Регламент «О порядке согласования, заключения и контроля исполнения договоров»

1. Регламент «О порядке согласования , заключения и контроля исполнения договоров» (Договорной регламент). Учимся работать без

ошибок

2. Основные этапы «жизни» договора

1. Подготовительные (преддоговорные) мероприятия.
2. Процесс согласования.
3. Подписание и исполнение договора.

3. Нужен договор? Начинаем подготовку!

Получаем
положительное
заключение службы
безопасности, при
наличии замечаний –
устраняем и переходим
к процессу
согласования
Полученные документы от контрагента, служебную
записку с визой своего руководителя с обоснованием
выбора контрагента передаем в службу безопасности
для получения заключения
Получаем от контрагента копии «уставные» документов,
разрешительной документации (если для деятельности
законодательство требует) заверенных печатью, выписку из
ЕГРЮЛ не старше 30 дней, доверенность (если подписание по
доверенности)
Предварительно договариваемся
с контрагентом об условиях
Выбираем контрагента

4.

Где прячутся ошибки в ходе
подготовительных (преддоговорных)
мероприятий?
Как правильно построить свою
работу?

5. Выбираем контрагента.

Для этого, прежде всего, необходимо свериться с регламентами
о закупках на предмет возможной необходимости проведения
тендера.
Регламент «О порядке осуществления закупок»;
Регламент «О порядке подготовки и проведения отбора поставщиков на
поставку товаров (сырья, материалов и оборудования)»;
Регламент «О порядке подготовки и проведения отбора подрядчиков
(исполнителей) по выполнению работ (оказанию услуг)».

6. Получаем от контрагента-юридического лица необходимый пакет документов

У российского юридического лица получаем:
1. Устав
2. Свидетельство о государственной регистрации юр. лица.
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
4. Документ, подтверждающий полномочия руководителя (протокол собрания участников/акционеров
или заседания совета директоров, решение единственного участника/акционеров).
5. Выписка из ЕГРЮЛ не старше 30 дней (для договоров стоимостью свыше 1 млн. руб.).
6. Лицензии, свидетельства, аккредитации, допуски и прочая разрешительная документация, требуемая
законом для заключения планируемых сделок.
7. Доверенность представителя.
8. Декларация по НДС за последний отчетный период.
9. Отчет в ФСС за последний отчетный период.
10. Служебная записка с обоснованием выбора именно этого кандидата, с резолюцией руководителя
департамента инициатора.
У иностранного юридического лица получаем:
1.Устав/меморандум.
2. Свидетельство о регистрации.
3. Свидетельство о постоянном местонахождении контрагента в том государстве, с которым РФ имеет
международный договор (документ необходим для применения налоговых льгот).
4. Свидетельство о действующих исполнительных органах управления (при наличии).
5. Свидетельство о надлежащем правовом статусе Обществе (Certificate of Good Standing)
6. Доверенность представителя.
7. Соглашение акционеров (при наличии).
8. Выписка из Торговой палаты.
9. Служебная записка с обоснованием выбора именно этого кандидата, с резолюцией
руководителя департамента инициатора.

7. Получаем от контрагента-физического лица/ индивидуального предпринимателя необходимый пакет документов

У физического лица получаем:
1. Паспорт.
2. Свидетельство о присвоении ИНН (при наличии).
3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.
4. Служебная записка с обоснованием выбора именно этого кандидата, с резолюцией руководителя
департамента инициатора.
У индивидуального предпринимателя получаем:
1. Паспорт.
2. Свидетельство о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
3. Выписка из ЕГРИП не старше 30 дней.
4. Лицензии, свидетельства, аккредитации, допуски и прочая разрешительная документация,
требуемая законом для заключения планируемых сделок.
5. Доверенность представителя.
6. Декларация по НДС за последний отчетный период.
7. Отчет в ФСС за последний отчетный период.
8. Служебная записка с обоснованием выбора именно этого кандидата, с резолюцией руководителя
департамента инициатора.

8. Получение заключения службы безопасности. К контрагенту есть вопросы.

Положительное заключение с рекомендациями (например, запрещается
отсрочка платежа, предоплата (аванс) не рекомендуется):
А) Инициатор по согласованию с контрагентом обязан внести
соответствующие исправления в договор ;
Б) В случае невозможности корректировки договора / несогласия контрагента
решение о заключении договора с несоблюдением рекомендаций сотрудника СБ
принимается Руководителем службы безопасности на основании служебной
записки Инициатора. Скан-копия указанной служебной записки с визой
руководителя «Согласовано» должна быть приложена к карточке договора.

9. После проведения подготовительных мероприятий переходим к процессу согласования

10.

Запускаем договор на согласование
Сотрудник ДЮС(делопроизводитель) распечатывает согласованную
редакцию договора, листа согласования и передает на подпись
полномочному лицу
Согласование банком
Установление в соответствии с уставом и
кредитными обязательствами общества
необходимости предоставления
дополнительного согласования (банка
и(или) корпоративного одобрения)
Получение положительных виз всех
лиц, указанных в качестве согласантов
Если
требует
Устав
Получение
корпоративного
одобрения
Исполнитель после устранения замечаний:
запускает финальную версию в 1С с приложением
первоначального листа согласования с визами
согласантов.
Устранение замечаний: исполнитель
урегулирует замечания с контрагентом:
переговоры, подписание протокола
разногласий .
Договоры, которые необходимо срочно согласовать заключить и которые при этом требуют
предварительного письменного одобрения Кредитующего банка, перед направлением их в
систему 1С, а также перед направлением в Кредитующий банк, должны проходить процедуру
коллегиального обсуждения.. Для этого Инициатор договора организует совещание с участием
всех лиц-согласантов.
Инициатор создает карточку договора в системе 1С, прикрепляя файлы
проекта договора и всех приложений к договору, копию заключения Службы
безопасности,
доверенность
(если
подписание
по
доверенности),
разрешительной документации и(или) протокола о проведении тендера

11. Типичные ошибки при запуске договора/соглашение в 1 С

Отсутствуют приложения, указываемые в тексте основного согласующегося проекта;
Заполнены не все поля карточки договора;
Условия по предоплате, ответственности, подсудности указанные в проекте, не
соответствуют указанным в Договорном регламенте;
Неправильно указываются реквизиты и полномочия со стороны «АГРОЭКО»;
Наименование согласующегося проекта и прилагаемых к нему приложений/спецификаций
и пр. не соответствуют названию/реквизитам основного согласующегося проекта;
Не приложено:
заключение службы безопасности/доверенность/разрешительная документация;
Договор запущен не по типовой форме при наличии таковой;
Страницы одного документа разделены на разные файлы;
Реквизиты расположены отдельно от текста основного согласуемого
документа.

12.

Что необходимо сделать для успешного
запуска договора/ соглашения в 1 С
1. Перед подготовкой проекта договора проверить есть ли необходимая типовая форма.
2. Свериться с Договорным регламентом относительно требований к условиям по порядку
оплаты, ответственности, подсудности.
3. Проверить правильность реквизитов и полномочий со стороны «АГРОЭКО».
4. Проверить соответствие наименования ссылки на основной
согласуемый проект в
приложениях и наименование самого проекта, а также на предмет наличия грамматических
ошибок.
5.
Проверить наличие и прикрепление к карточке договора следующих документов в
формате pdf:
- Заключение службы безопасности (выданное не позднее 3 месяцев, предшествующих дате
запуска на согласование договора/соглашения)
-Доверенность (если подписант со стороны контрагента действует на основании
доверенности).
- Разрешительная документация (лицензия, допуск СРО).
6. Убедиться, что каждый документ находится в полном объеме в отдельном файле.
7. Проверить , что реквизиты договора не оторваны от основного текста документа.
8. Проверить формат запускаемого на согласования неподписанного договора/
соглашения: необходимо в формате Word.

13. Оформляем преамбулу договора правильно

Для этого:
1) определим:
- где есть управляющая организация;
- где директор, а где генеральный директор;
- где договоры подписывает представитель по доверенности.
2) запомним как правильно указывать полномочия в преамбуле договора.

14. Где полномочия директора переданы управляющей организации

ООО «АПК АГРОЭКО», именуемое в дальнейшем «___», в лице директора
управляющей организации Косыгина А.В., действующего на основании договора
№УПР-1/2014 о передаче полномочий единоличного исполнительного органа
управляющей организации от 13.05.2014 и Устава, с одной стороны…
ООО «АГРОЭКО-ВОСТОК», именуемое в дальнейшем «___», в лице директора
управляющей организации Косыгина А.В., действующего на основании договора
№УПР-2/2014 о передаче полномочий единоличного исполнительного органа
управляющей организации от 13.05.2014 и Устава, с одной стороны…
ООО «АГРОЭКО-ЮГ», именуемое в дальнейшем «___», в лице директора
управляющей организации Косыгина А.В., действующего на основании договора
№УПР-3/2014 о передаче полномочий единоличного исполнительного органа
управляющей организации от 05.08.2014 и Устава, с одной стороны…
ООО «АГРОЭКО-ВОРОНЕЖ», именуемое в дальнейшем «___», в лице директора
управляющей организации Косыгина А.В., действующего на основании договора
№УПР-4/2014 о передаче полномочий единоличного исполнительного органа
управляющей организации от 22.08.2014 и Устава, с одной стороны…

15. Где директор, а где генеральный директор

В этих компаниях договоры подписывает директор:
ООО «АГРОЭКО-Менеджмент», именуемое в дальнейшем «___», в лице директора
Косыгина А.В., действующего на основании Устава, с одной стороны…
ООО «АГРОЭКО-ПЕРЕРАБОТКА», именуемое в дальнейшем «___», в лице директора
Косыгина А.В., действующего на основании Устава, с одной стороны…
ООО «АГРОЭКО-ЦЕНТР», именуемое в дальнейшем «___», в лице директора
Косыгина А.В., действующего на основании Устава, с одной стороны…
А в этих компаниях договоры подписывает генеральный директор:
ООО «ТД Воронцовский», именуемое в дальнейшем «___», в лице генерального
директора Хохлова А.В., действующего на основании Устава, с одной стороны…
ООО «СОЦСТРОЙ», именуемое в дальнейшем «___», в лице генерального
директора Землянухина Р.А., действующего на основании Устава, с одной стороны…

16. Где договоры подписывает представитель по доверенности

ООО «Тульская мясная компания» именуемое в дальнейшем «___», в лице
Косыгина А.В. , действующего на основании доверенности №4 от 11.09.2014, с
одной стороны…

17. Работаем по типовой форме.

Типовая форма договора- утвержденная форма договора для определенного
вида, заключаемых Обществом группы компаний «АГРОЭКО».
Алгоритм работы по типовым формам
1. Выбираем типовую форму.
Место хранения типовых форм: Папка «Общедоступное» - «Типовые
формы» - выбрать необходимую Типовую форму Договора.
2.
Заполняем
все
доступные
для
редактирования
разделы/графы/строки/столбцы.
В
комментариях
указываем
типовой/нетиповой договор.
3. При заполнении формы используем шрифт Times New Roman,
размер 12.
4. Все приложения/дополнения/спецификации
оформляем по Типовой форме.
к
договорам,

18. Определяем какие договоры относятся к нетиповым

Не типовые договоры это:
-
оформленные по форме Контрагента;
-
для которых типовая форма в папке «Общедоступное» - «Типовые
формы договоров» отсутствует;
-
оформленные не по типовой форме, несмотря на то, что Типовая
форма для такого вида договора в папке «Общедоступное» - «Типовые
формы договоров» присутствует;
-
оформленный по Типовой форме, но к которому имеется протокол
разногласий либо дополнительное соглашение
(приложение или др. документ), изменяющий условия
договора.

19. Что делать если типовой формы нет или контрагент отказался от типового договора «АГРОЭКО»

Направляем заявку в 1С. с приложением всей необходимой
информации по Контрагенту и по всем условиям договора (как
существенным, так и дополнительным) в Департамент юридического
сопровождения Общества.
При отказе контрагента от использования типовой формы «АГРОЭКО»
пишем служебную записку на имя Директора управляющей организации
с указанием причины невозможности использования типовой формы и
прикладываем служебную записку с отметкой Директора «Согласовано»
в формате pdf при запуске договора на согласование.

20. Допустимые условия о порядке оплаты Порядок оплаты:   Оплата Обществом – по факту. С контрагентами, с которыми ранее Общество

Допустимые условия о порядке оплаты
Порядок оплаты:
Оплата Обществом – по факту.
С контрагентами, с которыми ранее Общество успешно работало (за искл.
государственных и муниципальных организаций) - предоплата в размере до 50 %.
Предоплата в размере 100 % в договорах оказания услуг, выполнения работ –
возможна исключительно по решению Директора управляющей организации.
Внимание:
При заключении договора на сумму более 1 000 000 руб. на условиях предоплаты
контрагент предоставляет обеспечение:
• залог недвижимого/движимого имущества/товара/товаров в обороте (с условием
о внесудебном порядке обращения взыскания на предмет залога);
• банковская гарантия на всю сумму Договора;
• поручительство материнской компании/юридического/физического лица,
имеющего достаточные активы.
Подписание договора на сумму более 1 000 000 без предоставления
обеспечения - исключительно на усмотрение Директора
управляющей организации на основании докладной записки
Инициатора.

21. Пределы устанавливаемой ответственности

Минимальная ответственность контрагента - размер пени (неустойки) не менее 0,1
% за каждый день просрочки (нарушения обязательства).
Максимальная ответственность для Общества - размер пени (неустойки) не более
0,1% за каждый день просрочки (нарушения обязательства).

22. Внимание: условия о подсудности

Рекомендуемая подсудность - Арбитражный суд Воронежской
области).
Если Контрагент не согласен с договорной подсудностью, решение
вопроса о возможности заключения договора с данным
Контрагентом в иной редакции – передается на рассмотрение
руководителю ДЮС или Директору.
Подсудность и применимое право во Внешнеэкономических
контрактах - определяются Директором управляющей организации.

23. Договор прошёл процедуру согласования. Дальнейшие действия.

24. Подписание и хранение договора

После получения положительных виз (согласования) всех Согласующих лиц Сотрудник ДЮС
(делопроизводитель) распечатывает договор и лист согласования и передает полномочному лицу на
подпись
ДЮС (делопроизводитель) проверяет наличие подписи указанного лица на каждом листе/ месте
сшивания, и передает договор Главному бухгалтеру для проставления печати на х экземплярах
договора.
При получении подписанного договора Инициатор самостоятельно организует направление договоров
по почте заказным письмом с уведомлением. В случае если до окончания процедуры согласования
договор был уже подписан со стороны контрагента – Инициатору передается только 1 экземпляр для
передачи контрагенту.
Инициатор обеспечивает срок возврата от Контрагента подписанного договора и приложений в срок до
20 дней с даты передачи договора Инициатору. Контроль за соблюдением этого срока за сотрудником
ДЮС (делопроизводителем).
После получения договора подписанного всеми сторонами сотрудник ДЮС (делопроизводитель)
регистрирует договор, сканирует его и размещает в электронную базу в формате pdf.
Сотрудник ДЮС (делопроизводитель) выдает оригиналы договоров по акту приема-передачи лицам,
утвержденных приказом директора управляющей организации

25. Контроль за исполнением условий договора: миссия Инициатора.

Что делаем для выполнения миссии:
1. Ведем отчетность по исполнению договора, установленном в департаменте Инициатора.
2. Следим за сроками и лимитом допустимой задолженности. При превышении лимита –
сообщаем руководителю.
3. Не допускаем нарушения срока выполнения работ/оказания услуг/поставки товара.
4. Незамедлительно при возникновении нарушения договора/ установления возможности
нарушения договора - направляем уведомление по электронной почте об этом своему
руководителю, руководителю ДЮС с указанием сторон, договора, описанием того как
должно быть в рамках договора и какие обстоятельства возникли/могут возникнуть.
5. Для разрешения ситуации, связанной с нарушением (возможным нарушением) договора
не позднее следующего дня с даты запроса документов ДЮС, предоставить в ДЮС эти
документы.
6. Контролируем сроки окончания действия договора. Если принято решение
не продлять договор на следующий год – направляем уведомление
контрагенту о прекращении договора.

26.

Теперь вы знаете как избежать ошибок
в договорной работе.
УСПЕХОВ!