Системы управления базами данных. Microsoft Office Access

1. Тема 4.5 Системы управления базами данных

Microsoft Office Access

2. Содержание

1.
2.
3.
4.
5.
Содержание
Работа с таблицами
Проектирование таблиц
Формы
Запросы
Отчеты
2

3. Работа с таблицами

4.

Базы данных Access (Microsoft Office)
Расширение: *.accdb (раньше – *.mdb),
все в одном файле
Состав:
• таблицы
• формы – диалоговые окна для ввода и
редактирования данных
• запросы – обращения к базе данных для выбора
нужной информации или изменения базы
• отчеты – документы для вывода на печать
• макросы – средства автоматизации работы
• модули – дополнительные процедура на языке
Visual Basic
4

5.

Начало работы
Пуск – Программы – Microsoft Office –
Microsoft Access 2007
создание
новой базы
данных
открыть базу
с диска
шаблоны
последние
документы
5

6.

Объекты базы данных
выбрать
другое
2×ЛКМ
6

7.

Схема данных
ЛКМ
таблица
ключевое поле
связь «1- »
Удалить связь: ЛКМ + Delete.
Создать связь: перетащить нужное поле на
соответствующее поле второй таблицы.
7

8.

Работа с таблицами
область
2xЛКМ
выделения
поля
текущее
поле
текущая
запись
записи
номер текущей
записи
новая
запись
на 1-ую
запись
предыдущая
запись
последняя
последн
запись
яя
запись
следующая
запись
новая
запись
8

9.

Сортировка и поиск
Сортировка по текущему полю (столбцу):
по возрастанию
по убыванию
сброс
Поиск и замена:
текущее поле
или все поля
целиком,
с любой частью,
с началом
всё, вверх, вниз
9

10.

Фильтрация
Фильтрация – это отбор записей, удовлетворяющих
некоторому условию (фильтру).
Остальные записи временно скрываются, пока фильтр
не будет снят.
10

11.

Фильтр по выделенному
1. Щелкнуть в нужной ячейке или выделить часть текста.
2. Щелкнуть по кнопке
3. Снятие фильтра
.
.
11

12.

Сложная фильтрация
Сложные условия
одновременно
(операция И)
точное
совпадение
начинается
с буквы «С»
новое условие,
связанное через ИЛИ
применить/сбросить фильтр
Расширенный фильтр – можно
• переставлять столбцы
• выводить не все столбцы
• устанавливать порядок сортировки
12

13.

Установка/снятие пароля
13

14.

Служебные операции
14

15. Проектирование таблиц

16.

Создание таблиц (ввод данных)
2xЛКМ
поле-счетчик
ввод
значения
16

17.

Создание таблиц (шаблоны)
17

18.

Создание таблиц (импорт)
TXT-файлы
XML-файлы
другие форматы
18

19.

Конструктор таблиц
19

20.

Конструктор таблиц
ключ
текущее
поле
ПКМ
тип поля (выбор
из списка)
свойства
текущего поля
20

21.

Свойства полей
Размер поля: байт, целое, вещественное, …
Формат поля: как выводить на экран.
Маска ввода: шаблон (ввод телефона).
Подпись: как называется столбец при выводе на экран;
можно использовать скобки, знаки и т.д.
(«Население, млн. чел.»)
Значение по умолчанию (вписывается автоматически).
Условие на значение: защита от ошибок ввода («>18»).
Сообщение об ошибке
(«Возраст должен быть > 18 лет!»)
Обязательное поле (да/нет)
Индексированное поле (да/нет)
21

22.

Конструктор таблиц
режимсделать поле
таблицыключевым
изменить
индексы
22

23.

Индексы
Primary Key:
ключ таблицы
выбор поля из
списка
ПКМ
название
индекса
свойства
индекса
23

24.

Подстановки
Цель: сделать защиту от ошибок ввода.
Решение: выбор из списка = поле подстановки
Варианты:
• заданный список («да» или «нет», «М» или «Ж»)
• из другой таблицы (выбор названия фирмы)
24

25.

Мастер подстановок
25

26. Формы

27.

Формы
Форма – это диалоговое окно для
• просмотра и редактирования данных
• ввода новых записей
• управления ходом работы (кнопки)
• вывода вспомогательной информации
Создание форм:
разные способы
создания форм
источник
данных
27

28.

Форма (на одну запись)
переход по
записям
28

29.

Ленточная форма
29

30.

Разделенная форма
30

31.

Режимы работы с формами
Режим формы – просмотр и
редактирование данных.
Режим макета – просмотр данных,
изменение оформления,
перемещение элементов.
Конструктор – изменение структуры и
оформления, добавление новых
элементов, …
31

32.

Конструктор форм
заголовок
формы
изменение
размеров
область
данных
примечание
формы
32

33.

Свойства формы и ее элементов
или ПКМ – Свойства
выбор
элемента
Макет = оформление
Данные: источник
(таблица или
запрос), фильтр,
сортировка
События:
• клавиши, мышь
• открытие, закрытие
• изменение записи
33

34.

Некоторые свойства формы (Макет)
подпись
изменяемая
граница
(да/нет)
область
выделения
(да/нет)
кнопки перехода
(да/нет)
34

35.

Свойства элементов
Макет
• размеры
• оформление
• полосы прокрутки
Данные:
• название поля таблицы
• маска ввода (телефон)
• значение по умолчанию
• условие на значение
• сообщение об ошибке
События:
• клавиши, мышь
• изменение значения
Другие:
• всплывающая подсказка
35

36.

Связанные элементы
надпись (текст
можно менять)
независимое
перемещение
щелкнуть
внутри, чтобы
изменить
текст
щелкнуть на
рамке, чтобы
выделить
элемент
поле (название
поля таблицы)
маркеры
(изменение
размеров)
36

37.

Группировка по столбцам (макет)
переместить
весь столбец
общая
граница
«Оторвать» от столбца: ПКМ – Макет – Удалить
Создать новый столбец: ПКМ – Макет – Столбец
37

38.

Оформление элементов
Выделение элементов:
• ЛКМ на рамке элемента
• + Shift = выделить несколько элементов
условное
форматирование
толщина, стиль и цвет
контура
38

39.

Добавление новых полей
перетащить
39

40.

Добавление новых элементов
Рисунок
Свободная рамка объекта (объект редактируется)
Гиперссылка
Присоединенная рамка объекта (объект из базы)
Подчиненная форма
Разрыв страницы
40

41. Запросы

42.

Запросы
«Ну и запросы у вас!» - сказала
база данных и «повисла».
(Фольклор)
Запрос – это обращение к СУБД для
выполнения каких-либо операций с данными.
Типы запросов:
• выборка (отбор нужной информации)
• создание таблицы
• обновление (изменение данных)
• добавление записей
• удаление записей
•…
42

43.

Запрос и фильтрация
В запросе можно:
• отобрать информацию из нескольких
связанных таблиц
• использовать сложные условия отбора
• пользователь может сам ввести параметры
(сумму денег)
• добавить вычисляемые поля
• выполнить итоговые расчеты
43

44.

Создание запросов
Мастер: режим «вопрос-ответ»
Конструктор: полностью вручную
44

45.

Мастер запросов
45

46.

Запуск запроса
2 x ЛКМ
46

47.

Конструктор
ПКМ
47

48.

Конструктор
все поля
•по возрастанию
•по убыванию
•отсутствует
таблица
(ПКМ – Добавить
таблицу)
перетащить
ЛКМ
фильтр
48

49.

Работа со столбцами
перетащить
(ЛКМ)
выделить
(ЛКМ)
ПКМ:
• вырезать
• копировать
• вставить
• свойства
49

50.

Условия отбора
Совпадение
Шаблон
* любое количество любых символов
? один любой символ
# любая цифра
Неравенство
50

51.

Построитель выражений
ПКМ
Forms – формы
Reports – отчеты
Функции: 1) встроенные; 2) функции пользователя (VB)
Константы: пустая строка, Истина, Ложь
Операторы: + - * / < > <= >= = <> Not And Or Xor
Общие выражения – время, дата, нумерация страниц
51

52.

Вычисляемые поля
!
Все данные, которые можно вычислить, не
должны храниться в таблицах!
• ввести Цена*Количество
Выражение1: [Цена]*[Количество]
• заменить Выражение1 на Сумма
или ПКМ Построить
52

53.

Вычисляемые поля
Задача: отобрать все заказы за 2007 год.
• ввести Year(Дата)
Выражение1: Year([Дата])
• заменить Выражение1 на Год
53

54.

Запросы с параметрами
Задача: вводить числовые данные для фильтра
не в конструкторе, а при выполнении запроса.
Пример: «Какой суммой Вы располагаете?»
Любая неизвестная
строка вызывает запрос
54

55.

Виды запросов
• выборка
• создание таблицы
• добавление в существующую таблицу
• обновление (изменение данных)
• перекрестный запрос (сколько заработал
каждый по месяцам)
• удаление записей
• итоговый запрос (сумма, среднее и т.п. по полю)
55

56.

Режим SQL
SQL = Structured Query Language
(язык структурных запросов)
56

57. Отчеты

58.

Отчеты
Отчет – это документ, содержащий информацию
из базы данных и предназначенный для вывода
на печать.
Источник данных – таблица или запрос,
несколько связанных таблиц/запросов (мастер).
58

59.

Создание отчетов
таблица
или запрос
(ЛКМ)
простой отчет
конструктор
пустой отчет
мастер отчетов
59

60.

Режимы просмотра отчета
Представление отчета
(без разбивки на страницы)
Предварительный просмотр
(как на печати, по страницам)
Режим макета (можно менять
оформление)
Конструктор (добавление новых
элементов)
60

61.

Предварительный просмотр
на печать
готовые варианты
размер бумаги
ручная настройка
61

62.

Конструктор отчетов
=Date()
=Time()
="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]
Заголовок отчета
Верхний колонтитул
Область данных
Нижний колонтитул
Примечание отчета
– один раз в начале отчета.
– в начале каждой страницы.
– информация из БД.
– в конце каждой страницы.
– один раз в конце отчета.
62

63.

Редактирование отчетов
Так же, как в конструкторе форм:
ЛКМ – выделить элемент
– свойства выбранного
элемента
Добавление элементов:
63

64.

Отчеты с группировкой
общая
зарплата
группировка по
должностям
64

65.

Отчеты с группировкой (шаг I)
Создание запроса, включающего все данные:
(не обязательно, но проще)
поля
таблиц
& - соединение
символьных строк
65

66.

Отчеты с группировкой (мастер)
группировка
сортировка
итоговые
данные
66

67.

Отчеты с группировкой (конструктор)
заголовок
группы
примечание
группы
67

68.

Настройка группировки (конструктор)
или
подробная
настройка
68