Управление проектами. Лекции на установочной сессии РЦПК

1. Управление проектами

Лекции на установочной сессии
РЦПК

2. об уместности "проектного взгляда"

об уместности
"проектного взгляда"
• Раньше
• Строительный проект
(система документов)
• Проект закона,
другого документа
(предложение)
• Архитектурный проект
• Дипломный проект
• Теперь
• Проекты "Группа Тату", "Певица
Валерия"
• Проект "Создание
кабельного ТВ"
• Проект "Монетизация
льгот" (Россия)
• Литературный проект
• Проект обмена студентами
• Экологический проект
• Инвестиционный проект

3. Большинство проектов имеют общие характеристики:

• Они являются целевыми, т.е. вся
деятельность направлена на достижение
определенных результатов или выходов
• Они имеют четкое начало и конец
• У них есть определенные ограничения,
которые лимитируют и определяют процесс
• Достигнутые результаты могут быть
измерены с помощью согласованных
показателей
(Мейлор (Maylor), 1996)

4. Определение курса :

• Проект - это одноразовая,
неповторяющаяся
совокупность действий, в
результате которой за
определенное время
достигаются четко
поставленные цели.

5. Очевидно противопоставляется

• «проект»
• Одноразовая
• Время ограничено
• Цели четкие
• «текущей
деятельности»,
• повторяется
• время не определено,
• цели - нечеткие (или
меняются).

6.

ЗА
ПРОТИВ
1
Нужно ставить цели и их
добиваться
Обстановка меняется быстро цели нужно менять
2
Каждый раз нужно делать лучше,
т.е. заново как "одноразовое"
Многие вещи полезно повторять
- это само по себе ведет к
улучшению
3
Когда что-то делаешь нужно
всегда точно знать "кому это
нужно" (ЗС)
Иногда число ЗС очень велико, и
их требования выяснить
невозможно
4
Все на свете имеет начало и
конец
Жизнь (и деятельность)
непрерывна
5
Цели всегда должны быть
четкими, измеримыми и т.п.
(SMART)
Не всегда то, что нужно, удается
точно определить, измерить и
т.п.

7.

ЗА
ПРОТИВ
Уместность
1
Нужно ставить
цели и их
добиваться
Обстановка меняется
быстро - цели нужно
менять
Свобода и ответственность :
исполнитель - менеджер старший менеджер
2
Каждый раз
нужно делать
лучше т.е. заново
как
"одноразовое"
Многие вещи
полезно повторять это само по себе
ведет к улучшению
Достигнутый уровень
удовлетворения и темп изменения
требований потребителей
3
Когда что-то
делаешь нужно
всегда точно
знать "кому это
нужно" (ЗС)
Иногда число ЗС
очень велико, и их
требования выяснить
невозможно
Количество времени и сил,
нужное на выяснение требований
4
Все на свете
имеет начало и
конец
Жизнь (и
деятельность)
непрерывна
Как долго мы собираемся жить
(работать, ждать результата)?
5
Цели всегда
должны быть
четкими,
измеримыми и
т.п. (SMART)
Не всегда то, что
нужно удается точно
определить,
измерить и т.п.
Свобода и ответственность + время
и возможность измерения +
придирчивость тех для кого
делаешь (в т.ч.
самопридирчивость")

8. Что особенного в «управлении проектами»?

Три ключевых измерения проекта:
• Бюджет
• Время
• Качество

9.

Основные признаки неудачи проекта
• Бюджет: проект может не укладываться в рамки
запланированного бюджета (или должен быть прекращен,
не достигнув поставленных целей, из-за недостаточного
финансирования)
• Время: проект может занять время значительно большее,
чем запланировано для достижения поставленных целей
(или должен быть прекращен до достижения поставленных
целей в связи с окончанием намеченного срока)
• Качество: проект может быть завершен в рамках
намеченного времени и бюджета, но не удовлетворяет
требованиям по качеству (и, таким образом, будет
представлять меньшую ценность, чем ожидалось)

10.

Общие недостатки в проектах
• В команде были сомнения по поводу
целей проекта
• Команда не была уверена в том, что
должно быть сделано
• К концу проекта цели были достигнуты
только частично
• Работы выполнялись позже намеченных в
графике сроков
• Запланированный бюджет был превышен
(Elbeik & Thomas), 1998)

11.

Критические факторы успеха проекта
Ясно поставленные цели
Четкое планирование и контроль
Высокая квалификация менеджера проекта
Хорошая административная поддержка
Достаточное количество времени и ресурсов
Выполнение своих обязательств всеми
участниками
7. Широкое привлечение потребителей
8. Хорошие коммуникации
9. Хорошая организация и структура проекта
10. Возможность прекратить реализацию проекта
1.
2.
3.
4.
5.
6.
(Elbeik & Thomas), 1998)

12.

Определение потребностей
1. Появление потребностей
2. Признание потребностей
3. Формулирование потребностей
(Frame, 1987)

13.

Заинтересованные стороны и их потребности
• Покровитель проекта – человек или группа людей,
которые инициируют и поддерживают проект,
обеспечивают ресурсами и поручают Вам его реализацию
• Команда проекта – группа людей, готовых выполнять
поставленные задачи и осуществлять необходимые виды
деятельности
• Функциональные менеджеры и другие люди, которые
управляют необходимыми Вам ресурсами и обладают
полезными для Вас опытом и знаниями
• Влиятельные люди или группы, которые, вероятно,
подвергаются воздействию проекта или его результатов

14.

Управление проектами: PRINCE (Projects
IN Controlled Environments)
• Деловое поручительство
• Четкая организационная структура
управленческой команды проекта
• Подход к планированию,
ориентированный на производство с
акцентом на результатах
• Деление проекта на управляемые
и контролируемые стадии
• Гибкость, которую можно применить
на подходящем для проекта уровне

15.

Принцип SMART - цели должны быть:
• конкретными (specific) – т.е. Вы должны ясно
представлять себе, чего хотите достичь;
• измеримыми (measurable) – Вы должны
разработать критерии для измерения процесса
достижения целей;
• достижимыми (achievable) – т.е. Вы должны быть
уверены в достижении поставленных целей в
существующем окружении и при имеющихся
ресурсах;
• реалистичными (realistic) – т.е. Вам не следует
пытаться достичь невозможного;
• определенными по времени (timebound) – т.е.
сроки достижения поставленных целей должны
диктоваться реальными потребностями.

16.

Проверка осуществимости проекта
включает в себя следующие аспекты:
• Финансовые
• Технические
• Влияние внешнего окружения и
общества
• Управленческие
• Ценностные

17.

Затраты и выгоды
Затраты
Стоимость разработки
Операционные затраты
Выгоды
Осязаемые выгоды
Неосязаемые выгоды

18.

Методы оценки денежных потоков
по проекту
• Чистая текущая стоимость (NPV)
• Внутренняя норма отдачи (IRR)
• Срок окупаемости
• Анализ эффективности затрат

19.

Управление риском
1. Выявление риска
2. Оценка влияния
3. Планирование запасных вариантов с
целью снижения влияния наиболее
вероятных рисков
4. Обеспечение того, что риски всегда
находятся в поле зрения

20.

Основные категории риска
• Материальные риски
• Технические риски
• Кадровые риски
• Социально-политические риски
• Правовые риски

21.

Оценка риска и анализ влияния:
ключевые вопросы
Что такое риск – как я его узнаю, если он
возникнет?
Какова вероятность его осуществления –
высокая, средняя или низкая?
Насколько серьезную угрозу он
представляет для проекта – высокую,
среднюю или низкую?
Каковы признаки или причины риска,
которые нам следует искать?

22.

Стратегии обращения с риском
• Избежание риска
• Снижение риска
• Защита от риска
• Управление риском
• Перемещение риска

23.

Планирование проекта
• Какие действия необходимо совершить?
• Когда их следует совершить?
• Кто должен их совершить?
• Какие ресурсы для этого потребуются?
• От каких других работ придется отказаться
в связи с реализацией проекта?
• Как мы будем узнавать о ходе работ?

24.

Жизненный цикл проекта
• Определение
содержания
• Планирование
• Исполнение
• Закрытие
• Оценка

25.

Классическая шестиэтапная модель
управления проектом (1)
5
Заметки и отчеты
Презентации
Коммуникации
2 Планирование
1
Определение
содержания
Протоколы
Разделение работы
Команда
и полномочия
Усилия
и продолжительность
График
Ресурсы
Бюджет
Анализ рисков
4 Управление
Управление
затратами
Контроль
сроков
Совещания
Корректировка
планов
совещаний
Компетенция
3 Создание команды, руководство
и мотивация
Как создать команду
Качества и действия лидера
Что мотивирует людей
6 Ревизия
и завершение
Обзор проекта

26. Определение содержания

Х
Х
Типичные
(основные) ЗС
проекта
1. Покровитель 2.Команда 3
Функционалы 4.Пользователи
К.1, с. 15
Проверка
осуществимост
и проекта
1. Финансовая 2.Техническая 3.
Внешнее окружение 4. Ресурсно управленческая 5.Ценностная
К.1, с. 23
Х Оценка П
На этапах : 1. Видения 2. Плана 3.
Реализации 4. Заключительном
К.16
этапе
Х Документально Резюме П (структура)
е оформление
П
К.1, с.43

27. Планирование

Х
Ключевые измерения
проекта
Бюджет, время, качество (достижение целей)
Х
Критические факторы
успеха проекта
1. Ясность целей 2.План и контроль 3.
К.1,с. 11
Менеджер П 4. Поддержка администрации 5.
Достаток времени и ресурсов 6.Обязательность
участников 7. Привлечение потребителей 8.
Коммуникации
9. Структура П 10.Возможность прекратить П
Х
Методы
планирования
1. Ключевые этапы (схема) 2. Карта
полномочий 3. Диаграмма Ганта 4.
Сетевой график + критический путь
К.2, с.10
- 35
Финансовая оценка
проектов
Метод DCF : PBP,NPV, IRR . Эффективность
затрат
К.1, с.
23+ К3
Виды рисков проекта
1. Материальные 2. Технические 3. Кадровые
4. Социально-политические 5.Правовые
К.1, с. 36
К.1, с.8

28. Создание команды

Навыки
менеджеров 1. Лидерство
проекта
2. Мотивация
3. Создание команд
4. Общение
К.4,
с.10

29. Управление

Х
Виды деятельности
менеджеров П
Х
Мониторинг
Х
1. Формирование целей 2.
К.4, с.9
Привлечение ресурсов 3. Прояснение
ролей/структур 4. Организация
общения 5. Наблюдение общей
картины
6. Подталкивание проекта
1.Определение вех 2. График
совещаний 3. Поддержание баланса :
время-бюджет- качество
Стратегии по рискам
1. Избежание = отказ 2. Снижение =
проверка 3.Защита = страхование 4.
Управление = контракты 5.
Перемещение = подряд
Политические навыки
менеджеров П
1. Оценка п. среды 2. Сбор
информации о власти 3.
Сохранение видимости - контакт с
покровителем 4. Управление
ожиданиями ЗС
5. Демонстрация успеха
К.1, с.39

30. Коммуникации

Х
Работа с командой
П
1. Сроки и подотчетность 2
Управление конфликтами 3. Мотивация
и подготовка
К5
Навыки
менеджеров П
1. Лидерство 2. Мотивация 3. Создание
команд
4. Общение
К.4, с.10
Ревизия и поиск
причин
Диаграмма Ишикавы (рыбий скелет)
Сдача проекта
1. Этапность сдачи 2.Важность
планирования сдачи 3. Важность
процедур 4. Расформирование команды
5. Разбор полетов

31. Оценка

Х
Сдача
проекта
Проблемы
завершения
П
Х
Оценка П
1. Этапность сдачи
2.Важность планирования сдачи
3. Важность процедур
4. Расформирование команды
5. Разбор полетов
Дрейф проекта = перетекание в
следующий
На этапах :
1. Видения
2. Плана
3. Реализации
4. Заключительном этапе

32.

Структура команды и распределение
обязанностей
Четыре уровня полномочий
Должен одобрить (утвердить)
Должен быть проинформирован
Должен проконсультировать
Должен подготовить

33.

Карта распределения полномочий

34.

Определение критического пути

35. Упражнение «Черный обелиск»

Определите, какие работы
должны предшествовать другим;
могут быть выполнены параллельно.
Составьте сетевой график,
Отметьте начальное и конечное события
Над каждой стрелочкой, изображающей работу,
поставьте ее продолжительность
7. Пройдите по всем стрелкам от начала к концу –
когда МОЖНО сделать эту работу?
8. Теперь от конца к началу – когда НУЖНО?
9. Определите работы, для которых МОЖНО=НУЖНО.
Выделите проходящий через них критический
1.
2.
3.
4.
5.
6.
путь

36. Финансовая оценка проектов

• Обсудить характер денежных потоков, способы
их измерения, чувствительность в долгосрочной
перспектив
Опираясь на прогнозирование сопутствующих
денежных потоков, провести расчеты срока
окупаемости, чистой текущей стоимости
и внутренней нормы отдачи относительно простых
проектов
• Интерпретировать результаты расчетов срока
окупаемости, NPV и IRR относительно простых
проектов и использовать их для оценки
эффективности проектов по экономическим
критериям

37. Финансовая оценка проектов

38.

Статья
Год 0
Выручка от продаж
- за наличные
Год 1
Год 2
Год 3
Год 4
Год 5
2,0
3,0
4,0
5,0
1,0
Переменные
затраты - все
наличными
-1,0
-1,5
-2,0
-2,5
-0,4
Постоянные
затраты - все
наличными
-0,5
-0,5
-0,5
-0,5
-0,5
Затраты на
приобретение
компании
-4,0
-0,5
Коэффициенты
дисконтирования
для ставки 10%
1,00
1,10
1,21
1,33
1,46
1,61
Денежный поток
-4,0
0,0
1,0
1,5
2,0
0,1
Текущая стоимость
денежного потока
-4,00
0,00
0,83
1,13
1,37
0,06
NPV (чистая
текущая стоимость)
-4,00
-4,00
-2,05
-0,68 -0,61
-3,17

39. Задание

• Расскажите о своем опыте участия /
управления проектами
• * С какими проблемами вы сталкивались?
• * В чем были причины неудач/успехов?
• Квалифицируйте события с помощью идей курса