Организация архивного хранения дел. Тема 2.3. Часть 1

1.

ТЕМА 2.3. ОРГАНИЗАЦИЯ
АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
Спичак Александра Владимировна, к.и.н.
Часть 1

2.

1. Оформление дел
2. Передача дел в
архив организации

3.

1. Оформление дел
Дела постоянного срока
хранения
Законченные
делопроизводством
Дела временного (свыше 10
лет) сроков хранения
Дела по личному составу
После окончания
календарного года,
в котором они были
заведены
Подготавливаются к
передаче в архив
организации и
подлежат
оформлению и
описанию

4.

подшивка или
переплет
документов дела
нумерация листов
дела
оформление
обложки дела
(приложение N 28)
Оформление
дел
составление
внутренней описи
документов дела
(приложение N 27)
составление листазаверителя дела
(приложение N 8)

5.

Подготовка электронных дел для
передачи в архив организации
составление описи электронных
дел, документов (приложения N N
17, 18).

6.

Подшивание дела
Документы
подшиваются на
четыре прокола (на
три прокола - для
малоформатных дел)
или переплетаются
В начале
дела
В твердую обложку
листы
внутренней
описи
документов
дела
(приложение
N 27)
В конце
дела
С учетом
возможности
свободного чтения
всех документов,
дат, виз и резолюций
на них
листзаверитель
дела
(приложени
е N 8)
Металлические
скрепления из
документов
удаляются
Правый
верхний
угол
каждого
листа
нумеруется в
валовом
порядке
арабскими
цифрами

7.

Оформление
обложки дела
наименование
организации и ее
непосредственная
подчиненность;
наименование
структурного
подразделения;
индекс дела;
крайние даты дела
(тома, части);
заголовок дела
(тома, части);
номер тома (части);
количество листов в
деле (томе, части);
срок хранения дела;
архивный шифр
дела

8.

2. Передача дел в архив организации
Описи дел структурных
подразделений
составляются по
установленной форме
(приложение N 23, 24)
В двух экземплярах
Не позднее чем через один
год после завершения дел в
делопроизводстве
Отдельные описи
на дела
постоянного
хранения
состоящие из
документов,
характерных
только для
данной
организации
дела
временных
(свыше 10 лет)
сроков
хранения

9.

заголовки дел
вносятся в опись в
соответствии с
принятой схемой
систематизации на
основе
номенклатуры дел
графа описи "Примечание"
используется для отметок о
приеме дел, особенностях
физического состояния, о
передаче дел другим
структурным
подразделениям со ссылкой
на необходимый акт, о
наличии копий
Требования к
описи дел
структурного
подразделения
графы описи
заполняются в
точном
соответствии со
сведениями,
которые вынесены
на обложку дела
каждое дело
вносится в
опись под
порядковым
номером

10.

Передача электронных дел в
архив организации
формирование в
информационной
системе организации
электронных дел
формирование описи
электронных дел,
документов структурного
подразделения
проверка архивом
организации
электронных документов
на наличие вредоносных
компьютерных программ
проверка подлинности
электронной подписи,
которой подписан
электронный документ
проверка физического и
технического состояния
носителей
проверка
воспроизводимости
электронных документов

11.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
1. «Правила организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
РАН» от 07.09.2015 № 38830.