Деловое письмо

1.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО.

2.

В делопроизводстве документы
делятся на 4 группы, какие?
организационные;
распорядительные;
информационно-справочные;
по личному составу

3.

Совокупность взаимосвязанных документов,
в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности работника,
называют ДОКУМЕНТАЦИЕЙ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
К основным документам по личному составу
относятся:
заявления;
автобиографии/анкеты;
характеристики;
трудовые договоры;
личные карточки/дела;
приказы
по личному составу;
• трудовые книжки и др.

4. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ПРИ ПРИЁМЕ НА РАБОТУ

РЕЗЮМЕ
ЗАЯВЛЕНИЕ
АВТОБИОГРАФИЯ/АНКЕТА
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
ПРИКАЗ О ПРИЁМЕ
ЗАПИСЬ В
ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ
ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНОЙ
КАРТОЧКИ И ЛИЧНОГО ДЕЛА
БУХГАЛТЕРИЯ
(ОТКРЫТИЕ ЛИЦЕВОГО СЧЁТА)

5.

АВТОБИОГРАФИЯ –
(от лат. - то, что я пишу о себе) краткое описание,
изложение основных событий своей жизни.
АВТОБИОГРАФИЯ (от авто... и -биография) - прозаический жанр,
описание собственной жизни; близок мемуарам, но более
сосредоточен на личности и внутреннем мире автора ("Былое и
думы" А.И.Герцена);
АВТОБИОГРАФИЯ (греч. autos - сам, bios - жизнь, grapho пишу), форма биографии, где главным героем является автор;
обычно пишется от первого лица и охватывает большую (или
самую важную) часть жизни автора (психологический словарь);
АВТОБИОГРАФИЯ
последовательное
изложение
самим
говорящим или пишущим основных этапов его жизни…
(современный
толковый
словарь
русского
языка
Ефремовой);
АВТОБИОГРАФИЯ - литературный жанр, описание жизни автора
(энциклопедия «Кругосвет»);
АВТОБИОГРАФИЯ - (от авто... и -биография) описание своей
жизни; литературный жанр, близкий мемуарам, но отличающийся
большей… (большая советская энциклопедия);
АВТОБИОГРАФИЯ - (греч.) собственная биография…
(энциклопедический словарь
Ф.А.Брокгауза и И.А.Ефрона).

6. Различают две разновидности автобиографии:

Автобиография - официальный документ,
Автобиография - литературное произведение
В официальной (деловой) автобиографии
соблюдается строгая хронологическая
последовательность изложения фактов.
Пишется она по определённому плану
официальным языком.
Освещение пунктов плана точное и сжатое.
При написании автобиографии как литературного
произведения, авторы (писатели, художники,
артисты) совершенно свободны в выборе
материала и языковых средств.

7. Как официальный документ автобиография состоит из нескольких разделов:

Заголовок - АВТОБИОГРАФИЯ
Анкетные данные:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- родители (их полное имя и отчество, чем занимаются);
- семейное положение (краткая информация о жене/муже и детях до 18 лет)
Данные об образовании, в том числе пройденных курсах:
- этот пункт надо заполнять, начиная со школьных времен, а далее следует охватить все
уровни образования;
- необходимо указать наименования и годы окончания учебного заведения и
специализированных курсов
Трудовая деятельность - основной раздел документа:
- надо отразить всё, начиная от места работы, должности и прочих нюансов до причины
увольнения…
- участие в общественной жизни организации/учебного заведения
Награды и поощрения (если имеются)
Место постоянного жительства, телефон
Дата (слева)
Подпись (справа)

8. 1. Является ли данный текст официальной автобиографией? Почему? 2. Содержит ли текст лишнюю информацию? 3. Что бы Вы ещё

добавили к представленной автобиографии?
Я, Разина Галина Николаевна, родилась в г.Усть-Каменогорске, а именно в
Ульбинском районе, 12 ноября 1990 г. Следовательно, по знаку зодиака я –
скорпион, родилась в год Собаки.
Моя мама, Разина Наталья Валентиновна, - домохозяйка. Это очень сложный труд.
Мой папа, Разин Николай Иванович, - директор одной из торговых фирм г. УстьКаменогорска.
У меня есть ещё сестричка и братик. Они ещё в школу не ходят, маленькие. Также
у меня есть двоюродная сестра, ей 12 лет.
Учусь в гимназии № 5 в 11 кл., которая находится на ул.Гвардейской. В нашей
гимназии очень много интересных дополнительных занятий, которые проходят
после уроков. Я занимаюсь в студии танцев и посещаю факультатив по
русскому языку. Мне очень нравится. Из нашего класса на этот факультатив
ходят ещё четыре девочки и два мальчика.
Учусь я, в основном, на «пять» и «четыре», мои учителя говорят, что я прилежная.
Хочу стать экскурсоводом.
В свободное время читаю книги, фантастику, катаюсь на коньках, хожу по
магазинам, но больше смотрю телевизор. Особенно мне нравятся «Большие
гонки» и «Дом-2».
За победу на Городской олимпиаде по русскому языку в 2003 г. я награждена
Дипломом победителя, на зональном конкурсе молодых исполнителей
народных танцев за танец «Рыбак» я получила Диплом второй степени.
В Усть-Каменогорске проживаю по адресу: ул.Курчатова, д.12, кв.564.

9. Пример автобиографии

школьницы
Автобиография
Я, Разина Галина Николаевна, родилась 12 ноября 1990 г. в г.
Усть-Каменогорске.
Мать, Разина Наталья Валентиновна, - домохозяйка.
Отец, Разин Николай Иванович, - директор торговой фирмы.
Учусь в 11 кл. гимназии № 5 г. Усть-Каменогорска.
Учусь в танцевальной студии, посещаю в своей гимназии занятия
факультативного курса по русскому языку.
В свободное время читаю книги, катаюсь на коньках.
Награждена Дипломом победителя Городской олимпиады по
русскому языку (2006 г.); Дипломом второй степени призёра
зонального конкурса молодых исполнителей народных
танцев (2007 г.)
Проживаю по адресу: г. Усть-Каменогорск, ул.Первомайская,
д.6, кв.79, тел.77-15-15.
29.01.2009
Разина

10. Автобиография - описание своей жизни

Допустимо ли выражение:
«Написал свою автобиографию?»
Значение слова автобиография уже содержит
местоимение своя
Возьмите на заметку!
Употребление ненужных, уточняющих слов
называется плеоназмом
(от греч. плеоназмос – излишество)
например: ценные сокровища,
вернуться обратно, упасть вниз

11.

АНКЕТА
(от франц. - расследование) перечень вопросов, используемых для
тестирования в целях получения каких-либо
сведений;
форма представления текста документа,
построенная по принципу «вопрос-ответ».
АНКЕТА - типовой документ с фотокарточкой,
содержащий перечень вопросов, используемых для
тестирования в целях получения от работника
каких-либо сведений.
Данные проверяются инспектором
заверяются его подписью и печатью.
отдела
персонала,

12.

Автобиография может использоваться
в процессе отбора кадров, при
составлении психологической
характеристики работника, изучении
его жизненного пути и личностных
качеств.

13.

ХАРАКТЕРИСТИКА
–
это официальный
документ,
который выдаёт администрация учреждения (организации,
предприятия) своему сотруднику/учащемуся при решении
целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения,
аттестация на должность и др.).
А.Крюковских. Словарь исторических терминов, 1998
ХАРАКТЕРИСТИКА - описание характерных, отличительных
качеств, черт, свойств чего-либо или кого-либо. Кроме того,
отзыв, заключение о трудовой, общественной деятельности
человека.
Большой словарь по социологии, проект www.rusword.com.ua
ХАРАКТЕРИСТИКА – от англ. сharacteristic:
1. Совокупность признаков, свойств, черт человека, предмета,
явления и т.п.
2. Официальный документ о служебной, общественной или
другой какой-либо деятельности.
Толковый словарь
ХАРАКТЕРИСТИКА - происходит от слова «характер» (от лат.
charactër - отпечаток, особенность, своеобразие; от греч.
charaktër - печать, клеймо; особенность, своеобразие).

14. РЕКВИЗИТЫ ХАРАКТЕРИСТИКИ

реквизиты штампа организации/
предприятия (фирменный бланк);
название вида документа;
указание должности лица,
которому выдается характеристика;
наименование организации, выдающей
характеристику;
фамилия, имя, отчество сотрудника;
текст;
подписи;
печать.

15. Текст характеристики излагается в форме третьего лица и состоит из разделов:

Заголовочная часть
Анкетные данные о работнике
Данные о трудовой деятельности
работника
Оценка деловых и личных качеств
работника (собственно характеристика)
Заключительная часть

16. В первой - заголовочной части указывают:

название
документа
(ХАРАКТЕРИСТИКА),
должность,
занимаемую работником (включая название организации),
фамилию,
имя,
отчество
работника
(полностью),
например:
ХАРАКТЕРИСТИКА
на старшего аудитора отдела ООО «Практика»
Соколова Михаила Васильевича
Аудитор – лицо, проверяющее состояние финансово-хозяйственной
деятельности предприятия за определённый период

17. Во второй части - в анкетных данных указывают:

фамилию, инициалы работника (имя и отчество полностью
уже можно не повторять), год рождения, образование (при
этом указывается, какие учебные заведения, где и когда
окончил работник), специальность (профессию), учёную
степень и звание (если они имеются). Как правило, эта
часть характеристики оформляется как первый абзац
текста, например:
М.В.Соколов 1976 г. рождения, образование высшее,
в 1998 г. окончил финансовый факультет Алматинской
финансово-юридической академии по специальности
«бухгалтерский учет и аудит».
С 1998 по 2000 гг.
М.В.Соколов проходил службу в рядах Вооруженных Сил
РК.

18. В третьей части содержится характеристика трудовой деятельности работника

Указывается, с какого года и в какой должности начал свою
трудовую деятельность работник в данной организации, на какие
должности
переводился
работник,
т.е.
даётся
краткая
информация о его карьерном росте; также содержится
характеристика результатов трудовой деятельности работника:
перечисляются наиболее значимые результаты его работы. Здесь
же могут даваться сведения о повышении квалификации,
получении дополнительного образования, второй профессии и
др., например:
Соколов М.В. работает в ООО «Практика» с января 2002 г. Сначала
он занимал должность аудитора отдела аудита, с 2004 г. работает в
должности старшего аудитора того же отдела. До поступления в ООО
«Практика» Соколов М.В. в течение двух лет работал в ЗАО «Знак
качества» в должности помощника аудитора. За время работы в ООО
«Практика» Соколов М.В. в составе группы специалистов участвовал в
аудиторских проверках многих компаний.
В 2005 г. Соколов М.В. окончил с отличием курсы повышения
квалификации Казахстанской академии гос.службы при Президенте РК.

19. В четвертой части даётся оценка деловых (профессиональных) и личных качеств работника

Опыт работы, уровень профессиональных знаний, способность к
самообразованию.
Работоспособность работника оценивается по тому, насколько
активен он при выполнении порученных обязанностей, по
умению организовывать трудовой процесс и выполнять работу
качественно и в установленные сроки, по поведению в сложных
ситуациях, по способности брать на себя ответственность за
результаты работы, по эффективности принимаемых решений
или результатов работы.
Личные качества работника проявляются в его взаимоотношениях с
коллегами (доброжелательность, коммуникабельность), в уровне
общей культуры работника, его психологических качествах.
Информация о формах поощрения работника, имеющихся у него
наградах или взысканиях.

20. В пятой - заключительной части характеристики указывается:

цель (назначение) составления характеристики
Характеристика составлена для представления в…
Характеристика выдана для поступления в…

21. Подписывает характеристику

Руководитель учреждения/предприятия
(менеджер по персоналу, зам.руководителя)
Подписи заверяют гербовой печатью.
Выдают характеристику работнику
на руки или пересылают в
учреждения/организации, которые её
запросили.
Составляется в 2-х экз.

22.

Разновидности характеристик:
● производственные,
● служебные,
● учебные

23.

Автобиография и Характеристика
относятся к официальным
документам, содержащим персональную
информацию о сотруднике.
работодатель не должен передавать
персональные данные сотрудника
третьей стороне без необходимого
получения письменного согласия на то
сотрудника (исключение составляют
моменты, когда это необходимо в целях
предупреждения угрозы жизни и
здоровью работника, а также в случаях,
установленных законом).

24. АВТОБИОГРАФИЯ - краткое описание, изложение основных событий своей жизни.

ЗАКРЕПЛЕНИЕ
АВТОБИОГРАФИЯ - краткое описание,
изложение основных событий своей жизни.
Разновидности автобиографии:
Автобиография - официальный документ,
Автобиография - литературное произведение
Разделы:
Заголовок
Анкетные данные
Данные об образовании
Трудовая деятельность
Награды и поощрения
Место постоянного жительства, телефон
Дата
Подпись
АНКЕТА - типовой документ с фотокарточкой,
содержащий перечень вопросов, используемых для
тестирования в целях получения от работника какихлибо сведений.

25.

ХАРАКТЕРИСТИКА
– это официальный
документ,
который выдаёт администрация учреждения, организации,
предприятия своему сотруднику/учащемуся при решении
целого ряда вопросов.
Разновидности характеристик:
производственные,
служебные,
учебные
Разделы:
Заголовочная часть
Анкетные данные о работнике
Данные о трудовой деятельности работника
Оценка деловых и личных качеств работника
Заключительная часть

26. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

1. Составьте и оформите
рукописным способом
автобиографию
(на разлинованном бланке)

27. 2. Отредактируйте и оформите характеристику

ХАРАКТЕРИСТИКА
старшего
инспектора
отдела
кадров
Министерства
строительства РК Антонины Константиновны Михеевой. А.К.Михеева работает
в аппарате Министерства строительства РК с августа 1997 г. Работала
машинисткой, секретарём-машинисткой, инспектором отдела кадров, с 2001
г. работает старшим инспектором того же отдела. К обязанностям относится
добросовестно.
Творчески
применяет
свои
знания
и
умения
по
совершенствованию работы с документами. Внимательна и тактична с
посетителями и сослуживцами, оперативно справляется с заданиями.
Постоянно совершенствует своё профессиональное мастерство, в 1999 г.
окончила с отличием курсы повышения квалификации информационных
работников. Характеристика выдана для поступления на вечернее отделение
факультета
государственного
делопроизводства
Алматинского
государственного историко-архивного института. Антонина Константиновна
ведёт большую общественную работу в аппарате Министерства. К
общественной работе относится серьёзно, проявляет личную инициативу и
настойчивость
в
организации
молодёжных
мероприятий.
Антонина
Константиновна Михеева 1979 года рождения, образование среднее, в 1997 г.
окончила
профессионально-технический
колледж
по
специальности
«секретарь-машинистка» со знанием стенографии, иностранной машинописи.
В коллективе пользуется заслуженным авторитетом и уважением. В общении
вежлива и скромна. Постоянно работает над расширением своего культурного
кругозора, выступает с докладами на семинарских занятиях. Министр
И.И.Иванов. Зам.министра по персоналу В.И.Тихонов.

28. При выполнении практических заданий необходимо пользоваться:

конспектом;
макетом автобиографии и
характеристики;
дополнительным информационносправочным материалом по теме урока

29.

Доверенность –
документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия
предпринять за него какие-либо действия ) чаще всего – получить что-либо).
Форма доверенности:
наименование документа;
фамилия, имя, отчество (иногда должность) доверителя;
фамилия, имя, отчество (иногда должность) доверенного лица;
содержание доверенности (что конкретно доверяется; сумма пишется цифрами и в
скобках прописью;
подпись доверителя;
дата выдачи доверенности;
наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
дата удостоверения подписи и печать.
Обратите внимание: наименование документа пишется в центре строки; под датой и
подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ. Клишированные
формы (Кто? + доверяю + кому? инфинитив “получить”…) .

30.

Образец.
Доверенность.
Я, аспирант второго курса исторического факультета
Сидоров Сергей Сергеевич, доверяю аспирантке
первого курса Власовой Елене Алексеевне получить
мою стипендию за февраль 2009 года.
Мой паспорт: (данные) .
Паспортные
данныеВласовой Елены Алексеевны: (данные)
Дата
Подпись

31.

Резюме
состоит из следующих блоков:
ВступлениеВаше имя, адрес, номер телефона (включая код города).
Цель (необязательно, но желательно): краткое описание того,
на получение какой должности и почему Вы претендуете (не
более 6 строк, а лучше 2-3).
Основная часть Трудовой опыт в обратном хронологическом порядке (даты начала и окончания работы),
наименование организации, должностные обязанности.
Образование (какой ВУЗ и когда), награды, изученные дисциплины, которые
соответствуют Вашей цели.
Дополнительная информация:
владение иностранными языками и компьютером, наличие
водительских прав, хобби (следует упоминать только в том случае, если оно тесно
связано с желаемой работой).

32.

Пример.
Коваленко Ирина Сергеевна.
г.Усть-Каменогорск, ул. Мира, д.11, кв.5, тел.:
87052454734
Претендую на получение должности торгового агента.
2007 – 2009 год – универмаг «Фрегат», продавец; 2005
– 2007 – частное предпринимательство.
Алматинский институт торговли и коммерции, 2000-2005
г.г.
Владею английским, немецким языками; имею навыки
работы на компьютере; имею автомобиль и
водительские права.

33.

Заявление – это:
1. Официальное сообщение в устной и письменной форме.
2. Письменная просьба о чем-нибудь.
Композиционные особенности заявления:
- наименование адресата, которому направляется заявление (название учреждения или
должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества; эта часть заявления
располагается по правой стороне листа);
- фамилия, имя, отчество и должность заявителя, которые пишутся в родительном падеже
без предлога (эта часть тоже располагается по правой стороне листа);
- наименование документа (пишется с маленькой буквы посередине строки; после слова
«заявление» ставится точка);
- текст просьбы с кратким ее обоснованием (пишется с красной строки);
- подпись заявителя (пишется внизу справа).
- дата (ставится слева под текстом ниже подписи).
Пример:
Генеральному директору
АО «Рубин »
Вяткиной Е.С.
Щербинина И.А.
заявление.
Прошу принять меня на работу с 01.12.2007 г. на должность вахтера.
Щербинин И.А.

34.

Апелляция –
обращение с просьбой, с призывом о чем-нибудь. (Например, в случае несогласия учащегося или
абитуриента с оценкой письменной экзаменационной работы).
Композиционные особенности апелляции:
- наименование адресата, которому направляется заявление (название учреждения или должностного лица
с указанием фамилии, имени, отчества; эта часть заявления располагается по правой стороне листа);
- фамилия, имя, отчество и должность заявителя, которые пишутся в родительном падеже без предлога (эта
часть тоже располагается по правой стороне листа);
- наименование документа (пишется с маленькой буквы посередине строки; после слова «апелляция»
ставится точка);
- текст просьбы с кратким ее обоснованием (пишется с красной строки);
- подпись заявителя (пишется внизу справа).
- дата (ставится слева под текстом ниже подписи).
Пример:
Председателю апелляционной комиссии
Алматинского государственного педагогического университета
Иванову И.И..
абитуриента Сидорова С.С.
поступающего на филологический факультет,
апелляция.
Прошу пересмотреть мою оценку по русскому языку в связи с тем, что я не согласен с засчитанными мне
ошибками по русскому языку на 2-й и 3-й страницах сочинения.
Дата