Кадровое делопроизводство. Ведение трудовых книжек

1.

Кадровое делопроизводство
Ведение трудовых книжек

2.

Назначение лица, ответственного за ведение
трудовых книжек
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения
трудовых книжек ответственность за организацию
работы по ведению, хранению, учету и выдаче
трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на
работодателя. При необходимости ответственность
за работу с трудовыми книжками может быть
возложена на уполномоченное лицо.
Возможность передать выполнение этих функций
сторонней организации на основании договора
аутсорсинга трудовым законодательством не
предусмотрена.

3.

Образец приказа о
назначении лиц,
ответственных за
ведение, хранение, учет
и выдачу трудовых
книжек

4.

Данная книга ведется в целях регистрации полученных трудовых книжек и
вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а
также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или
вкладышей в них.

5.

Книга обязательна до принятия
новой Инструкции –
она должна быть:
Ѵ пронумерована,
Ѵ прошнурована,
Ѵ заверена подписью
руководителя организации,
Ѵ а также опломбирована или
скреплена сургучной печатью (при ее наличии)
(абз. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых
книжек и абз. 2 Разъяснения к Правилам ведения и
хранения трудовых книжек).
Внимание! Данное требование планируется к отмене

6.

Как хранить трудовые книжки
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки
строгой отчетности должны храниться в сейфах,
металлических шкафах или специальных помещениях,
позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил
ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения
о документах и документообороте в бухгалтерском
учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N
105).
Невостребованные трудовые книжки
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные
работниками при увольнении либо в случае смерти работника
его ближайшими родственниками, хранятся до востребования
у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению,
установленными законодательством РФ об архивном деле
(п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

7.

Ведение трудовых книжек: виды записей
В трудовую книжку работника вносят сведения:
▬о работе, на которую он принят;
▬переводе на другую постоянную работу;
▬получении второй и последующей профессии, специальности;
▬повышении квалификации;
▬работе по совместительству (по желанию работника);
▬изменении наименования должности;
▬награждении за успехи в работе;
▬увольнении.
► Если в трудовой книжке закончилось место для внесения
записей в одном из разделов, необходимо оформить вкладыш в
трудовую книжку.
► На титульном листе трудовой книжки делается запись
о выдаче вкладыша и указывается его номер.
► Сам вкладыш вшивается нитками в трудовую книжку.

8.

Общие требования к записям
►Записи в трудовой книжке делайте аккуратно
-перьевой,
-гелевой
-или шариковой ручкой.
► Используйте чернила:
●черного
●синего или
●фиолетового цвета.
Вносить записи чернилами другого цвета
нельзя. Например, красного, зеленого, розового
или желтого цвета.

9.

Общие требования к записям
► Записи в трудовую книжку вносятся
без каких-либо сокращений.
Например, не допускается писать
▬ "пр."
вместо
"приказ",
▬ "расп."
вместо
"распоряжение",
▬ "пер."
вместо
"переведен«;
▬ ТК РФ
вместо Трудовой кодекс
Российской Федерации

10.

Общие требования к записям
В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивание, замазывание корректором ранее
внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

11.

Внимание!
Начиная с 01 января 2021 года трудовые
книжки работникам, поступающим на работу
впервые, не заводятся.
Это не распространяется на тех работников, которые не
отказались от бумажных трудовых книжек в связи с
переходом на электронные сведения о трудовой
деятельности – в отношении них продолжают вестись
трудовые книжки в установленном порядке, а также:
«В случае отсутствия у лица, поступающего на работу,
трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или
по иной причине работодатель обязан по письменному
заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия
трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку»
(ст. 65 ТК РФ)

12.

Как внести изменения и исправления в трудовую
книжку
► Сведения на титульном листе трудовой книжки
и записи в ее разделах корректируют по-разному.
● Например, если на титульном листе нужно
изменить фамилию сотрудника, то прежнюю
необходимо зачеркнуть, а рядом указать новые
сведения.
●В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о
награждении» зачеркивать ничего нельзя.
Неверные записи признавайте недействительными, а затем внесите запись с верными данными.

13.

Сотрудник изменил фамилию, имя,
отчество или дату рождения
Изменения в данные трудовой книжки о
фамилии, имени, отчестве, дате рождения
сотрудника внесите в следующем порядке:
прежнюю запись аккуратно зачеркните
одной чертой, а сверху или снизу либо на
той же строке, где есть место, запишите
новые сведения.
Запись, которую зачеркнули, должна легко
читаться.

14.

● На внутренней стороне обложки трудовой
книжки сделайте пояснение со ссылкой на
документы, на основании которых внесли
изменения.
● Укажите номера и даты этих документов.
● Текст пояснения заверяет подписью
сотрудник, который отвечает за ведение
трудовых книжек.
● Затем поставьте печать организации или
кадровой службы.

15.

Вносите изменения на основании документов
сотрудника из списка:
- паспорт;
- свидетельство о рождении;
- свидетельство о браке;
- свидетельство о расторжении брака;
- свидетельство об изменении фамилии, имени,
отчества и т. д.
Внимание! Вносить изменения в трудовую
книжку со слов ее владельца нельзя.
Пункт 26 Правил № 225 и пункт 2.3 Инструкции
№ 69.

16.

17.

18.

Как внести запись об изменении фамилии
сотрудника, если свободного места на внутренней
стороне обложки трудовой книжки нет
● Если внутренняя сторона обложки на первом
развороте трудовой книжки полностью заполнена, то
продолжайте вносить записи на внутренней
стороне обложки последнего разворота.
● Если окажутся заполненными обе стороны
внутренней обложки, то работодателю
необходимо оформить вкладыш в трудовую
книжку и внести запись на внутренней стороне
обложки вкладыша.
Пункты 38, 39 Правил № 225.

19.

20.

Запись о приеме на работу
► После заполнения титульного листа, необходимо
сделать запись о приеме на работу в соответствии с
приказом. Если у работника уже есть трудовая книжка –
продолжаем ее вести
► При приеме на работу на конкретный срок
упоминать об этом в трудовой книжке не нужно –
п. 3.1 Инструкции № 69 - запись делают как при
приеме на обычных условиях.
● При этом все записи в трудовой книжке должны
быть без каких-либо сокращений, строго в пределах
соответствующего раздела и с указанием
порядкового номера.

21.

Как указать в записи о работе наименование
должности, если в ней есть аббревиатура
подразделения (Например, инженер ПТО)
► Сокращать записи в трудовых книжках запрещено.
► Во всех кадровых документах должность работника
указывайте в точном соответствии со штатным
расписанием (ст. 57 ТК РФ).
► Запись в трудовой книжке также должна отражать
формулировки трудового договора и приказа о
приеме на работу, который составили на его основе
(п. 10 Правил № 225 - с 30 апреля 2003 года сокращать записи
в трудовых книжках нельзя)

22.

Как внести в трудовую книжку запись о
совместительстве
► Частью 5 ст. 66 ТК РФ предусмотрено внесение
сведений о работе по совместительству. Такая запись
может быть сделана при наличии следующих
условий:
- запись вносится только работодателем по
основному месту работы;
- работник должен изъявить желание (устно или
письменно);
- запись вносится только на основании документа,
подтверждающего работу по совместительству
(надлежаще заверенная копия приказа, справка).

23.

24.

25.

Как внести в трудовую книжку запись о
переводе
►В трудовую книжку следует вносить записи о
переводе работника на другую постоянную работу
(ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил ведения и хранения
трудовых книжек)
► Данная запись вносится в трудовую книжку на
основании соответствующего приказа
работодателя и в точном соответствии с его текстом
не позднее недельного срока
(п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

26.

27.

Внесение записи о награждении
► Вносится в трудовую книжку работника на
основании соответствующего документа,
Например, приказа работодателя о награждении
(поощрении) работника.
► Запись вносится в трудовую книжку не позднее
недельного срока, должна соответствовать тексту
документа, на основании которого вносится, и
содержать ссылку на его дату и номер.
► Не вносятся сведения о премиях,
предусмотренных системой оплаты труда или
выплачиваемых на регулярной основе
(п.25 Правил ведения и хранения трудовых книжек)

28.

29.

30.

Как вносить изменения в разделах трудовой книжки
или вкладыша
► Если вы обнаружили в разделах «Сведения о
работе» и «Сведения о награждениях» трудовой
книжки сотрудника неправильную или неточную
запись, ее нужно исправить.
► Исправления можно внести двумя способами:
Первый – работник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку,
и там ее исправляют в установленном порядке.
Второй способ – организация, где сотрудник трудится
сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю
и на основании его официального ответа вносит в
трудовую книжку исправления

31.

► Ошибочную запись в трудовой книжке признайте
недействительной.
● Для этого в разделе, в который внесли
ошибочную запись, укажите:
в графе 1 – следующий порядковый номер;
графе 2 – дату внесения записи;
графе 3: «Запись за номером таким-то
недействительна. Внесена ошибочно»;
графе 4 – реквизиты документа от прежнего
работодателя.
Такие правила установлены пунктом 1.2 Инструкции
№ 69.

32.

Изменилось название организации
►Запись о переименовании организации вносите в
трудовую книжку в следующем порядке:
● В графу 3 первой незаполненной строки раздела
внесите запись о переименовании. Например:
«Акционерное общество "Альфа" (АО "Альфа") с
21.02.2018 переименовано в Акционерное общество
"Гермес" (АО "Гермес")».
● Затем в графе 4 той же строки укажите
основание для переименования – приказ или иное
решение работодателя с указанием его даты и
номера.
● Графы 1 и 2 указанной строки не заполняйте.

33.

N
записи
Дата
число
1
месяц
2
год
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер
документа, на основании которого
внесена запись
3
4
Акционерное общество "ИнтернетПраво" (АО "Интернет-Право")
1
20
02
2017 Принят в отдел корпоративного права Приказ от 20.02.2017
на должность юрисконсульта
N 12/17
Акционерное общество "ИнтернетПраво" (АО "Интернет-Право") с
01.03.2019 переименовано в
акционерное общество "Правовое
поле" (АО "Правовое поле")
Протокол общего
собрания
акционеров от
15.02.2019 N 4

34.

Указали неверный порядковый номер записи
► Если в трудовой книжке неправильно указали порядковый
номер записи, а другую информацию не внесли, то признавать
такую запись ошибочной не нужно, так как она не содержит
сведений о работе сотрудника.
► Также не нужно зачеркивать или замазывать
неправильный номер.
► В следующей укажите правильный (очередной) номер
записи и внесите саму запись в общеустановленном
порядке.
Если пропустили запись
► В разделе «Сведения о работе» поставьте следующий
порядковый номер и фактическую дату внесения записи.
► Далее внесите пропущенную запись по общим правилам
с указанием реквизитов документа, на основании которого ее
вносят.

35.

Образец записи в трудовой при увольнении по
собственному желанию выглядит так:

36.

Образец записи в трудовой книжке
при увольнении по соглашению сторон:

37.

Образец записи при увольнении по инициативе
работодателя - за прогул

38.

Если работник уволен в порядке перевода по
инициативе этого работника, в записи об
увольнении нужно указать
в какую организацию он увольняется

39.

Если трудовая в день увольнения не получена
► Если в день прекращения трудовых
отношений работник не явился за своими
документами или отказывается их получать,
руководитель должен оповестить работника
письменным уведомлением о необходимости
получения трудовой книжки или о даче согласия на
отправку ее по почте.
► Уведомление направляется работнику по почте
заказным письмом с уведомление с описью
вложения.

40.

ОБРАЗЕЦ
Уважаемый Петр Валерьевич!
В связи с Вашим отказом от получения трудовой книжки в день
расторжения трудового договора 14.02.2019 (приказ от 14.02.2019 N 11-у)
в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ уведомляем Вас о необходимости
явиться в отдел кадров ООО "Полигон-2" за трудовой книжкой либо дать
письменное согласие на отправление ее по почте.
Отдел кадров находится по адресу: г. Москва, ул. Карпова, д. 16,
кабинет 4. Время работы отдела с понедельника по пятницу с 09.00 до
18.00, перерыв на обед с 13.00 до 14.00.
Приложение: копия приказа о расторжении трудового договора от
14.02.2019 N 11-у.
Специалист кадровой службы
Перова
И.А. Перова