Документационное обеспечение деятельности территориальной избирательной комиссии

1.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

2.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА:
1. Федеральный закон от 12 июня 2002 г. № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права
на участие в референдуме граждан Российской Федерации»;
2. Закон Краснодарского края от 08.04.2003 № 571-КЗ «О системе избирательных комиссий, комиссий
референдума в Краснодарском крае»;
3. Примерная инструкция по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной)
избирательной комиссии и избирательной комиссии муниципального образования, утвержденная
постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 20 октября 2011 г. №
48/406-6;
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти,
органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры
Российской Федерации от 31.03.2015 № 526;
5. Нормативные документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации,
избирательной комиссии Краснодарского края;
6. Распоряжение председателя избирательной комиссии Краснодарского края от 21 июня 2019 г. № 59-р
«О типовой номенклатуре дел территориальной избирательной комиссии».

3.

ДОКУМЕНТООБОРОТ В ТИК
ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ
СОБСТВЕННЫМИ
ПОЛНОМОЧИЯМИ ТИК
ВОЗЛОЖЕНИЕМ
ПОЛНОМОЧИЙ
ИКМО или ОИК
ПУБЛИЧНЫМ
ХАРАКТЕРОМ
ИЗБИРАТЕЛЬНОГО
ПРОЦЕССА
ДОКУМЕНТИРОВАННОСТЬЮ
ИЗБИРАТЕЛЬНОГО ПРОЦЕССА

4.

ОБРАЩЕНИЯ,
ЗАПРОСЫ В
ТИК
(ВХОДЯЩИЕ)
ОТВЕТЫ НА
ПОСТУПАЮЩИЕ
ОБРАЩЕНИЯ
(ИСХОДЯЩИЕ)
РЕШЕНИЯ
ТИК
(ВНУТРЕННИЕ
ДОКУМЕНТЫ)
Документы
ТИК
ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ
РЕГИСТРАЦИЯ
ДОКУМЕНТОВ
КОНТРОЛЬ
СОБЛЮДЕНИЯ
СРОКОВ
ИСПОЛНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
В СЛУЧАЯХ,
УСТАНОВЛЕНН
ЫХ ЗАКОНОМ
–
ОПУБЛИКОВА
НИЕ
(ОБНАРОДОВА
НИЕ)
РЕШЕНИЙ ТИК

5.

ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ (I)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ТИК
01 Организационно-распорядительная документация,
в т.ч. протоколы заседаний и решения ТИК
02 Документы по вопросам использования ГАС
«Выборы»
6
03 Документы по реализации Комплекса мер по обучению
организаторов выборов, повышению правовой культуры
избирателей
6
04 Документы по вопросам документационного
обеспечения деятельности ТИК
05 Документы по вопросам деятельности КРС при
ТИК

6.

ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ (II)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ТИК
06 Документы по муниципальным выборам
07 Документы по соответствующим
выборам
6
регионального уровня (выборы депутатов ЗС КК
седьмого созыва)
6
08 Документы по соответствующим
выборам
федерального уровня (если проводятся в текущем году)

7.

ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
• Прием, первичная обработка и регистрация
поступающих документов производится
председателем (секретарем) ТИК
• Форма регистрационного журнала входящей
корреспонденции
Дата
получения
Регистрационный
номер
Корреспондент
Номер и
дата
документа
Содержа- Резолюция Исполниние
тель
Срок
Отметка
исполнени
об
я
исполнени
и
Номер
дела
• Нумерация поступивших документов осуществляется
в пределах календарного года

8.

Перечень документов, не подлежащих регистрации
1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
2. Учебные программы, планы.
3. Рекламные извещения, плакаты (за исключением агитационных).
4. Поздравительные письма и телеграммы.
5. Пригласительные билеты.
6. Бухгалтерские документы.
7. Печатные издания.
8. Оперативная информация, поступающая по каналам связи ГАС
"Выборы".

9.

ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ
ДОКУМЕНТОВ. ВИДЫ БЛАНКОВ ТИК
• 1. Бланк протокола заседания ТИК.
• 2. Бланк решения ТИК.
• 3. Бланк распоряжения председателя.
• 4. Общий бланк ТИК (для подготовки любого
вида документа, кроме письма).
• 5. Бланк письма ТИК

10.

• При подготовке документов используют
следующие реквизиты:
наименование организации;
- наименование вида документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- отметка об исполнителе.
-

11.

Интервалы в тексте письма и в адресате

12.

Наличие
и указание
приложений

13.

При оформлении документов на двух и более страницах
вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы

14.

Форма регистрационного журнала исходящих документов
• Подготовка документов производится
председателем (секретарем) ТИК
• Регистрация осуществляется в журнале
исходящей корреспонденции
Дата
отправления
документа
Регистрационны
й номер
Адресат
Краткое
содержание
документа
Кто подписал
документ
Исполнитель
Номер дела с
копией
исходящего
документа
• Нумерация исходящих документов осуществляется в
пределах календарного года
(индекс дела по номенклатуре/порядковый номер документа)

15.

ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН.
СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ В ПЕРИОД ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ
КАМПАНИИ:
5 дней со дня поступления обращения,
- если требует дополнительной проверки – 10 дней, с направлением
промежуточного ответа заявителю,
- но не позднее дня, предшествующего дню голосования.
-
- Обращения, поступившие в день голосования, должны быть рассмотрены до
подписания протокола ТИК об итогах голосования (о результатах выборов).

16.

• РЕШЕНИЕ ТИК:
• решения ТИК нумеруются в хронологической последовательности в
пределах срока полномочий ТИК;
• номер решения включает: номер заседания/номер вопроса по
порядку – сквозная нумерация);
• - решение должно содержать: ссылку на нормативную базу;
• - изложение обстоятельств рассмотрения – в констатирующей части;
• - конкретные выводы, решения – в резолютивной части;
• - возложение контроля за исполнением решения;
• - решение подписывают председатель и секретарь ТИК.

17.

ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛ
• В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года
располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления.
• Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи
с истечением сроков хранения находятся у председателя (секретаря) ТИК.
• Протоколы заседаний, решения ТИК, прилагаемые к протоколу подлинные
экземпляры решений с соответствующими приложениями, до передачи в
архив находятся у председателя (секретаря) территориальной комиссии.
• За сохранность документов и дел ответственность несет председатель
территориальной комиссии.
• Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном
для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах.
• В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в
соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на
внутренней стороне дверцы шкафа.
• На корешках обложек дела указываются индексы по номенклатуре дел.

18.

ХРАНЕНИЕ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
№
1
Название документа
Срок хранения
Вся избирательная документация избирательных комиссий,
включая избирательные бюллетени, подлежит хранению в
соответствующих местных администрациях или в
государственном архиве
В соответствии с установленными
сроками
2
Избирательные бюллетени, списки избирателей и подписные
листы с подписями избирателей
Один год со дня официального
опубликования результатов выборов
3
Протоколы избирательных комиссий об итогах голосования, о Не менее одного года со дня
результатах выборов и сводные таблицы
официального опубликования
решения о назначении следующих
основных выборов
4
В случаях рассмотрения в суде жалобы на решения
избирательной комиссии об итогах голосования, о
результатах выборов сроки хранения соответствующей
избирательной документации продлеваются до вступления в

19.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ В СФЕРЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях
Статья 5.56. Нарушение порядка и сроков представления и хранения документов,
связанных с подготовкой и проведением выборов, референдума
• 2. Уничтожение документов, связанных с подготовкой и проведением выборов,
референдума, до истечения сроков их хранения, а также нарушение установленного
порядка уничтожения таких документов • влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи
пятисот до двух тысяч рублей; на должностных лиц - от двух тысяч до пяти тысяч рублей.

20.

ЗАВЕРЕНИЕ КОПИИ ДОКУМЕНТА
Пункт 12 статьи 30 Федерального закона № 67-ФЗ:
Заверение копий протоколов и иных документов комиссий
производится председателем, заместителем председателя
или секретарем соответствующей комиссии.
При этом лицо, заверяющее копию документа, на указанной
копии делает запись: "Верно" или "Копия верна",
расписывается, указывает свои фамилию и инициалы, дату и
время заверения копии и проставляет печать
соответствующей комиссии.

21.

ПОДГОТОВКА К ПРЕДСТОЯЩИМ
ИЗБИРАТЕЛЬНЫМ КАМПАНИЯМ
2022 ГОДА
Единый день голосования
11 сентября 2022 года
Выборы депутатов
Законодательного
Собрания
Краснодарского края
Муниципальные
выборы

22.

СПАСИБО ЗА
ВНИМАНИЕ!