Положение по работе РО, КН, memo, форм А, B, F

1. Положение по работе РО, КН, memo, форм А, B, F

2. Определения, сокращенные обозначения

ОККП – отдел контроллинга коммерческих процессов
ТМ – торговая марка
МЧ - мерчендайзер
ФК – фокусная команда
ЭК – эксклюзивная команда
ТП, ТА – торговый представитель, торговый агент
СВ – супервайзер
ТМ - территориальный менеджер ТМ
РМ – региональный менеджер ТМ
ДВ – дивизиональный менеджер ТМ
КД – коммерческий директор
КМ – коммерческий директор московский офис
Pре-PО – согласование бюджета на trade marketing активности.
Purch order – пре PО /ПО (IAF) Stage 1 - представляет собой документ в системе, который
определяет бюджет будущих затрат на проведение разного рода мероприятий. Виды:
Listing, Promo, RB, M, ATL/BTL, POSM, FA, Others. Данный документ создается инициатором и
утверждается сотрудниками по шаблону согласования. Дальнейшими действиями
предполагается распечатать, и подписать у КМ. После подписания, документ передается в
ОККП для дальнейшей отметки в системе 1С .*
Purch order - PO /ПО (IAF) Stage 2 - представляет собой документ в системе с согласованным
бюджетом, условиями запланированных активностей. На уровне инициатора есть
возможность дополнить механику промо. Во второй активной части. ПО подписывается по
выбранному шаблону. ПО считается утвержденным, когда присваивается номер IAF No. *
*По созданию пре ПО (IAF) Stage 1 и ПО (IAF) Stage 2 - см. подробную инструкцию.
КН - Credit note, CN (IAN) представляет собой документ в системе, который создается на
основании ПO (IAF) и определяет бюджет фактических затрат на проведение разного рода
мероприятий. Данный документ создается инициатором и утверждается другими
сотрудниками, путем подписания шаблона согласования. КН считается утвержденной, когда
присваивается номер IAN No.
Memo используется для внесения изменений в подписанные / согласованные IAN (CN), IAF
(ПO).
Form A - карточка сотрудника на приём, с указанием сумм начислений (ставка, проезд, моб.
связь, бонус) ЗП.
Form B - карточка сотрудника на увольнение.
Form F – форма по начислению и компенсации ЗП.
Штатное расписание (штатка) – перечень сотрудников с согласованным бюджетом
Информационное PО / ПО – стандартный формат РО в системе 1С, с обозначением
информационное.
Информационное КН/CN – стандартный формат КН в системе 1С, с обозначением
информационное.

3.

Продолжение слайда №2
Trade marketing активности – комплекс мероприятий направленных на повышение
эффективности взаимодействия с участниками маркетингового канала (дистрибуторской
цепочки), увеличение уровня продаж.
Фейсинг (от англ. Face) - закрепленное место на полке за одной лицевой СКЮ в ТРТ.
ДМП – дополнительное место продаж.
ТС - торговая сеть
ТТ – торговая точка
1SS - первичные продажи
2SS - вторичные продажи
ТОP - форма оплаты. Из выпадающих списков выбираем форму оплаты: FG - бонусный
товар, DB - списание с дебиторской задолженности, C - нал, BK - без нал., ВК 2 – расчет по
подтверждающему документу, DISC - скидка с накладной, CARD - подарочные карты по
акции, POSM - POSM.
SD / CD - клиенты дистрибьютора. Указываем название клиента дистрибьютора
(наименования сети)
Метод оплаты: post - постоплата, pre – предоплата
Документы для отчетности: NAKL - накладная, RCPT - расписка, PKO - расходный
кассовой ордер, CATALOG - каталог, FOTO – фотоотчет
Периодичность оплат: mt - ежемесячно, ql - ежеквартально, am - ежегодно.
Каналы продаж
ALL – все каналы
HRC - HoReCa (сокращение от hotel, restaurant, cafe)
КА – национальная сеть
ЛР – локальная розница (сеть)
R – розница
RO – торговая сеть с отгрузкой через дистрибьютора. Компания отгружает продукцию
дистрибьютору, далее дистрибьютор отгружает в сеть. Могут быть национальными и
локальными.
W – ОПТ
Типы затрат
List - листинг – от английского listing (внесение в список). Ввод в ТТ.
Promo – акция для «каналов» продаж
РБ – ретро бонус, рибейт от англ. слова (rebate). Бонус — в маркетинге, дополнительное
вознаграждение за закупку. Это
способ стимулирования продаж.
М – мотивация ТП, СВ, МЧ. Начисление ЗП сотрудникам.
Other – другие выды затрат не подпадающие не под один тип затрат.
Запрещенные слова в письмах и 1С:
Подарок, сертификат, расписка, наличные.

4. Создание и закрытие ПО, КН, форма А, В, F

Периоды создания:
ПО
Пре ПО (IAF) Stage 1 в системе 1С должно быть создано за 5 робочих дней до начала
активности.
ПО (IAF) Stage 2 должно быть подписано коммерческим отделом за 4 робочих дня до
старта активности.
Создание несвоевременного ПО c 1-го по 10-й раб. день после начала trade marketing
активности. Подтверждается дополнительно КД с помощью письма.
Создание несвоевременного ПО с 11 раб. дня после начала trade marketing активности.
Подтверждается дополнительно КМ с помощью письма.
КН
CN/КН создается по факту проведенных trade marketing, маркетинговых и других видов
мероприятий. Но не позже периодов закрытия ПО. Для утверждения CN/КН в системе 1С,
должно быть подписано PO/ ПО и мемо (по необходимости).
Форма А создается в первый день работы сотрудника, на основании утвержденного штатного
расписания. Штатное расписание ведется в Excel, обновляется после и зменений.
Согласовывается с КМ в случаях изменения начислений или кол-ва сотрудников.
Форма В создается в последний день работы сотрудника.
Форма F создается в начале текущего месяца за предыдущий месяц, на основании форм А,В
табеля раб. времени.
Период закрытия ПО:
Бюджет ПО использован.
Проведена вся компенсация через КН.
Канал ЛР, тип ПО промо – через 1,5 месяца относительно периода указанного в ПО.
Промо 1 SS для дистрибьюторов – через 1 месяц относительно периода указанного в ПО.
Промо 2 SS для розницы и опта нацеленные на продажу объема продукции – через 1,5
месяца относительно периода указанного в ПО.
Канал КА тип ПО промо - через 2 месяца относительно периода указанного в ПО.
Регулярные оплаты РБ, ввод, фикс – представленность, подавать регулярно каждый месяц.
Компенсации которые производятся по ВК (официальные платежи), в случае задержки
документов, уведомлять письмом специалиста отдела контроллинга о сроках подачи КН на
компенсацию.
Контрольное закрытие ПО и КН - 1 раз в квартал, через 1,5 месяца после окончания
квартала, без дополнительных уведомлений.
Сообщается дополнительно письмом от ОККП с указанием сроков. Компенсации по
закрытым ПО, согласовываются с КМ. При письменном уведомлении ОККП заранее о
поздней подаче компенсации и возникших задержках документов, компенсация
проводится.

5. Перенос бюджета/сроков

Бюджет на все виды затрат согласовывается с КМ.
Канал КА и ЛР. Бюджет используется в рамках одной сети.
Канал КА и ЛР. Бюджет пре ПО не переносится между каналами продаж ЛР и КА.
Канал КА. Переносится бюджет промо сроком на один месяц, при смещении периодов на
более поздние или ранние сроки.
Канал КА и ЛР. Переносится бюджет промо в рамках одной группы скю.
Канал КА и ЛР. Переносится бюджет на ввод (listing) в рамках одного года. Бюджет может
использоваться на все скю в рамках подписанного бюджета, на основании указанного в
протоколе перечня скю, внесенного в РО или мемо.
Канал КА ЛР. РО на ввод (listing) создается одно общее на одну сеть на весь годовой бюджет.
Канал ЛР. Перенос бюджета на: ввод (listing), РБ, фикс оплата, промо, в рамках одной сети в
случае закрытия дистрибьютора, и открытия нового дистрибьютора.
Канал ЛР. Добавление в бюджет РО дистрибьютора: РБ, фикс оплата, в рамках одной сети в
случае открытия магазина в другом городе. С условием предоставления протокола сотр-ва,
договора услуг, договора маркетинга.
Канал ЛР. Возможно смещение периодов промо на более поздние или ранние сроки в
рамках 2-х недель.
ЗП:
Начисление ЗП основывается на штатном расписании, форм А, форм В, фактическом
выполнению задач. С учетом инструкции по начислению.
Возможен перенос бюджета по МЧ/промоутеры по территории Украины, в случае
возникновения потребности и обоснование таковой.
Возможен перенос бюджета по СВ по территории Украины, в случае возникновения
потребности и обоснование таковой.
Перенос бюджета по ЭК – невозможно. Открытие ЭК только с согласованного пре ПО.
Перенос бюджета по ФК – невозможно. Открытие ЭК только с согласованного пре ПО.
Другие важные моменты:
Превышение бюджета ПО до 10 000 G с сохранением % (процента затрат ПО) – согласование
с КД ТМ.
Превышение бюджета ПО до 10 000 G и до 10% (процента затрат ПО) – согласование с КД
ТМ.
Превышение бюджета ПО больше 10 000 G и 10% (процента затрат ПО). Нужно
дополнительное согласование с КД с помощью мемо. Мемо отправляется на согласование
к КМ.
Независимо от имеющегося согласованного бюджета, ОККП вправе не подтвердить ПО по
каким либо объективным причинам.
Срок действия ПО не продлевается на новый период. И в случае остатка бюджета промо не
продлевается. Бюджет остается не использованным.
Кардинальное изменение механики активности: например - скидка в цене, не может
поменяться на закупку набора ,только через новое пре РО.
Расчет плана и факта продаж проводится по полной цене без учета скидок.

6. Attachment IAF

Отчетность, которая обосновывает расчет согласованного бюджета по типам ПО:
- Тип List: скан пре ПО, детализацию бюджета в Excel формате по клиентам (более 1-го
клиента) с условиями работы, планом продаж на период, фактом продаж за предыдущий
период, бюджет, договор маркетинга с клиентом, договор поставки с клиентов (в случае
такой необходимости), протокол сотрудничества, спецификацию подписанную с 2х сторон
адресную программу. Прайс-лист услуг в случае наличия.
- Тип Promo: скан пре ПО, детализацию бюджета в Excel формате с расчетом бюджета и
детализацией условий промо. Договор маркетинга в случае согласования промо через
договор. Протокол сотрудничества в случае согласования промо через протокол.
Подписанная спецификация с клиентом подписанную с 2х сторон о цене поставки на период
промо. Адресная программа для ТС. Также в ПО нужно указать условия: проведения промо,
способ компенсации клиенту, способ компенсации дистрибьютору. В ПО указываете цену
на полке до промо и во время промо. Письмо согласования запуска промо в ТС. Прайс-лист
услуг в случае наличия.
- Тип М: скан пре ПО, штатное расписание, расчет бюджета на период действия ПО, условия
мотивации, план по задачам, информации о сотруднике (ФИО, территория продажи, номер
телефона).
-Тип РБ: скан пре ПО, детализацию бюджета, механика бонусации, планы.
- Тип Other: скан пре ПО, детализацию бюджета в Excel формате с расчетом бюджета,
договор с клиентом, условия проведения мероприятия, письма по переписки и
согласованию.

7. Информационное ПО, Мемо

Информационное ПО, КН
Проведение промо с использованием сувенирной продукции по информационному ПО;
Формат информационного ПО используется на промо c использованием POSM, подарочного
фонда (сертификаты, сувенирная продукция или другие подарки не относящиеся к
продуктам ТМ и т.д.). В ПО заполняются все необходимые поля, прописывается механика
мероприятия в соответствии с видом ПО. Затратная часть ПО рассчитывается по цене
закупки подарочного фонда с учетом комиссий, если такие есть. На данный вид отчетности
нужно согласование КМ. Согласование возможно с помощью письма уведомления КМ.
Формат информационной КН/CN используется для предоставления отчетности по
проведенному промо информационной ПО. Данный вид КН подписывается всеми
участниками процесса, но не отправляется на дистрибьютора. К КН прилагается отчет с
соблюдением требований к данному виду отчетности. Затратная сумма КН рассчитывается в
соответствии данным ПО.
Создание и согласование MEMO
Memo используется для внесения изменений в подписанные / согласованные IAN (CN), IAF
(PO/ПO). Мемо считается согласованным при наличии всех подписей в шаблоне
согласование. Цель данного документа зафиксировать необходимые изменения и
согласовать их в случае, если меняются:
сроки проведения активностей, при смещении на 1-2 дня;
условия оплаты;
способы оплаты;
клиенты;
изменение адресной программы, добавление ТТ;
дистрибьюторы
увеличение бюджета ПО больше 10 000 G и 10%. В данном случае мемо составляется к ПО
согласовывается с КМ.
увеличение бюджета ПО до 10 000 G и до 10 % - согласовывается с КД.

8. Отчетность для CN/КН

Отчетность для CN/КН по компенсации условий присутствия: ретро бонус,
фиксированная оплата, ввод в новую ТТ, ввод sku, перенос ассортимента
Договор или протокол с клиентом или ТТ (на период компенсации).
Отчёт из 1с от дистр-а за период компенсации в разрезе SKU (с указанием количества
и суммы продаж по каждому SKU) по данному клиенту.
Excel Таблица с начислениям по клиентам.
ЛР: - подтверждающий документ (информационное письмо, установленного образца)
от клиента о полученной сумме.
- счет-фактура, платежное поручение или акт взаимозачета с двусторонним
соглашением о проведении взаимозачета
КА – счет-фактура, платежное поручение или акт взаимозачета с двусторонним
соглашением (договор) о проведении взаимозачета.
Детализация ввода с перечнем ТТ и скю (матрица ввода).
Другие виды отчетности указанные в PO/ПО
Отчетность для КН по компенсации размещения
дополнительного оборудования, ДМП (торца, стойки, поддона, дисплея,
тюльпана, прочее) и фикс. оплаты за размещение товара (фейсингов), участия
в газете
Протокол (договор) стоимости размещения. Прайс-лист услуг в случае наличия.
Отчёт из 1с от дистр-а за период компенсации размещения в разрезе
SKU (с
указанием количества и суммы продаж по каждому SKU), которые размещались на
оборудовании (в случаях подачи компенсации доп. размещения отдельно от основной
компенсации).
Таблица с начислениям по клиентам.
Фото отчет размещения по каждому из указанного оборудования, ДМП и фикс. оплаы
за размещение фейсингов в период компенсации. Фото отчет газеты (фото продукта и
ТС , фото периода газеты).
ЛР: - подтверждающий документ (информационное письмо, установленного образца)
от клиента о полученной сумме.
- счет-фактура, платежное поручение или акт взаимозачета с двусторонним
соглашением о проведении взаимозачета
КА – счет-фактура, платежное поручение или акт взаимозачета с двусторонним
соглашением (договор) о проведении взаимозачета.
Другие виды отчетности указанные в ПО

9. Отчетность для CN/КН

Отчетность
для
КН
по
компенсации
Дистрибутором
скидки
в
сети
Вид промо «По результатам продаж»
Протокол (договор) проведения скидочкой акции (основание) - по возможности.
Спецификация по которой отгружается сеть - базовая цена (регулярная цена). Если
предусмотрено договоренностями или в случае отличия цены отгрузки от рекомендованного
прайса.
Отчёт из 1с сети (отчет от сети) за период действия скидки (с указанием периода) в разрезе:
SKU, количество продажи в период скидки, цена продажи в период скидки, % скидки, сумма
компенсации.
Расчёт суммы компенсации (таблица по начислениям).
Указание цены на полке до начала применения скидки, во время промо.
Фото акционного товара на полке (ценник) в период скидки.
ЛР: - счет-фактура, платежное поручение или акт взаимозачета с двусторонним соглашением о
проведении взаимозачета или подтверждающий документ от клиента о полученной сумме
(информационное письмо от клиента )
КА: счет-фактура, платежное поручение или акт взаимозачета с двусторонним соглашением
(договор) о проведении взаимозачета.
Другие виды отчетности указанные в ПО
Отчетность для КН по компенсации скидки от Дистрибутора в ТС.
Вид промо «Скидка в накладной»
Протокол (договор) проведения скидки (основание) – по возможности.
Спецификация, по которой отгружается сеть - базовая цена (регулярная цена). Если
предусмотрено договоренностями или в случае отличия цены отгрузки от рекомендованного
прайса.
Спецификации на период скидки. Если предусмотрено договоренностями.
Письмо согласование между менеджерами ТМ и ТС или другими ответственными лицами. В
случае наличия.
ЛР: Отчёт из 1с от дистр-а - отгрузки в сеть за период действия скидки в разрезе SKU (с
указанием количества и суммы продаж по каждому SKU).
КА: Отчёт из 1с сети (отчет от сети/отчет от дистр-ра) за период действия скидки (с указанием
периода) в разрезе: SKU, количество продажи в период скидки, цена продажи до скидки, цена
продажи в период скидки, цена закупки, % скидки, сумма скидки за 1 ед., сумма компенсации.
Расчет суммы компенсации (Excel таблица по начислениям).
Накладные на отгрузку товара – по дополнительному запросу ОККП.
Указание цены на полке до начала применения скидки, во время промо.
Фото акционного товара на полке (ценник) в период скидки.
Другие виды отчетности указанные в ПО

10. Отчетность для CN/КН

Отчетность для КН по компенсации акций 2 SS “X+1”, “X+фонд вознаграждения”
Акция накопительная :
предоставляется отчёт из 1с дистр-а / ДМС за период акции с указанием периода в разрезе :
Клиент, адрес доставки, номенклатура, количество и суммы продаж по каждому
SKU(обязательно наличие бонусного SKU по «нулевой» цене или 1 коп) или фонда
вознаграждения.
Акция единоразовая:
предоставляется отчёт из 1с дистр-а / ДМС с указанием периода в разрезе : Клиент, адрес
доставки, накладная, дата отгрузки, номенклатура, количество и суммы продаж по каждому
SKU(обязательно наличие
бонусного SKU по «нулевой» цене или 1коп) или фонда
вознаграждения.
Важно :
В отчёте из 1 с дистр-а / ДМС должны быть исключительно только те SKU , которые берут
участие в акции. В случае если в 1с нет отгрузки в разрезе ТТ, а только отгрузка на ТА,
отдельно предоставляются накладные с отгрузкой и фондом вознаграждения по ТТ.
В случае когда подарочным фондом являются сертификаты/карточки пополнение счета/ posm
и т.п., в дополнение к отчёту из 1с дистр-а / ДМС предоставляются:
◦
Акт приёма передачи (подтверждающий документ) от ТТ с наименованием ТТ,
количеством полученного бонуса, адресом ТТ, № телефона, подписью получателя;
◦
Отчет об использовании полученного фонда вознаграждения (общая таблица
начислений) по региону.
◦
Другие виды отчетности указанные в ПО
Промо для дистрибьюторов 1 SS
Отчёт из 1С завода, с указанием периода, клиент, адрес доставки, накладная, дата отгрузки,
номенклатура, количество и суммы продаж по каждому SKU, с расчетом компенсации
Отчет из 1С от дистрибьюторов категории А в случае отгрузки на дистрибьюторов категорий В
и С, с указанием периода, клиент, адрес доставки, накладная, дата отгрузки, номенклатура,
количество и суммы продаж по каждому SKU, с расчетом компенсации
Другие виды отчетности указанные в ПО
РБ
План продаж в начале периода
Расчет начисления с соблюдением условий ПО.
Письмо-согласование в случае необходимости.
В случае принятого решения, о проведении компенсации РБ дист-ру, по причине не до
выполнения плана , больше чем через месяц - необходимо согласования с К. М.
Другие виды отчетности указанные в ПО
Отчетность для КН по Мотивации, ЗП
Расчёт суммы компенсации (Excel таблица по начислениям), с информацией о сотруднике
(ФИО, номер телефона, закрепленная территория, кол-во отработанных дней в
мотивационном периоде)
План на начало периода, факт выполнения
Отчёт из 1с от дистр-а с указанием периода, клиент, адрес доставки, накладная, дата отгрузки,
номенклатура, количество и суммы продаж по каждому SKU
Фотоотчет Относительно вида мотивации (размещение оборудования, СКЮ, работа
промоутера и т. д.)
Другие виды отчетности указанные в ПО