Организационно-распорядительные документы

1.

Организационнораспорядительные
документы

2.

Правила
оформления
основных
видов
организационно-распорядительных документов
1. Организационные документы, их характеристика
и виды.
2. Распорядительные документы, их характеристика
и виды.
3. Информационно – справочные документы, их
характеристика и виды.

3.

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного
вида.
Согласно
законодательной
действующему
и
законодательству
исполнительной
власти
органы
Российской
Федерации издают такие документы, как решения, указы,
распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.
Организации,
учреждения,
частные
уставы, положения, инструкции и т.д.
предприятия
создают

4.

Устав
- свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений,
обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и
обязанности
в
сфере
государственной
или
хозяйственной
деятельности.
Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ,
акционерных
обществ,
товариществ
с
ограниченной
ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу
деятельности Вооруженных сил РФ {Строевой, Дисциплинарный и
др.), уставы общественных организаций и т.д.

5.

Текст устава состоит из разделов:
- общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);
- организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);
- регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);
- финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств,
источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);
- отчетная и ревизионная деятельность;
- порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

6.

Положение - правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права,
ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Положения бывают:
- индивидуальные - об отделах, цехах, управленческих
подразделениях, включенных в схему организационной
структуры управления предприятием;
-
типовые
-
о
цехах
структурных подразделениях.
основного
производства,

7.

Формуляр положения
Наименование ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ
ПРЕДПРИЯТИЯ
УТВЕРЖДАЮ
Должность лица,
утвердившего документ
Подпись И.О.Фамилия
Дата
Положение
Дата
Место издания (город)
О персонале
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Общие положения
Прием на работу
Права и обязанности работников
Рабочее время и отдых
Отпуск
Заработная плата, компенсации, социальные выплаты
Меры поощрения
Освобождения от работы
Должность лица,
Подписавшего документ
И.О.Фамилия
СОГЛАСОВАНО
Протокол собрания
Акционерного общества
00.00.00 №
Визы
Подпись

8.

Образец положения
Министерство образования
УТВЕРЖДАЮ
Директор техникума
ТЕХНИКУМ
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО
ТРАНСПОРТА
ПОЛОЖЕНИЕ
04.11.2020
подпись
И.О.Фамилия
07.11.2020
№15
Оренбург
Инициативные группы
По экономии тепла
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.
В
группу
входят:
инженер-технолог,
старший
мастер
котельной, мастер депо.
1.2.
Оперативное
руководство
осуществляет
начальник
технического отдела.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
2.1. Обеспечение четкого контроля за расходованием тепла.
2.2. Выявление резервов экономии тепла.
3. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА
3.1. Проводить ежемесячный осмотр тепловых сетей.
3.2.
Акты
с
предложениями
и
замечаниями
направлять
начальнику технического отдела.
Главный механик
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора
Техникума по АХЧ
Подпись
О.В.Волков
00.00.0000
Подпись
Ф.В.Наумов

9.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает
фонд заработной платы.
Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая
перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц,
должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной
платы
Штатное расписание подписывает заместитель руководителя
предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером,
утверждается - руководителем предприятия.

10.

Форма штатного расписания
Наименование
предприятия
УТВЕРЖДАЮ
штат в количестве __________
единиц с месячным фондом
заработной платы
___________________ рублей
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
00.00.0000
№ 00
Руководитель предприятия
подпись
расшифровка подписи
Оренбург
аппарата предприятия
на __________ год
00.00.0000
Печать
Код и
наименование
структурного
подразделения
Код и
наименова
ние
должности
Количеств
о штатных
единиц
Должностн
ые оклады
1
2
3
4
Заместитель руководителя
предприятия
(или руководитель структурного подразделения)
Подпись
Главный бухгалтер
Подпись
И.О.Фамилия
00.00.0000
надбавки
пер
про
сон
чие
аль
ные
5
6
Меся
чный
фонд
зараб
отной
платы
7
примеч
ание
8
Расшифровка
подписи

11.

Форма документа «Структура и штатная численность предприятия»
Наименование
предприятия
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия
Подпись
СТРУКТУРНАЯ И ШТАТНАЯ
ЧИСЛЕННОСТЬ
00.00.0000
Оренбург
Расшифровка
подписи
00.00.0000
Печать
№ 00
Аппарата
Предприятия
Наименование структурных
подразделений и должностей
1
Заместитель руководителя
предприятия
(или руководитель структурного подразделения)
Главный бухгалтер
Подпись
И.О.Фамилия
00.00.0000
Штатная численность
2
Подпись
Расшифровка
подписи

12.

2. Распорядительные документы
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями,
организациями.
Издание
распорядительных
документов
обязательно:
по
организационным
вопросам,
вопросам
планирования, производства, строительства, Материально-технического снабжения и сбыта, финансов и
кредита, труда и заработной платы.
Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор
письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или
подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.
К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы,
решения, распоряжения.

13.

Схема подготовки распорядительных документов
- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта
документа;
- согласование текста, его подписание (распоряжение,
указание, приказ);
- обсуждение и принятие документа на заседании
коллегиального органа (постановление, решение).

14.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия,
действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия
Приказ - это основной распорядительный документ.
Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия,
решения и поручения по организации работы, организационные
мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.
Приказы
издают
только
по
необходимости.
Изменения,
дополнения, отмену приказов производят только на основе новых
приказов.

15.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей
В констатирующей части излагают факты, раскрывают
причины и цели, послужившие основанием для создания
приказа. Если в основу приказа положен документ
государственных
органов,
то
нужно
указать
наименование документа, его автора, дату, номер,
заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

16.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ
, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). Текст делят
на пункты.
Распорядительные пункты строят последовательно по схеме:
- исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение,
организация);
- действие;
- срок.
Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа
возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет
осуществлять контроль за исполнением приказа, то пункт о контроле писать не надо.

17.

Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание
Наименование
предприятия
ПРИКАЗ
00.00.0000
Оренбург
№ 00
О внесении изменений
в штатное расписание
аппарата предприятия
В связи с ___________________________________________________
основание
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание аппарата предприятия следующие
изменения:
1. _________________________________________________________
2. _________________________________________________________
3.__________________________________________________________
Директор предприятия
Визы
Подпись
Расшифровка
подписи

18.

Форма приказа
Наименование министерства
или ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного
подразделения
ПРИКАЗ
00.00.0000 №
Место издания (город)
Заглавие (краткое содержание,
выраженное отглагольным
существительным в предложном
падеже, начиная с предлога «О»)
Текст
констатирующей
части
приказа.
Приводятся
факты.
Послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть
может отсутствовать.
Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ (пишется
отдельно на строке).
1. Полное наименование должности исполнителя. Фамилия И.О. в
дательном
падеже
или
наименование
структурного
подразделения.
Необходимые действия выражают глаголом в неопределенной форме. Срок
действия (указывают без употребления слова «срок»).
2. Полное наименование должности, Фамилия И.О. или структурное
подразделение.
Если в пункте несколько действий, разных по характеру, то каждое
выделяют в подпункт.
2.1. Действие и срок исполнения.
2.2. То же.
3. Последний пункт имеет постоянную формулировку:
Контроль за исполнением приказа возложить на (структурное
подразделение или лицо, на которое возлагают контроль, наименование
должности, фамилия, инициалы в винительном падеже).
Наименование
должности руководителя
И.О.Фамилия

19.

ОРЕНБУРГСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
10.04.2020
№32
О научно-исследовательской
работе на летний период
В соответствии с планом научно-исследовательской работы на
2019/2020 учебный год, в период каникул, необходимо направить научную
экспедицию для изучения языка и фольклора народов Севера
ПРИКАЗЫВАЮ
2. Руководителю экспедиции Скворцовой А. А. представить
развернутый план работы экспедиции на заседание Ученого совета
18.05.2020.
Ректор университета
Подпись
П. В. Горелов
Верно
Секретарь
00.00.0000
Подпись
О.И. Титова

20.

Выписка из приказа - копия части документа
.
Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы.
Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для
граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют
предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.
Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные,
касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.
Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают
цель
или
причину
распоряжения,
во
второй,
начинающейся
словом
ОБЯЗЫВАЮ,
-
предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие
устойчивые формулировки, как "в соответствии", "в связи", "в целях" и т.п.

21.

Формуляр распоряжения
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Распоряжение
Дата
№
Место издания /город/
Заглавие начинается
с вопроса - О чем...
Текст документа может начинаться с констатирующей части
/излагается цель или причина создания/. Констатирующая часть может
отсутствовать.
Распорядительная часть начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ
1. Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель - действие срок.
Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом:
Контроль
за
выполнением
распоряжения
возложить
на
/наименование должности, инициалы, фамилия/.
Текст печатают через 1,5 интервала.
Наименование должности лица,
подписавшего документ
Гриф согласования
или визы
подпись
И.О.Фамилия

22.

Образец распоряжения
ОАО «Восход»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
05.04.2020
№5
Оренбург
О выполнении мероприятий
по подготовке лагеря
в поселке Самородово
Для организации работ по подготовке лагеря в поселке Самородово и
в целях обеспечения выполнения распоряжения ОАО «Заход» от 26.03.2020
№17
ОБЯЗЫВАЮ
1. Директорам гостиниц Строганову И.П., Гаврилову А.И.:
1.1. Откомандировать в лагерь на период рабочих строительных
специальностей для, выполнения работ с оплатой по среднему на период с
18.05.2020 по 10.06.2020.
1.2. Составить план ремонтных работ до 20.04.2020.
1.3. Обеспечить необходимое оборудование и инструмент.
2. Главному инженеру Батурину В. Г. обеспечить контроль за
выполнением объема работ в установленные сроки.
Генеральный директор
Визы
В дело 00-00
Подпись исполнителя
Дата
подпись
В. С. Иванов

23.

Указание - распорядительный документ
организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами,
ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других
документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д.).
В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям
структурных подразделении, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.
Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых
формулировок: «Во исполнение...», «В целях...», «В соответствии...».
Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на
пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме: исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или
в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) - действие - срок исполнения.

24.

Формуляр указания
Наименование ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного
подразделения
УКАЗАНИЕ
Дать
№ (в пределах календарного года)
Место издания (город)
Заглавие выражает краткое
содержание, начинается
предлогом «О...»
Текст
констатирующей
части.
Может
быть
дан
пересказ
акта
вышестоящего органа, для исполнения которого издают данный документ.
Указывают автора, полное название, поисковые данные (номер, дату)
документа.
Констатирующей
части
может
не
быть.
Распорядительная
часть
начинается словом
ОБЯЗЫВАЮ (пишется крупно).
Если
согласно
законодательству
исполнителя
нельзя
обязать
выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности,
то распорядительную часть начинают словом
ПРЕДЛАГАЮ
1.
Излагают
текст
в
повелительной
форме.
Схема
построения
распорядительной части документа: исполнитель (полное наименование
должности, ФИО) - действие (глагол в неопределенной форме) - срок
исполнения (без слова срок).
2. В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое
возложен контроль за исполнением документа.
Наименование должности лица,
подписавшего документ
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности лица,
с которым согласовывается документ
Подпись
Дата
И.О.Фамилия
подпись
И.О.Фамилия

25.

Образец указания
УПРАВЛЕНИЕ
Общий отдел
УКАЗАНИЕ
10.10.2020
№3
Оренбург
О порядке оформления
организационно-распорядительной
документации
В связи с вводом ГОСТ 6.30-2005 «Система организационнораспорядительной документации. Основные положения» и повышением
требований к оформлению документов, издаваемых и подписываемых
руководством Управления
ОБЯЗЫВАЮ
1. Начальников служб и отделов Управления:
1.1. Все организационно-распорядительные документы сдавать на
редактирование инспектору канцелярии Ковригиной Г.А.
1.2.
Отредактированные
документы
представлять
на
подпись
начальнику Управления только через секретаря, на втором экземпляре
документа должны быть подписи исполнителя, заинтересованных лиц и
инспектора Ковригиной Г.А.
2. Инспектору канцелярии Ковригиной Г.А. регулярно проверять
оформление документации в службах и подразделениях Управления.
3. Контроль за исполнением указания возложить на заведующую
канцелярией Управления Апарину Л. И.
Начальник метрополитена
Визы: начальников служб,
отделов, Г. А. Ковригиной,
Л. И. Апариной
В дело 00-00
Подпись, расшифровка подписи
Дата
Подпись
С. И. Никитин

26.

Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти,
- комитеты и комиссии, образуемые при органах власти
Различают постановления, организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые
позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с
созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана). Вторые предназначены
для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.
Комиссии,
обладающие
властными
полномочиями
(административные,
наблюдательные,
по
делам
несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения.
Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления рекомендательного характера
(«Предложить»,
«Рекомендовать»).
В
постановлениях
раскрывают
хозяйственные,
политические
и
организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.
Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной части. Подписывает постановление
председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.

27.

Образец постановления
Правительство
Оренбургской области
КОМИССИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
16.03.2020
№ 15
Оренбург
О ...
В связи с ... комиссия по ...
ПОСТАНОВЛЯЕТ
1. Предложить правительству ...:
1.1. Изменить порядок ... в соответствии с решением : №___________
от _________
«О проведении ...»
2. ...
Председатель комиссии
Секретарь
Подпись
Подпись
И.О.Фамилия
И.О.Фамилия

28.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается
министерствами, ведомственными, научными советами
Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и
общественные организации.
Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его
выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в
констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово
РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.
Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное
подразделение, должностное лицо) - действие - срок исполнения.
Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять
содержание текста.

29.

Формуляр решения
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
РЕШЕНИЕ
00.00.0000
№
Оренбург
О ходе выполнения поставок
древесины на I квартал 2020 г.
Текст констатирующей части документа (причины издания, цели),
ссылка, если нужно, на распорядительный документ вышестоящего органа.
Распорядительная часть начинается словом:
Коллегия министерства
РЕШИЛА (РЕШИЛ)
Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель - действие - срок.
Последний пункт: контроль за исполнением возложить на должность,
инициалы, фамилия.
Председатель
Секретарь
подпись
И.О.Фамилия
подпись
Визы (руководителей подразделений,
исполнители, Юрисконсульт и т.д.)
И.О.Фамилия
вносящих
Виза включает в себя обязательные элементы:
подпись, ее расшифровка,
дата
проект
решения,

30.

Образец решения
СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ
РОССИЙСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ
РЕШЕНИЕ
04.02.2020
№3
Оренбург
О подготовке к выставке
технических достижений
и новых технологий
В Оренбурге в июне 2020 года будет проводиться выставка
технических достижений и новых технологий. Проанализировав работу
предприятий по этим вопросам, Совет считает, что наши предприятия могут
и должны принять участие в данной выставке, показать свои разработки и
познакомиться с работой других организаций в этом направлении.
Исходя из вышеизложенного, Совет директоров
РЕШИЛ
1.
Директора
завода
«Стрела»
Михайлова
Т.П.
назначить
ответственным председателем на выставке.
2. Михайлову Т.П. составить список предприятий, готовых принять
участие в выставке к 01.03.2020.
3. Издательству "ПРОГРЕСС" разработать и изготовить печатный
материал о представленных достижениях к 03.05.2020.
4. Ответственному секретарю Совета подготовить заявку для участия в
выставке.
5. Бухгалтериям предприятий произвести оплату участникам выставки
за оформление выставочных павильонов до 15.05.2020.
6. Контроль за исполнением решения возложить на зам. директора
фабрики «Беловых товаров» Вавилова B.C.
Председатель Совета
Секретарь
Подпись
Подпись
О.П.Частов
М.Н.Осин

31.

3. Информационно – справочные документы
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационносправочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел,
что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных
документов.
К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и
объяснительные
записки,
акты,
письма,
телеграммы
и
др.
Они
Г
носят
вспомогательный характер по отношению к организационно- распорядительной
документации
и
не
являются
обязательными
для
исполнения.
Информация,
содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к
сведению.

32.

Акт - справочно-информационный документ.
Составляется
группой
лиц
для
подтверждения
установленных
фактов
или
событий
(акты
инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.).
Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок,
обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные
комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих
их полномочия.
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации
и предложения).
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен
документ или к компетенции которого относится содержание акта.
Акт может иметь гриф согласования.

33.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.
В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и
присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки),
фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может
делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.
При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.
В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в
соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого
экземпляра или адресаты, по которым они направлены.
Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).
С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом
проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).
При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

34.

Формуляр акта
Наименование министерства
или ведомства
УТВЕРЖДЕНИЕ
(при необходимости)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного
Подразделения
АКТ
00.00.0000
№
Город
Краткое содержание события
или факта, сформулированное
отглагольным существительным
в именительном падеже
Основание
Распорядительный
или
нормативный
документ,
устное
распоряжение,
послужившее
основанием
для
написания
акта
(через 1 интервал)
Составлен комиссией
Председатель
Наименование должности Фамилия И. О.
Члены комиссии
Наименование должности Фамилия И.О.
(располагаются в алфавитном порядке через запятую, через 1 интервал)
Присутствовали
Наименование должности Фамилии И. О. лиц,
присутствовавших
при
составлении
акта,
располагаются
также
через запятую.
Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы,
фиксация
установленных
фактов,
выводы
и
заключения
комиссии,
конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на
пункты или оформлена цифровой таблицей. Текст пишут через 1,5 интервала
(ГОСТ 6.30-2005). При необходимости указать количество экземпляров:
Составлен в двух экземплярах:
1-й-кому (куда);
2-й - кому (куда).
Председатель
Члены комиссии
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись
И. О. Фамилия
И. О. Фамилия
И. О. Фамилия
И. О. Фамилия

35.

Образец акта
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
ПРОМЫШЛЕННОСТИ
СТРОИТЕЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ
АКТ
10.10.2020.
№ 7
Оренбург
Установление фактической
производительности
технологической линии
Основание:
Приказ
министра
промышленности
строительных
материалов от 10.09.2020 № 108
Составлен комиссией
Председатель
Главный технолог управления Петров Д.М.
Члены комиссии
Руководитель лаборатории Макаров С.И.,
старший инженер лаборатории Симаков Ю.В.
Присутствовал
Главный инженер завода № 1 Радин М.П.
В период с 10.10.2020 по 12.10.2020 комиссия провела работу по
установлению фактической производительности технологической линии по
изготовлению асбестоцементных листов на заводе № 1.
Линия
принята
в
эксплуатацию
в
декабре
1988
г.
со
средней
производительностью
88
листов/час.
За
прошедшее
время
производительность
линии
значительно
возросла.
Для
уточнения
производительности линии и качества продукции комиссия рассмотрела
материалы: сведения о работе линии за весь период; физико-механические
показатели.
В
результате
работы
комиссия
определила
часовую
производительность линии 400 листов, что соответствует годовой мощности
300 млн. листов в год.
Составлен в трех экземплярах:
1-й - Главасбесту;
2-й - НИИпроектасбесту;
3-й - заводу № 1.
Председатель
подпись
Д.М.Петров
Члены комиссии
подпись
С.И.Макаров
подпись
Ю.В.Симаков
Присутствовал
подпись
М.П.Радин
В дело 00-00
Подпись
Дата

36.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на
собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную
информацию.
Постоянная информация связана с употреблением устойчивой
терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали».
Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

37.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.
Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля. С красной строки начинают запись
пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени
важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос
должен быть конкретизирован.
Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили - становили (решили), причем
для каждого вопроса по отдельности. Слова - СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ
(РЕШИЛИ) пишут описными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания
открытая пунктуация).
Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают
несколько вопросов.

38.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой
буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком или
застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».
После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже
(в скобках можно указать звание должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления.
Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю...», от третьего лица – «Петров сказал, что...»,
безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме
– «Ивановым было предложено...».
Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».
Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы
и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

39.

Завершающей
частью
протокола
является
постановление
(решение).
Начинают
эту
часть
словом
ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора - левое поле).
Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация,
структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные
вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной
строки.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен
иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.
При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.
Если к протоколу прилагают стенограмму; то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание ...
стенографируется. Стенограмма прилагается.
Протокол подписывает председатель и секретарь.

40.

Формуляр протокола
Наименование министерства
или ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование структурного подразделения
Протокол
00.00.0000
№00
Место издания (город)
Собрание трудового коллектива
Председатель
Секретарь
Присутствовали
Фамилия И. О.
Фамилия И. О.
Фамилии И. О. членов коллегиального органа.
Повестка дня
1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название
должности, Фамилия И. О. в родительном падеже.
2. О чем (далее, как в п. 1.).
1. СЛУШАЛИ
И. О. Фамилия - Запись доклада или - (Текст доклада прилагается).
ВЫСТУПИЛИ
И.
О.
Фамилия
Запись
выступления
(Текст
выступления
прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ
1.1. Постановляющая часть по схеме: действие - исполнитель - срок.
2. СЛУШАЛИ
Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого
вопроса.
Председатель
Подпись
И.О.Фамилия
Секретарь
Подпись
И.О.Фамилия

41.

Образец протокола
Педагогическое общество РФ
СЕКЦИЯ СТЕНОГРАФИИ
И МАШИНОПИСИ
ПРОТОКОЛ
23.03.2020 № 2
Оренбург
Совещание преподавателей
стенографии, машинописи
Председатель
ОвчинниковаЛ.Л.
Секретарь
Новикова Е.О.
Присутствовали
25 человек (список прилагается)
Повестка дня:
1.
О
всероссийском
совещании
преподавателей
стенографии
и
машинописи
письме
Центрального
Совета
педагогического
общества.
Информация преподавателя стенографии Ивановой Е. П.
2.
Об
организационно-распорядительной
документации.
Доклад
заведующей отделом перепечатки и размножения рукописей издательства
«Искра» Карповой А.И.
1. СЛУШАЛИ
Е. П. Иванова - На совещании в Москве решались организационные и
методические
вопросы
преподавания
стенографии
и
машинописи.
Предлагается организовать на местах конкурсы на лучшую стенографистку и
машинистку.
ВЫСТУПИЛИ
А.
С.
Орлова
Для
проведения
ритмических
тренировок
по
машинописи рекомендуется использовать музыкальное сопровождение.
Е.
И.
Антонова
На
уроках
стенографии
следует
использовать
материал, включающий сокращения по отраслям науки, техники, народного
хозяйства. Необходимо наладить выпуск соответствующих справочников.
ПОСТАНОВИЛИ
1.1.
Познакомить
преподавателей
курсов,
школ,
ПТУ
с
рекомендациями Центрального Совета педагогического общества РФ.
1.2. Ввести в планы следующего учебного года изменения по методике
обучения стенографии на основе нового учебника.
2. СЛУШАЛИ
Оформляют так же, как первый вопрос.
Председатель
Секретарь
Подпись
Подпись
Л.П.Овчинникова
Е.О.Новикова

42.

Педагогическое общество РФ
СЕКЦИЯ СТЕНОГРАФИИ
И МАШИНОПИСИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
23.03.2020 №2
Оренбург
Совещание преподавателей
стенографии, машинописи
Председатель
Секретарь
Присутствовали
Овчинникова Л.Л
Новикова Е.О.
25 человек (список прилагается)
Повестка дня
1. О всероссийском совещании преподавателей стенографии и
машинописи I письме Центрального Совета педагогического общества.
Информация преподавателя стенографии Ивановой Е.П.
2.
Об
организационно-распорядительной
документации.
Доклад
заведующей отделом перепечатки и размножения рукописей издательства
"Искра" Карповой А.И.
СЛУШАЛИ
Е. П. Иванова - Доклад прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ
1.2. Ввести в планы следующего учебного года изменения по методике
обучения стенографии на основе нового учебника
Председатель
Секретарь
Подпись
Подпись
Л.П. Овчинникова
Е. О. Новикова

43.

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение
какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована
руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.
В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на
информационные и отчетные.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют
внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие
организации).

44.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так
и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки -
побудить руководителя принять решение. Информационные докладные
записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству
постоянно.
Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение
фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения
составителя - организации или должностного лица.

45.

Формуляр внешней докладной записки
Наименование министерства
адресата с
Наименование должности
включением наименования
организации или ведомства
в дательном падеже Фамилия И. О.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000
№
Место издания
Заголовок к тексту,
выраженный отглагольным
существительным в предложном
падеже, начинается предлога «О»
Машинописный
текст
докладной
записки
печатают
через
1,5
интервала.
Не следует текст начинать словами: «Довожу до Вашего сведения...»
Текст состоит из двух частей.
Если сведения, приводимые в докладной записке, относятся к
определенной дате или отрезку времени, то это время включается в
заголовок.
Оформляют приложение, если оно есть, после текста.
Приложение: 1. План-график на 2 л. в 2 экз.
2. Таблица расчетов на 1 л. в 2 экз.
Наименование должности лица,
подписавшего документ
В дело 00-00
Подпись
Дата
подпись
И.О.Фамилия

46.

Образец внутренней докладной записки
Контрольно-ревизионный
отдел
Генеральному директору
объединения
Иванову И.И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.04.2020
Оренбург
О назначении документальной
ревизии в магазине № 00
При инвентаризации товарных фондов магазина № 00 09.04.2020.
обнаружена недостача различных товаров на сумму 1321 руб.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций
магазина № 00 с 01.01.2020. по 09.04.2020.
Заместитель
начальника отдела
Подпись
П.А. Кодин

47.

Объяснительная записка
- документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана,
программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины,
невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки, как приложение к основному документу, поясняющие и дополняющие
его, оформляют на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.
Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляют
отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены
рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее
реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.

48.

Формуляр объяснительной записки
Наименование министерства
Наименование должности
адресата
или ведомства
с включением наименования организации
(в дательном падеже) Фамилия И.О.
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
Наименование структурного
подразделения
ОБЬЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Дата
№
Заголовок начинается
с предлога «О чем...»
Текст
объяснительных
записок
должен
быть
убедительным,
содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения.
Наименование должности лица,
подписавшего документ
В дело 00-00
Дата
Подпись
подпись
И.О.Фамилия

49.

Образец объяснительной записки
Директору школы № 28
Г-ну Сомову В.Д.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
10.04.2020
О срыве турнира
по настольному теннису
Согласно плану внеклассной работы школы по физическому
воспитанию на период с 01.04.2020. по 09.04.2020. был запланирован турнир
по настольному теннису. Должно было принять участие в турнире 10 команд.
Однако в турнире приняла участие только половина команд. Не
подали заявки следующие классы: 9а, 10а, 8б, 8г, 11а.
Преподаватель физкультуры
В дело 00-00
Подпись
Дата
В.Д. Маслов

50.

Служебная записка (разновидность письма)
- форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому
адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают
деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может
содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе
вышестоящему.
Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.
Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие
поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.
Датой служебной записки является дата ее подписания.

51.

Образец служебной записки
Заместителю директора
по АХЧ
г-ну Петрову Н.Г.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
15.06.2020
В соответствии с планом подготовки училища к новому учебному
году прошу провести следующие работы в каб. 115:
- отремонтировать столы учащихся (№ 3, 8,16);
- заменить перегоревшие лампы (5 шт.);
- зашпаклевать поверхность подоконников;
- покрасить рамы окон и подоконники (4 окна).
Преподаватель истории
А. И. Сазонова

52.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события
Справки бывают двух видов:
- справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной
деятельности организации.
- справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для
информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки.
Текст такой справки состоит из двух частей.
В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй приводятся конкретные данные.
Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

53.

Справки, удостоверяющие юридические факты:
подтверждение места работы, учебы, занимаемой
должности, места проживания и т.д.
Их выдают по запросам заинтересованных лиц или
учреждений.
Это наиболее многочисленная и ежедневно
составляемая группа справок.
Как правило, при составлении таких справок
применяют унифицированные трафаретные бланки
формата А5

54.

Образец справки
Управление
Администрация
книжной торговли
Центрального района
МАГАЗИН № 1
Отдел жилой площади
СПРАВКА
26.12.2020
№ 28
Оренбург
Иванова Татьяна Андреевна работает продавцом с 10 апреля 1992 года по
настоящее время.
Директор магазина
Подпись
O.В.Носова

55.

Образец трафаретного бланка справки
Наименование министерства
или ведомства
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
СПРАВКА
____________________№______
Место издания
____________________________________________ в том, что он (она)
(фамилия, имя, отчество)
работает _____________________________________________________
(указание занимаемой должности)
Выдана для представления ______________________________________
(название органа, куда выдана)
Директор
подпись
И.О.Фамилия

56.

Образец служебной записки
Заместителю директора
по АХЧ
г-ну Петрову Н.Г.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
15.06.2020
В соответствии с планом подготовки училища к новому учебному
году прошу провести следующие работы в каб. 115:
- отремонтировать столы учащихся (№ 3, 8,16);
- заменить перегоревшие лампы (5 шт.);
- зашпаклевать поверхность подоконников;
- покрасить рамы окон и подоконники (4 окна).
Преподаватель истории
А. И. Сазонова