Тайм - менеджмент. Организация времени

1. Тайм-менеджмент:

организация времени

2.

Управление временем,
организация времени,
тайм-менеджмент
(англ.
time
management)
технология
организации времени и повышения
эффективности его использования.
Оптимизация рабочего времени состоит
из двух этапов: планирования задач и
расстановки приоритетов.

3.

Ошибки в тайм-менеджменте
Чтобы правильно использовать технику управления временем, помните
о самых распространенных ошибках. Они наверняка навредят вашей
продуктивности, поэтому лучше их изначально избегать.
Составление списка дел.
Вы удивитесь, но список дел - одна из самых
распространенных ошибок в тайм-менеджменте.
Вместо
него
следует
составить
список
приоритетов, длиною максимум в 6-8 пунктов. В
конце каждого дня переносите приоритеты в главу
списка. При этом обращайте особое внимание на
учёт времени. К следующему пункту в списке
приоритетов следует переходить только после
выполнения предыдущего. Для качественного
тайм менеджмента изначально разделите список
дел и приоритетов. Переходите к списку дел,
только когда решите приоритетные задачи.
Помните, список дел – памятка о том, что вы
хотели бы добавить в список приоритетов.

4.

Частая
проверка
электронной
почты в течение дня.
Проблема состоит в том, что для
этого вы делаете перерыв в работе.
При этом теряются обороты и
концентрация. Решение состоит в
выделении
специальных
отрезков
времени
на
проверку
почты.
Старайтесь это делать в наиболее
непроизводительные отрезки времени
(например, после обеда, когда вы
расслаблены). К тому же ограничьте
лимит времени (15-20 минут), который
необходим на рассылку писем.

5.

Отвлекающие приложения и уведомления.
Всплывающие
окна,
мигающие
иконки
программ - препятствия на пути к эффективной
работе. Отключите все ненужные уведомления и
удалите
приложения
с
развлекательным
контентом. Если они все-таки необходимы, хотя
бы удалите их из списка автозагрузки вашей ОС.
Есть программы, которые наоборот стимулируют
работать лучше и при этом восполняют
недостающую
мотивацию.
Как
вариант,
используйте программу учета времени в контексте
тайм-менеджмента. Выявите с ее помощью
наименее
эффективные
промежутки
времени. Наверняка в таких промежутках будут
мелькать ненужные программы - просто удалите
или отключите их.

6.

Многозадачность
представляет
собой
способность переключаться между несколькими
задачами, и работать над их решением
практически
одновременно.
При
всей
заманчивости многозадачности, на практике оно
крайне неэффективно. Каждый раз, когда вы
переключаетесь на другую задачу, теряется
контроль
и
концентрация
над
задачей.
Оптимальный вариант – полный отказ от такой
практики. Лучше работать блоками – от 50 минут
до 2 часов. В таком случае вы начинаете работать
как таим-менеджер, планируя свое время более
рационально. Многозадачность хороша для
простых
занятий,
вроде
прослушивания
обучающего аудиокурса в фоновом режиме.
Однако сложная интеллектуальная работа требует
максимального сосредоточения.

7.

Работа в окружении, где вас постоянно
отвлекают.
Частые отвлечения сводят продуктивность на
нет. В такой атмосфере вы теряете нить мысли,
часто сбавляете темп и тайм-менеджмент
перестает
быть
эффективным.
Поэтому
нереально сосредоточиться на собственных
приоритетах, что приводит к критическим
ошибкам.
Начало рабочего дня с проверки электронной
почты.
С утра вы полны сил и энергии, поэтому лучше
потратить их на важные, стратегические задачи.
Проверку почты лучше отложите на то время,
когда вы устаете, и производительность падает.

8.

Электронные письма в папке «Входящие».
Если вы сохраняете письма в этой папке, то
часто можете их бессознательно перечитывать.
При этом задание или
проблема, которая
содержится в этом письме, находит свое решение
нескоро. Запомните, письма не должны быть
списком ваших дел. Старайтесь «расправляться»
с теми сообщениями, которые можно решить
немедленно.
Немедленно
отвечайте,
пересылайте, удаляйте или помещайте в архив
все входящие письма. В таком случае папка
«Входящие» не будет засорять вам голову.

9.

При организации своей работы используйте закон
принудительной
эффективности,
который
гласит о том, что на все времени никогда не
хватает, но его всегда достаточно для самого
важного. Поэтому важно собраться и заставить
себя сделать в первую очередь то, что принесет
наибольшую выгоду и результат.
Все дела можно разделить на 4 группы:
• Срочные и важные;
• Важные, но не срочные;
• Срочные, но не важные;
• Не срочные и не важные.

10.

Данная классификация называется методом
(окном, принципом) Эйзенхауэра.
1. Первостепенные задачи - это дела срочные и
важные. Попытка отложить такие дела на потом
создаст Вам ненужные проблемы - за них нужно
приниматься самому и немедленно.
2. Дела важные, но не срочные. Такие задачи
можно отложить, однако они могут оказать
сильное влияние в долгосрочной перспективе.
Несрочные и важные дела имеют привычку
становиться срочными и важными, если их
постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не
произошло, заранее предусмотрите для них
временной резерв.

11.

Метод (окно, принцип) Эйзенхауэра:
3. Срочные, но не важные задачи мало
сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными,
но не важными делами не дает результата и может
сильно отразиться на Вашей эффективности.
Такие дела отнимают большую часть Вашего
временного резерва. Это как раз те задачи,
которые по возможности нужно перепоручать или
уменьшать их количество.
4. Логично предположить, что несрочные и
неважные дела не имеют никакого значения в
принципе и не несут никаких последствий при их
невыполнении.
Такие
дела
можно
смело
вычеркивать из Вашего списка.

12. Тайм-менеджмент для студентов

Все записывай.
Одну
четвертую
часть
ежедневника
используй
для
записей
крупных
мероприятий, дат зачетов, консультаций,
экзаменов, а также расписания занятий и
лекций.
Всегда носи с собой ежедневник.
Привыкай все заметки делать в одном месте
– в твоем ежедневнике. Это гораздо
проще, чем вести записи в разных местах,
а потом пытаться найти нужную. Береги
свое время и нервы.

13. Тайм-менеджмент для студентов

Выдели время для планирования на
неделю вперед.
Тебе понадобится для этого всего 20 - 30
минут 1 раз в неделю. Но ты не будешь
терять 20 минут перед каждым занятием,
чтобы решить, чем заняться.
Планируй свое свободное время.
Напиши, чем ты будешь заниматься и в какое
время. Делай все вовремя: так же, как если
бы это были занятия по расписанию.

14. Тайм-менеджмент для студентов

Эффективно
используй
промежутки
времени между лекциями и занятиями.
15 минут хватит, чтобы найти и прочитать
наиболее важные записи из последней лекции.
Полчаса достаточно для того, чтобы начать
выполнять новые задания.
Не перекладывай бесконечно листы бумаги
(дела) из одной стопки в другую.
Реши сразу, что ты будешь делать (с конкретным
листом, т.е. частью работы, делом) и больше
не возвращайся к нему. Если ты отвел время
на чтение электронной почты, сразу же ответь
на новые письма. Завершай начатое!

15. Тайм-менеджмент для студентов

Определи, что тебе мешает.
Что является причиной затягиваний и
проволочек в делах? Не пытайся сделать
все и сразу, на обучение выделено
несколько лет. Разбивай глобальные дела
и сложные задачи на части.
Отделяй учебу от личного.
Поболтай с другом по телефону после 4-х
часов плодотворной работы с учебниками
и конспектами. Это лучше, чем кое-как
провести те же 4 часа, смешав учебу со
звонками друзьям.

16. Тайм-менеджмент для студентов

Находи время на себя.
Занимайся спортом, отдыхай, заводи
отношения и высыпайся.
Если тебя отвлекают, найди
время, чтобы ответить.
Удели немного внимания, чтобы тебя
надолго перестали отвлекать.

17. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!