Личная карточка Т-2. Когда поможет и как сделать так, чтобы не навредила

1.

Личная карточка Т-2. Когда поможет и как
сделать так, чтобы не навредила
04 июня 2021 года

2. Анонс

Личная карточка Т-2. Когда поможет и как сделать так, чтобы не навредила
Правда ли, что личные карточки Т-2 можно не вести
Как быть, если в разделе личной карточки закончилось место
Что делать, если забыли внести запись об отпуске или его замене
деньгами
Можно ли не заполнять данные о родственниках сотрудника в Т-2
Как часто обновлять данные о стаже в личной карточке

3.

Т-2 не нужна
1. Апелляционное определение Московского
областного суда от 29.09.2014 по делу N 3321327/2014
2. Решение Вышневолоцкого городского суда
Тверской области от 01.04.2019 № 2-412/2019
Т-2 нужна , нужно
ее вести
1. Определение Третьего кассационного суда общей
юрисдикции от 22.07.2020 N 88-9298/2020 по делу N 26784/2019
2. Определение Седьмого кассационного суда общей
юрисдикции от 20.10.2020 по делу N 88-15241/2020
3. Кассационное определение Восьмого кассационного
суда общей юрисдикции от 16.01.2020 N 88а-1849/2020
4. Решение Краснодарского краевого суда от 24.05.2011
по делу N 12-714/2011
5. Апелляционное определение Верховного суда
Кабардино-Балкарской Республики от 03.07.2013 по
делу N 33-1355/2013.
6. Решение Забайкальского краевого суда от 10.12.2018
по делу N 7-21-453/2018

4. «+» и «-»

«+» !
«-» ?
Удобно: вся информация о сотруднике в одном
месте
Затратно по времени: дополнять разделы
придется вручную, у работника нужно получить
подпись об ознакомлении с записями
Прозрачно: сотрудники всегда знают, какие
записи вносят в их трудовые книжки
Двойная работа: придется дублировать сведения
из трудовых книжек
Безопасно: если личную карточку вести
корректно, это спасет от штрафов при проверке
ГИТ
Опасно: за отсутствие личной карточки , а также
за ошибки в заполнении могут оштрафовать
компанию и лично кадровика
Практично: можно внести в личную карточку
сведения из документов работника, чтобы
их реквизиты были у кадровика. И важно, что
достоверность сведений удостоверена подписью
работника
Неудобно: придется регулярно вызывать
сотрудников в отдел кадров, чтобы они
знакомились с записями в личных карточках

5. Возможно ли ведение личной карточки только в электронном виде ?

В настоящее время это невозможно , т.к. Работник в карточке Т-2
расписывается о том, что ознакомлен с записями, внесенными в трудовую
книжку;
Порядок ведения и хранения личных карточек граждан, поставленных на
воинский учет (Приложение N 7 к Методическим рекомендациям по ведению
воинского учета в организациях, утвержденным Генштабом Вооруженных Сил
РФ 11.07.2017) содержит правила, которые не позволяют вести карточку в
электронном виде, например, личные карточки N Т-2 помещаются в отдельные
картотеки, при увольнении они изымаются из картотеки и помещаются в архив
(п. п. 1, 5 данного Порядка).
https://онлайнинспекция.рф/questions/view/11
4935

6. Своя форма личной карточки

По мнению Роструда, негосударственные организации вправе
самостоятельно разработать форму личной карточки в силу ч. 4
ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон
N 402-ФЗ). При этом такой первичный учетный документ должен
содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9
Закона N 402-ФЗ ().
Письмо Роструда от 14.02.2013 N
ПГ/1487-6-1

7. НО! Важно!!

1.
2.
• во-первых, унифицированная форма N Т-2 утверждена в целях реализации требований
Трудового кодекса РФ (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Согласно же
разъяснениям Минфина России первичные учетные документы, принятые в соответствии и
на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению
(Информация N ПЗ-10/2012)
•- во-вторых, руководствоваться исключительно требованиями ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ
недостаточно, поскольку трудовым законодательством в отношении информации, которую
нужно отражать в такой карточке, предусмотрены определенные требования.
•В Т-2 работника нужно ознакомить под роспись с внесенными записями в трудовую книжку
3.
Минтруд разработал проект новых Правил
ведения трудовых книжек, в проекте
планируется отменить ознакомление с
внесенными записями под роспись в Т-2

8. В какой срок оформить Т-2 на новичка ?

Оформляйте в день приема на работу.
Если в дальнейшем по сотруднику будут кадровые изменения, то вносите эти
данные в личную карточку в те же сроки, в какие вносите записи в трудовые
книжки. То есть не позже недели.
Объясняется это тем, что вы должны ознакомить сотрудника с каждой записью,
которую вносите в трудовую книжку, под подпись в его личной карточке. А все
записи в трудовые книжки вносят не позже недели с момента события. Такие
правила предусмотрены пунктами 10 и 12 Правил,
утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

9. Разделы карточкиТ-2

I. Общие сведения.
II. Сведения о воинском учете.
III. Прием на работу и переводы на другую работу.
IV. Аттестация.
V. Повышение квалификации.
VI. Профессиональная переподготовка.
VII. Награды (поощрения) и почетные звания.
VIII. Отпуск.
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с
законодательством.
X. Дополнительные сведения.
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

10. Коды для заполнения личной карточки предусмотрены в классификаторах информации:

Коды для заполнения личной
карточки предусмотрены в классификаторах
информации:
ОКИН ОК 018-2014. Общероссийский классификатор информации о населении"
(принят и введен в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2019-ст);
"ОК 009-2016. Общероссийский классификатор специальностей по образованию"
(принят и введен в действие Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2007-ст);
ОКПДТР Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих
и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержден постановлением Госстандарта России от
26 декабря 1994 г. № 367;
ОКАТО Общероссийский классификатор объектов административнотерриториального деления ОК 019-95, утвержден постановлением Госстандарта
России от 31 июля 1995 г. № 413.

11. Кодировать информацию обязательно?

Нет, это делать не обязательно , за это привлечь к ответственности не
могут.
Однако из унифицированных форм графы удалять
нельзя. Поэтому, если организация не кодирует
информацию, не убирайте окна для кодов, а просто
оставьте их незаполненными. Об этом сказано в Порядке,
утвержденном постановлением Госкомстата от 24.03.1999
№ 20.

12. Как заполнить «Шапку» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Как заполнить «Шапку»
личной карточки сотрудника (формы № Т-2)
наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу поставьте код организации по ОКПО.
Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, так: 11.08.2011.
В форме идет таблица, в которую занесите следующие сведения:
табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
идентификационный номер налогоплательщика ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
характер работы (постоянно или временно);
вид работы (основная или по совместительству);
пол (мужской, женский).
Дата
составле-ния
Табельный номер
Идентификацио
нный номер
налогоплательщ
ика
Номер
страхового
свидетельства
государственно
го пенсионного
страхования
Алфавит
Характер
работы
Вид работы
(основная, по
совместительст
ву)
Пол (мужской,
женский)
04.06.2021
019
111111111111
111-111-11111
И
постоянно
основная
м

13. Пример:

14. Общие сведения

• ФИО
• ФИО работника
• Дата рождения
• Месторождения. С использованием кодирования ОКАТО
• Гражданство:
1 «Гражданин Российской Федерации»;
2 «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное
гражданство)»;
3 «Иностранный гражданин»;
4 «Лицо без гражданства».

15. продолжение

Знание языка:
фасет 05
• 1 «Читает и переводит со словарем»;
2 «Читает и может объясняться»;
3 «Владеет свободно».
коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у
английского языка код 016, у французского – 258, у итальянского – 094, у немецкого –
171 и т. д
(ОК 018-2014. Общероссийский классификатор информации о населении)
Пример:
5. Знание иностранного языка
английский владеет свободно
по ОКИН
04 016 05 3

16. Продолжение

Образование
Профессия
Стаж (общий, непрерывный, для надбавки за выслугу лет);
Пример
Стаж заполняете на дату приема на работу , на дату оформления Т-2. В период
работы изменять эту информацию не нужно .

17. Брак

Состояние браке:
1 «Никогда не состоял (не состояла) в браке»;
2 «Состоит в зарегистрированном браке»;
3 «Состоит в незарегистрированном браке»;
4 «Вдовец (вдова)»;
5 «Разведен (разведена)»;
6 «Разошелся (разошлась)».
Пример:
9. Состояние в браке
состоит в зарегистрированном браке
Код по ОКИН
10 2

18. Продолжение

Состав семьи: К ближайшим родственникам, которых указывают в этом пункте, относятся:
родители;
супруги;
дети;
родные братья и сестры;
лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.
Паспортные данные
Адрес местажительства

19. Пример

20. О воинском учете

Порядок заполнения раздела описан в указаниях,
утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.
№ 1.
Основанием для заполнения раздела «Сведения о воинском учете» личной
карточки являются либо военный билет (временное удостоверение,
выданное взамен военного билета) либо удостоверение гражданина,
подлежащего призыву на военную службу.

21. П. 1 Категория запаса

• Не заполняется:
на будущих призывников
на офицеров запаса
В остальных случаях – по данным военного билета : 1 или 2

22. П.2.Воинское звание

По военному билету
На призывника – подлежит призыву

23. П. 3«Состав (профиль)».

На призывников не заполняйте.
У тех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте
запишите состав, например «Солдаты», «Матросы»,
«Прапорщики».
У офицеров вместо состава укажите профиль – «Командный»,
«Медицинский» и т. п.

24. П.4«Полное кодовое обозначение ВУС».

• Код военно-учетной специальности возьмите из военного
билета сотрудника. На будущих призывников этот пункт не
заполняйте.

25. п. 5«Категория годности к военной службе».

Ставьте только букву, без расшифровки:
А – годные к военной службе;
Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями;
В – ограниченно годные к военной службе;
Г – временно не годные к военной службе;
Д – не годные к
военной службе.

26. П.7. «Состоит на воинском учете».

Заполняйте:
строку а) при наличии мобилизационного предписания и (или) отметки о выдаче
и изъятии мобилизационных предписаний;
строку б) если сотрудник забронирован на период мобилизации и на
военное время.
Все записи в пункте 7 делайте простым
карандашом.

27. П.8«Отметка о снятии с воинского учета».

Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или
признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте
8 сделайте отметку: «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с
воинского учета по состоянию здоровья».

28. Пример:

29. Пример:

30. Пример : на призывника

31. Т-2 (ВУР) и новые документы по ведению воинского учета в организации

При этом на практике форму № Т-2 (ВУР) требуют при сверках военкоматы,
поскольку в форме предусмотрена отметка военкомата о проверке сведений
воинского учета. Например, в Роскомнадзоре утвердили форму карточки
военнообязанных для своих служащих, приложение № 2 к Инструкции
по ведению воинского учета, утв. приказом Роскомнадзора от 21.07.2016
№ 193.
Однако общая форма не была утверждена ни одним нормативным актом,
поэтому она не подменяет форму личной карточки Т-2. Соответственно, если
работодатель решит использовать форму № Т-2 (ВУР), ему придется вести
также и форму № Т-2 в общем порядке.
Специалисты из Минобороны сейчас разрабатывают новую форму, которая
заменит личные карточки для воинского учета. (см. п. 7 постановления
Правительства от 09.10.2019 № 1302).

32. Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу»

В разделе укажите следующие сведения:
дату приема (перевода);
структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
оклад или тарифную ставку, надбавку.
В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите
дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации
должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».

33. Как заполнить раздел «Аттестация» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Как заполнить раздел «Аттестация» личной
карточки сотрудника (формы № Т-2)
Раздел «Аттестация» заполняйте, если в организации проводится
аттестация сотрудников. Сначала укажите дату аттестации, затем
кратко запишите решение аттестационной комиссии, а также дату и
номер протокола заседания комиссии. В графе «Основание» напишите
приказа о проведении
аттестации
дату и номер

34. Как заполнить раздел «Повышение квалификации» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Как заполнить раздел «Повышение квалификации»
личной карточки сотрудника (формы № Т-2)
В раздел «Повышение квалификации» заносите данные обучении в
образовательной организации повышения квалификации. Пройдя такое
обучение, сотрудник получает удостоверение о повышении
квалификации
При этом минимально допустимый срок
освоения программ повышения квалификации
не может быть менее 16 часов
Приказ Минобрнауки России от 01.07.2013 N
499

35. Пример

36. Как заполнить раздел «Профессиональная переподготовка» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Как заполнить раздел «Профессиональная
переподготовка» личной карточки
сотрудника (формы № Т-2)
Раздел «Профессиональная переподготовка» личной карточки заполняйте на основании
диплома о профессиональной переподготовке (ч. 10 ст. 60 Закона от 29 декабря 2012 г.
№ 273-ФЗ).
срок освоения программ профессиональной
переподготовки - менее 250 часов.
Приказ Минобрнауки России от 01.07.2013 N
499

37. Пример

38. Отличие повышения квалификации и переподготовки

Повышение квалификации
Переподготовка
профессиональное обучение лиц, уже имеющих
профессию рабочего, профессии рабочих или
должность служащего, должности служащих, в
целях последовательного совершенствования
профессиональных знаний, умений и навыков по
имеющейся профессии рабочего или имеющейся
должности служащего без повышения
образовательного уровня.
профессиональное обучение лиц, уже имеющих
профессию рабочего, профессии рабочих или
должность служащего, должности служащих, в
целях получения новой профессии рабочего или
новой должности служащего с учетом потребностей
производства, вида профессиональной деятельности.
Ст. 73 Федерального
закона от 29.12.2012 N
273-ФЗ

39. Как заполнить раздел «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Как заполнить раздел «Награды
(поощрения), почетные звания» личной
карточки сотрудника (формы № Т-2)
В разделе «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки
учтите как поощрения от организации, так и государственные награды.
В соответствующих графах укажите наименование награды, номер и
дату приказа или иного наградного документа (например, Указа
Президента РФ о присвоении государственного почетного звания).
Также в этот раздел внесите сведения о награждениях из трудовой
книжки сотрудника.

40. Пример

41. Как заполнить раздел «Отпуск» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Как заполнить раздел «Отпуск» личной
карточки сотрудника (формы № Т-2)
В разделе «Отпуск» личной карточки зафиксируйте все виды отпусков
(ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п.).
Имейте в виду, что в графе «Период работы» в любом случае нужно
указать полный рабочий год, за который предоставляется отпуск.
В качестве основания выступает приказ об отпуске.

42. Нужно ли указать период предоставления отпуска за свой счет ?

Да, нужно
Если работнику в течение его рабочего года у данного работодателя будет предоставлено больше 14
дней отпуска без сохранения заработной платы, то это повлияет на исчисление стажа для
предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.
Так, согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый
отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения зарплаты,
не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Поэтому указание на периоды
работы при предоставлении работнику отпусков без сохранения зарплаты служит практическим целям
и представляется необходимым. Кроме этого, в силу ст. 128 ТК РФ определенное количество дней
неоплачиваемого отпуска, установленное данной нормой для отдельных категорий работников, можно
использовать только за год (например, работающий инвалид, имеющий право на 60 календарных дней
в год, не сможет присоединить неиспользованную часть этого отпуска к отпуску в следующем году или
использовать 120 дней за год). Поэтому в приказе в таких случаях надо указывать период, за который
работнику предоставляется отпуск без сохранения зарплаты.

43. Пример

44. Как заполнить раздел «Социальные льготы» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Как заполнить раздел «Социальные
льготы» личной карточки сотрудника
(формы № Т-2)
Если сотрудники предъявят документы, в соответствии с которыми они имеют
право на социальные льготы, связанные с трудовыми отношениями,
заполните раздел «Социальные льготы» личной карточки. Этими документами
могут быть справка об инвалидности, справка о наличии ребенка-инвалида,
удостоверение участника войны, справка о том, что сотрудник является
донором, и т. п. В качестве основания укажите тот нормативный акт (закон),
который дает сотруднику право на льготу.

45. Пример

46. Как заполнить раздел «Дополнительные сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Как заполнить раздел «Дополнительные
сведения» личной карточки сотрудника
(формы № Т-2)
Раздел «Дополнительные сведения» личной карточки предназначен
для информации, не вошедшей в другие разделы. Здесь можно
упомянуть о наличии у сотрудника водительских прав, загранпаспорта,
об обучении, которое еще не окончено, и т. п.

47. Пример

48. Как заполнить раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Как заполнить раздел «Основание
прекращения трудового договора
(увольнения)» личной карточки сотрудника
(формы № Т-2)
Пока сотрудник работает в организации, последний раздел «Основание
прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки
остается незаполненным. После того как он уволится, впишите в него
основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью
Трудового кодекса РФ. А также укажите дату увольнения, номер и дату
приказа о расторжении трудового договора.
Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение
кадрового учета и сотрудника.

49. Пример

50. Исправляем записи в карточке

Сначала аккуратно зачеркните одной чертой неверную запись. Затем
выше или рядом с этой записью сделайте правильную и напишите
слово «исправлено». Укажите дату исправления. Поставьте под
исправлением свои фамилию и инициалы или иные реквизиты,
необходимые для идентификации, а также подпись и попросите
расписаться сотрудника. Такой порядок внесения исправлений в
учетные документы следует из положений пункта 7статьи 9 Закона от
6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

51. Пример

52. Ошиблись с отпускным периодом ?

На основании статьи 122 Кодекса оплачиваемый отпуск должен
предоставляться работнику ежегодно, т.е. в каждом рабочем году.
Рабочий год составляет 12 полных месяцев и в отличие от календарного года
исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к
конкретному работодателю. Данное правило было заложено более 70 лет
назад в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных
НКТ СССР от 30 апреля 1930 г., действующих в настоящее время в части, не
противоречащей Кодексу.
Письмо Минтруда России
от 25.10.2018 № 142/ООГ-8519, Письмо
Минтруда России от
09.04.2020 № 14-2/В-395

53. Изменись даты отпуска , продолжительность, отзыв из отпуска

54. Заменили отпуск компенсацией

Поскольку выплата денежной компенсации фактически заменяет работнику отпуск, то сведения о
ней, по сложившейся практике, также отражаются в разделе "Отпуск" формы № Т-2.
При этом в графе 1 "Вид отпуска" следует указать, какой отпуск заменяется денежной компенсацией
(основной, дополнительный). Графы 2 и 3 "Период работы" заполняются по общим правилам.
В графе 4 "Количество календарных дней отпуска" следует отразить количество дней, которое
подлежит замене.
В графах 5 и 6 нужно сделать запись: "замена отпуска денежной компенсацией на основании ст. 127
ТК РФ", а в графе 7 "Основание" указать реквизиты приказа об увольнении. Если замену отпуска
компенсацией проводите в период работы, то ссылка будет на ст. 126 ТК РФ и , соответственно, на
приказ о замене части отпуска денежной компенсацией
Однако, поскольку в законодательстве нет четкого
порядка заполнения раздела "Отпуск" формы № Т-2,
отсутствие записи о выплате денежной компенсации
при увольнении не является нарушением.

55. Аннулирование трудового договора

если в личную карточку была внесена запись о приеме на работу, то ее
следует признать недействительно и можно дописать «Трудовой договор
аннулирован» в связи с тем, что работник не приступил к работе в день начала
работы.

56. В день увольнения работника не было на работе

В этом случае есть 2 варианта :
1. ждать появления работника и под роспись в Т-2 и книге учета
трудовых книжек выдать ему трудовую книжку ;
2. сделать запись «в день увольнения не работал, в связи с чем подпись
работника в Т-2 отсутствует ( Акт от ______), трудовая книжка по просьбе
работника отправлена заказным письмом (квитанция от _________»

57. Личная карточка пришла в негодность

1. Составьте акт о том, что Т-2 пришла в негодность
2. Заведите новую.
2. Храните первоначальную Т-2 50/75 лет

58. Срок хранения

50/75 лет
ст. 444 , п/п “б” п. 463 перечня, Приказ Росархива от 20.12.2019 N
236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков их хранения»

59. Работник вновь принят в Вашу организациюпринят на работу после увольнения

Личную карточку оформляют на каждого сотрудника,
которого приняли по трудовому договору (п. 12, 41 Правил,
утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Если сотрудник ранее работал в этой организации, то при
увольнении его личную карточку закрывают записью о
расторжении трудового договора. Поэтому, если принимаете
сотрудника на работу снова, необходимо заполнить новую
личную карточку (п. 12 Правил, утв. постановлением
Правительства от 16.04.2003 № 225).

60. Важно: Личная карточка Т-2 содержит конфиденциальную информацию

Кадровик отправил карточки Т- 2 нескольких работников на свою
домашнюю электронную почту и был уволен по подп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81
ТК РФ
Суд отказал в восстановлении: Апелляционное определение
Московского городского суда от 14.02.2017 по делу N 335694/2017

61. Спасибо за внимание!

Татьяна Козлова,
к.ю.н., эксперт-консультант по
трудовому праву, руководитель
консалтинговой поддержки
Системы Кадры, преподаватель
образовательных курсов
Спасибо за внимание!