Электронный документооборот. Как настроить обмен электронными документами без лишних затрат

1.

Приветствуем Вас на Федеральном вебинаре
Как настроить обмен электронными
документами без лишних затрат?

2.

Сегодня для Вас работает

3.

Программа
1. Что такое электронный документооборот и почему без него не обойтись?
✔ Нормативная база для электронного документооборота
✔ Основные виды электронных документов
✔ Основные преимущества электронного документооборота
2. Как выстроить работу Ваших сотрудников с поставщиками/контрагентами/заказчиками в
сегодняшних реалиях?
✔ Организация работы с первичными документами в условиях удаленной работы сотрудников
✔ Работа с покупателями и поставщиками при получении документов в электронном виде
✔ Организация единого информационного пространства для эффективного взаимодействия между
сотрудниками: быстрый и удобный поиск, контроль внесения изменений, разграничение доступа к
документам, исключение потерь, удобное хранение
✔ Автоматизация процесса согласования: понятные маршруты согласования для всех видов
документов.
3. С какими еще документами можно работать в электронном виде?
✔ Электронные больничные в условиях карантина
✔ Дистанционный прием сотрудников и Электронные трудовые – основные особенности
4. Как проходить проверки после перехода на электронный документооборот?
5. Как Электронный документооборот обеспечит безопасность данных при удалённой работе и
выполнение служебных обязанностей сотрудниками?

4.

Компания АБТ - крупнейшая региональная сеть
СБИС
10 лет
успешной работы
> 100 000
клиентов
Офисы компании
в 40 городах России

5.

ЭДО - Электронный документооборот
• Это любая система обмена юридически значимыми и любыми документами
между организациями, госорганами и обыкновенными людьми через
аккредитованного оператора электронного документооборота.
• Это преимущественно облачное хранилище документов, с функционалом
хранения на дисках компании.
• Оператор ЭДО – это аккредитованная Минкомсвязи и ФСБ компания,
предоставляющая
вам
интерфейс
ЭДО.

6.

С кем обмениваться документами
Госорганы
Партнеры
Коллеги

7.

Какими документами обмениваться?
отчеты, письма,
истребованные
документы
счета-фактуры,
акты, акты сверки,
договоры
приказы, инструкции,
кадровые документы,
задачи
Партнеры
Госорганы
Коллеги

8.

И многое другое

9.

Электронные документы с физлицами

10.

ЭДО в рамках цифровой стратегии
государства:
• Маркировка товаров. Более 40 групп товаров – 2024 г.
• Сети и поставщики товаров только на ЭДО.
• Логистика и транспорт – Постановление Правительства РФ от 30.01.2018 N
83 "О присоединении Российской Федерации к Дополнительному протоколу к
Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ),
касающемуся электронной накладной«
• Поставщики коммунальных услуг - уже на ЭДО, дальше больше!
• Электронные торги – подписание документов только через ЭДО.
• Международные компании – уже есть первые документы с компаниями изза границы.
• С 1 января 2020 проведения эксперимента по введению электронного
документооборота кадровых документов

11.

Законы, регулирующие ЭДО
Ст. 169 Налогового кодекса РФ
Счет-фактура (в том числе УПД)
Приказ Минфина от 10.11.2015 №174н
Постановление от 26.12.2011 №1137
Приказ ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@
Накладная ТОРГ-12
Ст. 9 Федерального закона 402-ФЗ
Акт приемки-сдачи
Приказ ФНС от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@
Акт сверки расчетов
Приказ ФНС от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@
Договор
Ст. 160 Гражданского кодекса РФ
Кассовые документы (ПКО, РКО) П. 4.7 Указания Банка РФ от 11.03.2014 №3210-У
Остальные документы
Ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ

12.

Документы под контролем
ФНС
Ст. 93 Налогового кодекса РФ
Приказ ФНС от 17.02.2011 №ММВ-7-2/168@
Приказ ФНС от 29.06.2012 №ММВ-7-6/465@
Арбитражный суд
Ст. 75 Арбитражного кодекса РФ
Казначейство
Приказ Минфина от 01.12.2010 №157н

13.

ЭДО – плюсы для бизнеса:
Деньги
• Без курьеров
• Минимум бумаги
• Минимальные
затраты на
введение ЭДО
Время
• Подписание и
отправка в пару
секунд
• Без визита в гос.
орган или к
клиенту
Внимание
Площади
• Фокус на одну
систему
• Разгружаем
шкафы
• Легко отследить
• Освобождаем
архивы
ЭДО – оптимизация
бизнес процессов.
Бумага – развитие
участков бизнеса
ЭДО – 0 м²
Бумага – 10 -100 м²
• Загружаем в 1С
за минуту
ЭДО – 2.5 до 7 руб.
Бумага - от 60 руб.
за документ
ЭДО - пара минут,
бумага –
несколько
часов

14.

Для перехода на ЭДО необходимы:
• Электронно-цифровая подпись
• Программное обеспечение и лицензия ЭДО
• Оборудование ( в части маркировки и пр)

15.

Электронная подпись
Цифровой Контроль личности
• Заменяет физическую подпись владельца и
печать
Легальный способ совершить правовые
действия от физического лица, от имени
общества или ИП
Узаконен ФЗ-63 об Электронной Подписи
Введен почти для всех порталов и сайтов с
личными кабинетов различных ведомств
Используется физическими лицами для
подтверждения личности
Используется для открытия бизнеса
По подсчётам, на 2019 год было выпущено
более 6 миллионов подписей на юр. и физ.
лиц

16.

Виды электронной подписи
Квалифицированная
Неквалифицированная
Способ выдачи
в удостоверяющем
центре
самостоятельно
Юридическая значимость
равна
собственноручной
подписи
требует
соглашения о
признании НЭП
Носитель и СКЗИ
аккредитованный
ФСБ
любой
от 900 р.
от 150 р.
Стоимость

17.

НЭП можно подписывать
внутренние приказы, инструкции, заявления
согласования
кассовые документы (ПКО, РКО…)
первичные документы (акт сдачи-приемки, ТОРГ-12…)
договоры с контрагентами

18.

НЭП нельзя подписывать
счета-фактуры (в том числе УПД)
отчеты и документы для госорганов
трудовые договоры
листы ознакомления с локальными актами

19.

Отличие ЭДО от email
Процесс доставки счет-фактуры (Порядок 50Н)
Третья
(оператор
сторона
ЭДО)
Дает протоколы и
подтверждения,
требуемые законом.
Акты тех. экспертиз.
Вы легко найдете
документ и докажите
факт сделки.

20.

Электронный документ выглядит
также, как и бумажный

21.

22.

Ваши партнеры готовы к ЭДО:
Россия. Электронной отчетности
Сдают через ЭО
15%
Сдают на бумаге
В большинстве программ, через которые
сдается электронная отчетность, есть
возможности:
1. Принимать электронные документы.
2. Отправлять документы.
3. Использовать электронную подпись.
85%
Из них 48 % около 1 500 000 организаций
сдают через СБИС по данным Росстат.
* Цифры на слайде относительные.

23.

Подключиться к ЭДО просто:
Учетная система
1С или СБИС
Оператор ЭДО
Квалифицированная
Подпись
Полученный или
отправленный
Электронный
документ согласно
всем ФЗ

24.

Если Вы:
Неделями подписываете акты;
Тратите на бумагу десятки тысяч рублей;
Постоянно нанимаете курьеров;
Каждый раз ищете директора на подпись;
Часто не можете найти нужные документы;
Тратите время на внесение документов вручную;
Подключайте ЭДО!

25.

Три главных правила ЭДО
1
ЕСЛИ ДОКУМЕНТ ОФОРМЛЕН ЭЛЕКТРОННО, ТО И
ПОДПИСАН ОН ДОЛЖЕН БЫТЬ ЭЛЕКТРОННО.
То есть обе подписи должны быть электронными.

26.

Три главных правила ЭДО
2
ЕСЛИ
То, он является
оригиналом,
а бумажный
вариант нет
И НАОБОРОТ

27.

Три главных правила ЭДО
3
Входящие всегда БЕСПЛАТНО!

28.

Начните получать электронные документы
от поставщиков
Работа с крупнейшими эмитентами в России
Вам достаточно оповестить ваших
контрагентов:
«Мы хотим получить документы
электронно, пришлите нам их в
СБИС».
И Вы участники ЭДО.

29.

Роуминг - это
Поставщик интернета
Вы
Ваш клиент

30.

Роуминг

31.

Зачем роуминг? Отправляйте на email
Без регистрации и смс

32.

Возможность работать как с
компьютера, так и с мобильного
телефона

33.

Режим одного окна

34.

Выберите способ загрузки документов
Через 1С
Из личного кабинета
ЖМИТЕ

35.

И наслаждайтесь результатом

36.

ЭДО. Акты Сверки прямо из 1С
или из файла

37.

Моментальный
просмотр
документов

38.

Досье
на отправителя

39.

Автоматическое распределение
документов:
Электронные документы будут попадать кому
Это удешевит стоимость и ускорит подписание.
Входящие
документы
Акт и Счетфактура
Договоры
В Бухгалтерию
В Закупки
Финансовому Директору
и
когда
нужно.

40.

Распределение по менеджерам

41.

Любые схемы
согласования
настройка мышкой
без программиста
без сисадмина

42.

Обсуждение
по документу

43.

Распределение задач

44.

Видеосвязь –
для срочных
вопросов

45.

Интеграция СБИС с другими
продуктами

46.

Готовые модули для популярных
систем

47.

СБИС и 1С
формализованные
неформализованные
документы
для всех
систем
и
операционных
быстрый старт без лишних
настроек
Отправка
Загрузка
Просмотр

48.

Просмотр документа в 1С

49.

Сопоставление номенклатуры в 1С

50.

Проверки с электронными
документами

51.

Истребования
не потеряются

52.

Ответить
на истребование
просто

53.

Копия на бумаге
в один клик

54.

Выгодная стоимость подключения
Базовые
возможности
Бесплатно
Аккаунт
500 р./ год
Обмен с
контрагентами
от 1500 р./ год
● Регистрация до 5
пользователей
● Прием электронных
документов от
контрагентов
● Создание и печать
первичных документов
● Сверка НДС (книги
продаж) со всеми
контрагентами
● Создание и печать
отчетов в госорганы
● Каталог всех компаний
РФ, рейтинги по регионам,
выручке, видам
деятельности
● Электронная подпись на
носителе клиента
● Сдача нулевой
отчетности по 1 компании
● 50 исх. пакетов
документов в квартал
контрагентам в СБИС
(свыше - 7 р. за пакет)
● Каталог всех компаний
РФ (базовые данные и
рейтинги)
● Публикация в каталоге
сведений о своих
компаниях
● Обмен сообщениями и
видеозвонки
● 200 пакетов в год
● Поквартальная пакетная
тарификация
● Средства интеграции с
внешними системами, в
т.ч API
● Роуминг
со
всеми
операторами
● Простое
согласование
документов
(без
настройки маршрутов)
● Уведомления о новых
документах и мобильное
приложение
● Переписка/видеозвонки по
документам
Внутренний
документооборот
4000 р./ год
● Поручения, приказы, письма,
заявки, договоры и т.д.
● Согласование документов –
простое или с подписью
● Графический редактор
маршрутов документов
● Конструктор шаблонов
документов и привязка их к
этапам процесса
● Организация совещаний и
планирование загрузки
переговорных
● Контроль исполнительской
дисциплины, уведомления о
задачах

55.

При подключении СБИС Электронный
документооборот вы получите:
• Все входящие (неограниченное количество) бесплатно!
Тарифицируются только исходящие документы.
• Роуминг со всеми операторами
• Удобный облачный сервис для работы с любого
устройства: телефона, планшета или компьютера.
• Архив электронных и бумажных документов
• Все для маркировки
• Готовые решения для любой отрасли
• Легкую интеграцию с вашей учетной системой
• Круглосуточную Техническую поддержку
Ознакомьтесь с тарифами вашего региона на сайте или
закажите бесплатную консультацию прямо сейчас!

56.

Электронные больничные
Главное в законе №86-ФЗ
Электронные больничные:
действуют с 1 июля 2017
оформляются медучреждениями по всей России
выдаются по желанию пациента
56

57.

Что дает проект «Прямые выплаты»
• Пособие выплачивает ФСС, а не страхователь
• Деньги переводят на счет или почтой
• Если сотрудников >25 – только ЭЛН
57

58.

Преимущества прямых выплат и ЭЛН
Не нужно искать деньги на выплаты
Невозможность подделки
Нет бумажной волокиты
58

59.

С прямыми выплатами все проще
Электронный
Номер
Номер
больничного
больничного
больничный
Расчет + Реестр на
выплату пособий
Врач
Сотрудник
Бухгалтер
ФСС
Оплата больничного
59

60.

Электронные больничные
60

61.

Найти легко
Оформить
просто!

62.

Загрузите из
своей системы

63.

или заполните
в СБИС

64.

Электронные трудовые и кадры
Законы уже приняты
№436-ФЗ от 16.12.2019
О
внесении
изменений
(персонифицированном)
в
учете
ФЗ
в
№27-ФЗ
системе
«Об
индивидуальном
обязательного
пенсионного
страхования»
№439-ФЗ от 16.12.2019
О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации
Административная
ответственность
за
нарушение
сроков
представления сведений
Законопроект 748758-7 О внесении изменений в Кодекс Российской
Федерации об административных правонарушениях

65.

Переход на ЭТК - добровольный
Работник может выбрать: перейти на ЭТК
или продолжить вести бумажную ТК
Для впервые поступивших на работу
с 1 января 2021 года - только ЭТК

66.

Что делать работодателю?
Выбрал перевод на ЭТК
Получить заявление на перевод
ЭТК
Выдать бумажную ТК на руки
Сдавать СЗВ-ТД
Оставил бумажную ТК
Вести бумажную ТК
Сдавать СЗВ-ТД

67.

Как работнику получить данные о
стаже?

68.

Как выдать работнику СТД-Р?
СТД-Р
12.01.20
15.01.20

69.

Что сделать в 2020 году?
1. Подать заявление в ПФР (можно в СБИС)
2. За январь 2020 г. сдать отчет СЗВ-ТД (до 15 февраля)
3. До 31 декабря 2020 г. собрать заявления на перевод ТК в
электронный вид

70.

Сроки сдачи СЗВ-ТД
В 2020 г.
ежемесячно до 15 числа
С 2021 г.
ежемесячно до 15 числа
прием/увольнение – на следующий день

71.

Схема передачи данных в ПФР
Отчет СЗВ-ТД
Принято/не принято
Работодатель
Информационная
система ПФР

72.

Законы о кадровом ЭДО
63-ФЗ КЭП = Личная подпись
НЭП + Соглашение = Личная подпись
Трудовой кодекс. Кадровый ЭДО разрешен
для дистанционных
Исключения: трудовой договор и
приказы о приеме и увольнении
72

73.

Пилотный проект Минтруда и Тензор
Трудовые договора
Внутренние нормативные акты
Графики работа и табели
Больничные и отпуска
Расчётные листы
Приказ Министерства Труда от 26.03.2018 №194

74.

Как реализовано
Прописать в внутренних нормативных актах
Соглашение об ЭДО с сотрудником на бумаге
Выпуск НЭП, КЭП
Электронный архив кадровых документов

75.

Распознаем документы – ускоряем
прием

76.

Просто следуйте
чек-листу
76

77.

Все кадровые изменения – тоже
электронно
Руководитель
Кадровик
Сотрудник

78.

Воинский учет –
готовая
технология

79.

Зарплата
и мотивация
Все виды расчета зарплаты
Электронные больничные
Мотивация и геймификация

80.

Анализ кадров
и зарплаты

81.

Как подключить функционал Электронные
больничные и трудовые
Используете СБИС
Электронная отчетность?
Никогда не использовали
СБИС?
Сдаете отчетность через
другого оператора
Функционал доступен в любом
тарифе СБИС Электронная
отчетность
Подключитесь со скидкой 50%
Перейдите на СБИС со скидкой
до 80%
Ознакомьтесь с тарифами вашего региона на сайте или
закажите бесплатную консультацию прямо сейчас!

82.

Не нужна отчетность? Подключим отдельно
Кадровый учет и электронные трудовые книжки:
• Кадровый и воинский учет.
• Электронные трудовые книжки (по 1 ЮЛ).
• Настройка любых графиков работ: жестких, гибких, сменных и др.
• Учет отпусков.
• Договоры ГПХ и расчеты с физлицами.
4000 р./год

83.

Универсальное решение для вашего
бизнеса:
Электронный
документооборот
Обмен данными
с госсистемами
Электронная
отчетность
Кадровый учет
Учет и контроль
рабочего времени
Финансовый анализ
CRM и Телефония
Проверка
контрагентов
Поиск и
анализ
закупок
Бухгалтерский учет

84.

Обменивайтесь электронными
документами без лишних затрат!
Подключитесь сейчас, чтобы
1. Сократить время на обработку и корректировку документов;
2. Обмениваться документами с контрагентами из вашей системы
учета без затрат на роуминг;
3. Настроить автоматическое сопоставление номенклатур и
проверку первичных бухгалтерских документов на соответствие
требованиям ФНС;
4. Закрывать сделки в онлайн режиме и снизить кредиторскую
задолженность и риск проблем в будущем;
5. Сделать работу с документами комфортной;
6. Сократить расходы на распечатку документов, курьеров и
хранение;
7. Работать с документами не только в офисе, но и из дома на
любом устройстве
Оставьте заявку прямо сейчас и получите
бесплатную демонстрацию любого решения
Отправьте письмо с темой ЭДО на : [email protected]