Совершенствование процессов администрирования кафедры посредством внедрения системы управления задачами

1. «Совершенствование процессов администрирования кафедры посредством внедрения системы управления задачами»

Направление «Бизнес-информатика»
Профиль «Архитектура предприятия»
Автор: Дюкарев П.Е, студент группы ВКИ-141б
Научный руководитель: Галахов Д.М, старший преподаватель кафедры
УИСиП
Москва – 2019

2. О ПРЕДПРИЯТИИ

Кафедра УИСиП РЭУ им. Г.В Плеханова
Кафедра Управления информационными системами и
программирования РЭУ им. Г.В. Плеханова

3. Организационная структура УИСиП

Ректор
Проректор
Директор института
Заведующий
директора по науке
Заведующий
кафедрой
Профессоропреподавательскийсостав
Зам зав кафедры:
±36 преподавателей
Административноуправленческийперсонал
Ведущие специалисты
Лаборанты

4. Объект, предмет, цель и задачи

Объектом исследования является кафедра УИСиП “РЭУ имени Г.В Плеханова”.
Предметом исследования является автоматизированная система
учета времени, распределения нагрузки и ведения проектов.
образование качественно новой среды при распределении задач между
сотрудниками внутри кафедры УИСиП
Идентификация проекта
Определение рамок проекта
Анализ бизнес и IT архитектуры кафедры
Выявление проблемных бизнес-процессов
Определение технического задания
Составление плана проекта
Оценка экономического эффекта от внедрения системы управления задачами

5. Модель видов деятельности кафедры

Деятельность
кафедры УИСиП
Текущая деятельность
кафедры
Деятельность по
развитию кафедры
Маркетинг и связь с
производством
Обеспечение
Развития учебнометодических и
учебных контактов
Развития учебнометодических и
учебных контактов
Развития учебнометодических и
учебных контактов
Кадровое
обеспечение
Методическое
обеспечение
Финансовое
обеспечение
Материальнотехническое
обеспечение
Компъютерное
обеспечение
Основная
деятельность
Учебновоспитательная
деятельность
Научноисследовательск
ая деятельность
Социальная
деятельность
Организационно-методическая деятельность
Управление
Перспективное
планирование
и управление
Управление
штатным
составом
Управление
финансами
Администриро
вание(контрол
ь исполнения+
правила)

6. Что принять за администрирование?

7. Определение бизнес-процессов

Основные бизнеспроцессы
Создают добавленную стоимость продукта
Производят продукт, представляющий ценность
для клиента
Формируют результат, за который клиент готов
платить деньги
Нацелены на получения прибыли
Поддерживающие
бизнес-процессы
Бизнес-процессы
развития
Поддерживают основные бизнес процессы
развития
Создают инфраструктуру предприятия
Нацелены на получения прибыли в долгосрочной
перспективе
Обеспечивают совершенствование деятельности
предприятия
Бизнес-процессы
управления
Нацелены на управление деятельностью
предприятия
Основной
бизнес-процесс:
ведение
образовательной
деятельности
Сопутствующие бизнес-процессы: учебно-воспитательная
деятельность,
научно-исследовательская
деятельность,
организационно-методическая деятельность, социальная
деятельность
Вспомогательные бизнес-процессы: ведение документации
(планы, отчеты), разработка учебнометодических пособий,
УМК, учебных программ по дисциплинам, распределение
учебной нагрузки между преподавателями и т.д.
Обеспечивающие бизнес-процессы: кадровое обеспечение
(профессорско-преподавательский
состав
(ППС),
вспомогательный персонал); методическое обеспечение –
учебная, методическая, научная литература; финансовое
обеспечение,
материальнотехническое
обеспечение
–
аудитории,
лаборатории,
оргтехника,
компьютеры,
мультимедиа-оборудование, прикладные программы.
Бизнес-процессы управления: управление ППС, управление
вспомогательным персоналом, управление финансами,
контроль исполнения
Бизнес-процессы развития: разработка инновационных
технологий обучения, защита диссертаций, повышение
квалификации преподавателей и сотрудников, участие в
научных исследованиях, грантах.

8. Бизнес подход

Научная
Преподавательская
Выполнение
плановой нагрузки
РЭУ
Преподаватели +
методисты
Научные статьи
Рабочие программы
дисциплин
Научноисследовательские
работы
Персональная поддержка
Автоматизируемое
обслуживание
Внешние(компан
ии + госзаказы)
Внутринние(студ
енты)
Лекции(аналоговы
й канал)
Электронные
курсы(интернет)
Внутренние(зарплаты)
Внешние(план РЭУ)
Бизнес-модель Остервальда
Внутенние – доходы
от
инстиута(зарплаты)
Внешние выйгранные НИРы

9. Эффективность процесса создания ценности

Требования договора
Законодательство
Создать ценность
A0
Заведующий
кафедрой
Сотрудники
Кафедры УИСиП
Процесс создания ценности IDEF0

10. Администрирование и правила эффективности

Внешние
заказчикиРЭУ
Доступность человека
навыки
Ресурсы
института
Ресурсы института
Собрать
требования
A0.1
Зав. кафедрой
Зав.зав.кафедрой
Ресурс работника
Должностные
инструкции
ресурсы
Список
задач
время
Ресурсы
института
Распределить
задачи
A0.2
Список
исполнител
ей
Зав.зав.
кафедрой
Преподаватели
Ресурсы
института
Итог работ
Программное
Требования
Обеспечение
заказчика
Сделать работу
A0.3
Зав. Зав.
Кафедр. Зав.кафедр.
ПреподавателиВедущие
специалисты
Методисты
Сделать отчет
A0.4
Зав.зав. Зав.кафе
Кафедр.
дрой
ПреподавателиВедущие
специалисты
Методисты
Декомпозиция процесса создания ценности IDEF0
ценность

11. Узкие места. Сбор требований.

А0.1 Собрать требования
РЭУ + Внешние Заказчики
РЭУ + Внешние Заказчики
Бумага
Интернет(почта)
Телефоны
1C
Ресурсы института
Попо
Собрать лненн
новые
ый
задачи
лист
Собрать
пришедшие задач
задачи
из 1C
пришедшие
A1.1
от внешних
заказчиков
A1.2
РЭУ
РЭУ + Внешние Заказчики
Попо
лненн
ый
лист
Собрать
задач хозяйственн
ые задачи
внутри
кафедры
A1.3
Зав. Зав кафедр + ведущие
специалисты
Зав.кафедр. + зав.зав
кафедр.
Зав.кафедр.
Зав.зав.каф
едр
Зав.зав
кафедр.
Попо
лненн
ый
списо
к
задач
Список задач
Собрать
недоделанн
ые ранее
задачи
кафедры
A1.4
Зав.зав.
Кафедр.
Ведущий
специалист
Декомпозиция процесса сбора требований (AS-IS)

12. Узкие места. Распределение задач.

Доступность человека
Навыки
Ресурс работника
А0.2 Распределить задачи
Доступность человека
Навыки
Список задач
Ресурсы
института
Телефоны
Рассписание
Выявить
Лист
доступность досту
человека пност
Определить Лист
(звонки,
и
возмо
уровень
почта,рассп
навыков для жност
исание)
ей
решения
A2.1
задачи
A2.2
Зав. Зав. Кафедр.
Навыки
Ресурс работника
Ресурс работника
Доступность человека
Лист
Расчитать расче
конечное
та
время
исполнения
Закрепить
человека за
A2.3
задачей
Препода
A2.4
ватели
Зав.Зав. Кафедр.
Зав.Зав. Кафедр
Зав.зав.ка
федр.
Зав.Зав.Каф Преподават
ели
едр
Декомпозиция процесса распределения задач (AS-IS)
Список
исполнителей
Ресурсы Института

13. Узкие места. Сделать работу.

Должностные
инструкции
время
ресурсы
А0.3 Сделать работу
ресурсы
Должностные
инструкции
время
Ресурсы института
Список
исполнителей
Должностные
инструкции
Список
исполнителей
Интеренет
Телефоны
Переферия
Должностные
время
Согласовать ресур
инструкции
сы
распределен
ресурсы
ответ
время
ия ресурсов
свенн
Согласовать
A3.1
Время
полномочия ость
дейст
A3.2
Согласовать вия
время
Сделать
A3.3
закрепленну
Все сотрудники кафедры
ю задачу
УИСиП
Все сотрудники кафедры
A3.4
Все сотрудники
УИСиП
Все
кафедры УИСиП
сотрудники
кафедры
УИСиП
Все сотрудники
кафедрыУИСиП
Декомпозиция процесса исполнения работы (AS-IS)
Ресурсы института
Итог работ

14. Узкие места. Процесс отчетности.

Требования Программное
заказчика Обеспечение
А0.4 Сделать отчет
Требования заказчика
Программное обеспечение
Ресурсы института
Итог работ
Итог работ
Интеренет
Телефоны
Переферия
Программное обеспечение
Требования заказчика
Опросить Досту
соучастнико пносn
ь
во
Расчитать Лист
готовности
готов
обем
A4.1
выполненых ности
работ
Сделать
Зав.
A4.2
отчет
Кафедр.
Ведущие
A4.3
специалисты
Преподаватели
Все сотрудники
Зав.зав.кафедр
кафедры УИСиП
Все сотрудники
кафедры УИСиП
Ресурсы института
Отчет
Отчет
Зав.зав Зав.Кафедр.
Преподаватели
Ведущие
Методисты
специалисты
Декомпозиция процесса отчетности (AS-IS)

15. Администрирование в деле.

Система управления задачами
“Чего
нам не хватает для того, чтобы
оперативно
закреплять
задачи
за
исполнителями и не терять контроль
исполнения для того чтобы оперативно
принимать решения в быстроменяющейся
среде?”
ЕДИНАЯ БАЗА СБОРА
ТРЕБОВАНИЙ
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАДАЧ,
УЧИТЫВАЯ
ДОСТУПНОСТЬ ЧЕЛОВЕКА
ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ
УЧЕТ ВЫПОЛНЕННЫХ
ЗАДАЧ

16. Выбор решения

Критерий сравнения / решение
Bitrix24
Trello
Jira
Наличие общих справочников
Есть
Есть
Есть
Относительная стоимость
Низкая
Средняя
Очень
интеграции
высокая
Возможность самостоятельной
Есть
Есть
Задачи внедряемой системы
№
1
2
Наличие веб приложения
Да
Есть
Нет
Наличие мобильного приложения
Есть
Есть
Есть
Требуется ли дополнительное
Нет
Нет
Да
обучение работе в программе
Актуальность платформы
Высокая
Высокая
Есть
Есть
Есть
Наличие не используемого
Нет
Есть
Есть
Сравнительная таблица возможных решений
Высокий
Управление корпоративной почтой сотрудников
Высокий
4
Осуществление работы через мобильные
Высокий
приложения (iOS, Android, Windows Phone)
Общение в единой среде с интегрированными
Высокий
сервисами (соцсети и мессенджеры)
6
функционала
Актуализация информации, своевременное
3
5
Возможность создания единой ИС
Высокий
обновление данных
Средняя
программного продукта
Хранение всей информации в одном месте в
Приоритет
единой папке
Есть
доработки
Описание задачи
Наличие групповых чатов
Высокий
Приоритетность требований к системе

17. Исчезновение узких мест. Сбор требований.

А0.1 Собрать требования
РЭУ + Внешние Заказчики
Ресурсы института
Пополнить
PULL всех
Задач в
BITRIX24
A1.1
BITRIX24
Обновленный список задач
Человек
собирающий
задачи со всех
фронтов
Зав.кафедр.
Зав.зав.каф
едр.
Ведущий
специалист
Декомпозиция процесса сбора требований (TO-BE)
Список задач

18. Исчезновение узких мест. Распределение задач.

Навыки
Доступность человека
Ресурс работника
А0.2 Распределить задачи
Навыки Ресурс работника
Доступность человека
Список задач
Ресурсы
института
Список задач
BITRIX24
Закрепить
человека за
задачей
Лист исполнителей
Список
исполнителей
Ресурсы Института
A2.1
Преподават
ели
Зпа.зав.кафедр
Зав.зав.кафе Преподават
ели
др
Декомпозиция процесса распределения задач (TO-BE)

19. Исчезновение узких мест. Сделать работу.

Должностные
инструкции
ресурсы
время
А0.3 Сделать работу
ресурсы
Должностные
инструкции
время
Ресурсы института
Список
исполнителей
Список исполнителей
BITRIX24
Сделать
закрепленную
задачу
Итог работ
A3.1
Все сотрудники
кафедры УИСиП
Все сотрудники
кафедры УИСиП
Декомпозиция процесса исполнения работы (TO-BE)
Ресурсы института
Итог работ

20. Исчезновение узких мест. Сделать отчет.

Требования
заказчика
Программное
Обеспечение
А0.4 Сделать отчет
Программное обеспечение
Программное обеспечение
Требования заказчика
Ресурсы института
Итог работ
Итог работ
BITRIX24
Расчитать Лист
готов
обем
выполненых ности
работ
A4.2
Все сотрудники
кафедры УИСиП
Ресурсы института
Отчет
Сделать
отчет
A4.3
Отчет
Все сотрудники
кафедры УИСиП
Зав.зав.каф
Зав.кафедр едр
Ведущие
Методисты
специалисты
Преподаватели
Декомпозиция процесса отчетности (TO-BE)

21. Участники проекта

Наименование задачи
Разработка проекта
Начало
Конец
Количество дней
Ответственный за этап разработки
22.11.2018
11.03.2019
106
Руководитель проекта
22.11.2018
06.12.2018
14
Руководитель проекта
Составление спецификации на разработку
06.12.2018
20.12.2018
14
Бизнес-аналитик
Сбор данных о работе кафедры
20.12.2018
30.12.2018
10
Бизнес-аналитик
30.12.2018
06.01.2019
7
Разработчик
06.янв
16.01.2019
10
Разработчик
16.01.2019
21.01.2019
5
Системный администратор
21.01.2019
03.02.2019
10
Системный администратор
03.02.2019
13.02.2019
10
Тестировщик
13.02.2019
16.02.2019
3
Тестировщик
16.02.2019
08.03.2019
20
Руководитель проекта
08.03.2019
11.03.2019
3
Бизнес-аналитик
Определение целей и бизнес требований
проекта
Поиск Системы управления задачами,
соответствующей требованиям
Утверждение выбранной Системы
управления задачами
Установка и настройка Системы
управления задачами
Заполнение данными необходимыми для
тестирования
Проведение тестирования системы
Отладка и исправление шибок, возникших
в ходе тестирования
Обучение пользователей
Ввод Системы управления задачами в

22. Календарно-ресурсное планирование проекта

Сентябрь Октябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь Декабрь
Январь
Февраль Февраль
Март
Апрель
Разработка проекта
Определение целей и бизнес требований проекта
Составление спецификации на разработку
Сбор данных о работе кафедры
Поиск CRM системы, соответствующей требованиям
Утверждение выбранной CRM системы
Установка и настройка CRM системы
Заполнение данными необходимыми для тестирования
Проведение тестирования системы
Отладка и исправление шибок, возникших в ходе тестирования
Обучение пользователей
Ввод CRM системы в эксплуатацию
19 недель, ~ 4,5 месяца (с учётом выходных дней)

23. ИТ-инфраструктура +Системы управления задачами

Система управления задачами
Bitrix24.CRM
Enternet
роутер
Рабочее место менеджера
Рабочее место специалиста
Рабочее место Зав. Кафедрой
Рабочее место Зав. Зав.Кафедрой
Рабочее место б ухгалтера
Источник бесперебойного питания
Сервер
Лазерный принтер

24. Архитектура данных

Архитектура данных Системы управления задачами «Битрикс24» в рамках кафедры

25. Cтоимость реализации

З/П час
•Руководитель проекта: 188 ч
•Бизнес-аналитик: 180 ч
•Разработчик :104 ч
•Системный администратор: 68 ч
•Тестировщик :160 ч
Должность
(рубли/ч
Количеств
)
о часов
Фонд ЗП:
НДФЛ(13%
ПФР
)
(22%)
ФСС(3,1%)
ОМС(5,1%)
Руководитель
проекта
450
188
90000
78300
19800
27900
45900
380
180
76000
66120
16720
23560
38760
р
600
104
75000
65250
16500
23250
38250
Разработчик
500
68
52000
45240
11440
16120
26520
Тестировщик
300
160
90000
78300
19800
27900
45900
383000
333210
84260
118730
195330
Бизнесаналитик
Системный
администрато
ИТОГО: 333210

26. Сравнение средних показателей эффективности

Показатель
Затраты AS-IS
Затраты TO-BE
Единицы
измерения
Время на сбор
2
0,3
часы
2
0,5
часы
1
0,1
часы
1
0,5
часы
требований
Время на
распределение
задач
Время на
согласование
Время на
отчетность
Показатели от внедрения AS-IS и TO-BE:
(T) Затраты до автоматизации: (2+2+1+1) * 12(мес) = 64часа
(T1) Затраты после автоматизации: (0,3+0,5+0,1+0,5) * 12(мес) = 16,8часа

27. Спасибо!