Состояние внедрения и использования систем электронного документооборота на государственной и муниципальной службе

1. Состояние внедрения и использования систем электронного документооборота на государственной и муниципальной службе

1

2.

По оценке TAdviser, в 2016 г. положительная динамика российского рынка СЭД/ECMсистем сохранилась. Как и годом ранее она составила 10%, при этом объем рынка в
рублевом выражении увеличился до 41,6 млрд рублей.
2

3.

Выручка участников российского рынка СЭД/ECM-систем в 2015-2016 годах
3

4.

Нормативное регулирование
Указ Президента РФ от 09.05.2017 № 203 «О стратегии развития информационного общества в
РФ на 2017-2030 годы»;
Федеральный Закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях
и о защите информации» (посл. изменения от 18.06.2017 № 127-ФЗ);
Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (посл. изменения от
23.06.2016 N 220-ФЗ);
Федеральный закон РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской Федерации» (посл. изменения от 03.11.2015 N 305-ФЗ);
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных» (посл. изменения от
03.07.2016 N 231-ФЗ);
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 29.12.2014 № 2769-р «Концепция
региональной информатизации» (посл. изменения от 03.03.2017 N 256-ФЗ);

5.

Нормативное регулирование
Постановление Правительства РФ от 15.06.2009
№ 477 «Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (посл. изменения от
26.04.2016 № 356);
Постановление Правительства РФ от 09.02.2012 № 111 «Об электронной подписи,
используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при
организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а так
же об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной
подписи»;
Постановление Правительства РФ от 06.07.2015 № 676 «О требованиях к порядку создания,
развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных
информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных
информации» (посл. изменения от 11.05.2017 № 555);

6.

Федеральный закон «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»
Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:
1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение
информации;
2) применении информационных технологий;
3) обеспечении защиты информации.
Основные понятия:
информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем
документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию
или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель;
электронный документ - документированная информация, представленная в электронной
форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных
вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным
сетям или обработки в информационных системах;
электронное сообщение - информация,
информационно-телекоммуникационной сети;
переданная
или
полученная
пользователем

7.

Федеральный закон «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»
Старая редакция
В
ФОИВ
документирование
информации осуществляется в порядке,
устанавливаемом Правительством РФ.
Правила
делопроизводства
и
документооборота, установленные иными
государственными органами, органами
местного самоуправления в пределах их
компетенции, должны соответствовать
требованиям,
установленным
Правительством
РФ
в
части
делопроизводства и документооборота
для ФОИВ.
Новая редакция (с 18.06.2017)
В государственных органах, органах
местного
самоуправления
документирование
информации
осуществляется
в
соответствии
с
правилами
делопроизводства,
установленными
уполномоченным
федеральным органом исполнительной
власти в сфере архивного дела и
делопроизводства.

8.

Федеральный закон «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»
Статья 11-1. Обмен информацией в форме электронных документов при осуществлении
полномочий органов государственной власти и органов местного самоуправления
1. Органы государственной власти, органы местного самоуправления, а также организации,
осуществляющие в соответствии с ФЗ отдельные публичные полномочия, в пределах своих
полномочий обязаны предоставлять по выбору граждан (физических лиц) и организаций
информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной
электронной подписью, и (или) документов на бумажном носителе, за исключением случаев,
если иной порядок предоставления такой информации установлен ФЗ или иными
нормативными правовыми актами РФ, регулирующими правоотношения в установленной
сфере деятельности.
2. Информация, необходимая для осуществления полномочий органов государственной власти и
органов местного самоуправления, организаций, осуществляющих в соответствии с ФЗ
отдельные публичные полномочия, может быть представлена гражданами (физическими
лицами) и организациями в органы государственной власти, органы местного
самоуправления, в организации, осуществляющие в соответствии с ФЗ отдельные публичные
полномочия, в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, если
иное не установлено ФЗ, регулирующими правоотношения в установленной сфере
деятельности.
3. Требования к осуществлению взаимодействия в электронной форме граждан (физических
лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с
организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные
публичные полномочия, и порядок такого взаимодействия устанавливаются Правительством
РФ в соответствии с ФЗ от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

9.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации»
Обладатель информации, оператор информационной системы обязаны обеспечить:
1) предотвращение несанкционированного доступа к информации и (или) передачи ее
лицам, не имеющим права на доступ к информации;
2) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации;
3) предупреждение возможности неблагоприятных последствий нарушения порядка
доступа к информации;
4) недопущение воздействия на технические средства обработки информации, в
результате которого нарушается их функционирование;
5) возможность незамедлительного восстановления информации, модифицированной
или уничтоженной вследствие несанкционированного доступа к ней;
6) постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности информации;
7) нахождение на территории Российской Федерации баз данных информации, с
использованием которых осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление,
хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных
граждан Российской Федерации (с 01.09.2016).

10. Что называют «электронным документооборотом»

«Электронный
документооборот»
Обмен формализованным электронными
сообщениями данными/документами между
физическими/юридическими лицами (ЭДО)
Процессы работы с документами в
офисных/корпоративных системах
управления документами (СЭД)
Электронный (цифровой)
документооборот
Управление документами в цифровой форме на
всех этапах их жизненного цикла: создание,
обработка, пересылка, хранение

11. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Система электронного документооборота
— организационнотехническая система, обеспечивающая процесс создания, управления
доступом и распространения электронных документов в компьютерных
сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в
организации.
СЭД обеспечивают:
процесс создания, управления доступом и распространения больших
объемов документов в компьютерных сетях;
контроль над потоками документов в организации.
К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление
доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных.
11

12. Системы электронного документооборота

Главное назначение СЭД - организация
создания и хранения электронных
документов, а также управление их
жизненным циклом
СЭД должны:
- объединять разрозненные потоки документов территориально
удаленных организаций в единую систему;
- обеспечивать гибкое управление документов с помощью жесткой
или свободной маршрутизации документов;
- реализовывать жесткое разграничение доступа пользователей к
различным документам в зависимости от их компетенции,
занимаемой должности и назначенных им полномочий;
- настраиваться на существующую организационно-штатную
структуру и систему делопроизводства предприятия;
- интегрироваться с существующими корпоративными системами.
12

13. СЭД позволяет автоматизированными средствами решить задачи учреждения

ускорение прохождения документов;
обеспечение своевременной подготовки и направления ответов
организации на запросы внешних корреспондентов;
исключение многократного тиражирования документов;
разгрузка трафика корпоративной сети;
сокращение ошибок доставки документов;
налаживание и упрощение контроля за исполнительской
дисциплиной и использованием трудовых ресурсов;
исключение потери документов;
проведение мониторинга процедур прохождения документов и
поручений и анализа эффективности организации делопроизводства в
учреждении, и их оптимизация;
совершенствование средств надежного централизованного
хранения и эффективного поиска документов.
13

14.

По данным статистических исследований, средний %
рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:
на поиск и ожидание поступления
документов
на согласование и утверждение
документов
на передачу документов между
подразделениями
на подготовку стандартных отчетов о
движении документов
20 %
20 %
10 %
10 %
Т.е. суммарное среднее время,
которое сотрудники офиса тратят на
рутинную обработку документов более 60%.
14

15. Основные свойства систем электронного документооборота

1. Открытость СЭД.
2. Высокая степень интеграции с прикладным программным
обеспечением (ПО) – на основе технологий OLE Automation, DDE,
ActiveX, ODMA, MAPI и др
3. Особенности хранения документов
4. Маршрутизация документов
5. Разграничение доступа
6. Отслеживание версий и подверсий документов
7. Наличие утилит просмотра документов разных форматов
8. Аннотирование документов
9. Поддержка различных клиентских программ
15

16. Преимущества от использования СЭД

Стратегические
Тактические
- Появление возможности коллективной работы
над документами;
- Значительное ускорение поиска и выборки
документов;
- Повышение безопасности информации;
- Повышение сохранности документов и удобства
их хранения;
- Улучшение контроля за исполнением документов.
- освобождением физического места для
хранения документов;
- уменьшением затрат на копирование и
доставку документов в бумажном виде;
- снижением расходов на персонал и
оборудование и др.
СЭД
Производительность труда
персонала увеличивается на
20-25%
Стоимость архивного
хранения электронных
документов на 80% ниже в
сравнении со стоимостью
хранения бумажных архивов
16

17.

Основные драйверы российского рынка
СЭД/ECM-систем
Импортозамещение
Цифровая экономика и цифровая
трансформация
Стремительное развитие технологий
Потребность рынка к автоматизации ЮЗДО
Развитие мобильности
Облака
Напряженная экономическая ситуация
17

18.

19.

ГП «Информационное общество 2011-2020»
Цели и задачи Госпрограммы — получение
гражданам и организациями преимуществ от
применения информационных и
телекоммуникационных технологий и создание
условий для оперативного и эффективного
взаимодействия государства с гражданами и
бизнесом с их использованием.
Программа состоит из четырех подпрограмм:
- «Информационно-телекоммуникационная инфраструктура
информационного общества и услуги, оказываемые на ее
основе»;
- «Информационная среда»;
-«Безопасность в информационном обществе»;
- «Информационное государство».

20.

20

21. Программа «Цифровая экономика» об электронном документообороте

Раздел 1. Государственное регулирование
п.1. Снять правовые ограничения для развития цифровой экономики
пп. a. Внести изменения в нормативные правовые акты в целях
формирования базовых понятий и институтов цифровой экономики
(в том числе электронный документ, электронный архив,
понятия, обеспечивающие формирование единой цифровой среды
доверия и т.п.), 2018
Раздел 6. Государственное управление
п.10. Обеспечить ведомственный (СЭД) и межведомственный
(МЭДО) электронный документооборот с применением
электронной подписи.
пп. с. Требования по автоматизации ведомственного
документооборота (СЭД), включая архивное хранение
документов, 2019
пп. е. Доля ведомственного и межведомственного электронного
документооборота составляет 90 %, 2025 год

22. Регулирование: примеры руководящих документов

Постановление Правительства РФ от 6 сентября 2012 года №890.
«О мерах по совершенствованию электронного документооборота
в органах государственной власти»
Переход к полноценному электронному документообороту
Развитие системы МЭДО и решение вопросов архивного хранения электронных документов
Госуслуги - процесс обработки и выпуска документов
при взаимодействии физических лиц и организаций
Распоряжение Правительства РФ от 10 февраля 2014 г. № 162-р. «Дорожная карта»
«Совершенствование налогового администрирования
Включает стимулирование перехода налогоплательщиков и налоговых органов на электронный
документооборот

23. Основные барьеры российского рынка СЭД/ECM-систем

Импортозамещение
Ограничения законодательной базы
Психологический фактор и
сопротивление переменам
Отсутствие единого стандарта,
регламентов и недостаточная
унификация СЭД
23

24. ECM - управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management)

• Общие функции управления содержимым
• Функции управления процессами
• Интеграция с другими ECM-системами
24

25. Типы СЭД

СЭД, ориентированные на
бизнес-процессы (businessprocess EDM).
корпоративные СЭД
(enterprise-centric EDM)
Системы управления
содержимым (content
management systems).
Системы управления
информацией (information
management systems) »
порталы.
Системы управления потоками
работ (workflow management
systems).
25

26.

Тренды российского рынка СЭД/ECM
Расширение функциональности СЭД/ECM
Интерес к облакам
Корпоративные соцсети
Импортозамещение
Проникновение в СЭД идей BPM
Укрепление позиций OpenText
Мобилизация СЭД
Юридически значимый документооборот
«Умные системы»
Создание полноценных электронных архивов
Замена устаревших СЭД
26

27.

Какие важные изменения и события произошли на
российском рынке СЭД/ECM-систем в 2016-2017 годах?
Законодательные изменения, направленные на использование в
госсекторе отечественного офисного ПО
Распоряжение Правительства РФ от 26.07.2016 г. №1588-р, обязавшее к переходу на
отечественное офисное ПО Федеральные органы исполнительной власти и
государственные внебюджетные фонды
Постановлением Правительства РФ №325 от 23 марта 2017 года,
Курс на цифровую экономику
Приобретение OpenText продуктовой линейки и бизнеса Documentum
Изменения в сфере регулирования ЭДО
Атаки криптовирусов спровоцировали рост интереса к СЭД
27