Регистрация документов

1.

РЕГИСТРАЦИЯ
ДОКУМЕНТОВ

2.

Регистрация документа – присвоение документу
регистрационного номера и внесение данных о
документе в регистрационно-учетную форму.
Регистрационный номер документа
(регистрационный индекс документа) – цифровое
или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое
документу при его регистрации.
Регистрационно-учетная форма – документ
(карточка, журнал), в том числе в электронном виде,
используемый для записи сведений о документе в
целях учета, поиска и контроля.

3.

Цель регистрации:
1. учет документов;
2. контроль за их исполнением;
3. справочная работа по документам.
Поэтому регистрации подлежат ВСЕ документы,
требующие специального учета, исполнения и
использования в справочных целях не зависимо от
способа получения.

4.

Принцип регистрации:
ОДНОКРАТНОСТЬ!
т.е. документы (входящие, исходящие, внутренние) в организации
регистрируются один раз, не смотря на многократное
перемещение документа в пределах компании.
При регистрации фиксируется факт:
СОЗДАНИЯ – для внутренних и исходящих документов
ПОЛУЧЕНИЯ – для входящих.

5.

Три варианта регистрационноучетных форм
ЖУРНАЛЬНАЯ
КАРТОЧНАЯ
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ

6.

Количество регистрационно-учетных форм
зависит от количества видов документов и
сроков их хранения.
Например:
для регистрации писем – 2 формы (для входящих и
исходящих)
для регистрации приказов - 4 формы
1 – для приказов по основной деятельности (хранятся
постоянно)
2 – для приказов по административно-хозяйственой
деятельности (хранятся 5 л.)
3 – для приказов по личному составу со сроком хранения – 50лет
4 – для приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет

7.

Требования
к журналам регистрации
Должны быть защищены от изъятия и
вложений:
страницы пронумерованы;
журнал д.б. прошит и опечатан;
заверен подписью руководителя и
ответственного лица.

8.

Оформление
регистрационного журнала
определить расположение страниц
(вертикальное или горизонтальное);
для обложки – плотная бумага ф.А4;
разделить журнал на графы;
нумерация страниц;
прошивка журнала и скрепление
печатью;
подписание.

9.

Общество с ограниченной ответственостью "Вариант"
ОТДЕЛ КАДРОВ
ЖУРНАЛ
регистрации трудовых договоров
Начат "_12_" __мая__2020 г.
Окончен "___"______ 20__г.

10.

В настоящем журнале пронумеровано, прошито и скреплено
печатью 25 (двадцать пять) листов.
Начальник отдела кадров
Куликова
М.П.Куликова
12.05.2020
Лицо, ответственное за ведение журнала
Начальник отдела кадров
М.П.Куликова
Отметку об ответственном лице можно разместить
на обложке (лицевой или оборотной стороне) или на
последней странице журнала

11.

Регистрация внутренних
документов, на примере приказа
образец регистрационно-учетной формы

12.

Регистрация внутренних
документов, на примере приказа
указали дату подписания
указали
регистрационный номер
(взяв его из
регистрационно-учетной
формы)
приказ подписали
и внесли все необходимые данные
в регистрационно-учетную форму
образец приказа

13.

Регистрация внутренних
документов, на примере приказа
графы 6-8 не заполнены, т.к. в данном приказе нет соответствующей информации
графа 3 – данные о деле, где хранятся приказы по основной деятельности, взятые из
номенклатуры дел
образец заполненной регистрационно-учетной формы

14.

Регистрация исходящих
документов
образец регистрационно-учетной формы

15.

Регистрация исходящих документов
указали дату подписания
указали
регистрационный номер
(взяв его из
регистрационно-учетной
формы)
письмо подписали
и внесли все необходимые данные
в регистрационно-учетную форму
образец исходящего документа

16.

Регистрация исходящих
документов
графа 6 не заполнена, т.к. ответ пока еще не получен
образец заполненной регистрационно-учетной формы

17.

Регистрация входящих
документов
образец регистрационно-учетной формы

18.

Регистрация входящих документов
Получив письмо проставляется
отметка о поступлении,
где указывается дата поступления и
входящий номер по регистрационноучетной форме
затем письмо передается
руководителю для приятия
решения (которое оформляется
в виде резолюции)
26.05.2020 Вх № 1/01-08
После принятия решения
руководителем письмо
возвращается для продолжения
регистрации
образец исходящего документа

19.

Регистрация входящих
документов
графа 7 будет заполнена, когда Семенов подготовит контракт и отправит его в
ООО "Геменей" для подписания
образец заполненной регистрационно-учетной формы