Регистрация документов (лекция 5)

1.

Регистрация документов

2.

ПЛАН
1. Регистрация документов
2. Формы и порядок регистрации
документов
3. Индексирование документов

3.

1.Регистрация документов
Регистрация документов - это запись учетных
данных по установленной форме, фиксирующая
факт его создания, отправления или поучения
Основная цель регистрации –
придание документу
юридической силы
Основной принцип регистрации -
однократность

4.

Регистрации подлежат:
- документы, поступающие из органов
государственной власти и управления и
направляемые в их адрес;
- входящие и исходящие документы, которые
требуют решения или ответа;
-важнейшие внутренние документы (приказы,
распоряжения, протоколы, отчеты, справки,
доклады и т.д.);
- ценная и заказная корреспонденция.

5.

Регистрации не подлежат:
- документы, присланные для сведения и не
требующие ответа;
- первичные документы бухгалтерского,
материального и статистического учета и
отчетности;
-поздравительные письма и открытки;
- информационные и рекламные материалы;
- приглашения на различные мероприятия;
- программы, повестки дня;
- наряды, заявки;
- заявления (о приеме на работу, об увольнении, о
предоставлении отпуска)
- документы, поступающие в копиях, и т.д.

6.

Системы регистрации документов:
1. Централизованная – регистрация всех
документов в службе ДОУ (канцелярии) или у
секретаря;
2. Децентрализованная – регистрация
документов в структурных подразделениях
секретарями подразделений;
3. Смешанная – сочетающая элементы первых
двух систем.

7.

2. Формы и порядок регистрации
документов
Традиционными регистрационными формами
являются журналы и регистрационноконтрольные карточки (РКК).
В процессе регистрации в регистрационные формы
вносят сведения о документах с учетом правил
заполнения основных реквизитов
регистрационно- контрольных форм (РКФ).

8.

Правила
заполнения
основных
реквизитов
регистрационноконтрольных
форм (РКФ).

9.

Сведения о входящих документах:
1) Автор (корреспондент),
2) Наименование вида документа,
3) Дата документа (проставленная организациейавтором);
4) Индекс документа (присвоенный организациейавтором);
5) Дата поступления,
6) Индекс входящего (поступившего) документа,
7) Заголовок документа или его краткое содержание,
8) Резолюция;
9) Срок исполнения,
10) Исполнитель,
11) Отметка об исполнении,
12) Номер дела по номенклатуре

10.

Сведения об исходящих документах:
1) Исполнитель (должностное лицо, подготовившее
документ),
2) Дата документа,
3) Регистрационный индекс,
4) Корреспондент (кому адресован документ),
5) Заголовок документа
или его краткое содержание,
6) Количество листов,
7) Номер дела по номенклатуре дел, куда копия
документа помещается после отправки

11.

Журнальная форма регистрации имеет ряд
недостатков:
- запись данных о документах ведется в
последовательности поступления, поэтому поиск
нужных сведений ведется путем постраничного
просмотра всех записей, что требует
значительного времени;
- нарушается принцип однократности
регистрации, так как сведения о документе
нужны во всех структурных подразделениях,
которые проходит документ;
- регистрацией может заниматься только один
человек;
- затрудняется контроль сроков исполнения
документов.

12.

13.

14.

Журнал регистрации внутренних документов
(примерная форма)
Ход
Дата и
Краткое
Срок
исполнения,
регистрационный
Исполнители
содержание
исполнения отметка о
номер
хранении
1
2
3
4
5

15.

При карточной форме регистрации документов
создаются регистрационно-контрольные
карточки (РКК), которые помещают в картотеки,
позволяющие осуществлять накопление, хранение
и корректировку информации о документах, давать
ответы на запросы, вести координацию работы с
документами в организации.
Форма РКК определяется самой организацией и
закрепляется в инструкции по делопроизводству.

16.

17.

Регистрационно-контрольная карточка

18.

Регистрационно-контрольная карточка
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент ЗАО «Информсервис»
Дата поступления и индекс документа
15.06.2009
№ 2143/02-09
Дата и индекс документа
06.06.2009 № 03-05/528
Краткое содержание О разработке программного обеспечения
Резолюция или кому направлен документ
Пименову С.Н.
Составить техническое задание.
Срок – 12.07.2009
Отметка об исполнении документа
В дело № 02-09
15.07.2009

19.

Карточная форма регистрации документов
имеет преимущества перед журнальной:
1) карточки можно располагать в таком порядке,
который наилучшим образом обеспечивает поиск
документа;
2) обеспечивается однократность регистрации (на
каждый документ можно оформить столько
экземпляров РКК, в скольких подразделениях он
будет обрабатываться);
3) регистрацию документов могут вести сразу
несколько сотрудников.

20.

Наибольшее распространение сегодня получает
автоматизированная (электронная) форма
регистрации, которая ведется с помощью
специального программного обеспечения.
Преимущества по сравнению с журнальной и
карточной формами регистрации:
1) быстрый поиск документов по любому
реквизиту;
2) автоматическое формирование отчетов, сводок,
ведение справочно-информационной работы по
документам;
3) автоматический контроль исполнения
документов;
4)возможность одновременно регистрировать
документы на нескольких рабочих местах.

21.

Форма электронной регистрационной карточки
входящего документа