. Для анализа дел по методу ABC, необходимо:

• составить список всех дел, которые предстоит решить в определенном периоде
(декада, день и т. д.);
• установить очередность дел в соответствии с их значимостью. При этом нужно иметь в
виду, что важность дел не имеет ничего общего с их срочностью;
• пронумеровать дела;
• оценить каждое дело в соответствии с категориями А, В или С: наиболее важные дела
для осуществления деятельности, которые не подлежат перепоручению (15% от всех
дел - категория А); важные дела, которые могут быть поручены для исполнения
другим лицам (20% от всех задач - категория В); менее важные дела, которые должны
быть перепоручены (65% от всех дел - категория С);
• перепроверить, исходя из первоочередности дел, свой временной план на соответствие
имеющегося бюджета времени значению дел: 65% запланированного времени (около
3 ч) - дела категории А; 20% запланированного времени (около 1 ч) - дела категории
В; 15% запланированного времени (около 45 мин) - дела категории С;
• произвести соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на
выполнение дел категории А, следует на выполнение менее важных дел категорий В
и С выделить столько времени, сколько соответствует их значению;
• рассмотреть каждое дело категорий В и С с точки зрения возможности его
перепоручения (делегирования).

18. При планировании и выявлении дел категории А необходимо ответить на следующие вопросы:

• благодаря выполнению каких дел в наибольшей степени
приблизится к достижению главных целей;
• может ли путем выполнения одного-единственного дела
решить сразу несколько других;
• выполнение каких дел принесет наибольшую пользу;
• невыполнение каких дел может иметь негативные
последствия.
!Время, необходимое для выполнения действительно важных
дел, зачастую тратится на срочные, но менее важные дела.

19. В зависимости от срочности и важности различаются:

• срочные - важные дела. За них следует
приниматься немедленно и самому
выполнять;
• срочные - менее важные дела. В этом
случае существует опасность попасть под
"тиранию" спешности и в результате
решать только эти задачи, потому что они
срочные;
• менее срочные - важные дела. Они, как
правило, могут подождать;
• менее срочные - менее важные дела.

20. Самоконтроль

Контроль (как функция самоменеджмента)
служит для оптимизации трудового процесса.
Контроль дает переживание успеха, что
позитивно воздействует на настроение и
мотивацию и способствует совершенствованию
личного стиля работы.

21. Составляющие контроля

Контроль
Осмысления
физического
состояния
Сравнения
запланированного
с достигнутым
Корректировка по
установленным
отклонениям

22. Необходимые вопросы для самоконтроля

Выполняю ли я действительно необходимые
задачи?
Собираю ли я в единый блок небольшие дела?
Что произойдет, если отказаться от данной цели?
Сколько времени может быть сэкономлено?
Что осталось несделанным и почему?
Какие результаты были достигнуты?
Какие выводы можно сделать для планирования
следующего периода?

23. Эффективное управление временем зависит от:

Правильного
планирования своего
времени
Оперативной
организации трудового
процесса
Успешной
коммуникативной
деятельности