Корпоративный документооборот. Системы электронного документооборота. (Тема 7)

1. КОРПОРАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Кафедра "Информатики"
Шишин Игорь Олегович

2. Тема 7 Системы электронного документооборота

3. Понятие автоматизации документооборота

Документооборот в организации
Организация
существует в
условиях
неформального
управления –
«начальник
сказал –
сделали»
НЕТ
ЕСТЬ
Кафедра "Информатики"
1. Имеет место
определенный
формализм в
управлении
компанией.
2. Возникает
необходимость
вводить
упорядоченную
документарную
основу
3. В результате
возникает
документооборот

4. Две возможности решения проблем документооборота:

• внедрить в компании
классический бумажный
документооборот, что выглядит
уже как «каменный век»,
• внедрить электронную систему.
Кафедра "Информатики"

5.

Системы документооборота:
• хранят документы,
• ведут историю документов,
• обеспечивают движение
документов по организации,
• позволяют отслеживать
выполнение того, для чего
документ готовился.
Кафедра "Информатики"

6.

Существуют два термина:
• «делопроизводство»;
• «документооборот».
Делопроизводство - это термин,
применяемый в конторской практике для
обозначения формального набора правил
работы с документами.
Документооборот - движение документов
в организации с момента их создания или
получения до завершения их исполнения
и передачи в архив
Кафедра "Информатики"

7.

В западной компьютерной индустрии термина,
однозначно соответствующему отечественному
«документообороту» нет. В зависимости от
специфики программного продукта существуют
следующие стандарты средств автоматизации:
• DMS (Document Management Systems) – в
русскоязычной литературе для данного термина
имеется более точный перевод - Архивы
документов;
• DocFlow-системы - системы маршрутизации
документов;
• WorkFlow-системы - системы автоматизации
бизнес-процессов. Имеется и другой перевод
данного термина – Системы поддержки
управления;
• Document Warehousing - хранилища документов;
• Knowledge Management - управление знаниями.
Кафедра "Информатики"

8. Специфические особенности автоматизации делопроизводства и документооборота

• лежит на стыке традиционных «бумажных»
технологий и компьютерных технологий;
• технологическая цепочка
документооборота не может быть
изолирована от бизнес-процессов
организации;
• документооборот тесно связан с другими
подзадачами, решаемыми КИС;
• необходим интерфейс для передачи и
сохранения документов в прикладные
системы, функционирующие в организации.
Кафедра "Информатики"

9.

Основные выгоды, связанные с
использованием СЭД:
• Автоматизация документооборота позволяет более
продуктивно организовывать работу предприятия.
• Автоматизация документооборота предприятия
позволяет повысить исполнительскую дисциплину.
• Экономия времени на всех этапах деятельности
сотрудников за счет использования
интеллектуальных технологий работы с
документами.
• Хранение документов любых форматов, наличие
удаленного доступа к системе.
• Обеспечение информационной безопасности.
• Экономическая целесообразность нововведения.
• Повышение оперативности и качества принятия
управленческих решений.
Кафедра "Информатики"

10.

Термин «документ» в СЭД:
«Бумажный» документ;
Электронный образ документа;
Электронный документ;
Записи баз данных
специализированных систем
автоматизации групповой работы;
• Отчеты, порождаемые в результате
работы прикладных АРМ’ов.
Кафедра "Информатики"

11. Основные задачи, решаемые системами документооборота

• Обеспечение эффективного управления;
• Поддержка системы контроля качества,
соответствующей международным нормам;
• Поддержка эффективного накопления,
управления и доступа к информации;
• Протоколирование деятельности предприятия в
целом;
• Оптимизация бизнес-процессов;
• Исключение бумажных документов из
внутреннего оборота предприятия;
• Существенное упрощение и удешевление
хранения бумажных документов.
Кафедра "Информатики"

12. Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

• Требования по объему хранения;
• Наличие формализуемых процедур;
• Необходимость автоматизации административного
управления организацией;
• Наличие территориально распределенных подразделений;
• Наличие бумажного архива большого объема
• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям
системы документооборота;
• Необходимость в развитой маршрутизации документов;
• Потребность в поддержке бизнес-процессов;
• Требования по срокам хранения документов;
• Требования к «открытости», расширяемости системы;
• Необходимость хранения изображений документов;
• Необходимость развитых средств поиска информации;
• Требования к безопасности;
• Требования по соответствию определенным стандартам.
Кафедра "Информатики"

13. Проблемы внедрения системы документооборота

• Консерватизм персонала, низкая
образованность, нежелание обучаться и
переобучаться.
• Фактор директора «советского типа» .
• Постоянные структурные изменения в
организации, слабая формализация бизнеспроцессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы
документов.
• Необходимость взаимодействовать с внешним
«бумажным» миром.
Кафедра "Информатики"

14. Классификация систем документооборота

• Системы, ориентированные на бизнес-процессы
(Business-process EDM) – Documentum, FileNet,
Hummingbird. Обеспечивают полный жизненный
цикл работы с документами (включают
технологии работы с образами, управления
документами и потоками работ)
• Корпоративные системы (Enterprise-centric EDM)
– Lotus, Opent text, Oracle (Context).
Обеспечивают корпоративную инфраструктуру
для создания и совместной работы над
документами.
• Системы управления контентом (Content
management) – Adobe, Excalibur. Обеспечивают
процесс отслеживания создания, доступа,
контроля и доставки информации.
Кафедра "Информатики"

15. Классификация систем документооборота

• Системы управления информацией (порталы)
(Information Management) – Excalibur, Lotus,
Microsoft Office SharePoint Portal Server.
Обеспечивают агрегирование, управление и
доставку информации через сети Internet и
intranet.
• Системы управления образами (Imaging) Definiens Imaging (eCognition). Преобразуют
информацию с бумажных носителей в
цифровой формат.
• Системы управления потоками работ (Workflow
management) – Lotus, FileNet, Staffware.
Обеспечивают систематическую
маршрутизацию работ.
Кафедра "Информатики"

16. Подсистемы и их функции

• Системы автоматизации
делопроизводства;
• Архивы документов;
• Системы ввода документов и системы
обработки образов документов;
• Системы управления стоимостью
хранения документов;
• Системы маршрутизации документов;
• Системы комплексной автоматизации
бизнес-процессов.
Кафедра "Информатики"

17. Структура системы автоматизации документооборота организации

Кафедра "Информатики"

18. Основные виды СЭД, представленные на российском рынке

• Электронные архивы;
• Системы маршрутизации и хранения
документов;
• Системы делопроизводства;
• Системы смешанного типа (являются
комбинацией функционала систем
первых трех типов).
Кафедра "Информатики"

19.

Производителями СЭД наиболее
активно используются следующие
базы данных:
MS SQL Server;
Oracle;
Lotus Notes/ Domino;
Ника;
ZoDB;
MS Access.
Кафедра "Информатики"

20.

Рынок вспомогательного
программного обеспечения делится
на следующие группы:
Системы распознавания;
Средства шифрования;
Системы массового ввода;
Системы позволяющие производить
редактирование и просмотр документов,
хранящихся в системе электронного
документооборота.
Кафедра "Информатики"

21. Основные системы документооборота, представленные в России

• Docs Fusion и Docs Open - фирма
Hummingbird;
• Documentum - В России ее представляет
компания «Документум Сервисиз» ;
• LanDocs;
• Microsoft SharePoint Portal Server;
• Optima Workflow;
• «БОСС-Референт» - компания АйТи;
• «Дело» - компания «Электронные офисные
системы» (ЭОС);
• «DocsVision»;
• «Евфрат» - компания Cognitive Technologies.
Кафедра "Информатики"

22.

Сравнительная таблица основных СЭД российского производства
СистемаКомпания
производитель
Работа с регистрационной карточкой
Регистрация документов
Составные документы
Номенклатура дел
Дизайнер форм карточек
Словари и справочники
«1С:Архив»
1С
+
+
-
-
-
ГранДок
Гранит Центр
+
+
+
-
+
РауDox
Интерфейс
+
+
+
-
+
«Эффект-Офис»
«Гарант Интернешнл»
+
-
-
-
-
«ЭСКАДО»
«Интерпроком ЛАН»
+
+
+
-
+
OfficeMedia
Интертраст
+
+
+
-
+
Электронная канцелярия
«Золушка»
НТЦ ИРМ
+
+
+
-
+
«ДЕЛО»
ЭОС
+
+
+
-
+
«БОСС-Референт»
АйТи
+
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
OPTIMA-Workflow
Оптима
+
+
+
+
+
LANDOCS
Ланит
+
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
«ЕВФРАТ-Документооборот»
Cognitive Technologies
+
+
+
+
+
Кафедра "Информатики"

23.

Контроль исполнительской дисциплины
Сроки
поручений
Автоматические
уведомления
Задание
маршрута
Графический
дизайнер
маршрутов
Протокол
обработки
«1С:Архив»
1С
+
+
-
-
+
ГранДок
Гранит Центр
-
+
-
-
+
РауDox
Интерфейс
+
-
+
-
+
«Эффект-Офис»
«Гарант
Интернешнл»
+
+
-
-
-
«ЭСКАДО»
«Интерпроком
ЛАН»
+
+
+
-
+
OfficeMedia
Интертраст
+
+
+
-
+
Электронная
канцелярия
«Золушка»
НТЦ ИРМ
+
+
+
-
+
«ДЕЛО»
ЭОС
+
+
+
-
+
«БОССРеферент»
АйТи
+
+
+
-
+
OPTIMA-Workflow
Оптима
+
+
+
+
+
LANDOCS
Ланит
+
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
«ЕВФРАТДокументооборот
Кафедра "Информатики"

24.

Поиск документов
Реквизитный
поиск
Поиск по форме
Полнотекстовы
й поиск
Учет
морфологии
WEB-поиск
«1С:Архив»
1С
+
+
+
+
+
ГранДок
Гранит Центр
+
+
+
-
+
РауDox
Интерфейс
+
-
+
-
+
«Эффект-Офис»
«Гарант
Интернешнл»
+
-
+
-
+
«ЭСКАДО»
«Интерпроком
ЛАН»
+
-
-
-
-
OfficeMedia
Интертраст
+
-
-
-
-
Электронная
канцелярия
«Золушка»
НТЦ ИРМ
-
+
-
-
-
«ДЕЛО»
ЭОС
+
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
«БОССРеферент»
АйТи
+
-
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
-
-
OPTIMA-Workflow
Оптима
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
-
LANDOCS
Ланит
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
«ЕВФРАТДокументооборот
Кафедра "Информатики"

25.

Ввод документов
Сканирование
Распознавание на лету
Распознавание
документов
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
-
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
ГранДок
Гранит Центр
+
-
+
РауDox
Интерфейс
+
-
-
«Эффект-Офис»
«Гарант Интернешнл»
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
-
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
«ЭСКАДО»
«Интерпроком ЛАН»
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
-
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
OfficeMedia
Интертраст
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
-
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
Электронная канцелярия
«Золушка»
НТЦ ИРМ
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
-
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
«ДЕЛО»
ЭОС
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
-
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
«БОСС-Референт»
АйТи
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
-
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
OPTIMA-Workflow
Оптима
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
-
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
LANDOCS
Ланит
+
-
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
«ЕВФРАТ-Документооборот»
Cognitive Technologies
+
+
+
«1С:Архив»
1С
Кафедра "Информатики"

26.

Вывод документов
Генерация
отчетов
Встроенные
средства
просмотра
документов
Встроенные
средства
просмотра
и печати
отчетов
Редактор
отчетов
Проведение email рассылок
«1С:Архив»
1С
+
+
-
-
+
ГранДок
Гранит Центр
+
+
-
-
-
РауDox
Интерфейс
+
+
-
+
+
«Эффект-Офис»
«Гарант
Интернешнл»
+
+
+
-
-
«ЭСКАДО»
«Интерпроком
ЛАН»
+
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
-
OfficeMedia
Интертраст
+
+
+
Электронная
канцелярия
«Золушка»
НТЦ ИРМ
+
+
+
-
-
«ДЕЛО»
ЭОС
+
+
-
-
+
«БОССРеферент»
АйТи
+
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
OPTIMA-Workflow
Оптима
+
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
LANDOCS
Ланит
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
Кафедра "Информатики"
+
-

27.

Организация защищенного документооборота в сети
Разграничение
прав доступа
Роли
Шифрование
Поддержка ЭЦП
Защита от сбоев
«1С:Архив»
1С
+
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
ГранДок
Гранит Центр
-
-
-
-
+
РауDox
Интерфейс
+
+
-
-
+
«Эффект-Офис»
«Гарант
Интернешнл»
+
-
-
-
+
«ЭСКАДО»
«Интерпроком
ЛАН»
+
-
-
-
+
OfficeMedia
Интертраст
+
-
-
-
+
Электронная
канцелярия
«Золушка»
НТЦ ИРМ
+
-
-
-
+
«ДЕЛО»
ЭОС
+
-
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
«БОССРеферент»
АйТи
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
OPTIMA-Workflow
Оптима
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
LANDOCS
Ланит
+
+
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
«ЕВФРАТДокументооборот
Кафедра "Информатики"

28.

Хранение и доступ к информации
Списание
информации
в архив
Стационарное
клиентское
место
Возможность
работать on-line
через WEB
Внутренняя
почтовая
служба
Удаленный
доступ
«1С:Архив»
1С
-
+
+
+
+
ГранДок
Гранит Центр
+
+
+
-
+
РауDox
Интерфейс
+
-
+
-
+
«Эффект-Офис»
«Гарант
Интернешнл»
-
+
+
-
+
«ЭСКАДО»
«Интерпроком
ЛАН»
+
+
-
+
+
OfficeMedia
Интертраст
+
+
-
+
+
Электронная
канцелярия
«Золушка»
НТЦ ИРМ
+
+
-
-
+
«ДЕЛО»
ЭОС
-
+
+
-
+
«БОССРеферент»
АйТи
+
+
-
+
+
OPTIMA-Workflow
Оптима
-
+
-
-
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
+
+
(ОПЦИОНАЛЬНО)
-
+
LANDOCS
Ланит
«ЕВФРАТДокументооборот
Кафедра "Информатики"

29.

Установка и интеграция с другими продуктами
API
Коробочность
Возможность
реализации
проектных
решений
на базе
продукта
«1С:Архив»
1С
+
+
+
-
+
ГранДок
Гранит Центр
-
-
+
+
+
РауDox
Интерфейс
-
-
-
-
+
«Эффект-Офис»
«Гарант
Интернешнл»
-
+
-
+
+
«ЭСКАДО»
«Интерпроком
ЛАН»
-
-
+
+
+
OfficeMedia
Интертраст
-
+
+
+
+
Электронная
канцелярия
«Золушка»
НТЦ ИРМ
-
+
+
+
+
«ДЕЛО»
ЭОС
+
+
+
+
+
«БОССРеферент»
АйТи
-
-
+
+
+
OPTIMA-Workflow
Оптима
+
-
+
+
+
LANDOCS
Ланит
-
+
+
Многоплатформенная
поддержка
проектных
решений
Хранение
документов
любых
форматов
Кафедра "Информатики"
-
+

30.

Технические и ценовые параметры
СУБД
Цена СУБД
сервер
клиент
Цена комплекта
сервер +
10 лицензий (без
стоимости СУБД)
MS SQL Server /
MS Access
ОТ 600$
P-200, 128Mb
P100, 32Mb
490$
MS SQL Server
ОТ 600$
Pentium III-600,
128 Mb, 8 Gb, CDROM
Pentium 166, 64 Mb,
2 Gb, CD-ROM
От 6500$
MS SQL Server /
MS Access
ОТ 600$
PIII-500, 512Mb/Ms
200 Serveer
486 DX — 4
5000$
Собственного
производства/MS
SQL Server
0$
P-200, 128Mb
P150, 32Mb
1840$
Lotus Domino\Notes
ОТ 3700$
PIII-500, 512Mb
P166, 64Mb
От 595$
OfficeMedia
Интертраст
Domino\Notes
ОТ 3700$
PIII-500, 512Mb
P166, 64Mb
От 250$
Электронная
канцелярия
«Золушка»
НТЦ ИРМ
MS SQL Server
Oracle
ОТ 600$
PIII-500, 512Mb
P166, 64Mb
От 1500$
«ДЕЛО»
ЭОС
MS SQL Server
Oracle
ОТ 600$
P-166 64Mb
P-90 32Mb
От 1900$
«БОСС-Референт»
АйТи
Lotus Domino\Notes
ОТ 3700$
PIII-500, 512Mb
8Gb HDD
P166, 64Mb
От 2500$
OPTIMA-Workflow
Оптима
MS SQL Server
ОТ 600$
PIII-500, 128Mb b
P166, 64Mb
3950$
LANDOCS
Ланит
MS SQL Server
ОТ 600$
PIII-500 512Mb
P-200 64Mb
От 5500$
PII, 64 Mb
1940$*
«1С:Архив»
1С
ГранДок
Гранит Центр
РауDox
Интерфейс
«Эффект-Офис»
«Гарант
Интернэшнл»
«ЭСКАДО»
«Интерпроком
ЛАН»
«ЕВФРАТДокументооборот»
Ника
Cognitive
*в стоимость СЭД включена стоимость СУБД
Technologies
Кафедра "Информатики"
0$
PIII, 256 Mb

31. Рейтинг популярности ключевой функциональности СЭД

Кафедра "Информатики"

32. Рейтинг соответствия стоимости различных систем ожиданиям потребителя

Кафедра "Информатики"

33. Рейтинг технического совершенства СЭД

Кафедра "Информатики"

34. Рейтинг технических возможностей используемых платформ

Кафедра "Информатики"

35. Абсолютный рейтинг СЭД

Кафедра "Информатики"

36. ТРЕБОВАНИЯ к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти Приказ Министерства связ

ТРЕБОВАНИЯ
к информационным системам электронного
документооборота федеральных органов
исполнительной власти
Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 02.09.2011 № 221
СЭД ФОИВ должна быть масштабируемой и обеспечивать
следующий уровень производительности и надежности:
• Доступ к СЭД – не более 3-х секунд
• Доступ к карточке документа – не более 5 секунд
• Время простоя при сбоях и перезагрузке – не более 30
минут
• Восстановление электронного документа из резервной
копии – не более 30 минут
• Автоматическое уведомление должностного лица о сбое
СЭД
• Объем базы данных для хранения – за период не менее
5 лет.
Кафедра "Информатики"

37.

Процессы документационного обеспечения управления в
СЭД ФОИВ должны включать:
• Комплекс действий по сохранению документа или
сведений о документе, определяющих место документа в
СЭД и позволяющих управлять им
• Доведение документа до пользователя СЭД
• Согласование документа
• Подписание документа
• Фиксация ведения протоколов действий, выполняемых в
СЭД
• Передачу документов
• Хранение и учет документов.
Процессы в СЭД, в зависимости от способа приема,
передачи документов делятся на группы:
• Обработка входящих и исходящих документов на
бумажном носителе
• Обработка электронных документов, полученных или
переданных по электронной почте
• Обработка внутренних документов
Кафедра "Информатики"