Lotus. Электронный документооборот общества

1.

LOTUS

2.

СОДЕРЖАНИЕ
1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ОБЩЕСТВА
2. ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ ПЛАТФОРМЫ LOTUS
3. ТЕХНИЧЕСКАЯ АРХИТЕКТУРА
4. LOTUS В МИРЕ И КАЗАХСТАНЕ
2

3.

РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ЭДО
1. Регламент работы АО "Казахтелеком"
(утвержден СД, описывает право подписи , формирование
БД ЭДО и т.п..)
2. Правила документирования и управления
документацией в АО "Казахтелеком"
(разработаны на основе Типовых правил, утвержденных
Постановлением Правительства РК, описывают обязанности и
сроки для руководителей при согласовании документов,
этапы согласования распорядительных документов и т.п.)
3. Распределение полномочий и ответственности
руководства АО "Казахтелеком"
(полномочия и ответственность Главных директоров (приказ)
Управляющих директоров (распоряжения)
3

4.

СРЕДНЕМЕСЯЧНЫЙ ОБЪЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ОБЩЕСТВУ
12 000
входящая
корреспонденция
8 000
исходящая
корреспонденция
8 000
приказы
400
распоряжения
4 000
обращения
ВСЕГО – 32 400 ДОКУМЕНТОВ
4

5.

ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА/CОГЛАСОВАНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (С ПРИМЕРАМИ)
80%
случаев
нарушения сроков согласования распорядительных документов
и исходящей корреспонденции
де-юре - 2-5 рабочих дней (Правила документирования
и управления документацией в АО "КТ")
де-факто –
до 210 дней
Примеры:
Приказ об утверждении Регламента взаимодействия ДКБ и СП КТ при работе с дебиторской
задолженностью на корпоративном сегменте
выставлен –
29.11.2019
зарегистрирован 25.06.2020
на согласовании –
7 месяцев, 58 подписей.
Приказ об утверждении Регламента взаимодействия СП ЦА и филиалов по управлению и
сопровождению www.telecom.kz и его мобильного приложения
выставлен –
07.07.2020
зарегистрирован 10.09.2020
на согласовании –
2 месяца, 102 подписи
5

6.

ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА/CОГЛАСОВАНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (С ПРИМЕРАМИ)
Нарушение сроков исполнения
приказов и распоряжений
Срок исполнения до 30 дней
По факту - просрочки
до 80 дней
Нарушение сроков ответов на запросы филиалов
Срок сокращен
с 30 до 15 дней
(поручение Председателя
Правления).
По факту - нарушение сроков до 30
дней + "отписка" со стороны ЦА
(низкий контент ответов).
Примеры:
Приказ об утверждении Сводного перечня
КПД с целевыми значениями Генеральных
директоров и Директоров направлений
функциональных филиалов АО "Казахтелеком"
на 2019 год, просрочка - 32 дня.
Примеры:
Письмо ДКБ о выделении денежных средств на проведение
промежуточной сессии проекта «CREDO: путь к культуре
успеха», просрочка - 28 дней.
Приказ об организации пробных продаж
услуги блокчейн, просрочка - 25 дней.
Письмо ДРБ о выполнении триггерного КПД "Выручка от
новых бизнесов, просрочка - 22 дня.
Отчеты по мониторингу исп. дисциплины
направляются Главным/Управляющим
директорам/рук-м СП ежеквартально
0
результат
6

7.

НАРУШЕНИЯ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
Причины нарушения исполнительской дисциплины:
Низкий уровень Избыточные
компетенций
этапы
согласования
(отсутствие у ряда
рук-лей /работников
СП знаний
положений
регламентирующих
документов)
(включение большого
кол-ва
дополнительно
согласующих)
Несоблюдение
дедлайнов
Низкий уровень
ответственности
(несвоевременное
(непонимание
некоторыми
руководителями СП инициаторами РД
контента
выставляемых на
ознакомление
документов)
выставление
инициаторами
документов на
согласование,
нарушение сроков
согласования)
Низкий уровень
знаний правил
русского языка
у ряда рук-лей СП
Предложения по повышению исполнительской дисциплины:
1) включение в dashboard /озвучивание на ежемесячных совещаниях отчета по
исполнительской дисциплине;
2) применение дисциплинарных взысканий в отношении курирующих руководителей нарушителей исполнительской дисциплины (ежеквартально).
7

8.

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ ЭДО
РЕАЛИЗОВАНО:
автоматизация регистрации:
• решений Правления;
• доверенностей;
• классификации документов из госорганов (для предоставления
отчетности по GR-показателям и расчету GR-КПД АО "СамрукКазына");
оцифровка архива ЦА (в процессе).
ПЛАНИРУЕТСЯ:
o интеграция СЭД Общества с ЕСЭДО;
o автоматизация процесса подписания и регистрации решений СД;
o интеграция корпоративной почты [email protected] с
приложением Lotus Notes с автоматической обратной связью;
o тиражирование проекта «Цифровой архив" в филиалы
8

9.

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ ПЛАТФОРМЫ LOTUS

10.

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ ПЛАТФОРМЫ LOTUS
1 208 401
ЗА 2020 ГОД
документов
17 582
документов
91 376
документов
БАЗОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
• Сквозная Система электронного документооборота
• ЭЦП
• Электронный архив
• Централизованная база распорядительных документов и нормативно-правовая база
• Механизм интеграции с ЦОД Самрук-Казына
• Механизм интеграции с ЕСЭДО ГО РК
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ
• Система управления Корпоративным календарем
• Протокольные поручения, материалы к совещаниям, постановочные запросы и др.
• Система менеджмента качества
• Управленческая и финансовая отчетность
• Карта рисков
• Автоматизация решений Правления
• Система согласования отчетов
• Система согласования скидок
• Внутренний почтовый обмен
КАДРОВАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ
• Система управления персоналом, интеграция с SAP, СЭД и другими системами
• Табельный учет - УРВ
• Механизм интеграции с Министерством труда (электронные трудовые договоры)
• Командировки, Отпуска, Бронирование билетов, Авансовые отчеты и расчеты, Графики отпусков
• Расторжение ТД: электронные заявления на увольнение
• Электронные обходные листы и МОЛ, автоматический расчет компенсаций
• Адаптация новоприбывших сотрудников
• Автоматизация процессов обучения сотрудников
• Механизмы исполнения обязанностей/замещения во всех системах
• Автоматизация процессов прохождения испытательных сроков
• Анкетирование, тестирование и опросы
10

11.

ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ ПЛАТФОРМЫ LOTUS
42 000
документов
25 417
ЗА 2020 ГОД
документов
114
документов
980 054
документов
8
систем
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ЗАКУПОК И ОПЛАТ
• Централизованный портал закупок
• Тендеры (гос. закуп)
• Заявки на оплату
• Единая платежная система (ДИВИДЕНДЫ)
25%
ЖАЛОБЫ И ОБРАЩЕНИЯ
• Клиентские обращения
• Обращения граждан
• Жалобы
доля базового
документооборота
ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ
ПЛАНИРОВАНИЕ
• Система автоматизации экспертиз бизнес-планов (САЭБП)
• Система мониторинга контрольных точек бизнес-планирования
ОБЩИЕ ЦЕНТРЫ ОБСЛУЖИВАНИЯ
• Общий кадровый центр обслуживания
• Общий центр обслуживания по начислению ЗП
• Общий административный центр обслуживания
• Общий финансовый центр обслуживания
• Общий юридический центр обслуживания
• Механизм защищенной печати договоров
• Система подключения ДЗО ко всем Общим центрам обслуживания
ИНТЕГРАЦИЯ С ВНУТРЕННИМИ И ВНЕШНИМИ СИСТЕМАМИ
• Интеграция всех систем с СЭД и СУП
• Интеграция с SAP
• Интеграция с CRM 2.0
• Интеграция с ИАСППР
• Иинтеграция с АСР
• Интеграция с AD и СDN
• Интеграция с ССП
• Система согласования документов внешних систем
Остальные
функции
Базовый
ЭДО
50% на 50%
количество документов
11

12.

ТЕХНИЧЕСКАЯ АРХИТЕКТУРА

13.

ТЕХНИЧЕСКАЯ АРХИТЕКТУРА
ЦОД Г. АЛМАТЫ
ЦОД Г. НУР-СУЛТАН
20 Гб/с кластер
Система
Виртуализации
Система
Виртуализации
Система хранения
данных
Система хранения
данных
Георезервирование –
территориально распределённое
решение, для достижения
отказоустойчивости,
катастрофаустойчивость.
Firewall
КИС
Офисы
Кластер - группа серверов,
объединённых логически,
способных обрабатывать
идентичные запросы и
использующихся как единый
ресурс.
интернет
пользователи внешнего
web интерфейса СЭД
Полная поддержка возможности удаленной
работы со всем функционалом всех систем на базе Lotus
вне офиса
Безопасность - технологический
барьер, предназначенный для
предотвращения
несанкционированного или
нежелательного сообщения между
компьютерными сетями или
хостами.

14.

ПЛАТФОРМА LOTUS
Доступ к платформе из внешнего
web интерфейса
ИНФОРМАЦИОННАЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
1. Ключи/пароли/шифрование;
2. Роли/Права/уровни доступа;
3. ЭЦП;
7 061
Базовый документооборот
25%
Мобильный клиент/WEB
Клиент LN Windows/Mac OS
2 481
13 156
Другие функциональности по автоматизации бизнес-процессов
(ОЦО, Закупки и оплата, Процессы управления, Кадровая автоматизация,
Планирование, Обращения, Интеграция)
75%
4. Сертификаты безопасности;
5. Сетевая безопасность (при
доступе через WEB, Mob. Clients).
ПЛАТФОРМА «LOTUS NOTES»
ОХВАТ СЕРВИСА - 20 217 (97%)
при штате 20 939
14

15.

ЦЕЛЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ РЕАЛИЗАЦИИ ПЛАНА
СРОК РЕАЛИЗАЦИИ: ДЕКАБРЬ 2020 ГОДА
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ
ТЕХНИЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ
Новый интерфейс:
Разработка web приложения с новым интерфейсом;
Адаптация мобильного приложения под новый
интерфейс;
Разработка алгоритма быстрого доступа.
Цель: современный интерфейс!
Производительность:
Новая версия платформы;
Модернизация аппаратной части;
Изменение конфигураций нацеленное на
увеличение производительности.
Цель: увеличение производительности на 25%
15

16.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

17.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1:
LOTUS В МИРЕ И КАЗАХСТАНЕ

18.

СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Система электронного документооборота и другие программные комплексы в АО "Казахтелеком" разработаны и функционируют в среде Lotus
Notes/Domino.
IBM Lotus Notes/Domino - это мощнейшее кроссплатформенное семейство программных продуктов класса Middleware, предназначенное для
создания корпоративной инфраструктуры коллективного взаимодействия.
Платформу IBM Notes Domino используют порядка 15 000 крупных организаций, в том числе 50% из списка Fortune Global 100.
Платформа является самой эффективной экономической средой для управления компанией. Основное преимущество - постоянное развитие
платформы и выпуск новых версий.
В 2019 ГОДУ В РАЗВИТИЕ ПЛАТФОРМЫ БЫЛО ИНВЕСТИРОВАНО $1.8 МЛРД.
Lotus позволяет использовать современные технологии и инструменты разработки:
• Docker контейнеризация
• Инструменты для взаимодействия с AI/ML системами
• Работа с фреймворками Node.js, Node-red, Vue.js, React, Angular и
другими
• Единое хранилище DAOS для нескольких серверов: оптимизация
места на СХД и скорости обращения к данным
• Двухфакторная аутентификация
• Совместимость с системой хранения данных S3
• Снятие ограничений на максимальный размер базы
• Полностью переработана система корпоративных
чатов/конференций и звонков Sametime 11
• Low-code инструменты автоматизации бизнес-процессов (Domino
Volt)
• Новый быстрый язык запросов Domino Query Language быстрее на
72%
• Новые инструменты разработки web приложений
• Замена почтового web-клиента iNotes на Verse, разработанную при
участии дизайнеров компании Apple
• Новый клиент версии 11: быстрый и настраиваемый
• Поддержка AES шифрования
18

19.

LOTUS В МИРЕ И КАЗАХСТАНЕ
В октябре 2019 года Gartner выпустил новый
«магический квадрант» мирового рынка платформ
для предоставления контентных услуг (Content Services
Platforms, CSP). CSP в терминологии Gartner — это
новое название систем управления корпоративным
контентом (ECM).
К лидерам рынка CSP аналитики отнесли
компании Microsoft, OpenText, Hyland, IBM и Box.
19

20.

БАЗОВЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА LOTUS В ОТЛИЧИЕ ОТ ДРУГИХ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Другие системы:
Lotus
(Documentolog, Elma, Arta,
KazDoc и т.д.)
1.
Не коробочное решение, настраивается под индивидуальные требования заказчика
Да
× Нет
2.
Доработки в рамках технического сопровождения
Да
× Нет
3.
Разработка новых отчетов в рамках технического сопровождения
Да
× Нет
4.
Модульное бесшовное расширение функционала
Да
× Нет
5.
Низкая стоимость модернизации/развития функционала
Да
× Нет
6.
Низкая стоимость владения/сопровождения
Да
× Нет
7.
Конструктор бизнес-процессов с быстрой настройкой
Да
× Нет
8.
Гибкая настройка функционала и интерфейса
Да
× Нет
9.
Максимальное количество пользователей в единой централизованной конфигурации
Неограничено
1000-2500
10. Базовый документооборот
Да
Да
11. Расширенная автоматизация бизнес-процессов любой направленности
Да
× Нет
12. Шифрование хранящихся в СЭД данных
Да
× Нет
13. Наличие набора инструментов для интеграции с любыми IT системами
Да
× Нет
14. Низкая требовательность к аппаратным ресурсам
Да
× Нет
20

21.

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ
ГРУППА ПРОЦЕССОВ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
Планирование стратегии и развития организации
Lotus Notes
Управление рисками
Управление финансами и активами
SAP ERP
Управление человеческими ресурсами
Управление взаимоотношениями с
заинтересованными сторонами и внешними связями
Lotus Notes
Управление эффективностью организации
SAP GRC
Lotus Notes
Lotus Notes
Система дистанционного обучения
Lotus Notes
SAS
Bigdata
Управление знаниями и исследованиями
21

22.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2:
ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ

23.

ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ
п/п
Наименование работ
Срок
Ответственный
01.12.2020
ОКД
Описание работ
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ НАПРАВЛЕНИЕ
1
Актуализация Регламента работы АО
"Казахтелеком"
2
Включение в дашборд /озвучивание на
совещаниях отчета по исполнительской
дисциплине
3
Интеграция СЭД с ЕСЭДО
ежемесячно
31.12.2020
Внесение изменений в части предоставления рук-лям СП ЦА права
подписания писем, адресованных директорам по направлениям
деятельности филиалов
УД по развитию бизнеса Выступление УД по развитию бизнеса с госорганами / Директора ОКД с
с госорганами /
отчетом по исполнительской дисциплине на ежемесячных оперативных
Директор ОКД
совещаниях
ДИС
ЦА - 31.12.2020,
филиалы 31.12.2022
ДИС / ОКД
4
Формирование электронного архива
5
Автоматизация решений СД
31.12.2020
ДИС / ОКД /
Секретариат
6
Интеграция корпоративной почты
[email protected] с приложением Лотус
31.12.2020
ДИС / ОКД
Обмен корреспонденцией с госоргнами в электронном формате
1) Оцифровка в полном объеме архивных документов ЦА и филиалов,
сформированных с момента основания компании, включая документов,
переданных на хранение в Нац. архив РК, 2) Последующая оцифровка всех
передаваемых на хранение документов
Автоматизация процесса подписания и регистрации решений СД
Автоматическое поступление входящей корреспонденции на регистрацию,
автоматическое уведомление автора о регистрации письма
ТЕХНИЧЕСКОЕ НАПРАВЛЕНИЕ
1
Переход на новую версию платформы
Lotus V11
31.12.2020
ДИС
Использование новых инструментов и функциональных возможности
платфомы.
2
Модернизация аппаратной части
31.12.2020
ДИС
Замена системы хранения данных на SSD
3
Оптимизация существующей конфигурации
программно-аппаратной части
31.12.2020
ДИС
Повышение скорости обработки данных
4
Разработка web приложения с новым
интерфейсом
31.12.2020
ДИС
Реализация нового интерфейса с учетом требований пользователей
5
Развитие функционала мобильного
приложения
01.03.2021
ДИС
Оптимизация скорости работы и расширения функциональных
возможностей мобильного приложения
23