Делопроизводство и архивное дело

1. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО

И06.01-2012

2.

Ответственность за сохранность документов и
недопущение утечки служебной информации несут
владельцы процесса
Владелец процесса распоряжением назначает
ответственного за ведение документации (ППД),
включая в его должностную инструкцию
соответствующие обязанности
Непосредственное ответственность за организацию
ведения делопроизводства в ТОО «Мебель Парк»
возлагается на Главного бухгалтера, а в структурных
подразделениях на сотрудников, назначенных
ответственных на эту работу, которые обеспечивают
учет и прохождение документов в установленные
сроки, информируют руководство о состоянии их
исполнения, осуществляют ознакомление работников
с нормативными и методическими документами по
делопроизводству

3.

Входящие документы регистрируются в Журнале
регистрации входящей корреспонденции и
передаются на рассмотрение руководителю,
владельцу процесса (должностному лицу)
организации в день их поступления.
На рассмотрение Директора предприятия в
обязательном порядке передаются документы,
поступившие из центральных и местных
государственных органов, обращения
покупателей.

4.

Исходящие документы так же регистрируются в
Журнале регистрации исходящей
корреспонденции

5.

К внутренним документам, относятся документы
не выходящие за пределы организации.
Подготовка внутренних документов
осуществляется в порядке, предусмотренном для
исходящих документов.

6.

Контроль исполнения документов по существу
вопроса возлагается на владельцев процесса или
должностные лица. Сроки исполнения
исчисляются в календарных днях со дня
подписания (утверждения) документа, а для
входящего – со дня его поступления.

7.

Обращения покупателей (предложения,
заявления, жалобы, претензии, отклики и
запросы) учитываются централизовано и
регистрируются в Журнале регистрации
обращения покупателей в день их поступления
Ответы на обращения даются владельцем
процесса в устной или письменной форме.
Регистрационный номер письменного ответа
состоит из индекса структурного подразделения,
номера дела по номенклатуре дел и
регистрационного номера обращения.

8.

В целях классификации и обоснованного
распределения в дела, обеспечения их учета и
поиска в организации составляется номенклатура
дел.
Номенклатура дел используется при построении
информационно-поисковой системы организации,
является основой для составления описей дел
постоянного и временного хранения.

9.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел,
отражающие все документируемые участки
работы организации, регистрационные учётные
формы, контрольно-справочные и другие
картотеки.
Заголовок дела четко в обобщённой форме
должен отражать основное содержание и состав
документов дела (переписка, журнал, книга) или
виды документов (приказы, протоколы, акты), а
так же уточняющие содержание дела данные об
авторах документа, корреспондентах, дата
событий, указание о копийности документов и т.д.

10.

Не допускается употребление в номенклатуре дел
заголовков типа «разные материалы», «общая
переписка»
В заголовках дел, содержащих переписку,
указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
Заголовки дел внутри разделов номенклатуры
располагаются в соответствии со степенью
важности документов, составляющие дела и их
взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки
дел, содержащие нормативно-правовую
документацию. Далее располагаются заголовки
дел, содержащие плановые и отчетные документы.

11.

Обязательные дела в номенклатурах дел процессов включают:
- "Входящие документы»;
-"Исходящие документы» При малом объеме папки "Входящие" и
"Исходящие" могут быть объединены под одной обложкой, но
при этом нумерация документов и порядок их расположения в
папках остаются раздельными.
-"Нормативные документы" - все нормативные документы,
которыми руководствуется процесс в своей деятельности:
- «Записи по качеству процесса» - все документы, перечисленные
в Регламенте процесса как записи по качеству процесса,
подтверждающие выполнение установленных требований к
продукции. Количество папок определяет сам хозяин процесса,
исходя из количества документов и их типов, являющихся
записями по качеству процесса.
- "Технологические инструкции" - инструкции по обслуживанию
оборудования и «Инструкции по технике безопасности и охране
труда» заводятся только в номенклатуре процесса «Производство
продукции»

12.

Утвержденная номенклатура дел вводится в
действие с 1 января следующего календарного
года. Номенклатура дел пересоставляется и
согласовывается заново в случае изменения
функции и структуры организации, но не реже
одного раза в 5 лет.

13.

Исполненные документы формируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел организации.
Формированием дел в процессах занимаются
должностные лица, ответственные за
документирование и управление документацией.
Контроль над формированием дел в организации
её структурных подразделениях осуществляется
Главным бухгалтером.

14.

При формировании дел соблюдаются следующие
общие требования:
- в дела помещаются только исполненные,
правильно оформленные документы в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещаются вместе все документы, относящиеся
к решению одного вопроса;
- совместно группируются версии документа на
государственном, русском и иных языках;
- группируются документы одного календарного
года, за исключением переходящих и личных дел;
- раздельно группируются документы
постоянного и временного пользования.

15.

Не допускается формирование дел объемом
свыше 250 листов и помещение в нем документов,
подлежащих возврату, черновиков и лишних
экземпляров.
Планы, отчёты, сметы, лимиты и штатные
расписания формируются в соответствующие дела
того года, на который или за который они
составлены, независимо от даты их составления,
утверждения или поступления.

16. При оформлении дела на его обложку выносятся:

- логотип организации;
- официальное наименование организации;
- наименование процесса;
- заголовок дела;
- его индекс по номенклатуре дел;
- срок хранения дела.

17.

18. Изменения

Разработку, оформление, согласование, и
утверждение «Извещений об изменениях»
настоящей инструкции, а так же внесение в него
изменений должно производиться в соответствии
с Регламентом процессов и регистрироваться в
«Листе регистрации изменений».