Purpose and scope of company’s management system

1.

PURPOSE AND SCOPE OF COMPANY’S
MANAGEMENT SYSTEM
Purpose: Document presents an over view of how
the company’s Management System, which is a
mix of QMS and EMS, covers all the requirements
of the
ISM Code,
ISO 9001: 2015 and
ISO 14001:2015 standards.

2.

Requirement:
The scope of Company’s System covers all
vessel related acitivities such as crew supply,
purchasing, operations, safety, technical,
major repairs, environmental aspects and
insurance.

3.

Scope of Certification:
To cover Integrated Management System
certification for Company Ship
Management whilst treating the vessels as
part of the Shore Office process.
This covers ISM, ISO 9001:2015 &
ISO 14001:2015.

4.

Exclusions:
All company’s services are rendered
according to the requirements of the vessels,
which is the company’s core activity.
Hence Clauses 8.3 (Design and Development
of products and services) and
8.5.2 (Identification and traceability) of the
International Standard ISO 9001: 2015 is
excluded from the scope of the certification.
Proper justification for this exclusion is
provided in the relevant section of this
document.

5.

Reference Documents:
ISM Code 2010,
ISO 9001: 2015 and
ISO 14001:2015

6.

TERMS, DEFINITIONS & ABBREVIATIONS

7.

Terms
Appropriate = Reasonable - შესაბამისი
Documented = Written - გაწერილი
Product = End result of a process - პროცესის
შედეგი
Suitable = Reasonable for intended purpose შესაფერი, განსაზღვრული მიზნისთვის
შესაბამისი
Top Management = President - უმაღლესი
ხელმძღვანელობა

8.

Definitions:
დეფინიცია, განმარტება

9.

Audit
Systematic examination to determine
whether activities and related results
conform to planned arrangements and
whether these arrangements are
implemented effectively and are suitable
for achieving the organisation’s policy
and objectives.

10.

აუდიტი / შემოწმება
სისტემატური ხასიათის მქონე შემოწმება,
რომლის მიზანია დადგინდეს:
- ჩატარებული აქტიობების / შესრულებული
საქმანობის და მიღებული შედეგების წინასწარ
დაგეგმილთან შესაბამისობა;
- ჩატარებული აქტიობების / საქმანობის
ეფექტურობა;
- ორგანიზაციის პოლიტიკის და მიზნების
მისაღწევად ჩატარებული ქმედებების /
შესრულებული საქმიანობის შესაბამისობა

11.

Continual Improvement
Process of enhancing the Quality
Management System, to achieve
improvements in overall performance, in line
with the organisation’s Quality Policy.

12.

მუდმივი გაუმჯობესება
ხარისხის მენეჯმენტის სისტემის
გაფართოვება, საქმიანობის
შესრულების გაუმჯობესება, რომელიც
მიმართულია ორგანიზაციის ხარისხის
პოლიტიკის შესრულებაზე.

13.

Environmental aspect
Element of an organization's activities,
products or services that can interact with
the environment.
NOTE - A significant environmental aspect is
an aspect that has or can have a significant
environmental impact.

14.

გარემოსდაცვითი ასპექტები
ორგანიზაციის საქმიანობის ნაწილი
(პროდუქტის წარმოება, ან მომსახურების
გაწევა), რომელიც გავლენას ახდენს
გარემოზე.
შენიშვნა - მნიშვნელოვანი გარემოსდაცვითი
ასპექტი - ასპექტი, რომელიც მნიშვნელოვან
გავლენას ახდენს გარემოზე.

15.

Environmental impact
Any change to the environment,
whether adverse or beneficial, wholly or
partially resulting from an organization's
activities, products or services.

16.

გავლენა გარემოზე
ორგანიზაციის საქმიანობის
(ნაწილობრივ თუ მთლიანად)
შედეგად (პროდუქტის წარმოების ან
მომსახურეობის გაწევის პროცესში)
გარემოზე ზემოქმედება
(უარყოფითი თუ დადებითი).

17.

EMS
Environmental Management System Part of an
organization’s management system used to
develop and implement its environmental policy
and manages its environmental aspects.

18.

EMS
გარემოსდაცვითი მენეჯმენტის სისტემა,
როგორც ორგანიზაციის მენეჯმენტის
სისტემის ნაწილი, რომელიც აყალიბებს
გარემოსდაცვით მენეჯმენტის პოლიტიკას
და მართავს გარემოსდაცვის ასპექტებს.

19.

Environmental Policy
Overall intentions and direction of
an organization related to its
environmental performance as
formally expressed by the top
management.

20.

გარემოსდაცვითი პოლიტიკა
უმაღლესი ხელმძღვანელობის
მხრიდან ჩასატარებელი
გარემოსდაცვითი
ღონიზძიებების ჩამოყალიბება.

21.

Environmental Target
Detailed performance requirement,
applicable to the organization or
parts thereof, that arises from the
environmental objectives and that
needs to be set and met in order to
achieve those objectives.

22.

გარემოსდაცვითი მიზნები
ორგანიზაციის მხრიდან
შესასრულებელი ღონიზძიებები
გარემოსდაცვითი მოთხოვნების
შესასრულებლად

23.

External Interested Parties:
Parties which have an interest in the ship
management activities – such as
underwriters, ORSO (oil spill response
organization), flag administration,
classification society etc.

24.

გარე დაინტერესებული
მხარეები:
გემის მენეჯმენტის აქტიობებით
დაინტერესებული მხარეები,
როგორიცაა დამზღვევი, ORSO
(ნავთობის ჩაღვრაზე მორეაგირე
ორგანიზაცია), დროშის
ადმინისტრაცია, საკლასიფიკაციო
საზოგადოება...

25.

Objectives
Goals in terms of safety, quality &
environmental performance, that an
organisation sets itself to achieve.

26.

მიზნები
ორგანიზაციის მიერ
ჩამოყალიბებული მისაღწევი
მიზნები, რომელიც ეხება
უსაფრთხოებას, ხარისხს და
გარემოსდაცვას.

27.

Non-Conformance
Any deviation from work standards, practices,
procedures, regulations, management system
performance etc. that could either directly or
indirectly lead to injury or illness, property
damage, damage to the workplace,
environment, or a combination of these.

28.

შეუსაბამობა
საქმიანობაში ნებისმიერი სახის
გადახვევა სამუშაო სტანდარტიდან,
პროცედურიდან, რეგულაციიდან,
მენეჯმენტის სისტემიდან და ა. შ.,
რომელმაც პირდაპირ ან ირიბად
შეიძლება გამოიწვიოს მომუშავე
პერსონალის დაშავება, დაავადება
(დააზიანოს ადამიანის ჯამრთელობა),
ზიანი მიაღენოს ორგანიზაციის ქონებას,
სამუშაო ადგილს და გარემოს, ან ზემოდ
ჩამოთვლილიდან რამოდენიმეს
კომბინაციას.

29.

Performance
Measurable results of the Management
System, related to the organisation’s
control, based on its QHSE policy and
objectives.

30.

შესრულება
მენეჯმენტის სისტემის გაზომვადი
შედეგები, რომელიც უკავშრდება
ორგანიზაციის კონტროლს და
დაფუძნებულია QHSE პოლიტიკაზე
და მიზნებზე.

31.

Interested Parties
Person or organization that can
affect, be affected by or perceive
itself to be affected by a decision or
activity.

32.

დაინტერესებული მხარეები
Pპერსონა ან ორგანიზაცია,
რომელიც ახდენს გავლენას
და/ან მასზე ახდენს გავლენას
ორგანიზაციის მიერ
ჩატარებული აქტიობადა.

33.

Incident
Undesired /unplanned event giving rise
to death, ill health, injury, damage to
equipment, ship or environment or
other loss.

34.

ინცინდენტი
არასასურველი / დაუგეგმავი
მოვლენა, რომელმაც შეიძლება
გამოიწვიოს ჯამრთელობის
დაზიანება, გამოიწვიოს მსხვერპლი,
დააზიანოს აღჭურვილობა/
დანადგარები, ზიანი მიაყენოს გემს,
ტვირთს და გარემოს.

35.

Controlled Copy
A copy of the manual or procedure
which shall be issued for working and
shall be updated with all the
modifications, corrective actions and
revisions of the procedure.

36.

აღრიცხული ექზემპლარი
საქმიანობის აღმწერი/ საქმიანობაში
გამოყენებული მანუალის ან
პროცედურის ასლი, რომელიც
ექვემდებარება განახლებას, მასში
შესაბამისი იდენტური
ცვლილებების შეტანით
პროცედურის ახალი რედაქციის
გამოსვლისთანავე.

37.

Manual
A compilation of Company’s Management
System procedures within the company’s
identified binder.

38.

მანუალი / სახელმძღვანელო
კომპანიის მენეჯმენტის სისტემის
პროცედურების კრებული, რომელიც
განთავსებულია კომპანიის მიერ
იდენტიფიცირებულ ბაინდერში.

39.

Crew Manning Office
Third party crew supply agency.

40.

QMS
Quality Management System is a set
of policies, processes and
procedures required for planning
and execution of the core business
area of an organization.

41.

QMS
ხარისხის მენეჯმენტის სისტემა პოლიტიკების, პროცესების და
პროცედურების კრებული ,
რომელიც მოითხოვება
ორგანიზაციის ძირითადი
საქმიანობის დასაგეგმავად და
შესასრულებლად.

42.

EMS
Environmental Management System are
part of the company’s management
system used for managing environmental
aspects, fulfil compliance obligations and
address risks and opportunities

43.

EMS
გარემოსდაცვითი მენეჯმენტის
სისტემა - კომპანიის მენეჯმენტის
სისტემის ნაწილი, რომელიც
გამოიყენება გარემოსდაცვითი
ასპექტების მართვისათვის,
სავალდებულო მოთხოვნების
შესასრულებლად და განსაზღვრავს
რისკებს და შესაძლებლობებს

44.

SMS
Safety Management System is a
structured and documented system
enabling Company personnel to
implement effectively the company
safety, quality and environmental
protection policy.

45.

SMS
უსაფრთხოების მართვის
სისტემა - არის
სტრუქტურირებული და
დოკუმენტირებული სისტემა,
რომელიც ეხმარება კომპანიის
პერსონალს ეფექტურად
დანერგოს კომპანიის
უსაფრთხოების, ხარისხის
გარემოსდაცვითი პოლიტიკა.

46.

Top Management
Person or group of people who direct
and control an organization at the
highest level.

47.

უმაღლესი ხელმძღანელობა
პიროვნება ან ადამიანების
ჯგუფი, რომელიც მართავს
ორგანიზაციას - ორგანიზაციის
უმაღლესი მმართველი რგოლი.

48.

Abbreviations:
QMS Quality Management System
SMS Safety Management System
EMS Environment management system

49.

In order to fulfil its responsibility, the
company has developed a process based
Management System which is a
combination of:
- Safety Management System (SMS) as required
by ISM Code,
- Quality Management System (QMS) as required
by ISO 9001, and
- Environment Management System (EMS) as
required by ISO 14001.

50.

Company comprises of process related ship
and office manuals /procedures, plans,
instructions, forms, checklists.
These are controlled documents.

51.

Processes for ship and the office have been
developed considering:
1. Company Policies
2. Type of vessel,
3. All applicable legislations,
4. Codes/Standards to which the company is
accredited,
5. Best industry practices,
6. Risk evaluation (checklists and generic risk
assessments) for all key shipboard operations,
7. Emergency preparedness,

52.

8. Planned maintenance system,
9. Internal and External Customer requirements,
10. Familiarisation of new personnel and personnel
transferred to new assignments,
11. Job description / responsibility for each position in
the shore office and on board ships,
12. Allow identification of training needs,
13. Flag requirements,
14. Customer manning requirements (Oil Major’s
Officer Matrix)
15. Human Resource (ashore and on board ships)
welfare