Документация и внутрибанковский контроль. Основные принципы организации документооборота в кредитных организациях

1. Тема 3 Документация, документооборот и внутрибанковский контроль Тема учебного занятия «Основные принципы организации

ТЕМА 3 ДОКУМЕНТАЦИЯ,
ДОКУМЕНТООБОРОТ И
ВНУТРИБАНКОВСКИЙ КОНТРОЛЬ
ТЕМА УЧЕБНОГО ЗАНЯТИЯ
«ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТООБОРОТА В КРЕДИТНЫХ
ОРГАНИЗАЦИЯХ»

2. Документооборот

это последовательное продвижение документов с момента их
создания (принятия со стороны), обработки и передачи
на хранение.
Кредитная организация на основании Положения Банка России
от 27.02.2017 № 579-П "О Плане счетов бухгалтерского учета
для кредитных организаций и порядке его применения"
утверждает правила документооборота и технологию
обработки
учетной
информации,
которые
могут
предусматривать ее обработку в электронном виде.

3. Документооборот

В правилах документооборота кредитная организация должна обеспечить
разграничение исполнения обязанностей и ответственности между
работниками бухгалтерской службы и работниками следующих служб:
инициирующих проведение операций;
обеспечивающих функционирование соответствующих технических средств
и программного обеспечения (аппаратно-программных комплексов);
осуществляющих хранение информации в электронном виде;
обеспечивающих безопасность и защиту сформированной в электронном
виде учетной информации при осуществлении документооборота и ее
хранении.

4. При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее:

1. Все документы, поступающие в операционное время в
бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат
оформлению и отражению по счетам кредитной
организации в этот же день. Бухгалтерскими записями
также оформляются операции по счетам аналитического
учёта внутри одного счёта второго порядка.
Документы, поступившие во внеоперационное время,
отражаются по счетам на следующий рабочий день.
Порядок приёма документов после операционного
времени определяется кредитной организацией и
оговаривается в договорах по обслуживанию клиентов.

5. При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее:

2. Если по принятым документам необходимо осуществить перевод
денежных средств с кор. счетов, открытых в подразделениях Банка
России или в других кредитных организациях, то операции
совершаются в порядке, установленном нормативными актами
Банка России.
Оплата расчётных и
кассовых документов производится в
пределах наличия средств на счёте плательщика на начало дня и
по возможности с учётом поступления средств текущим днём или
в пределах суммы «овердрафта» (Овердрафт – кредитование
банком расчётного счёта клиента для оплаты им расчётных
документов при недостаточности или отсутствии на расчётном счёте
клиента-заёмщика денежных средств), определённой договором.

6. При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее:

3. Утром следующего рабочего дня документы передаются
работнику, на которого возложено составление сводных
платёжных поручений для оплаты с корреспондентских счетов,
и в этот же день эти расчётные документы с описью передаются в
подразделение Банка России или другую кредитную организацию
для оплаты с корреспондентских счетов.
Реестры помещаются в документы текущего дня.
При наличии возможности оплаты документов с корреспондентских
счетов операции, могут проводиться текущим днём. Эти
документы в реестры принятых документов не включаются.

7. При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее:

4. Выписки из корреспондентских счетов кредитные организации должны получать из
подразделений Банка России, других кредитных организаций не позднее чем на
следующий день до начала рабочего дня кредитной организации.
Полученные выписки обрабатываются и операции, отражённые в них, включаются
в баланс кредитной организации днём их проводки по корреспондентскому счёту.
Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится на
основании расчётных документов, послуживших основанием для совершения этих
операций (если иное не предусмотрено договором с клиентом).
В тех случаях, когда поступившие суммы переводов денежных средств не могут быть
проведены по счетам клиентов, они отражаются на счёте по учёту незавершённых
переводов и расчётов по банковским счетам клиентов при осуществлении
расчётов через подразделения Банка России или на счёте по учёту незавершённых
переводов, поступивших от платёжных систем и на корреспондентские счета.

8. При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее:

5. Приём распоряжений о переводе денежных средств на бумажных
носителях осуществляется бухгалтерским работником, который оформляет
расчётные документы в соответствии с Положением № 383-П.
6. При подписании документов фамилия подписавшего работника
кредитной организации должна быть обозначена разборчиво (штампами) с
указанием инициалов. Даты и подписи могут оформляться
комбинированными штампами.
7. В целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного
распределения нагрузки в кредитной организации может разрабатываться
по согласованию с клиентами график их обслуживания.
Физические лица – вкладчики обслуживаются в течение всего
операционного дня, а при возможности и позже.

9. При разработке правил документооборота должно обеспечиваться следующее:

9. Оплата документов со счетов клиентов при недостаточности
средств на счёте для удовлетворения всех предъявленных к
нему требований производится с соблюдением установленной
законодательством Российской Федерации очерёдности.

10. Статья 855. Очередность списания денежных средств со счета (ГК РФ (часть вторая)" от 26.01.1996 №14-ФЗ)

Статья 855. Очередность списания денежных средств со
счета (ГК РФ (часть вторая)" от 26.01.1996 №14-ФЗ)
2. При недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований
списание денежных средств осуществляется в следующей очередности:
в первую очередь по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств
со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни или здоровью, а также требований
о взыскании алиментов;
во вторую очередь по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств
для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими или работавшими по трудовому
договору (контракту), по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности;
в третью очередь по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для
расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору (контракту), поручениям налоговых органов
на списание и перечисление задолженности по уплате налогов и сборов в бюджеты бюджетной системы Российской
Федерации, а также поручениям органов контроля за уплатой страховых взносов на списание и перечисление сумм
страховых взносов в бюджеты государственных внебюджетных фондов;
в четвертую очередь по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных
требований;
в пятую очередь по другим платежным документам в порядке календарной очередности.
Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной
очередности поступления документов.

11. Распоряжения клиентов на перевод денежных средств с их счетов могут представляться в кредитные организации в виде:

Распоряжения клиентов на перевод денежных средств с их счетов
могут представляться в кредитные организации в виде:
расчётных документов на бумажных носителях,
подписанных
собственноручными
подписями
уполномоченных лиц и заверенных оттиском печати
клиента;
электронных платёжных документов, передаваемых по
каналам связи или иным образом (на магнитных,
оптических носителях).

12.

Кредитная организация в договоре банковского счета определяет
порядок приема электронных документов клиентов, их защиты,
оформления и подтверждения в соответствии с нормативным актом
Банка России о порядке приема к исполнению распоряжений
владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной
подписи, при осуществлении переводов денежных средств
кредитными организациями.
Порядок отражения в учете и помещения подтверждающих
документов в документы дня определяется правилами
документооборота, утвержденными кредитной организацией.

13. Порядок составления графика документооборота

Этапы составления графика
документооборота
Начальный этап
Содержание этапа
главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые
работают с первичными документами.
В обязанности всех работников организации включаются
положения о создании и представлении первичных
оправдательных документов, относящихся к сфере их
деятельности, в строгом соответствии с графиком
документооборота

14. Порядок составления графика документооборота

Этапы составления графика
документооборота
Организация
документооборота и
составление графика
документооборота
Утверждение графика
Содержание этапа
По каждому виду документов предусматривается
порядок:
- создания документа (количество экземпляров;
ответственного за оформление и за исполнение)
- проверки документа (ответственного за проверку);
- срок представления;
- обработки документа (исполнитель; срок исполнения);
- передачи документа в архив (исполнитель; срок
передачи; регистрация).
Руководитель кредитной организации

15. Порядок составления графика документооборота

Этапы составления графика
Содержание этапа
документооборота
После составления графика До
каждого
сотрудника,
участвующего
в
документообороте, официально доводятся правила
оформления первичных документов и сроки их
представления в бухгалтерию.
Для этого каждому исполнителю вручается выписка из
графика, в которой перечисляются документы,
относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки
их представления
Контроль за соблюдением
исполнителями графика
Осуществляет главный бухгалтер

16. Порядок составления графика документооборота

Этапы составления графика
документооборота
Ответственность за
несвоевременное
представление документов в
бухгалтерию
Содержание этапа
Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии
обязывает принимать только те документы, которые
оформлены в установленном порядке.
Ответственность
за
соблюдение
графика
документооборота, а также ответственность за
своевременное
и
доброкачественное
создание
документов, своевременную передачу их для отражения
в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность
содержащихся в документах данных несут сотрудники,
создавшие и подписавшие эти документы.

17. Регистры бухгалтерского учёта

документы, в которых своевременно регистрируются и накапливаются
данные, содержащиеся в принятых к учёту первичных документах.
Могут вестись на:
бумажных носителях (в специальных книгах (журналах), на
отдельных листах и карточках)
в электронном виде.
Способ ведения регистров определяется кредитной организацией
исходя из условий обработки учётно-операционной информации и
организации документооборота при совершении конкретных
операций.

18. Обязательные реквизиты регистра бухгалтерского учёта (402-ФЗ):

наименование регистра;
наименование экономического субъекта, составившего регистр;
дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который
составлен регистр;
хронологическая и (или) систематическая группировка объектов
бухгалтерского учёта;
величина денежного измерения объектов бухгалтерского учёта с
указанием единицы измерения;
наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий
и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации
этих лиц.

19.

Операции должны отражаться в регистрах в хронологической
последовательности и группироваться по соответствующим счетам
бухгалтерского учёта.
Правильность отражения операций в регистрах обеспечивают лица,
составившие и подписавшие их, а также осуществляющие
дополнительный контроль.
При хранении регистров, в том числе в электронном виде, должна
обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа,
искажений и потерь информации.
Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учёта должно быть
обосновано и подтверждено подписью лица, внёсшего
исправление, с указанием даты исправления.

20.

Содержание регистров бухгалтерского учёта и
внутренней бухгалтерской (финансовой) отчётности
является коммерческой тайной.
Лица,
получившие
доступ
к
информации,
содержащейся в регистрах бухгалтерского учёта и во
внутренней бухгалтерской (финансовой) отчётности,
обязаны хранить коммерческую тайну. За её
разглашение
они
несут
ответственность,
установленную
законодательством
Российской
Федерации.

21. Домашнее задание:

Конспект