Новые правила электронного документирования

1.

2.

Постановление Правительства РФ
25
декабря 2014 года
постановлением
Правительства РФ были
утверждены

3.

Правила,
появившиеся по инициативе
Минкомсвязи России, являются
очередным шагом реализации
принятого в сентябре 2012 г.
постановления Правительства № 890
(последние изменения в это
постановление вносились 21 июля
2014 г.).

4.

Регламент
Правила
устанавливают
федеральными
органами
исполнительной власти,
органами исполнительной власти
субъектов Российской Федерации и
др.).

5.

Данные
Правила
не распространяются
на порядок обмена
электронными
сообщениями в рамках
предоставления
государственных или
муниципальных услуг.

6.

Определение
Правила
дают определение
Если
ГОСТ подразумевает
электронный документ как
,
то в Правилах дается более четкое
значение этого понятия.

7.

Документ в электронном виде – это…
Под
документом в электронном виде в
Правилах понимается

8.

Другими словами…
Т.е. совокупность данных,
которая имеет определенную
структуру;
Эти данные обрабатываются
с использованием
информационных
технологий;

9.

представляют
собой
определенный набор
реквизитов;
В эти данные включаются
реквизиты, содержащие
регистрационные сведения о
документе и
усиленную квалифицированную
электронную подпись

10.

1) ключ проверки электронной подписи
указан в квалифицированном сертификате;
2) для создания и проверки электронной
подписи используются средства
электронной подписи, имеющие
подтверждение соответствия требованиям,
установленным в соответствии с
законодательством
3) Документ по юридической силе
приравнивается бумажному, подписанному

11.

Требования к электронному
документу
приближают
электронный документ к
традиционному официальному,
юридически значимому документу –
наличие установленного набора
реквизитов,
наличие регистрационных данных,
наличие подписи.

12.

Использование электронной подписи
Правила
предусматривают
использование именно
, т.е. того вида подписи, при
использовании которой документ

13.

О перечне документов:
Перечень
видов
документов, обмен
которыми производится в
электронном виде,
устанавливается отдельно
Правительством России.

14.

Как
сказано в распоряжении, при
отсутствии технической возможности
формирования в электронном виде
документов, включенных в перечень,
следует осуществлять формирование и
передачу таких документов на
бумажном носителе.
Обмен информацией необходимо
производить с соблюдением
законодательства Российской
Федерации о защите информации.

15.

Термин «электронный документ»
Интересно,
что в Правилах
используется не понятие
«электронный документ», а более
общее определение документа в
электронном виде, под которым
обычно понимают как собственно
электронный документ, так и
, заверенного электронной
подписью.

16.

Системы делопроизводства
Возможно
именно благодаря усилиям
документоведов, постоянно
разъясняющих разницу между понятиями
и
, в Правилах
говорится именно о
,
хотя в скобках все-таки упоминаются
.

17.

Делопроизводство
(документационное обеспечение
управления) — вид государственной,
муниципальной, научной, коммерческой и
некоммерческой деятельности, связанной с
вопросами документирования и организации
работы с документами.
Это система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу.
В Российской Федерации данная
деятельность регламентирована ГОСТ Р
7.0.97-2016.

18.

Документооборот
–
это передвижение документов
с момента их
получения или создания
до
окончания выполнения,
сдачи или отправки в дело.

19.

Документы в электронной форме создаются
организациями (участниками
информационного взаимодействия) в
системах СЭД в соответствии с
требованиями законодательства России, а
также внутренних нормативных правовых
актов,

20.

Порядок
документирования и
организации работы с документами в
целом традиционно устанавливается
, вводимыми в
действие приказом руководителя
организации.

21.

Соответственно
должна
детально регламентировать все
делопроизводственные процессы
применительно как к
традиционным документам на
бумажном носителе, так и к
документам в электронной
форме.

22.

Разработка
инструкции по
электронному документообороту
должна проводиться при
взаимодействии службы
документационного обеспечения
и администраторов СЭД.
Иногда этим могут заниматься и
специалисты компании,
внедряющей систему.

23.

При
подготовке
инструкции по электронному
документообороту должна
использоваться
инструкция по
делопроизводству,
если она есть в организации.

24.

Можно
не разрабатывать
отдельно инструкцию по
электронному
документообороту а внести
изменения в существующую
инструкцию по
делопроизводству, добавив
туда разделы по работе с
электронными документами.

25.

Структура инструкции по
электронному
делопроизводству

26.

1.
Общие положения.
2. Термины и
определения.
3. Нормативные
ссылки.

27.

4.
Организация
делопроизводства и
документооборота с
применением СЭД.
5. Использование
электронной подписи (ЭП).
6. Правила работы с
папками и документами.

28.

Классификация документов.
8. Согласование входящих,
исходящих и внутренних
документов.
9. Выдача поручений и контроль
исполнения документов.
10. Замещение пользователей в
СЭД.
7.

29.

«Транспортная шина»

30.

Правила
вводят понятие
,
то есть
коммуникационной
системы, обеспечивающей
передачу данных.

31.

32.

В
качестве
может выступать
1.Специализированная
защищенная
информационнотелекоммуникационная
инфраструктура,

33.

существующая
на сегодня в виде
(МЭДО),
2.либо сеть общего пользования
(Интернет) при условии
соблюдения требований
законодательства в области
информационной безопасности.

34.

Задание 9 (ответить на вопросы)
1. Сравните определения, данные электронному документу