Документирование трудовых отношений

1. Документирование трудовых отношений

Ведение трудовой книжки
Электронная
Трудовая
книжка

2. Трудовая книжка

На
основании приказа (распоряжения)
о приеме работника на работу
вносится запись в трудовую книжку
работника.
В случае если трудовой договор
заключается работником впервые, то
возникает необходимость в
оформлении трудовой книжки в
данной организации.

3. Правила ведения трудовых книжек

Правила
ведения и заполнения трудовых
книжек в организации установлены
Постановлением Минтруда РФ от 10 октября
2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по
заполнению трудовых книжек и
Постановлением Правительства РФ от 16
апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках».
В соответствии с указанными нормативными
актами оформление трудовой книжки
работнику, принятому на работу впервые,
осуществляется работодателем в
присутствии работника.

4. Записи в трудовой книжке

Фамилия,
имя и отчество указываются
полностью, без сокращения или замены
имени и отчества инициалами;
Дата рождения записывается полностью
(число, месяц, год) на основании
паспорта или иного документа,
удостоверяющего личность (военного
билета, заграничного паспорта,
водительских прав и др.).

5. Запись об образовании

(основном общем,
среднем общем,
начальном профессиональном,
среднем профессиональном,
высшем профессиональном и
послевузовском профессиональном)
осуществляется только на основании
надлежащим образом заверенных
документов
(аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

6. Запись об образовании

Запись
о незаконченном
образовании соответствующего
уровня может быть произведена на
основании представленных
надлежащим образом заверенных
документов (студенческого билета,
зачетной книжки, справки
образовательного учреждения и т.п.).

7. Запись о профессии

Профессия
и/или специальность
указываются на основании
документов об образовании,
квалификации или наличии
специальных знаний (при
поступлении на работу, требующую
специальных знаний или специальной
подготовки) или других надлежаще
оформленных документов.

8. Первая страничка

После
указания даты заполнения трудовой
книжки работник своей подписью на
первой странице (титульном листе)
трудовой книжки заверяет правильность
внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист)
трудовой книжки подписывает также лицо,
ответственное за выдачу трудовых книжек,
после чего ставится печать организации, в
которой впервые заполнялась трудовая
книжка.

9. Правила заполнения

Все
записи в трудовой книжке производятся
без каких-либо сокращений и имеют в
пределах соответствующего раздела свой
порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку
записью о выполняемой работе, переводе на
другую постоянную работу и увольнении
работодатель обязан ознакомить ее
владельца под расписку в его личной
карточке, в которой повторяется запись,
внесенная в трудовую книжку.

10. О трудовой книжке

Трудовая
книжка особенно
важна для учета занятости.
Отвечать за ее сохранность и
своевременно заполнение
должен сам владелец.

11. Выдача трудовой книжки

По
закону, принимающая работника на
должность фирма обязуется выдать этот
формуляр работнику в двух случаях:
При первичном поступлении на работу.
Если документ был утерян.
Заполняется трудовая книжка согласно
нормам, установленным в ст.66 ТК РФ.
Не допускается замена формуляра на любые
иные виды документов.

12. Личные данные

Так,
на страницы трудовой книжки в
обязательном порядке вносятся
личные данные владельца, указывается
занимаемая им на предприятии должность,
сведения о всех перемещениях внутри
предприятия, значительных событиях:
награждениях,
переводе,
увольнении и
зачислении.

13. На каком языке оформляем трудовую книжку

Трудовая
книжка заполняется на
русском языке, за исключением
особых случаев, когда допускается
двойное заполнение для жителей
республик, имеющих свой
национальный язык.

14. Кто оформляет

Оформлять
и заполнять трудовые
книжки по
правилам действующего
законодательства Российской
Федерации могут только
организации и частные
предприниматели.

15. Где хранится

После
поступления на работу
трудовая книжка передается в
отдел кадров предприятиянанимателя, и все время, пока
частное лицо трудится на этом
предприятии, отвечают за
хранение формуляра, его
своевременное заполнение
именно его сотрудники.

16. При увольнении

трудовая книжка
выдается на руки работнику, и, тем
самым, он отвечает за документ до
момента, пока не устроится на новое
место работы.
При этом он должен расписаться
в личной карточке и книге учета
предприятия.

17. Ведение трудовой

Заполнять
страницы
формуляра самостоятельно
работник не имеет права.
Отдел кадров в крупной фирме
занимается учетом трудовых
книжек рабочих.

18. Кто заполняет

В
более мелком предприятии
такими полномочиями может
быть наделен
бухгалтер,
секретарь или иное должностное
лицо, официально
уполномоченное на это приказом.

19. Электронные трудовые книжки

20.

С
2020 года в России было запланировано
вводить электронную трудовую книжку –
новый формат хорошо знакомого всем
работающим россиянам документа.
Цифровая трудовая книжка должна
обеспечить постоянный и удобный доступ
работников к информации о своей трудовой
деятельности, а работодателям открывает
новые возможности кадрового учета.
Переход на электронные трудовые книжки
добровольный и позволяет сохранить
бумажную книжку столько, сколько это
необходимо.

21. Просмотр сведений

Электронная
трудовая книжка
не предполагает физического носителя и
будет реализована только в цифровом
формате.
Просмотреть сведения
электронной книжки можно будет
в личном кабинете на сайте Пенсионного
фонда России или на портале Госуслуг, а
также через соответствующие приложения
для смартфонов.

22. Предоставление сведений

При
необходимости сведения электронной
трудовой книжки будут предоставляться в
виде бумажной выписки.
Предоставить ее сможет нынешний или
бывший работодатель (по последнему
месту работы), а также управление
Пенсионного фонда России
или многофункциональный центр госуслуг
(МФЦ).
Услуга предоставляется без привязки к
месту жительства или работы человека.

23. Преимущества

Удобный
и быстрый доступ работников
к информации о трудовой деятельности.
Минимизация ошибочных, неточных
и недостоверных сведений о трудовой
деятельности.
Дополнительные возможности
дистанционного трудоустройства.
Снижение издержек работодателей
на приобретение, ведение и хранение
бумажных трудовых книжек.

24. Новые возможности

Дистанционное
оформление пенсий
по данным лицевого счета
без дополнительного документального
подтверждения.
Использование данных электронной трудовой
книжки для получения государственных услуг.
Новые возможности аналитической
обработки данных о трудовой деятельности
для работодателей и госорганов.
Высокий уровень безопасности и сохранности
данных.

25. Формирования ЭТК

Формирование
электронных трудовых книжек
россиян началось с 2020 года.
Для всех работающих граждан переход
к новому формату сведений о трудовой
деятельности добровольный и будет
осуществляться только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто
впервые устроится на работу с 2021 года.
У таких людей все сведения о периодах
работы изначально будут вестись только
в электронном виде без оформления
бумажной трудовой книжки.

26. Сохранение бумажной версии

При
сохранении бумажной трудовой книжки
работодатель наряду с электронной книжкой
будет продолжать вносить сведения
о трудовой деятельности также в бумажную
версию.
Для работников, которые не подадут
заявление в течение 2020 года, несмотря на
то, что они трудоустроены, работодатель
также продолжит вести трудовую книжку на
бумаге.
А граждане, которые до 31 декабря 2020 года
не были трудоустроены, смогут подать
заявление позднее.

27. Заявление

Остальным
гражданам до 31 декабря
2020 года необходимо подать заявление
работодателю в произвольной форме
о ведении трудовой книжки в электронном
виде или о сохранении бумажной трудовой
книжки.
Россияне, которые подадут заявление
о ведении трудовой книжки в электронном
виде, должны будут получить бумажную
трудовую на руки в течение трех дней.
Сведения об их трудовой деятельности
начиная с 2021 года будут формироваться
только в цифровом формате.

28. Перечень сведений в ЭТК

Электронная
трудовая книжка сохраняет
практически весь перечень сведений, которые
учитываются в бумажной трудовой книжке:
Место работы.
Периоды работы.
Должность (специальность, профессия).
Квалификация (разряд, класс, категория,
уровень квалификации).
Даты приема, увольнения, перевода на другую
работу.
Основания прекращения трудового договора.

29. Информирование об изменениях

По
регламенту, в связи с введением
электронных трудовых книжек
работодателям было необходимо до 30
июня 2020 года включительно письменно
проинформировать работников о
соответствующих изменениях в трудовом
законодательстве и праве работников
сохранить бумажную трудовую книжку.

30. Сведения в ПФР

С
1 января 2020 года вводится обязанность
для работодателей ежемесячно представлять
в Пенсионный фонд России сведения о
трудовой деятельности, на основе которых
будут формироваться электронные трудовые
книжки россиян.
Передача сведений будет реализована в
рамках существующего формата
взаимодействия компаний с
территориальными органами Пенсионного
фонда.

31. Изменения в Трудовом кодексе

устанавливается возможность
ведения информации о трудовой
деятельности в электронном виде.
Согласно поправкам, такие сведения
становятся основной информацией
о трудовой деятельности и трудовом
стаже работника.

32. Изменения в КоАП

были внесены изменения в Кодекс
об административных правонарушениях
и устанавливается административную
ответственность для работодателя
за нарушение сроков представления
сведений либо представление неполных
или недостоверных сведений.

33. Как получить сведения из ЭТК

Сведения
из электронной трудовой
книжки можно будет получить
через личный кабинет на сайте
Пенсионного фонда России - pfrf.ru
и на сайте Портала государственных услуг gosuslugi.ru.

34. Личный кабинет на Госуслугах

Чтобы
войти в личный кабинет,
необходимо зарегистрироваться
и получить подтвержденную учетную
запись в Единой системе идентификации
и аутентификации (ЕСИА) на портале
Госуслуг.
Если вы уже зарегистрированы на портале,
для входа в личный кабинет на сайте ПФР
используйте ваши логин и пароль.

35. Сведения в бумажном виде

Информацию из
электронной трудовой
книжки можно будет получить также
в бумажном виде, подав заявку:
у работодателя (по последнему месту
работы);
в территориальном органе Пенсионного
фонда России;
в многофункциональном центре (МФЦ).

36. Вопрос-ответ

В отличие от бумажной версии, какая еще
информация будет содержаться в электронной
трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны.
Как можно будет предъявлять электронную
трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работодателю либо в
распечатанном виде, либо в электронной форме с
цифровой подписью.
И в том и в другом случае работодатель переносит
данные в свою систему кадрового учета.

37. Выдача данных о трудовой деятельности

При
увольнении информация о трудовой
деятельности будет фиксироваться только
в электронном виде?
Нет, при увольнении работодатель будет
обязан выдать сведения о трудовой
деятельности либо на бумаге, либо в
электронном виде (если у работодателя есть
такая возможность).
В случае сохранения бумажной трудовой
книжки, данные будут фиксироваться в ней.

38. Надежная защита

Что
будет в случае сбоя информации
или утечки данных?
Многолетний опыт показывает высокий
уровень защищенности информационных
систем Пенсионного фонда России.
Сбой или взлом с последующим изменением
или уничтожениям данных практически
невозможны.
Информация лицевых счетов фиксируется
в распределенных системах хранения, что
исключает риск потери данных.

39. Возможно ли внесение данных без печати?

Нет,
печать кадрового отдела в
обязательном порядке должна заверять
сделанную запись.
Еще в 2018 году стал актуальным вопрос,
нужна ли именно печать предприятия? Это
необязательно.
Печать может быть проставлена в том
случае, если кадровиков в организации не
имеется.
Тогда запись заверяется личной печатью
директора или официальной – организации.

40. Задание 20. Ответить на вопросы

1.
Каким образом оформляется ТК при
поступлении работника на работу впервые?
2. Какие сведения о работнике вносятся на
первой страничке ТК и каким образом?
3. Где должна храниться ТК на предприятии и
кто обладает правами ее заполнения?
4. Какие возможности предоставляются
гражданам после введения ЭТК?
5. Будет ли продолжать действовать на
территории РФ бумажная версия ТК?
6. Каким образом возможно получение
информации от трудовой деятельности
работника из ЭТК и в каком виде?