Обучающий курс по приему отправлений от физических лиц отделения Боксберри

1.

Обучающий курс по приему
отправлений от физических лиц

2.

Об услуге
Клиент может отправить документы, письмо и посылку весом до 15 кг в любой город России, где есть отделения Боксберри.
Вид отправления «Письмо»:
Размеры упаковки до 21 см*30 см (А4)
При превышении размера отправление идентифицируется как «Посылка»
Вид отправления «Посылка»:
Размеры сторон: 120 см*80 см*50 см
Вес до 15 кг
Длина одной стороны отправления не должна превышать 120 см
Важно учитывать:
Оплатить услугу может как клиент при отправке, так и получатель при получении
Отправление может быть оформлено заранее и экспресс-накладная (ЭН) по этому отправлению уже создана, клиент назовет вам ее номер
Отправление может быть оформлено на месте в отделении, для этого необходимо оформить посылку в личном кабинете (ЛК)
1 экспресс-накладная – это 1 место
Претензии (от представителей площадок и клиентов) на отделения могут быть выставлены в течение 3-х месяце.
2

3.

Если ЭН уже создана
Клиент уже имеет номер созданной ЭН и называет её вам.
В ЛК уже создана и загружена ЭН по данному отправлению.
В ЛК уже заполнены данные по габаритам и указана стоимость к оплате.
Необходимо обязательно проверить габариты и ввести верные данные.
Клиент обязательно должен продемонстрировать вам содержимое своего отправления, даже если он принес его в запечатанной собственной верхней
упаковке.
В случае отсутствия в ЛК ЭН по указанному отправителем номеру, проинформируйте отправителя о необходимости обратиться в техподдержку той
площадки, где он оформлял отправления, а также самостоятельно обратитесь в чат поддержки Боксберри с описанием проблемы.
Если прошло более 3х дней с момента оформления клиентом ЭН, то сделка могла быть аннулирована и клиенту необходимо оформить отправление снова на том
сайте, на котором он оформлял изначально.
Все отправления уже предоплачены и клиент производит доплату только в случае подключения дополнительной услуг.
В случае необходимости в доплате разъясните отправителю причину доплаты до завершения оформления ЭН.
Не создавайте новые ЭН по таким отправлениям!
3

4.

Оператор должен вежливо отказать в приеме, если:
• Если отправление клиента входит в список запрещенных к отправлению товаров:
Перед приемом отправления необходимо тщательно и внимательно проверить содержимое коробки и сам товар.
Из коробки вынуть все вложения и проверить наличие потайного дна.
Коробка должна быть совершенно пустая.
Если клиент принес отправление в заводской запечатанной упаковке, то необходимо попросить вскрыть и
продемонстрировать содержимое согласно соблюдения Закона РФ 87 ФЗ от 30.06.2003г.
Строго запрещено отправлять запрещённые к пересылке предметы.
огнестрельное, сигнальное, пневматическое, травматическое, газовое оружие, боеприпасы, холодное оружие (включая метательное), электрошоковые устройства и
искровые разрядники, также основные части огнестрельного оружия;
• макеты, сувенирные и спортивные изделия, конструктивно схожие с оружием;
• наркотические средства, психотропные, сильнодействующие, радиоактивные, взрывчатые, ядовитые, едкие, легковоспламеняющиеся и другие опасные вещества;
• животные и растения;
• действующие ценные бумаги, денежные знаки Российской Федерации и иностранная валюта;
• драгоценные металлы в любом виде и состоянии, природные драгоценные камни в сыром и обработанном виде, жемчуг и изделия из него;
• музейные экспонаты, ювелирные изделия;
• скоропортящиеся продукты питания;
• грузы, требующие особых условий хранения (уровень влажности, температурный режим);
• предметы и вещества, которые по своему характеру или упаковке могут представлять опасность для сотрудников перевозчика, загрязнять или портить (повреждать)
другие грузы, транспорт и оборудование перевозчика;
• жидкие фармацевтические препараты (вакцины, препараты в ампулах, микстуры, а также медицинские аэрозоли);
• грузы, содержимое которых требует соблюдения специальных режимов перевозки (например, датчики температуры/кантования/наклона/удара). Компания-исполнитель
не несет ответственность за сохранность таких грузов во время перевозки, в том числе, если они были приняты к перевозке ошибочно (вследствие незнания «Боксберри»
специальных требований, предъявляемых к подобным грузам и/или несообщения таких сведений Отправителем);
• отправления в города с авиа-доставкой*, содержащие никель-металлгидридные батареи, за исключением телефонов, планшетов, ноутбуков, цифровых камер и других
мобильных устройств. Отправитель несет ответственность за убытки, причиненные экспедитору или другому лицу, перед которым отвечает экспедитор, вследствие передачи
груза, содержащего батареи любого типа;
• паспорта или иные документы, подтверждающие личность, трудовые книжки, военные билеты.
*перечень городов с авиадоставкой указан на сайте boxberry.ru
4

5.

Оператор должен вежливо отказать в приеме, если:
Абсолютно очевидно, что отправление весит более 15 кг.
Очевидно хрупкий груз - предметы, частично или полностью состоящие из стекла, фарфора, хрусталя, керамики, и пр. легко бьющихся материалов).
Превышены максимальные габариты: 120*80*50, т.е. превышен размер хотя бы одной из сторон (например, 100*100*50)
Отправитель отказывается вскрыть упаковку посылки для проверки вложения
Абсолютно очевидно, что отправление клиента входит в список запрещенных к отправлению товаров
Отправитель хочет отправить посылку без предъявления паспорта
Отправитель не может предоставить полные/верные данные получателя (ФИО)
Очевидное несоответствие описи/фото или клиент отказывается вскрывать упаковку для демонстрации вложения.
Клиент принес отправление во внутренней упаковке и не хочет упаковать в транспортную упаковку (коробку).
Клиент настаивает на отправке во внешней упаковке, которая не является ни коробкой, ни сейф-пакетом или вовсе без нее.
Клиент принес отправление во внешней упаковке, которая имеет очевидные повреждения (трещины, дыры, вмятины), она не может быть при помощи
скотча запечатана так, что вложение не выпадет из него и отвергает предложение переложить в другую внешнюю упаковку.
Клиент принес несколько гаджетов для 1 отправления (допускается прием 1 телефона/1 планшета/1 ноутбука).
5

6.

Как производить замер отправления
1. Используйте рулетку для замера габаритов отправления
Если нет рулетки, то возьмите несколько размеров выбранного клиентом вида упаковки и определите подходящий под отправления размер (чтобы
оправление не перемещалось внутри, а достаточно уверенно в нем лежало).
2. Выбор внешней упаковки:
Если клиент отправляет одежду или предметы из мягких материалов, которые при механическом перемещении не сломаются, можно использовать сейф-пакет.
Печатная продукция отправляется в специальном конверте.
Во всех остальных случаях используется коробку. Боксберри не принимает отправления в пакетах, сумках, мешках и без внешней транспортной упаковки.
В случае отказа от упаковки Боксберри требуется обязательная подпись отправителя в п.13. печатной ЭН.
3. Самостоятельно сложите коробку, если клиент выбрал коробку Боксберри и передайте её только в собранном виде (если вам необходимо передать клиенту
коробку формата XL, то соберите ее в удобном для вас месте, и передайте клиенту в собранном виде).
4. Упаковка предоставляется бесплатно. Предоставьте клиенту внешнюю упаковку вместе с крафтовой бумагой или воздушнопузырьковую пленку (или другие
имеющиеся амортизационные материалы, которые есть в наличии).
5. Клиент самостоятельно укладывает свое отправление в коробку или сейф-пакет и в открытом виде передает оператору для проверки, а именно отсутствия
пустот в коробке.
6. Запрещается упаковывать отправление в мешок, если в отделении отсутствует упаковка (коробка).
6

7.

Внешняя упаковка
Упаковка 1: КОРОБКА
7

8.

Внешняя упаковка
Сложите открытие края коробки
и зафиксируйте их скотчем
равномерно по каждому краю
Повторно проклейте скотчем, если
отправление весит более 5 кг
Приоритеты скотча:
1.Брендированный Боксберри
2.Любой доступный скотч, ширина
которого не менее 5 см
8

9.

Внешняя упаковка
Проклейте скотчем по кругу верхние и нижние края коробки
Проклеенные скотчем верхние и нижние края коробки
(вид сбоку)
9

10.

Внешняя упаковка
Проверьте все края и углы на предмет наличия
непроклеенных отверстий
10

11.

Внешняя упаковка
Упаковка 2: СЕЙФ-ПАКЕТ

12.

Внешняя упаковка
1. Оторвите плёнку
2. Заклейте края
4. Итоговый вариант
8
3. Сверху заклейте
скотчем

13.

Внешняя упаковка
Упаковка 3: КОНВЕРТ

14.

Внешняя упаковка
1. Сверху заклейте скотчем
2. Итоговый вариант

15.

Найдите ЭН в ЛК
1. Для поиска отправления перейдите в ЛК в блок «Письма и посылки» в раздел
«Прием посылок».
2. Далее введите номер ЭН и нажмите кнопку «Найти».
3. В ЛК нашлась ЭН, после этого нажмите кнопку «Далее».
4. Поскольку отправление уже предоплачено и все данные заполнены, выполните
следующие шаги:
• Сверьте ФИО отправителя по паспорту (прием отправлений разрешен у лиц,
достигших 14-летнего возраста), в случае необходимости, измените на
действительные
ВАЖНО: прием отправлений без паспорта отправителя запрещен, в приеме
необходимо вежливо отказать.
• Внесите/сверьте с заполненными данными серию и номер паспорта отправителя
• Сверьте фактические габариты отправления с указанными в ЛК, при необходимости
измените на действительные.
15

16.

Прием созданной ЭН с описью
В созданных ранее ЭН может быть доступна опись вложения,
которая содержит:
1. название отправляемого вложения;
2. общее описание;
3. фото вложения.
ВАЖНО! Ответственность отделения:
- Если отправление запаковано (в том числе заводскую упаковку), попросите
отправителя вскрыть упаковку посылки для проверки вложения на соответствие
описи;
- Производить проверку вложения на соответствие описи по родовому наименованию
или группе товаров (например, принимать отправление, если в описи указано
«телевизор» и во вложении телевизор . Не принимать, если в описи указано
«телевизор», а клиент хочет отправить «пылесос»);
Необходимо вежливо отказать
Опись
Вложение
Принять отправление
Опись
Вложение
16

17.

Распечатайте этикетку
1. Если от отправителя необходимо принять оплату (указанную в строке «Сумма к оплате»), введите сумму в поле «Получено от клиента»,
выберите способ оплаты и нажмите на кнопку «Провести».
2. Распечатайте этикетку, нажав на кнопку «Получить этикетку». После нажатия произойдет автосохранение этикетки в формате PDF.
3. В левом нижнем углу ЛК откройте сохраненный файл (размер настраивается при печати индивидуально, рекомендован формат А5).
4. Распечатанную этикетку надежно приклейте на упаковку отправления с помощью скотча.
Важно! Запрещено упаковывать 2 и более заказов в одну коробку! 1 заказ = 1 упаковка!
17

18.

Распечатайте экспресс-накладную
1. Затем распечатайте экспресс-накладную в 2-х экземплярах, нажав на кнопку (сохранение экспресс-накладной в формате PDF происходит автоматически).
2. Далее нажмите в левом нижнем углу кнопку «Открыть» и распечатайте экспресс-накладную.
3. Затем предоставьте распечатанную экспресс-накладную для ознакомления и для подписи отправителю. Также необходимо поставить подпись сотрудника
отделения (при необходимости предоставьте второй экземпляр отправителю с подписью сотрудника отделения). 1 экземпляр ЭН с подписью клиента
остается в отделении, 2 экземпляр предоставляется клиенту-отправителю.
4. В случае отказа от упаковки Боксберри требуется обязательная подпись отправителя в п.13.
Важно:
Если отправитель хочет отказаться от отправки заказа и забрать свое отправление, он может это сделать только в день его оформления. Для этого:
1. Предоставьте отправителю 1 экземпляр экспресс-накладной. В свободном месте отправитель должен указать: «Отправление (указать его номер) мной
принято, претензий и возражений нет»; дата, ФИО, подпись. Данный экземпляр хранится в отделении.
2. Сообщите в чат Личного кабинета о необходимости аннулирования документа (чтобы заказ не числился в ЛК) и обязательно приложите скан-копию
подписанной клиентом ЭН.
18

19.

Если нужно создать ЭН
1. Для проверки наличия отделений Боксберри в городе получателя пройдите по ссылке
http://boxberry.ru/find_an_office/ и введите название города, куда планируется отправление (в
случае отсутствия отделения в данном городе вежливо откажите клиенту в оказании услуги).
2. Зайдите в ЛК, и перейдите в раздел «Письма и посылки», выберите подблок «Прием посылок».
3. Нажмите на кнопку «Оформить посылку».
19

20.

Заполните данные об отправителе и получателе
получателе
Поля, отмеченные звездочкой * являются обязательными к заполнению!
1. Выберете страну получателя: Киргизия; Казахстан; Беларусь; Россия (установлена по
умолчанию)
2. Обратите внимание, если в ЛК есть данные об отправителе или получателе, то после
ввода номера телефона при нажатии клавиши «Enter» автоматически появляется ФИО
отправителя/получателя.
Маска ввода номера телефона зависит от выбранной страны.
3. При оформлении отправления заполняйте данные о получателе, как о физ. лице, т.е.
указывайте только ФИО получателя, который будет получать посылку и его номер
телефона. (нельзя указывать данные организаций юр. лица без уточнения ФИО
получателя)
4. Внесите данные об оценочной стоимости груза. В случае утери посылки именно эта
стоимость будет возмещена клиенту. Сумма не может быть менее 500 руб. и не
должна превышать 200 000 руб.
Для Казахстана, Киргизии и Белоруссии не должна превышать 100 000руб.
5. Выберите вид плательщика, который будет оплачивать стоимость доставки
(отправитель или получатель).
Для Казахстана, Киргизии и Белоруссии вид плательщика всегда отправитель.
20

21.

Выберите характеристики отправления
Выберите характеристики отправления:
Фирменная упаковка или упаковка отправителя;
Тип вложения из списка (если в списке нет соответствующей
категории, выберите «Товары народного потребления»);
Упаковка (тариф отправления по данным размера отправления,
полученных при замере с помощью плаката-рамки).
21

22.

Выберите дополнительные услуги и способ доставки
2. Выберите способ доставки:
1. Выберите дополнительные платные услуги, которые указал клиент:
• Стоимость доставки меняется в зависимости от выбранных
дополнительных услуг
• Бесплатные услуги, отмеченные «галками» автоматически включены в
стоимость отправления (снять галки с данных услуг невозможно)
Для Киргизии, Казахстана и Белоруссии блок выбора услуг отсутствует.
• Получатель заберет груз в отделении
• Отправление будет доставлено курьерской доставкой до адреса
получателя
• При выборе доставки с типом «Отделение» установите галку
напротив выбранного типа доставки
• Нажмите на кнопку «Выбрать пункт выдачи на карте» или
выберите отделение из списка
Для Киргизии, Казахстана и Белоруссии доставка возможна только в
Отделение.
22

23.

Найдите отделение для выдачи отправления
1. Выбрать город можно при помощи фильтра с выпадающим списком и при
помощи карты. При выборе города и отделения Боксберри с помощью
карты выберите нужный город в поисковом окне из списка городов
2. Выберите нужное отделение с помощью кнопки «Выбрать отделение»,
его адрес заполняется автоматически
3. При выборе доставки с типом «Курьерская доставка» установите галку
напротив выбранного типа доставки, далее:
• нажмите «Выбрать адрес на карте..»
• на карте введите необходимый адрес
• после поиска выберите адрес
• введите номер квартиры или особые отметки
• нажмите кнопку «Запомнить адрес»
2
23

24.

Введите промокод при наличии у клиента
промокод при наличии у клиента
Пример листовки с промокодом:
Если промокод не указан в ЛК, но у отправителя промокод есть,
внесите его в поле «Промокод».
24

25.

Рассчитайте стоимость отправления отправления
1. После заполнения данных нажмите кнопку «Рассчитать стоимость отправления»
Если после нажатия кнопки были изменены параметры, влияющие на итоговую стоимость, например, добавлены дополнительные услуги, то перед
оформлением экспресс-накладной снова нажмите на кнопку «Рассчитать стоимость отправления»
2. После внесения всей информации по отправлению, оформите экспресс-накладную.
Для этого проверьте с клиентом корректность внесенных данных, озвучьте ему итоговую стоимость и после его согласия нажмите кнопку «Оформить
экспресс-накладную»
(если необходимо отредактировать информацию, нажмите кнопку «Назад»)
25

26.

Завершите оформление
Если плательщиком является отправитель, после нажатия
кнопки «Оформить экспресс-накладную» появится окно
для приема оплаты:
1. От клиента необходимо принять строго ту сумму,
которая указана в графе «Сумма к оплате»
2. Введите сумму, полученную от клиента, и нажмите
кнопку «Провести».
Если плательщиком является получатель, то завершите
оформление экспресс-накладной, нажав на кнопку
«Провести»
26

27.

Спасибо