Этика деловой переписки

1.

ЭТИКА
ДЕЛОВОЙ
ПЕРЕПИСКИ
ВЫПОЛНИЛИ:
ЗАХАРОВА НАТАЛЬЯ, 1-53
БАКИНА ПОЛИНА, 1-53

2.

Одним из главных каналов связи предприятий,
организаций, учреждений с внешним миром является
деловое письмо. С помощью писем ведутся
преддоговорные переговоры, выясняются отношения
между предприятиями, в письмах излагаются
претензии, выражаются просьбы, оформляются
приглашения принять участие в тех или иных
мероприятиях.

3.

СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО
ПИСЬМА
Заголовок (тема письма).
Приветствие, обращение.
Изложение цели написания письма,
его сути, главной мысли.
Ваши предложения по решению
данной проблемы, рекомендации,
просьбы, жалобы.
Краткий итог и выводы.
Подпись.
3

4.

ЗАГОЛОВОК
В заголовке письма следует писать его краткую
цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то
абстрактные фразы. Адресату по одному только
заголовку должно быть ясно, о чем письмо.
Например, «Об изменении цен на поставку
продукции» или «Деловое предложение о
торговом сотрудничестве с компанией XXX».
4

5.

ПРИВЕТСТВИЕ
Традиционным в деловых письмах считается
приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!».
Однако использовать имя не обязательно. Можно
также обратиться к адресату через его должность:
«Уважаемый господин директор!». Однако учтите,
что обращение по имени несколько уменьшает
психологическую дистанцию и подчеркивает
налаженность деловых отношений. Если письмо
адресуется группе лиц, то допустимо писать
«Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые
партнеры!» и так далее. Использование
сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов
воспринимается как проявление неуважения,
поэтому старайтесь этого избегать.

6.

ЦЕЛЬ НАПИСАНИЯ
ПИСЬМА
Это основная часть письма. Здесь
вы пишете непосредственно о
самой причине написания письма.

7.

ВОЗМОЖНЫЕ ВАРИАНТЫ
РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ
Деловые письма почти всегда предполагают
определенную реакцию адресата (кроме чисто
информативных писем). Поэтому важно описывать
не только саму проблему, но и предлагать свои
варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то
попросите принять соответствующие меры, если
делаете предложение сотрудничества, то опишите
его возможные варианты. Словом, получатель
вашего письма должен не только понять «что» вы от
него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это
осуществить. Тогда это будет настоящим деловым
письмом.

8.

КРАТКИЙ ИТОГ
В самом конце можно подвести итог всего
вышесказанного. Однако, сделать это очень
кратко не всегда удается. В таком случае, писать
в несколько предложений то, что вы и так
описали в первых двух абзацах, не стоит.
Помните, что лучший друг делового письма – это
краткость. Поэтому в большинстве случаев
достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на
успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа
по данному вопросу» и так далее.

9.

ПОДПИСЬ
Подписывается деловое письмо должностью,
именем и фамилией отправителя с традиционной
фразой «С уважением». Возможны и другие
варианты: «С наилучшими пожеланиями»,
«Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от
близости вашего контакта с получателем. Фраза
«С уважением» является самой универсальной,
поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее
подписаться, то используйте эту фразу.

10.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДЕЛОВОМУ
ПИСЬМУ
Точность изложения информации.
Стандартизация и унификация языковых и
текстовых средств.
Официальность и строгость языка и стиля
делового письма.
Лаконичность и достаточность
информативного содержания.
Логичность, объективность и
структурированность изложения.
10

11.

ТОЧНОСТЬ ИЗЛОЖЕНИЯ
ИНФОРМАЦИИ.
Функция социальной регламентации,
которая играет самую важную роль в
официально-деловой речи, предъявляет к
соответствующим текстам требование
однозначности прочтения.
В связи с этим для каждого текста должна
быть характерна такая точность изложения
информации, которая не допускала бы
возможность различных толкований.
11

12.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ И
УНИФИКАЦИЯ
Официальный документ будет выполнять свое
назначение, если его содержание тщательно
продумано, а языковое оформление безупречно.
Именно этой целью определяются собственно
лингвистические черты официально-деловой
речи, а также ее композиция, выделение абзацев
и прочее, т. е. стандартизация многих деловых
документов. А это в свою очередь одно из
обязательных свойств официально-деловой
письменной речи.
12

13.

ОФИЦИАЛЬНОСТЬ И
СТРОГОСТЬ ЯЗЫКА
Под официальностью и строгостью делового
письма понимается максимально строгое и
сдержанное изложение информации. Это, в
свою очередь, исключает возможность
употребления в текстах деловой речи
экспрессивно и эмоционально окрашенных
языковых средств (например, разговорнопросторечной лексики или междометий),
образных средств или слов, употребляемых в
переносном смысле. Также деловое сообщение
должно отражать фактическое состояние дел,
давать непредвзятую оценку событий.
13

14.

ЛАКОНИЧНОСТЬ И
ДОСТАТОЧНОСТЬ
ИНФОРМАТИВНОСТЬ
Одной из отличительных черт деловых
писем является лаконичность написания
текста. Письмо не должно превышать
объема одной или двух страниц, иначе
восприятие информации затруднится.
Глубина изложения вопроса зависит от
целей документа: в информационном письме
достаточно назвать факты и события, в
письме-просьбе предмет письма должен
быть точно обозначен и исчерпывающе
обоснован.
14

15.

ЛОГИЧНОСТЬ,
ОБЪЕКТИВНОСТЬ И
СТРУКТУРИРОВАННОСТЬ
Коммуникативная точность – это точность
реализации замысла пишущего. Она
достигается соотношением смысла слов,
контекста, грамматической конструкции и
соотношения частей текста. Нарушение
коммуникативной точности высказывания
ведет к непониманию, осложняет восприятие
содержания сообщения.
15

16.

СПАСИБО
[email protected]
HTTP://WWW.CONTOSO.COM/

17.

СПАСИБО
[email protected]
HTTP://WWW.CONTOSO.COM/

18.

НАСТРОЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН
Инструкции по
редактированию шаблона
и обратная связь
18