Закупочная логистика

1. Закупочная логистика

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И МЕНЕДЖМЕНТА ТЕХНОЛОГИЙ
Закупочная логистика
1

2. Тема 4. Анализ и проектирование организационной структуры службы закупок на основе логистики

1. Служба закупок как составная часть
аппарата управления предприятием.
2. Функции и задачи службы закупок
3. Факторы, влияющие на функции
закупок
4. Типы и формы организационного
построения службы закупок.
5. Управление персоналом в службе
закупок.
2

3. 1.Служба закупок как составная часть аппарата управления предприятием.

• Служба закупки, являясь элементом
организовавшего ее предприятия, должна
органически вписываться в микрологистическую
систему, обеспечивающую прохождение
материального потока в цепи снабжение —
производство — сбыт.
• Обеспечение высокой степени согласованности
действий по управлению материальными
потоками между службой закупки и службами
производства и сбыта является задачей
логистической организации предприятия в
целом.
3

4. Реализация функции снабжения в процессе работы различных подразделений предприятия

4

5. Реализация функции снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия

5

6. 2. Функции и задачи службы закупок

Основной целью закупочной логистики является
удовлетворение потребностей производства в материалах
с максимально возможной экономической
эффективностью
Основнае задачи:
Планирование поступлений материальных ресурсов и
(или) готовой продукции и контроль на этом этапе;
Собственно закупки;
Доставка;
Приемка и контроль качества;
Хранение и отпуск на производство;
Распоряжение невостребованными или некачественными
остатками;
Утилизация отходов производства;
6

7. В самом начале создания структуры заготовительной логистики и в дальнейшем должен регулярно проводится анализ вариантов

В самом начале создания структуры
заготовительной логистики и в
дальнейшем должен регулярно
проводится анализ вариантов поставок.
Данный анализ начинается с изучения и использования
потенциальных и фактических возможностей собственного
производства. В связи с этим большое значение имеет определение
натуральных показателей самообеспечения, правильный расчет
внутрисистемного (внутризаводского) оборота, т.е. той части
промышленной продукции, которая в данном периоде должна быть
произведена и употреблена для производственных нужд
предприятия.
Руководствуясь расчетным показателем, разрабатывается программа
логистического внутрисистемного отпуска, которая должна быть
многовариантной и во всех случаях экономически обоснованной,
опираясь на динамику внешних и внутренних факторов
производства. Установление структуры поставляемых ресурсов за
счет собственного производства должно зависеть от определенных
разумных приделов. Последние рассчитываются в натуральном и
системном выражении путем сопоставления совокупных затрат по
самообеспечению и осуществлению закупок. Поэтому в
заготовительной логистики особое место отводится процессу
закупок.
7

8. Задачи службы закупок

обобщенном виде можно сгруппировать следующим образом:
• Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья и
комплектующих изделий (материалы, закупленные ранее
намеченного срока, ложатся дополнительной нагрузкой на
оборотные фонды предприятий, а опоздание в закупках
может сорвать производственную программу или привести к
ее изменению).
• Обеспечение точного соответствия между количеством
поставок и потребностями в них (избыток или недостаточное
количество поставляемых товарно-материальных ресурсов
также негативно влияет на баланс оборотных фондов и
устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может
вызвать дополнительные расходы при восстановлении
балансового оптимума).
• Соблюдение требований производства по качеству сырья и
комплектующих изделий
8

9. 3.Факторы, влияющие на функции закупок

На функции отдела закупок в организационной
структуре компании оказывают влияние факторы:
• • доля затрат на закупаемое сырье и внешние
услуги в расходах (доходах) компании;
• • сущность приобретаемой продукции или услуг;
• • ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно
необходимых для компании;
• • наличие возможностей для выполнения данной
функции;
• • задачи в области снабжения, способствующие
достижению организационных целей.
9

10. 4. Типы и формы организационного построения службы закупок

10

11. Службы закупок в компании могут быть построены

в зависимости
от подхода к
процессу
Децентрализованно
- служащие отделов
самостоятельно
осуществляют
закупки, каждый для
своего отдела
Централизованно
- назначается
конкретное лицо
или создается отдел
с полномочиями
совершать закупки
в интересах всех
отделов
11

12. Службы закупок в компании

могут быть построены:
• децентрализованно, т.е.
служащие отделов самостоятельно
осуществляют закупки, каждый для
своего отдела. Преимуществом
такого подхода является тот факт,
что пользователь лучше знает
потребности отдела, чем кто-либо
другой.
12

13. Децентрализованные закупки

Преимущества:
• пользователь лучше знает потребности отдела,
чем кто-либо другой
• процесс закупки подходе может осуществляться
быстрее
Однако по сравнению с децентрализацией у
централизованных закупок гораздо больше
преимуществ, поэтому почти все компании, за
исключением самых мелких, используют
централизованный подход к совершению закупок.
13

14. Службы закупок в компании

могут быть построены:
• централизованно, т.е.
назначается конкретное лицо или
создается отдел с полномочиями
совершать закупки в интересах всех
отделов
14

15. Централизованные закупки

Преимущества:
• простота стандартизации купленных материальных ресурсов
или готовой продукции;
• отсутствие административного дублирования;
• возможность совместного (несколькими отделами компании)
размещения заказа у поставщика с целью получения скидок
за большой объем заказа;
• лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;
• развитие профессиональных навыков специалистов по
закупкам за счет специализации, профессионального
принятия решений и лучшего использования времени.
Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает
сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних
руках, например, в дирекции по материально-техническому
снабжению
Такая структура создает широкие возможности логистической
оптимизации материального потока на стадии закупок
предметов труда.
15

16. Вариант структуры службы централизованных закупок

• предполагает сосредоточение всех функций
закупок предприятия в одних руках, например, в
дирекции по материально-техническому
снабжению.
• Такая структура создает широкие возможности
логистической оптимизации материального потока на стадии
закупок предметов труда.
• Специалисты службы закупок предприятия отвечают за
закупку продукции в соответствии со спецификациями,
полученными от внутренних потребителей.
• Внутренними потребителями являются другие
функциональные подразделения предприятия, которым
требуется продукция.
16

17. Специалисты службы закупок предприятия

отвечают за закупку продукции в соответствии со
спецификациями, полученными от внутренних
потребителей.
Внутренними потребителями являются другие
функциональные подразделения предприятия,
которым требуется продукция.
Внутри самого отдела закупок функции часто
подвергаются дальнейшей специализации и
развитию профессионализма как результата
специализации.
В небольшой компании, где отдел закупок
представлен одним человеком, вероятно, никакого
разделения функций не будет.
Но в более крупной организации, осуществляющей
закупки, обычное разделение функций происходит
по четырем специальным направлениям.
17

18. 5. Управление персоналом в службе закупок

В общем случае в процессе управления
материальными запасами участвуют:
• Руководство предприятия — генеральный
директор, заместитель генерального директора по
вопросам снабжения;
• Отдел материально-технического снабжения
аппарата управления (ОМТС);
• Производственные отделы и службы компании;
• Управление материального снабжения —
специализированное подразделение компании;
• Финансово-экономическая служба;
• Бухгалтерия.
18

19. Деятельность логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие задачи:

• определение потребности в материальных
ресурсах;
• поиск потенциального поставщика;
• оценка возможности закупки в нескольких
альтернативных источниках;
• выбор метода закупки;
• установление приемлемой цены и условий
поставки;
• мониторинг товара до момента его доставки;
• оценка продукции поставщика и услуг.
Если же функции закупки расширить, то к ним будут
относиться и инвентарный контроль,
транспортировка, приемка закупаемой продукции и
контроль на всех этих этапах.
19

20. Регламентация процесса управления материальными запасами

Регламентация любого бизнес-процесса дает два важных
преимущества:
• она позволяет четко определить функцию управления
процессом (планирование, организация, контроль) и
• создает предпосылки для его последующей автоматизации.
Регламентировать процесс управления запасами можно
с помощью разработки и внедрения в компании
«Положения об управлении материальнотехническими ресурсами».
Для разработки «Положения об управлении
материальными запасами» в компании
целесообразно создать рабочую группу, состоящую
из заинтересованных специалистов под руководством
заместителя руководителя предприятия, в ведении
которого находятся вопросы снабжения и логистики.
20

21. «Положения об управлении материальными запасами»

рекомендуют следующие разделы:
• планирование,
• осуществление закупок,
• учет запасов,
• управление группами запасов,
• обеспечение процесса управления
запасами.
21

22. После разработки «Положения об управлении материальными запасами»

необходимо проведение его согласования со всеми
подразделениями компании, участвующими в
процессе планирования и использования МТР:
• финансово-экономической службой,
• отделом капитального строительства,
• производственными отделами и службами,
• бухгалтерией и т.д.
После согласований Положение утверждается
приказом руководителя предприятия и приобретает
статус распорядительного документа, обязательного
для исполнения.
22

23.

• Лучший вариант решения задачи снижения затрат
на закупки — создание внутри предприятия
закупочных бизнес-технологий, используя
современные возможности автоматизации
производства.
• Зафиксировав эти технологии в соответствующем
регламенте закупок, и строго следуя
разработанным методикам, вы обеспечите себе
получение стабильного результата по
поддержанию минимального уровня закупочных
цен при требуемом качестве и условиях поставки.
23

24. Регламент закупок С чего начать?

• 1. Классифицируйте, если этого еще не сделано,
закупаемые товаров по степени влияния на
затраты.
Регламентируйте, что и каким способом покупать с
внедрением для самых значимых закупок
конкурсных технологий
• запросы котировок,
• электронные аукционы,
• открытые конкурсы
• аукционы на закупку и тому подобное и т.д.
24

25. Регламент закупок С чего начать?

• 2. Проанализируйте способы получения
снабженцами информации о рынке закупаемых
товаров и организуйте непрерывный независимый
поток актуальной информации о ценах и
поставщиках.
• В этом поможет реклама закупок вашего предприятия на
специализированных интернет-ресурсах или печатных
изданиях.
• Существуют так же специализированные ресурсы для
снабженцев, оказывающие услуги по поддержанию в
актуальном состоянии прайс-листов не только ваших
постоянных поставщиков, но и их конкурентов.
• Вы получите объективную и независимую картину
обоснованности ваших закупочных цен.
• А прозрачность и доступность информации обеспечит
экономию за счет устранения личных предпочтений
сотрудников снабжения при выборе поставщиков
25

26. Регламент закупок С чего начать?

• 3. Поработайте над системой создания и
поддержания высокого уровня конкуренции среди
ваших поставщиков.
• Обеспечьте всем равные условия для конкуренции и
возможности сделать вам более выгодное предложение.
• Используйте для этого свой сайт, разместив на нем
закупочную страничку с функцией получения электронных
коммерческих предложений от поставщиков, или
воспользуйтесь услугами специализированных интернетресурсов.
• 4. Формируйте имидж своей компании как
надежного, постоянного и платежеспособного
заказчика.
• При небольших объемах закупок прибегайте к технологиям
создания «закупочных союзов» с партнерами или даже
конкурентами.
26

27. Регламент закупок С чего начать?

• 5. Проведите ревизию существующего
порядка взаимодействия подразделений,
(планирование закупок, сроков формирования,
согласования, утверждения и исполнения заявок) и
оптимизируйте эти процессы, убрав возможные
«люфты» и «трения».
• 6. Еще раз пересчитайте нормы
резервирования товара на складе и
величину нормативных остатков и
страхового запаса. Это позволит сократить
товарные запасы и высвободить дополнительные
оборотные средства к необыкновенной радости
финансовых директоров.
27

28. Регламент закупок С чего начать?

• 7. Разработайте с учетом всей проделанной вами
работы процедуры и правила (технологию) работы
менеджеров по закупкам.
• Безусловно, для любой технологии нужен профессиональный
инструмент.
• Бывает проще разработать эффективные бизнес-процессы,
чем заставить сотрудников строго следовать этим процедурам
и правилам.
• Лучшего результата на этом пути достигают те, кто начинает
идти путем автоматизации снабжения и решается «зашить»
разработанный регламент закупок в программный продукт,
использовав его в качестве автоматизированных рабочих мест
отдела снабжения.
• Следуя логике программного продукта, сотрудники вольно
или невольно вынуждены будут проходить все этапы
принятого регламента, обеспечивая тем самым получение
заданного экономического результата.
28

29. Зафиксируйте все выше перечисленной в письменном виде в

«Положении об управлении
материально-техническими
ресурсами»
на вашем предприятии.
29