Окружение проекта

1.

ТЕМА 2. ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТА
1. Понятие окружения проекта
2. Внутренняя среда проекта

2.

1. Понятие окружения проекта
Окружение проекта – сложный комплекс взаимосвязанных
отношений, которые постоянно воздействуют друг на друга по
мере реализации проекта.
Окружение проекта - все, что может повлиять на успех
проекта: социальные, экономические и политические условия,
географические и климатические факторы, интересы
потребителей продукции и конкуренты, используемая в
проекте технология и потенциальные возможности новых
научных достижений, психологический настрой
исполнителей проекта и общественности.

3.

- Окружение изменяется во времени. Это приводит к
появлению новых неопределенностей и рисков.
- Проект воздействует на окружающую среду, что
может приводить к конфликтным ситуациям.
- Выявление и оперативный учет вновь возникающих
факторов - одно из основных направлений работы
руководителя проекта и его команды.

4.

Анализ всей совокупности, т.е. оценка факторов:
- Анализ действующей роли фактора (полезная, нейтральная,
вредная), степени достоверности информации о факторе,
риска использования этой информации в процедурах УП;
- Анализ реальной природы фактора, кто или что определяет
его возникновение, возможные действия по его
нейтрализации;
- понимание стимулов поведения фактора, возможной реакции
фактора при изменении обстоятельств;
- понимание позиций, на основе которых возможно
установление «хороших» отношений с фактором;
- осознание влияния фактора на отдельных участников проекта
(не только непосредственных исполнителей, а всех
участников проекта).

5.

Ближнее окружение проекта
К ближнему окружению проекта относятся следующие
факторы:
Руководство предприятия, которое определяет цели и
основные требования к проекту. Руководство предприятия
обобщает отдельные рекомендации экспертов и разрабатывает
стратегию развития организации.
К этому добавляется собственные требования руководства,
например:
–
требования к результатам проекта,
–
требования к реализации проекта,
–
методика и порядок корректировки цели и требований к
проекту со стороны отделов и специалистов предприятия и др.;
Сфера финансов, которая определяет бюджетные рамки
проекта, а также способы и источники финансирования проекта;

6.

сфера сбыта, которая формирует требования к проекту, связанные с
рынком сбыта, потребностями покупателей, наличием и действиями
конкурентов;
сфера изготовления, которая может предъявлять требования по:
–
отказу от некоторых технологических процессов,
–
использованию определенной технологии и оборудования,
–
загрузке простаивающих участков производства,
–
согласованию требований к проекту с возможностями
рынка средств производства и др.;
сфера материального обеспечения, которая предъявляет требования
к проекту, связанные с возможностью обеспечения сырьем,
материалами и оборудованием по приемлемым ценам;
сфера инфраструктуры, которая связана с рынком услуг и
различного сервиса и выдвигает требования к рекламе, транспорту,
связи, телекоммуникациям, информационному, различным видам
инженерного и другого обеспечения;
сфера очистки и утилизации промышленных отходов, которая
предъявляет требования к охране окружающей среды и
рациональному использованию отходов производства.

7.

Дальнее окружение проекта
Помимо факторов ближнего окружения (среды предприятия),
на реализацию проекта влияют факторы, образующие его
дальнее окружение.
Политические факторы:
политическая стабильность,
поддержка проекта правительством,
националистические проявления,
уровень преступности,
торговый баланс с участвующими странами,
участие в военных союзах.

8.

Экономические факторы:
структура национального хозяйства,
виды ответственности и имущественные права,
тарифы и налоги,
страховые гарантии,
уровень инфляции и стабильность валюты,
развитость банковской системы,
источники инвестиций,
степень свободы предпринимательства и
хозяйственной самостоятельности,
развитость рыночной инфраструктуры,
уровень цен,
состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств
производства, сырья, материалов, рабочей силы и др.

9.

Общество, его характеристики и факторы:
условия и уровень жизни,
уровень образования,
свобода перемещений (въезд и выезд из страны),
трудовое законодательство, запрещение
забастовок,
здравоохранение и медицина, условия отдыха,
общественные организации, средства массовой
информации,
отношение местного населения к проекту.
Законы и право:
права человека,
права предпринимательства,
права собственности,
законы и нормативные акты о предоставлении
гарантий и льгот.

10.

Наука и техника:
уровень развития фундаментальных и
прикладных наук,
уровень информационных технологий и
компьютеризации,
уровень производственных технологий,
энергетические системы,
транспортные системы,
связь, коммуникации.
Культура:
уровень грамотности,
история, культурные традиции, религия,
культурные потребности,
уровень требований к качеству результатов и
условий труда.

11.

Природные и экологические факторы:
климатические условия: температура, осадки,
влажность,
ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность,
ландшафт и топография и др.,
природные ресурсы,
расположение и связь с транспортными сетями,
стандарты по качеству воздушного пространства,
водных
источников и почвенного покрова,
санитарные требования к окружающей среде,
законодательство по защите окружающей среды,
характеристика состояния и тенденций развития
экологической системы.

12.

Характеристики и факторы инфраструктуры:
средства транспорта, связи и коммуникации,
сети ЭВМ и информационные системы,
энергоснабжение,
коммунальные службы,
сырье и услуги,
сбытовая сеть,
логистика и материально-техническое снабжение,
промышленная инфраструктура.

13.

2. Внутренняя среда проекта
На реализацию проекта существенное влияние
оказывает внутренняя среда проекта:
стиль руководства проектом - определяет
психологический климат и атмосферу в команде
проекта, влияет на её творческую активность и
работоспособность;
специфическая организация проекта - определяет
взаимоотношения между основными участниками
проекта, распределение прав, ответственности и
обязанностей;

14.

участники проекта реализуют свои различные
интересы в процессе осуществления проекта, формируют
требования в соответствии с их целями и мотивацией и
оказывают влияние на проект в соответствии с
собственными интересами, компетенцией и степенью
участия в проекте;
команда проекта является «мозговым центром»,
мотором и исполнительным органом проекта, от которого
во многом зависит прогресс и успех проекта;
методы и средства коммуникации определяют
полноту, достоверность и оперативность обмена
информацией между участниками проекта. По существу
это «нервная система проекта», от степени совершенства
которой зависит во многом его успех;
и др.

15.

экономические условия проекта связаны со сметой и
бюджетом проекта, ценами, налогами и тарифами, риском и
страхованием, стимулами и льготами и другими
экономическими факторами проекта и определяющими его
основные экономические характеристики;
социальные условия проекта характеризуются:
обеспечением стандартных условий жизни для
участников проекта,
уровнем заработной платы,
предоставляемыми коммунальными услугами,
предоставляемыми социальными услугами (школы,
детские сады, медобслуживание, отдых и т.д.),
условиями труда и техники безопасности,
страхованием и социальным обеспечением и др.;
прочие факторы:
экологическое воздействие результатов проекта на
окружающую среду,
уровень компьютеризации и информатизации проекта,
организация, и система документации проекта

16.

Таблица. Влияние факторов окружения на различные виды проектов
(оценка экспертов)
Сферы влияния окружения проекта
Типы и
виды
проектов
Политика Экономика Общество Закон и Наука и Культура Природа Экология Инфра
право техника
структура
Социальные
3
3
3
3
1
3
1
2
2
Экономические
3
3
2
3
1
2
0
1
1
Организационн
ые
2
3
2
3
2
3
2
1
1
Инновационные
1
2
1
2
3
3
1
1
1
Инвестиционны
е
1
3
2
3
2
1
3
3
3
Примечание. 0 – нет влияния; 1 – малое влияние; 2 – среднее влияние; 3 – сильное влияние

17.

2. Участники проекта
Руководитель проекта — лицо, назначенное исполняющей
организацией руководить командой и отвечающее за достижение
целей проекта.
В зависимости от организационной структуры руководитель
проекта может быть подотчетен функциональному руководителю,
или быть одним из нескольких руководителей проектов, подотчетных
руководителю портфеля или программы, который несет
ответственность за проекты в масштабах предприятия. В структуре
такого типа руководитель проекта тесно сотрудничает с
руководителем портфеля или программы для достижения целей
проекта и обеспечения соответствия плана управления проектом
общему плану программы.
Руководитель проекта также тесно сотрудничает с другими ролями,
такими как бизнес-аналитик, менеджер по обеспечению качества и
эксперты по предметной области.

18.

Сферы ответственности и компетенции
руководителя проекта
Руководитель проекта отвечают за удовлетворение
потребностей:
- потребностей задач,
- потребностей команды,
- индивидуальных потребностей.
Управление проектом — важная стратегическая работа.
Руководитель проекта – связующее звено между
стратегией организации и командой.

19.

В дополнение к отраслевым навыкам и знанию общего
менеджмента, необходимым для проекта,
результативное управление проектом требует наличия у
руководителя проекта следующих компетенций:
- Компетенции в знаниях — то, что руководитель знает
об управлении проектом.
- Компетенции в исполнении — то, что руководитель
проекта способен сделать или достичь, применяя свои
знания об управлении проектом.
- Личностные компетенции — то, как руководитель
проекта ведет себя во время исполнения проекта или
связанной с ним деятельности.

20.

Навыки межличностного общения руководителя
проекта
Результативные руководители проектов
характеризуются сбалансированным соотношением
этических принципов, навыков межличностного
общения и концептуального мышления, которые
помогают им анализировать ситуации и
взаимодействовать подходящим образом.
Возможности руководителя зависят от его позиции в
организации и в команде проекта. Рекомендуется права
и ответственность руководителя зафиксировать
письменно, чтобы избежать споров по этому поводу.

21.

ЗАДАЧИ руководителя проекта:
► уточнение заданных целей в отношении требований
по качеству, срокам, издержкам, ресурсам и т.д.;
► фиксация согласованных целей в проектном
задании и получение утверждения со стороны
заказчика;
► проверка реализуемости целей проекта;
► согласование организационной структуры проекта и
порядка его выполнения;
► организация системы планирования, управления и
информации в соответствии с видом и масштабом
проекта;
► планирование проекта;
► контроль и управление проектом;

22.

► принятие решения по альтернативам, касающимся
как предмета, так и процесса выполнения проекта;
► подготовка и принятие принципиальных решений,
например по приостановке работ;
► обеспечение требуемыми ресурсами;
► руководство работниками и их мотивация;
► делегирование задач и постановка задач
контрагентам;
► координация всех участников проекта как внутри
проекта, так и во внешней среде;
► периодическое информирование руководства
предприятия и заказчика в соответствии с
установленными сроками или в связи с потребностями
проекта.
Все эти задачи руководитель проекта может успешно
решать только в том случае, если он располагает
полной поддержкой вышестоящего руководства.

23.

Права руководителя проекта в отношении выбора работников и
принятия решений, распорядительные права – как
дисциплинарные, так и предметные – должны быть не только четко
и недвусмысленно определены, но, лучше всего, чтобы они были
письменно зафиксированы.
Риск и ответственность руководителя проекта могут быть
гораздо выше, чем у линейного руководителя, поскольку ему
приходится часто принимать решения в условиях
неопределенности. Он отвечает за последствия своих решений,
действий и бездействия. Основными областями ответственности
руководителя проекта являются результаты, персонал, сроки,
материальные ресурсы и бюджет проекта.
Специальные требования к руководителю проекта:
- умение и способность вести за собой людей и обеспечивать
кооперацию.
- наличие достаточной профессиональной квалификации по
предметной части проекта, чтобы хорошо понимать его
содержание.
- владение методологией управления проектами.

24.

Позиция менеджера проекта в разных организациях
и разных проектах может варьироваться в пределах от
представителя проектной группы до полноправного
руководителя проекта. В первом случае он
представляет проект во внешней среде, а внутри
команды остается исполнителем проекта, как и все
другие. Во втором крайнем случае он имеет такие же
полномочия по отношению к подчиненным ему
работникам проекта, как и линейные руководители, и
несет всю ответственность за работу и результаты
проекта.
Очень важно для успеха проекта, чтобы цели
руководителя проекта были идентичны целям
проекта.

25.

Как руководитель коллектива менеджер проекта
должен располагать таким же набором качеств, которые
требуются от любого руководителя высшего звена:
- способность убеждать,
- способность «пробивать вопросы», выносливость,
надежность, чувство ответственности, контактность,
способность работать в команде, творческие навыкы и
способности, способность принимать решения,
инициативность, умение вести переговоры,
- выраженный кооперативный стиль руководства,
- уметь мотивировать работников и создавать условия, в
которых работник будет чувствовать себя комфортно.
Для этого надо предоставить ему возможность работать
достаточно самостоятельно. При этом он должен
чувствовать поддержку руководителя проекта и
руководства организации, а задачи проекта должны быть
для него интересны.

26.

Профессиональная квалификация руководителя
проекта охватывает все знания, опыт и способности,
относящиеся к предмету проекта. Желательно, чтобы он
был профессионалом в предметной части проекта, и уж в
любом случае он не должен быть в ней дилетантом.
Руководитель проекта должен обладать
необходимой квалификацией в области проектного
менеджмента. Для этого он должен быть знаком с
методологией и техникой управления проектами и иметь
практический опыт проектной работы.

27.

Желательные характеристики личности
руководителя проекта:
гибкость и приспособляемость;
предпочтение инициативы и лидерства;
напористость, уверенность, способность убеждать, свободное
владение речью;
честолюбие, активность, сильная воля;
эффективность в качестве коммуникатора и интегратора;
широкий спектр личных интересов;
стабильность, энтузиазм, воображение, естественность;
способность сбалансировать технические решения с факторами
времени и стоимости, а также человеческим фактором;
высокая организованность и дисциплинированность;
в большей степени генералист, чем специалист;
способность и желание посвящать большую часть своего
времени планированию и контроллингу;
способность выявлять проблемы;
готовность принимать решения;
способность поддерживать баланс в использовании времени.

28.

Обычно руководители больших структурных единиц
организации не принимают участия в рутинной работе
своих сотрудников.
Руководитель проекта, как правило, лично
участвует в выработке проектных решений, что
необходимо, поскольку он должен непосредственно
влиять на результаты проекта. Эффективность его
влияния обеспечивается только в случае
непосредственного участия в работе над проектом,
поскольку результаты проекта гораздо менее
предсказуемы, чем результаты деятельности линейного
руководителя. Это не означает, что менеджер проекта
должен в большом объеме заниматься деталями, но в
решении принципиальных вопросов ему следует
участвовать.

29.

Одним из сложных вопросов является установление уровня
зарплаты руководителя проекта. Представляется
разумным подход, по которому зарплата руководителя
должна примерно соответствовать зарплате тех людей, с
которыми ему ежедневно нужно вести переговоры, обычно это
руководители функциональных подразделений. Практика
показала, что если зарплата руководителя проекта
существенно больше или меньше, чем у линейных
менеджеров, обычно возникают конфликты. Линейные
руководители нередко заявляют, что они не могут
выполнять свои обязанности и «еще контролировать этих
примадонн, которые получают больше денег и имеют более
высокий разряд, чем линейный руководитель». В то же время
зарплата и разряд не должны стоять на пути создания
эффективной команды проекта, и если необходимо, то
работник с более высоким разрядом на время выполнения
проекта может быть подчинен человеку с меньшим разрядом.

30.

Выбор и назначение руководителя проекта является
сложной и ответственной обязанностью высшего
менеджмента организации. Если человек проявил
качества потенциального руководителя проекта, то
у
руководства организации имеется ряд альтернатив:
- повысить ему зарплату и разряд и поручить ему
руководящую работу в сфере управления проектами.
- перевести на руководящую работу в сферу управления
проектами без всяких изменений зарплаты и разряда.
Если за 3-6 месяцев он продемонстрирует успешную
деятельность, ему повышают зарплату и разряд.
Производят небольшое повышение зарплаты при том же
разряде или повышение разряда с сохранением прежней
зарплаты с оговоркой, что при успешной работе он
получит соответствующее повышение зарплаты и
разряда.