Деловое письмо. Стандарты и ошибки

1. Деловое письмо. Стандарты и ошибки

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО.
СТАНДАРТЫ И ОШИБКИ

2.

Перед составлением того или иного послания
необходимо вспомнить, чем отличается этикет
делового письма и письма личного. Самое главное соблюсти уровень доверительности при изложении
выбранной темы. Адресат скорее проникнется той
или иной проблемой и постарается включиться в
решение поставленных вопросов, если почувствует
в строках письма живое общение. Именно поэтому
знающие современный этикет делового письма не
включают в текст такие анахронизмы, как "исходя
из факта", "вам надлежит" или ещё более забытое
"настоящим уведомляю".

3.

Этикет делового письма предписывает не
использовать местоимение "я", как это
принято в личной переписке, здесь же
уместен акцент на другое местоимение - "вы".
Если деловое послание написано без ошибок,
отпечатано аккуратно, текст размещается по
всем правилам и существующим
требованиям, а потому и читается не просто
легко, но и с удовольствием, переписка
обязательно будет иметь продолжение.

4.

Современные правила
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Стилистика написания. Подразумевает краткость и
емкость письма, советуют не писать более одной
страницы, с общепринятой структурой письма, без
«воды».
Официальная лексика.
Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
Оформления на фирменном бланке компании с
реквизитами и всеми контактными данными.
Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по
всему объему письма.
Соблюдение субординации.
Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в
официально-деловом стиле, т.е. использование
официальной лексики.
Актуальность информации. Информация в письме
должна быть востребована и актуальна на момент
отправки.

5. Время и место

Необходимо помнить, что
психологически граница ответа по
времени в её критическом значении
составляет сорок восемь часов. Это в
том случае, если нет функции
автоответчика. Когда минуют двое
суток, адресат уже исполнен
уверенности, что его письмо оставлено
без внимания или в лучшем случае утеряно. Правила делового письма
содержат и этот пункт: никогда не
задерживать ответ, ибо это
непременная потеря клиента, а партнёр
станет волноваться и думать о разрыве
всяческих отношений
Прекрасный посыл к продолжению
партнёрских отношений - вежливая
фраза "заранее благодарю". Как пишется
в деловом письме и в какой части она
помещается - каждый решает сам.
Конечно, видеть её адресат должен
после уже усвоенной информации и
побуждения к действию. В конце письма,
перед блоком контактов - самое лучшее
место для этой фразы. Кстати, о
контактной информации: она должна
быть в каждом письме, не только в
первом. Телефоны автора, должность и
всё прочее нельзя заставлять искать.

6. Первый вариант и вступление

Subject: Деловое письмо
Date: 02 июня, пятница
From: Иван Петров
To: Анна Сидорова Анна, здравствуйте!
Приглашаем вас на собеседование с
работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут
и другие претенденты, а у работодателей
запланировано на проведение встречи только два
часа, лучше не опаздывать.
С уважением,
Иван Петров.

7. Второй вариант и послесловие

Subject: Деловое письмо. Встреча с работодателями
Date: 02 июня, пятница
From: Иван Петров
To: Анна Сидорова Анна, здравствуйте! Мы
внимательно рассмотрели ваше резюме и приглашаем
вас на собеседование с работодателями 12 июня в
14.00. Поскольку будут собеседоваться и другие
претенденты, а у работодателей запланировано на
проведение встречи только два часа, лучше не
опаздывать. И, пожалуйста, уточните в ответе, придёте
ли вы, а также предупредите заблаговременно, если в
это время посетить нас не сможете.
С уважением,
Иван Петров.

8. Шаблон делового письма

9. Особенности письменного делового общения

Этические нормы: Ответ на письмо необходимо дать в любом
случае и с соблюдением установленных сроков
Нельзя писать ответ на бланке присланного письма
Нельзя побуждать адресата к спешке
Нельзя навязывать адресату ожидаемый исход вопроса,
затронутого в документе
Нельзя указывать адресату на его ошибки (невнимательность и
т.д.)
Нельзя начинать послание с констатации отказа в тех случаях,
когда выполнение просьбы или поручения не представляется
возможным. Начинать необходимо с мотивации принятого
решения и в конце письма указать на возможность и условия
повторного обращения к вопросу

10. Стандарты оформления деловых писем

Обращение:
Уважаемый господин Васильев! Уважаемый г-н Иванов!
Уважаемый Алексей Степанович,.. Дорогая Ирина Петровна!
Уважаемый господин директор! Уважаемый господин
посол!
Уважаемые господа! Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной
профессии) Многоуважаемые ветераны!
Завершающие фразы:
С наилучшими пожеланиями... С наилучшими пожеланиями и
надеждой на сотрудничество... Всегда рады оказать Вам
услугу... Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные
отношения. Заранее благодарим. С интересом ждем от Вас
новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет
улажено в ближайшее время и т. п. Мы надеемся, что Вы
оцените преимущества нашего проекта и примете участие
в...

11. Главные ошибки

1. Доброго времени суток!
Эта фраза входит в число главных раздражителей для носителей
русского языка. По речевому этикету лучше писать доброе
утро/день/вечер или универсальное приветствие «здравствуйте».
Поберегите нервы вашего собеседника
2. ВпоследствиИ и вследствиЕ
Если первое достаточно просто запомнить, то второе нужно понять:
• Существительное с предлогом: В следствии по делу обнаружились новые
свидетели.
• Производный предлог: Вследствие непогоды прогулка не состоялась.
• Наречие (со значением потом, после): Впоследствии выяснилось, что он не
ходил на занятия.
Или попробуйте запомнить так: чем длиннее слово, тем больше в конце букв «и»
(впоследствии), а чем короче слово, тем «и» меньше (вследствие).

12.

3. Дорогой, Иван Иванович!
Здесь всё объясняется просто: пишущий думает, что обращение – это «Иван
Иванович», а ведь все ещё со школы помнят: обращение надо выделять запятыми!
Логика неверная. Обращение в данном случае – это всё сочетание целиком:
«Дорогой Иван Иванович», так что внутри никаких знаков нет.
4. Местоимение «вы», написанное не с той буквы
Если вы пишете одному человеку, то обращайтесь к нему на «Вы», если же речь
идет о нескольких людях, то им надо писать «вы». И ни в коем случае не
«возвышайте» местоимение «ты» – заглавной буквы оно не требует ни при каких
обстоятельствах.
5. Точка после подписи
В деловом письме точка после подписи не ставится. Подпись выступает в функции
так называемого реквизита (обязательного элемента), а он законченного
предложения собой не представляет.
6. Не хватает счет-фактуры
Считаете, тут все в порядке? Не совсем. Счет-фактура – составное существительное,
склоняться должны обе его части. Есть счет-фактура, нет счетА-фактуры, подумать о
счетЕ-фактуре – и так далее.
7. ДоговорА
ДоговОр – ДоговОры и точка. Даже обсуждать не будем, просто запомните.

13.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!