Служебные документы для внутреннего пользования. Требования к оформлению

1.

Служебные документы
для внутреннего пользования.
Требования к оформлению
Общие положения
Подготовила студентка
Жаксылыкова Газиза

2. О понятиях «документ» и «служебный документ»

Слово "документ"
происходит от
латинского
documentum,что
означает "поучительный
пример, способ
доказательства". В
русский язык слово
"документ" вошло в
обиход в петровскую
эпоху; документами
стали называть деловые
бумаги, имевшие
правовую значимость.
Перт I
Жалованная грамота царя Алексея Михайловича Романова
стряпчему Мертваго на вотчину в с. Новое Арзамасского
уезда (после 1678 г.)

3. О понятиях «документ» и «служебный документ»

Понятие «документ»:
1.ГОСТ Р 51141-98
“Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения”:
Документ — это зафиксированная на
материальном носителе информация
с реквизитами позволяющая ее
идентифицировать.
2. Документ - это средство
закрепления информации о
событиях, явлениях объективной
действительности и мыслительной
деятельности человека.
Следовательно в основе понятия
«документ» лежит информация.

4. О понятиях «документ» и «служебный документ»

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента
внутренней организации любого учреждения или предприятия, обеспечивая
взаимодействие их частей. Документы используют для передачи информации во
времени и на расстояние. Документная информация является основанием для
принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и
источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как
результат труда.
Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой
деятельности, которые выражаются с помощью соответствующих документов:
планирование - посредством подготовки различных планов;
учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и
оперативно-технической документации;
инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний;
контроль - путем сбора сведений в письменном виде и дачи указаний и т.д.

5. Классификация служебных документов

6. Классификация служебных документов

7. Композиционные особенности служебных документов. Форма документа

Композиционные особенности служебных документов определяются их формой,
являющейся совокупностью
элементов оформления и содержания, в которой закрепляются:
1.Состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающий
его юридическую и практическую полноценность.
2.Логическая схема документа, т.е. такое взаимное расположение его частей,
которое дает наибольшее удобство в работе с документом.
Структура служебного
документа
Констатирующая
часть
излагают цели и задачи
предписываемых действий и
причины издания акта,
основания
Распорядительная
часть
излагаться в повелительной форме и
начинаться словами постановляю
(приказываю); делиться на пункты или
подпункты,
где
указывается
исполнитель и конкретного действия

8. Композиционные особенности служебных документов. Форма документа

Текстовую,содержательную
часть
организационннораспорядительного или
нормативно-правового акта
следует
располагать между
реквизитами "заголовок к
тексту" и
"отметка о наличии
приложения".

9. Типовой формуляр

Стандартизация формы значительно упрощает работу с документацией, и,
напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым
формуляром, существенно усложняет работу. При подготовке конкретного
документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты).
Совокупность этих элементов называется формуляром документа.
Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и
определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и
форме данного документа, способом документирования и т.д.
Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и
государственного управления, состав реквизитов документов установлен в
законодательных и нормативных актах.
Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную
документацию вводит единообразие в оформление документов, что является
необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами,
ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

10. Типовой формуляр

Формуляр,
характерный
для
определенной
разновидности документов, называется типовым. Типовой
формуляр характеризуется определенным количеством
реквизитов,
расположенных
в
строгой
последовательности.
Исходя из того, что служебные документы - это прежде
всего организационно-распорядительная документация,
нам необходимо ознакомится с ГОСТ Р 6.30 – 2003
«Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению
документов» который устанавливает:
Состав реквизитов документов
Требования к оформлению реквизитов
Требования к оформлению бланков служебных документов

11. Оформление реквизитов

ГОСТ Р 6. 30 – 2003 устанавливает 30
реквизитов для документов:
01 – Государственный герб Российской
Федерации
02 – герб субъекта Российской Федерации
03 – Эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания)
04 – код организации
05 - основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица
06–Идентификационный номер
налогоплательщика/ код причины постановки
на учет (ИНН/ КПП)
07 – код формы документа
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации
10 – наименование вида документа
11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату
документа
14 – место составления или издания документа
15 – адресат
16 – гриф утверждения документа
17 – резолюция
18 – заголовок к тексту
19 – отметка о контроле
20 – текст документа
21 – отметка о наличии приложения
22 – подпись
23 – гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
25 – оттиск печати
26 – отметка о заверении копии
27 – отметка об исполнении
28 – отметка об исполнении документа и
направлении его в дело
29 – отметка о поступлении документа в
организациях
30 - идентификатор электронной копии
документа Ф

12. Расположение реквизитов на документе

13. Оформление реквизитов

При составлении формуляров конкретных
видов документов необходимо исходить из
требований формуляра-образца, с учетом их
основных реквизитов.
Отметим, что основной формой служебного
документа является бланк документа
организации, предприятия, учреждения.
Бланк представляет собой лист бумаги с
напечатанным на нем названием учреждения,
предприятия, организации.
В бланке в соответствии с требованиями
стандартов, указываются:
= герб Российской Федерации;
= эмблема организации ли предприятия;
= наименование министерства или ведомства;
= полное наименование учреждения,
организации или предприятия (в скобках
сокращенное, если таковое имеется);
=наименование структурного подразделения;
= адрес учреждения;
= название вида документа или место для
него;
= дата;
= индекс;
= место составления документа.
Далее документ содержит:
= текст документа(констатирующая часть,
распорядительная часть);
= подпись;
= отметка об исполнителе.
Прокомментируем основные из данных реквизитов)

14. Оформление реквизитов

Каждое учреждение, организация, предприятие должны иметь
два вида бланков - бланки для служебных писем и бланки для
всех других видов документов. Это объясняется тем, что
служебное письмо является единственным видом документа, в
котором не указывается название. Все остальные документы
имеют название вида - протокол, приказ, акт, постановление,
решение, распоряжение и т.д. Но служебное письмо в то же
время является единственным документом, в котором есть
реквизит - адрес учреждения, предприятия, организации автора документа. Во всех остальных видах документов этот
реквизит отсутствует.
Применение бланков повышает культуру управленческого
труда, придает информации официальный характер, облегчает
исполнение и дальнейшее использование любого документа.

15. Типовой формуляр и оформление реквизитов

16. Общий бланк

17. Угловой бланк

18. Оформление реквизитов

Государственный герб РФ(реквизит 1)-всоответствии с Положением о Государственном гербе,
утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб
изображается на бланках:
• Президента Российской Федерации;
• палат Федерального Собрания;
• Правительства Российской Федерации;
• Конституционного Суда Российской Федерации;
• Верховного Суда Российской Федерации;
• Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
• центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);
• федеральных судов;
• Прокуратуры Российской Федерации;
• Центрального банка Российской Федерации;
• Уполномоченного по правам человека;
• Счетной палаты;
• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных
представительств Российской Федерации за границей.
Изображение герба располагается на верхнем
поле документа центрованно относительно
наименования организации.

19. Оформление реквизитов

Эмблема организации ( реквизит 03) - используются в соответствии с Законом
РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и
наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря
2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).
Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет
отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от
однородных товаров других.
Помните!
Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.
Эмблема должна быть зарегистрирована официально.
Товарный знак запрещается использовать другим лицам.
Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.
Товарный знак (эмблема) размещается на
верхнем поле документа центровано
относительно наименования
организации.

20. Типовой формуляр и оформление реквизитов

Наименование организации(реквизит 8) - являющейся автором документа, должно
соответствовать наименовании, закрепленному в ее учредительных документах.
Помните!
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное
наименование вышестоящей организации.
Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской
Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают
ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже
полного.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае,
если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

21. Типовой формуляр и оформление реквизитов

Наименование вида или разновидности
документа(реквизит
10)
это
его
принадлежность по признакам содержания и
целевого назначения к системе документации.
Указание вида или разновидности документа
один из обязательных элементов формуляра. Он
позволяет выделить искомый документ из всей
огромной массы документов, дает самое первое
общее представление о нем.
Вид или разновидность документа определяется
его содержанием, формой (протокол, циркуляр),
способом записи и передачи информации
(стенограмма, телеграмма, радиограмма).
Название вида или разновидности документа
помещается обычно в начале документа. На
служебных документах указание вида или
разновидности дается в бланке после указания
автора документа.

22. Оформление реквизитов

Дата документа(реквизит 11) - один из основных реквизитов, обеспечивающий
юридическую силу документа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день
месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских
цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 29 декабря 2005 г. следует оформлять 29.12.2005.
Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с
международными стандартами: год, месяц, число: 2005.29.12
Допускается оформление словесно-цифровой даты: 29 декабря 2005 г.
Помните!
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола –
дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну
(единую) дату.
После написания дата, слово «год» не ставится.
Не допускается употребление римских цифр.
Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при
подписании или утверждении.
Дата может быть проставлена от руки.

23. Оформление реквизитов

Регистрационный номер документа или индекс документа ( реквизит 12) - это
цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому
исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему)
документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии
с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет
порядковый номер документа.
В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы
делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут
добавляться другие составные части, например при регистрации служебных
писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а
при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код
корреспондента и др.
На документах, составленных совместно несколькими организациями,
регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке
указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера
свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и
находится под ее контролем и ответственностью.
Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая
заполняется от руки датой и регистрационным номером.

24. Оформление реквизитов

Место составления документа(реквизит 14)- реквизит используется только в
общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При
оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное
деление страны с использованием общепринятых сокращений.
Например:
1)Москва
2) г. Балаково Саратовской обл.
3)г. Георгиевск Ставропольского края.
Место составления или издания документа может не указываться, если название
территории входит в наименование организации:
Самарская академия культуры и искусств
Помните!
Сокращение «г.» не ставится при названии городов федерального значения:
«Москва», «Сант-Питербург».

25. Оформление реквизитов

Заголовок(реквизит 18).
Все служебные документы формата А-4 должны иметь заголовок независимо от
вида, содержания и назначения документа.
Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:
приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная
инструкция инженера технолога, положение об отделе внешних контактов,
правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление
отпуска работнику.
Помните!
Заголовок располагается слева над текстом документа.
Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.
Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не
подчеркивается.
В конце заголовка точка не ставится.
Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.
В ответных письмах перед заголовком после номера и даты отправляемого
документа дается ссылка на индекс и дату инициативного документа.

26. Оформление реквизитов

Текст документа(реквизит 20) - Текст документа составляют на государственном языке Российской
Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с
законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих
структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны
быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом
второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете"
или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы
с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в
именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если
таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на
следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания,
цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы,
предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например,
приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без
пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее
изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование
организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к
тексту.

27. Оформление реквизитов

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на
разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах
единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст
излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного
числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа
("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали",
"выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных
подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов
или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав
объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на
рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД
считает возможным").

28. Оформление реквизитов

Приложения(отметка о приложении реквизит 21) - приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные
вопросы основного документа. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки после
текста документа перед подписью. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования
перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке:
Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется
сокращенно:
Приложение: на 3 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное
наименование входящих в него документов:
Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.
2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.
Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется
следующим образом:
Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.
На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.
Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии
приложения:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес
На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими
цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа:
Приложение 1 к приказу директора ЗАО «Атлант» от 26.12.2005 № 76
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение,
наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
Приложение 1 к приказу директора ЗАО «Атлант» от 26.12.2005 № 76

29. Оформление реквизитов

Способы удостоверения документа - подписание, проставление печати, утверждение –
придают документу юридическую силу.
Подпись(реквизит 22) - обязательный реквизит документа. Состоит из :
наименования должности лица,
подписавшего документ, его личной подписи и
расшифровки подписи.
Подписывается обычно первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Подписание
различных категорий служебных документов регламентируется нормативными актами,
регулирующими работу учреждения:
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под
другой, в соответствии с занимаемой должностью:
Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев
Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова
Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на
одном уровне, например:

30. Оформление реквизитов

Отметка об исполнителе(реквизит 27) - обеспечивает
оперативную связь с тем, кто составил документ, для
разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию,
имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.
Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне
последнего листа документа в левом нижнем углу:
Ю.П. Кондратьева
248 75 39
или
Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39
Если документ подлежит размножению, то отметка об
исполнителе ставится на лицевой стороне.