ESCOM.BPM
Входящие документы
Этапы процесса
Регистрация
Регистрация
Регистрация
Регистрация
Регистрация
Регистрация
Регистрация
Регистрация
Регистрация
Регистрация
Регистрация
Рассмотрение
Рассмотрение
Рассмотрение
Рассмотрение
Исполнение
Исполнение
Исполнение
Исполнение
Проверка исполнения
Проверка исполнения
Проверка исполнения
Спасибо за внимание!

ESCOM.BPM. Система автоматизации бизнеспроцессов, документооборота и контроля исполнения

1. ESCOM.BPM

Система автоматизации бизнеспроцессов, документооборота и
контроля исполнения
Процесс работы с входящими
документами

2. Входящие документы

• Для работы с
входящими
документами в
системе
предназначен
процесс «Входящий
документ»
• Данный процесс объединяет в себе все этапы
обработки входящих документов

3. Этапы процесса

• Процесс включает в себя следующие
этапы:
– Регистрация
– Рассмотрение (формирование резолюции)
– Исполнение (в том числе, формирование
ответа)
– Проверка исполнения
– Архивное хранение
• Для работы с процессом предусмотрена
специальная регистрационная карточка

4. Регистрация

5. Регистрация

• Регистрация может осуществляться
как централизованно в канцелярии,
так и на местах в подразделениях с
формированием сквозных номеров
• Регистратору нужно указать в карточке
организацию отправителя, исходящий
номер, дату и затем выполнить
действие «Продолжить регистрацию»
- система автоматически проверит
документ

6. Регистрация

• После проверки на повторную
регистрацию в карточке нужно указать:
– вид доставки и дату доставки
– вид и заголовок документа
– получателя (организацию и контакт)
• К карточке можно прикрепить
отсканированный образ документа и
другие файлы вложений

7. Регистрация

• В разделе «Копии» можно указать
сотрудников, которым будут
направлены копии документа после
рассмотрения документа главным
получателем
• В раздел «Содержание» внести текст
документа, для возможности поиска
карточки по ключевым словам

8. Регистрация

• Система позволяет регистрировать
документы в разных организациях и
подразделениях
• По умолчанию в карточке указана
организация, в которой работает
сотрудник, регистрирующий документ
• Регистрационный номер будет
сформирован с учётом указанной
организации

9. Регистрация

• Система позволяет использовать
различные шаблоны формирования
регистрационных номеров
• В зависимости от используемого
шаблона при регистрации дата и
номер регистрации указывается
оператором или формируется
автоматически по шаблону

10. Регистрация

• Регистрация сообщений электронной
почты:
– создание карточек входящих документов
на основании почтовых сообщений MS
Outlook
– Автоматический подбор организации по
адресу электронной почты отправителя и
занесение в карточку
– Перенос в карточку полей письма и
файлов вложений

11. Регистрация

• Регистрация факсимильных
сообщений:
– При регистрации факса достаточно
создать карточку и прикрепить к ней
полученный файл факсимильного
сообщения
– После получения оригинала документа в
карточке нужно включить флаг
«Оригинал получен»

12. Регистрация

• Регистрация бумажных документов:
– Создать карточку и отсканировать
документ. Образ документа
автоматически будет прикреплён к
карточке
– Распечатать этикетку штрих-кода и
наклеить её на бумажный оригинал
– Включить флаг «Оригинал получен»
– Внести отметку о месте хранения
оригинала

13. Регистрация

• На этапе регистрации, в зависимости
от настроек карточки процесса
регистрационный номер можно
удалить и заново сформировать
• Если шаблон регистрации
подразумевает выбор классификатора,
то зарегистрированный документ
автоматически попадёт в указанное
дело номенклатуры дел

14. Регистрация

• Регистратор должен выполнить
действие «Документ зарегистрирован».
После этого система отправит документ
сотруднику, указанному в поле
«Получатель» для рассмотрения
• Одновременно получателю будет
доставлено уведомление
• Зарегистрированные документы
отображаются в журналах регистрации

15. Рассмотрение

16. Рассмотрение

• Получатель может вернуть документ
регистратору в случае если получателя
указан неверно. Документ
возвращается с комментарием и
уведомлением регистратора
• Получатель изучает документ и вносит
в карточку документа резолюций

17. Рассмотрение

• Резолюции так же может внести
секретарь руководителя
• В карточке нужно указать Исполнителя и
срок исполнения
• Так же можно указать Контролёра и срок
контроля
• После этого выполнить действие
«Направить на исполнение»

18. Рассмотрение

• Система проверит документ и отправит
его исполнителю
• После отправки документа в работу
система автоматически сформирует
подпроцесс «Рассылка и
ознакомление» и разошлёт документ
сотрудникам

19. Исполнение

• Автоматическая постановка документа
на контроль с уведомлением
контролёра
• Автоматическое создание поручений
на основании резолюций и доставка их
исполнителям с уведомлением
• Формирование журналов «На
исполнении» и «На контроле»

20. Исполнение

• Напоминания исполнителю и
контролёру о сроках исполнения
• Отсчёт времени до срока исполнения
• Создание Исполнителем карточки
ответного исходящего документа с
автоматическим связыванием карточек
• Создание дополнительных поручений
по исполнению документа

21. Исполнение

• Отображение иерархии поручений,
сроков и статусов
• Перенос срока исполнения документа с
автоматической записью фактов
переноса
• Автоматическая отметка документа как
просроченного
• Отсчёт времени на сколько просрочен
документ

22. Исполнение

• Внесение замечаний по исполнению
документа в специальный раздел
карточки

23. Проверка исполнения

24. Проверка исполнения

• Завершение документа возможно
только после снятия документа с
контроля
• Возможно автоматическое
завершение документа при условии
выполнения всех поручений по
документу
• Фиксация факта снятия документа с
контроля

25. Проверка исполнения

• Автоматическое занесение в карточку
документа отчётов исполнителей из
исполненных заданий
• Подтверждение исполнения документа
с отправкой карточки в архив
• Для просмотра архивных документов
предусмотрены специальные журналы

26. Спасибо за внимание!

Посетите наш сайт:
www.escom-bpm.com
English     Русский Правила