Организация работы архива. Тема 3.3

1.

Тема 3.3. Организация
работы архива
Спичак А.В., к.и.н.

2.

1. Размещение документов/дел в
архивохранилище
2. Проверка наличия и состояния
дел/документов
3. Обеспечение сохранности документов
при выдаче из архивохранилища
4. Создание страхового фонда и фонда
пользования

3.

размещение соответствует
номерам фондов (если их
несколько)
в пределах одного фонда – по
описям
в пределах описи –
соответствует единицам
хранения
электронные документы на
физически обособленных
носителях размещаются
отдельно от других
документов (рабочий и
основной экземпляр на
разных носителях)

4.

дверь

5.

Наименование организации
КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ <*>
СТЕЛЛАЖ N __________________
Шкаф N
Полка N
ХРАНИЛИЩЕ N _________________
Фонд N
Опись N
Ед. хр. с N _______________
Примечание
по N ____________________
1
2
3
4
5
6

6.

Наименование организации
КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ <*>
ФОНД N __________________
ХРАНИЛИЩЕ N ________________
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Опись N
Ед. хр. с N ________________
Стеллаж N
Шкаф N
Полка N
Примечание
3
4
5
6
по N _____________________
1
2

7.

Электронные
документы
(перезапись,
физическое и
техническое
состояние, вирусы)
Выявлять и учитывать
документы, требующие
профилактической и/или
реставрационнопрофилактической
обработки
Цель 1 – установление
фактического наличия
дел
Проверка
наличия и
состояния
документов
Цель 2 – соответствие
дел учетным
документам и учетным
данным ПО архива
Выявлять и устранять
недостатки в системе
учета архива
Выявлять
отсутствующие
единицы хранения и
организовывать их
розыск

8.

Проверки
Плановые (циклические)
• не реже одного раза в 10 лет
• электронных документов — не реже
одного раза в 5 лет
Внеплановые
(единовременные)
• при перемещении документов/архива
в другое помещение;
• при чрезвычайной ситуации;
• при обнаружении значительного
количества единиц хранения на местах
хранения;
• при реорганизации, ликвидации
архива, смене лица, ответственного за
архив;
• перед передачей документов на
постоянное хранение.

9.

Опись
Дело
________
________
________
________
Пометка
сохранять порядок размещения
документов на стеллажах в
шкафах и контейнерах в
соответствии с
топографическими указателями.
При изменении расположения
дел необходимо своевременно
делать соответствующие записи
в топографических
указателях
помещать на места
надлежащего хранения
обнаруженные во время
проверки неправильно
размещенные единицы
хранения
изымать электронные дела,
содержащие вредоносные
компьютерные программы в
специально выделенную
полку для последующей
обработки
изымать и
размещать вслед за
учтенными дела, не
внесенные в описи
Правила
проверки
Опись
________
________
ПРОВЕРЕНО

10.

Наименование организации
АКТ
УТВЕРЖДАЮ
__________ N ___________
проверки наличия
и состояния архивных документов
Руководитель организации
Фонд N _________________
Дата
Подпись
Расшифровка
подписи
Название фонда ____________________________________________________________
Номера описей _____________________________________________________________
Проверка проводилась с _________________________ по ___________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям дел _________________________________________ ед. хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеются литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи ______________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _____________________________________________ ед. хр.
(количество)

11.

Продолжение документа
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи ______________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи _____________________________________________ ед. хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
уменьшился на ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок _____________________________________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии _________________________________________ ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ______________________________________________ ед. хр.
(количество)
из них требующих:
а) дезинфекции ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
б) дезинсекции ________________________________________________ ед. хр.
(количество)

12.

Продолжение документа
в) реставрации ________________________________________________ ед. хр.
(количество)
г) переплета или подшивки _____________________________________ ед. хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов __________________________ ед. хр.
(количество)
е) неисправимо поврежденных ___________________________________ ед. хр.
(количество)
6. Имеется не включенных в описи __________________________________ ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии _______________________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий хранения
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Проверку производили:
Наименование
должностей
работников
Подписи
Расшифровка подписей

13.

Наименование организации
АКТ
УТВЕРЖДАЮ
__________ N ___________
о технических ошибках
в учетных документах
Руководитель организации
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Фонд N _________________
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
В ходе выполнения __________________________________ обнаружены технические
ошибки в записях __________________________________________________________
Название документа
Существующая запись
Следует записать
1
2
3

14.

Продолжение документа
В результате
количество единиц
хранения
увеличилось
(уменьшилось)
на ________________________________________________________________ ед. хр.
(цифрами, прописью)
Примечания:
Наименование должности работника
Подпись
Расшифровка подписи
Подпись
Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности
работника архива

15.

Наименование организации
АКТ
__________ N ___________
об обнаружении документов
(не относящихся к данному фонду,
неучтенных)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
В ходе ________________________________________________________________
(вид работы)
обнаружено ________________________________________________________________
(в фонде, хранилище, рабочем помещении)
___________________________________________________________________________

16.

Продолжение документа
N п/п
Заголовок ед.
хр.
Шифр (если
есть)
Крайние даты
1
2
3
4
Итого
обнаружено
документов
Количество
К какому фонду
листов (объем,
относится
Мб)
5
документов
Примечания
6
7
____________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
подписи
Подпись
Расшифровка
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности
работника архива
Подпись
Расшифровка

17.

Документы,
фиксирующие
результаты
проверки наличия,
включаются в
дело фонда.
Проверяются и
основные, и
рабочие
экземпляры
Выявление
документов,
требующих
перезаписи на
новый носитель
Проверка
наличия и
состояния
электронных
документов
Визуальный осмотр на наличие
трещин, царапин, деформаций,
изменения цвета, запыления и
загрязнения поверхностей, на
наличие и качество записей на
вкладыше
1 раз в 5
лет
Сверка фактического
наличия электронных
документов со
сведениями учетных
документов

18.

Архив
Не более 6 мес. уполн.
органам
Не более 1 мес. сотрудникам
_____
_____
_____
Карта-заместитель
дела:
1) дата выдачи
2) ФИО лица,
которому выдано
дело,
3) шифр дела.
регистрируется в книге
выдачи дел
заказ или служебная
записка на выдачу дел
сотрудникам
акт о выдаче дел во
временное пользование
— в сторонние
организации

19.

__________
__________
__________
__________
Копия
Протокол
________
________
Опись
Отметка об
изъятии
№ и дата
документа –
основания
изъятия
Акт об
изъятии
дел

20.

Страховая копия
документа –
копия оригинала документа,
входящая в состав страхового
фонда документации и
предназначенная для замены
оригинала в случае его утраты,
повреждения или
недоступности.
ГОСТ Р
33.505–2003
• «Единый Российский страховой фонд
документации. Порядок создания
страхового фонда документации,
являющейся национальным научным,
культурным и историческим
наследием»
ГОСТ Р
33.3.02–2008
• «Единый российский страховой фонд
документации. Страховые копии
документации, являющейся
национальным научным, культурным и
историческим наследием. Общие
требования к условиям хранения»

21.

Фонд пользования –
совокупность основных и рабочих
копий документов, создаваемая для
предотвращения износа оригиналов
и предназначенная для организации
использования содержащейся в них
информации
ISO 12651-1:2012
• «Управление электронными документами. Словарь. Часть 1.
Электронный имиджинг документов»
ISO/TR 13028:2010
• «Информация и документация. Руководство по организации
оцифровки документов»
ISO 12653-1:2000, ISO 12653-2:2000
• Обработка изображений электронная
ISO 12653-3
• «Электронный имиджинг. Тест-объект для сканирования офисных
документов»
Электронный
имиджинга –
понимается как процесс
копирования документов
путем воспроизведения их
внешнего вида с помощью
фотографии, микрографии
или сканирования
ISO 29861:2009
• «Программы управления документами. Контроль качества
сканирования цветных офисных документов»
ISO/TR 12033:2009
• «Менеджмент документации. Электронное формирование
изображения. Руководящие указания по выбору методов сжатия
изображения документа»
ISO/TR 15801:2017
• «Управление документами. Хранение информации в электронном виде.
Рекомендации по достоверности и надежности»

22.

Список источников и литературы
Источники
1. "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной
власти, органах местного самоуправления и организациях« (Зарегистрировано в Минюсте России
07.09.2015 N 38830)
2. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в
архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД, 2013
Литература
1. Бурова Е. М., Муравьева Н. А. Справочник по архивному делу для работников организаций. — (Серия
«Управленческая безопасность» / под общ. ред. А. Б. Безбородова). — М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2018. —
396 с.